Mỗi người đều có 24 giờ trong ngày để sống và làm việc. Thời gian qua đi thì không thể quay lại. Do đó, bạn cần nắm rõ nguyên tắc quản lý thời gian để làm việc đạt hiệu quả. Khi bạn sử dụng hợp lý quỹ thời gian thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành mục tiêu và thành công. Bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ 8 quy tắc cơ bản về quản lý thời gian. Hãy cùng tham khảo ngay nhé!
1. Xác định rõ ràng mục tiêu công việc
Nguyên tắc đầu tiên là xác định cụ thể mục tiêu cần thực hiện. Bản chất của quản lý thời gian là việc sắp xếp và phân chia công việc hợp lý. Do đó, bạn cần tạo ra mục tiêu rõ ràng để phấn đấu hoàn thành. Ghi chú chi tiết các nhiệm vụ cần làm sẽ giúp bạn làm việc có chủ đích và có giá trị hơn. Hơn nữa, bạn sẽ cảm thấy có thêm động lực và ý thức hoàn thành danh sách nhiệm vụ.
>>>> ĐỌC NGAY: Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP
2. Sắp xếp mức độ nhiệm vụ ưu tiên là nguyên tắc quản lý thời gian chủ chốt
Nếu bạn chỉ tạo một kế hoạch chi tiết thôi thì vẫn chưa đủ. Theo quy tắc quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Điều này sẽ định hướng cho bạn việc nào cần phải hoàn thành trước và sau. Một bảng kế hoạch rõ ràng theo từng cấp bậc sẽ giúp bạn làm việc khoa học và chính xác hơn. Dưới đây là 4 mức độ ưu tiên mà bạn nên nắm rõ:
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc yêu cầu bạn thực hiện trước tiên và hoàn thành trong ngày.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc ở mức độ này chưa cần phải làm ngay.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những nhiệm vụ cần bạn làm ngay nhưng lại không quá quan trọng. Do đó, bạn hoàn toàn có thể làm các công việc này trước nhưng không cần dành quá nhiều thời gian.
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Những công việc này nên được thực hiện cuối cùng hoặc có thể bỏ qua nếu không có thời gian.
>>> XEM THÊM: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và những lưu ý cần biết
3. Kiểm soát sự tập trung cao độ
Kiểm soát sự tập trung là một cách quản lý thời gian cực kỳ hữu ích. Trên thực tế, bạn dễ bị phân tâm và chi phối bởi nhiều thứ. Do đó, bạn có xu hướng bị mất tập trung. Điều này sẽ dẫn tới việc trì trệ, trì hoãn trong giải quyết công việc. Điện thoại, máy tính có thể là nguyên nhân khiến bạn bị xao lãng. Vì vậy, bạn cần có sự quyết tâm và kiểm soát bản thân khỏi những tác nhân đó.
>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
4. Lên kế hoạch và phân bố thời gian hiệu quả
Xây dựng kế hoạch chi tiết là nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng. Bạn cần xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng quỹ thời gian hợp lý và tránh ảnh hưởng đến các công việc khác.
Đặc biệt, bạn không nên làm cùng lúc quá nhiều việc. Vì lý do, tính chất nhiệm cụ và năng suất làm việc của mỗi người là khác nhau. Thế nên, hãy làm từng nhiệm vụ một để đạt hiệu quả và chất lượng tốt nhất.
>>>> ĐỌC NGAY: Area Sales Manager – ASM là gì? Những điều cần biết về ASM
5. Nhận thức và thay đổi để phù hợp nhất
Như đã đề cập ở trên, khối lượng công việc ở từng thời điểm sẽ khác nhau. Vì thế, bạn cần có sự đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp. Tốt hơn hết, bạn nên theo dõi quá trình áp dụng nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian để thay đổi khi cần thiết nhé!
>>> ĐỌC NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn
6. Đảm bảo sự logic và khoa học
Đảm bảo tính logic trong kế hoạch làm việc là nguyên tắc chung để quản lý tốt thời gian tốt. Thời khóa biểu được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn thuận lợi hoàn thành công việc. Nếu bạn chưa biết cách phân chia thời gian hợp lý thì bạn nên học hỏi từ những người có kinh nghiệm, qua tài liệu hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ.
Một trong các phần mềm hữu ích, thích hợp dành cho bạn đó là fTodolist (công cụ hỗ trợ thiết lập và quản lý công việc). Bạn có thể truy cập vào website Fastdo để tìm hiểu chi tiết.
>>> BỎ TÚI NGAY: Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững
7. Hạn chế tối đa thời gian “chết”
Việc tồn tại thời gian “chết” quá nhiều trong ngày sẽ khiến bạn mất phương hướng và lười biếng. Vậy nên, điều cần thiết là sắp xếp thời hạn cần phải hoàn thành nhiệm vụ sao cho phù hợp. Như vậy, bạn sẽ hạn chế tối đa thời gian “chết”. Tuy nhiên, bạn nên dành cho bản thân những khoảng thời gian ngắn xen kẽ các phiên làm việc để thư giãn và nạp năng lượng.
>>> XEM THÊM: Onboarding là gì? Quy trình xây dựng On-Boarding hiệu quả
8. Tạo lập tính kỷ luật cho bản thân
Bạn cần phải tạo lập tính kỷ luật cho bản thân để áp dụng hiệu quả nguyên tắc quản trị thời gian. Nếu bạn quá dễ dãi với chính mình, bạn sẽ phá vỡ mọi nguyên tắc và kế hoạch. Điều này sẽ làm xáo trộn công việc và giảm chất lượng.
Do đó, bạn nên ép buộc bản thân thực hiện đầy đủ các quy tắc được đặt ra và nói không với sự trì hoãn. Hãy nhờ những người xung quanh nhắc nhở hoặc đưa ra hình phạt với chính mình.
Ứng dụng công nghệ số là một trong những nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng với doanh nghiệp trong thời đại mới. Một trong những giải pháp phần mềm có thể nâng cao năng suất công việc hằng ngày và làm chủ thời gian chính là fTodolist. Đây là ứng dụng hỗ trợ xác định rõ ràng đầu việc hằng ngày, tạo các thẻ sắp xếp mức độ ưu tiên, tạo timeline quản lý thời gian trong ngày hợp lý. Tính năng nhắc nhở công việc giúp mỗi nhân viên chủ động trong công việc. Ngoài ra, fTodolist còn giúp sếp và nhân viên dễ dàng giao việc, nhận việc chỉ với một nút bấm, hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ công việc trong nội bộ. Tìm hiểu fTodolist – phần mềm quản lý công việc tại đây:
>>>> CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
- Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Cách sử dụng đúng
- Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, phân loại của 1 dự án
- Cách tính lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn
- 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC
- Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?
- Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý dự án CNTT hiệu quả
Trên đây là thông tin chi tiết về các nguyên tắc quản lý thời gian. Việc áp dụng các quy tắc này sẽ giúp bạn tối đa hóa năng lực làm việc và đạt hiệu quả cao. Fastdo hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công. Nếu bạn quan tâm đến
