8 mô hình quản lý dự án chuẩn và toàn diện nhất kèm ưu, nhược

Bài viết sẽ chia sẻ đến bạn thông tin chi tiết về những mô hình quản lý dự án hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay. Ngoài ra, Fastdo còn giới thiệu các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đang được nhiều người dùng ưa chuộng. Hãy cùng đọc bài viết để tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Mô hình quản lý dự án là gì?

Mô hình quản lý dự án là một phương pháp luận về hệ thống của các quy tắc, kỹ thuật, hệ thống và trình tự các công việc cần làm được sử dụng cho một tác vụ/một công việc cụ thể. Nói một cách đơn giản, mô hình quản lý một dự án bất kỳ là một phương pháp về phân chia công việc, chia nhỏ vấn đề hay một nguyên tắc khi xử lý công được được sử dụng cho dự án đó.

2. 8 mô hình quản lý dự án có tính thực tiễn cao

2.1 Mô hình quản lý Agile

Mô hình Agile là mô hình tổ chức quản lý dự án thường được ứng dụng rộng rãi ở giai đoạn nước rút. Dự án sẽ được chia nhỏ ra thành từng chu kỳ và chu kỳ cuối cùng sẽ là thời điểm sản phẩm hay dịch vụ được gửi đến khách hàng để đánh giá. Mỗi chu kì sẽ được thực hành theo vòng lặp các bước và cuối cùng là hoàn thiện tốt nhất các sản phẩm hay dịch vụ.

Ưu điểm:

• Dễ dàng thay đổi: Khi dự án được chia ra các phần và không phụ thuộc vào nhau nên sẽ dễ dàng thay đổi ở bất cứ chu kỳ hay giai đoạn nào.
• Không quan trọng việc phải biết các thông tin lúc đầu: Mô hình Agile thường sẽ rất thích hợp áp dụng với các dự án chưa có được các mục tiêu rõ ràng.
• Bàn giao nhanh hơn: Khi chia nhỏ dự án thì mỗi đội ngũ nhân viên sẽ phụ trách từng phần khác nhau do đó công việc sẽ được kiểm tra, sửa chữa và bàn giao nhanh hơn.
• Hiểu được nhu cầu của khách hàng: Thông qua những đánh giá của khách hàng, công ty sẽ biết được mức độ hài lòng và nhu cầu của khách hàng rồi từ đó cải thiện được sản phẩm của mình.
• Không ngừng cải thiện: Sau nhiều lần sửa chữa thì sản phẩm hay dịch vụ sẽ được cải tiến một cách đáng kể và có được chất lượng tốt nhất.

Nhược điểm:

• Khó khăn trong việc lên kế hoạch: Vì dự án được chia thành từng phần nhỏ nên thời gian hoàn thành của mỗi phần sẽ khác nhau. Điều này sẽ dẫn đến việc bạn không tính toán được thời gian cụ thể để hoàn thành dự án và bàn giao cho khách hàng.
• Cần được training kỹ lưỡng: Vì mô hình quản lý Agile khá phức tạp so với các phương pháp khác nên đội ngũ nhân viên cần được đào tạo và hướng dẫn cụ thể, chi tiết.
• Tài liệu hướng dẫn không nhiều: Do phương pháp agile đòi hỏi sự thay đổi và cải biến liên tục nên có rất ít tài liệu phù hợp để hướng dẫn.
• Đòi hỏi sự hợp tác: Việc áp dụng mô hình Agile cần có sự tham gia đầy đủ giữa bạn và bên quản lý dự án trong suốt khoảng thời gian thực hiện để có được hiệu quả cao nhất.
• Phí đầu tư cao: Chi phí để quản lý dự án theo mô hình Agile thường cao hơn so với các phương pháp khác.

2.2 Mô hình quản lý dự án Scrum

Mô hình quản lý dự án Scrum chính là phiên bản biến thể của của mô hình Agile. Bên cạnh đó, Scrum còn được tích hợp khả năng Scrum Master phân quyền người chịu trách nhiệm dự án và nhiều tính năng thiết lập mục tiêu ngắn hạn. Scrum chia nhỏ các nhiệm vụ và hoàn thành các nhiệm vụ con để xử lý một tác vụ lớn.

Ưu điểm:

• Đội ngũ nhân viên sẽ dễ dàng xác định được định hướng cũng như nhiệm vụ của mình trong dự án.
• Dễ dàng quản lý khi chia dự án lớn thành các phần nhỏ hơn.
• Thể hiện tính minh bạch rõ ràng của từng chu kỳ dự án.
• Xử lý nhanh chóng các vấn đề mới phát sinh thông qua các buổi họp hàng ngày.
• Chi phí thường xuyên được kiểm tra và cập nhật.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi sự đoàn kết, tận tâm làm việc của tất cả các thành viên trong nhóm để góp phần vào sự thành công của dự án.
• Phụ thuộc vào Scrum Master, nếu một người chậm trễ thì sẽ có thể khiến tiến độ hoàn thành dự án bị đình trệ.
• Bất tiện khi phải tổ chức các cuộc họp hàng ngày.
• Không xác định rõ thời gian bàn giao dự án.

2.3 Mô hình tổ chức quản lý theo Kanban

Kanban là mô hình tổ chức quản lý hiện đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp. Khi áp dụng Kanban vào doanh nghiệp, dòng chảy luồng công việc sẽ được duy trì và trọng tâm sẽ đặt vào việc cải tiến liên tục. Ngoài ra, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được giới hạn lượng công việc để có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.

Kanban được tạo bằng cách chia khung làm việc thành các cột to do (việc chưa làm), in progress/doing (việc đang diễn ra), done (việc đã hoàn thành). Mỗi công việc sẽ được đại diện bởi một thẻ và nó sẽ cập nhật qua các cột khi công việc tiến triển.

Ưu điểm:

• Toàn bộ quá trình làm việc đều được minh bạch, rõ ràng.
• Tiết kiệm chi phí và tránh tình trạng lãng phí hàng tồn kho.
• Những vướng mắc trong quy trình làm việc được thể hiện rõ ràng giúp bạn kịp thời đưa ra biện pháp giải quyết.
• Phù hợp sử dụng ở nhiều doanh nghiệp có lĩnh vực và quy mô khác nhau.
• Giới hạn công việc giúp bạn tập trung hoàn thành nhiệm vụ đang làm.

Nhược điểm:

• Kết quả cuối cùng có thể không đúng theo mục tiêu ban đầu.
• Không có khung thời gian cụ thể cho từng giai đoạn công việc.
• Phải liên tục cập nhập thông tin ở bảng Kanban.
• Khó áp dụng khi nhiều nhiệm vụ liên quan nhau trong cùng một hệ thống.
• Đầu ra của công việc không được đảm bảo về mặt chất lượng.

2.4 Phương pháp quản lý dự án CPM

CPM (Critical Path Method) là hình thức quản lý dự án bằng việc đưa ra các thuật toán để ước tính và xác định thời gian nhằm tìm ra phương án triển khai dự án hiệu quả nhất. Nhà quản lý sẽ xây dựng kế hoạch và liệt kê danh sách các nhiệm vụ, mối quan hệ và ước tính thời gian hoàn thành cho từng công việc cụ thể trước khi bắt đầu thực hiện dự án.

Sau đó, đội nhóm sẽ phác thảo sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể liên quan. CDM không đi sâu vào chi tiết kỹ thuật như cấu trúc bảng hay kiểu dữ liệu, mà tập trung vào việc nắm bắt ý nghĩa kinh doanh của dữ liệu.

Ưu điểm:

• CPM sẽ giúp các thành viên trong nhóm hình dung rõ hơn về dự án
• Các thành viên trong dự án cùng nhau tìm ra phương án hiệu quả nhất.
• Những quy trình và thủ tục trong quá trình triển khai dự án được đơn giản hóa.

Nhược điểm:

• Chỉ áp dụng được với các dự án lớn, ổn định
• Hiếm khi có sự thay đổi hay cải tiến trong quá trình thực hiện
• Không đi sâu vào chi tiết kỹ thuật của các mối quan hệ trong sơ đồ

2.5 Mô hình quản lý chất lượng Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp quản lý dự án cải tiến các quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra. Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục. Phương pháp này chủ yếu tập trung vào lợi nhuận tài chính, dữ liệu và số liệu thống kê…

Mô hình này gắn liền với phương thức DMAIC – nghĩa là define (xác định), measure (đo lường), analyse (phân tích), improve (cải tiến) và control (kiểm soát). Nhờ quy trình này, số lỗi của hệ thống sẽ được tối thiểu hết mức có thể, hướng đến chất lượng hoàn hảo.

Ưu điểm:

• Giảm thiểu chi phí: Bởi ngay giai đoạn đầu, các dự án đều được phân tích cụ thể nên đã loại bỏ được các lãng phí về nguồn lực lẫn chi phí.
• Hạn chế tối đa lỗi: Thông qua các quy trình kiểm tra và cải tiến. 6 sigma sẽ giúp phát hiện ra các lỗi và nguyên nhân gây lỗi cho sản phẩm.
• Góp phần ổn định hệ thống quản lý: Để thực hiện hiệu quả phương pháp này, doanh nghiệp cần phải cải thiện hệ thống quản lý của mình một cách chỉnh chu nhất.
• Tạo điều kiện để phát triển nguồn nhân lực: Đội ngũ nhân viên cần có kiến thức và được đào tạo chuyên sâu về cách thực hiện mô hình này.
• Xây dựng được uy tín đối với khách hàng: Áp dụng các chương trình cải tiến của Six Sigma sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sản phẩm lỗi và sản phẩm kém chất lượng.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi sự đầu tư vào thiết bị và nhân công cao.
• Không thích hợp cho các doanh nghiệp có ít lợi nhuận vì chi phí áp dụng mô hình này khá cao.
• Không có sự thay đổi, cải tiến nên sẽ giết chết sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên.

2.6 Phương pháp quản lý dự án Waterfall

Waterfall là mô hình quản lý dựa trên quy trình thiết kế và thực hiện một cách tuần tự và nối tiếp nhau. Trong mô hình quản lý này, các giai đoạn công việc sẽ được tiến hành nối tiếp nhau. Đặc biệt, chỉ khi giai đoạn hiện tại được hoàn thành thì giai đoạn tiếp theo mới được bắt đầu thực hiện. Tên tiếng Anh của phương pháp này nghĩa là “thác đổ”, ám chỉ rằng các bước hoạt động sẽ theo tuần tự từ trên xuống, các nhiệm vụ nối đuôi nhau.

Ưu điểm:

• Là phương pháp dễ quản lý và dễ hiểu nhất hiện nay.
• Quy trình thực hiện được phân chia cụ thể, dễ dàng thực hiện.
• Thích hợp với các dự án có quy mô nhỏ không đòi hỏi sự đổi mới trong quá trình thực hiện.

Nhược điểm:

• Khó thích nghi: Do đây là phương pháp không có sự cải tiến trong vòng đời phát triển nên các nhóm dự án sẽ không thích ứng nhanh chóng và đưa ra các giải pháp kịp thời khi có sự cố phát sinh.
• Khó xử lý nhu cầu phát sinh của khách hàng: Vì đã lên kế hoạch cụ thể từ ban đầu nên sẽ rất mất thời gian và công sức nếu khách hàng có thêm yêu cầu mới.
• Chỉ khi dự án hoàn thành thì mới có thể chạy thử nghiệm: Nếu bước thử nghiệm cuối cùng không thành công, bạn sẽ phải thực hiện lại dự án từ đầu.

2.7 Mô hình tổ chức quản lý dự án RAD

RAD là viết tắt của Rapid Applications Development. Đây là mô hình quản lý dự án thường được ứng dụng ở những dự án phát triển phần mềm bao gồm các yếu tố thay đổi thường xuyên. Khi áp dụng mô hình này, mỗi dự án sẽ được chia thành từng phần nhỏ và các nhóm sẽ đảm nhận trách nhiệm thực hiện một phần công việc đó song song theo một khoảng thời gian nhất định.

Mô hình RAD gồm 4 giai đoạn chính. Đầu tiên là lập kế hoạch để xác định được mục tiêu và yêu cầu chung. Sau đó, giai đoạn 2 là xây dựng mô hình nguyên mẫu để người tham gia có thể đưa ra tương tác, phản hồi. Sau đó, các mô đun chức năng của ứng dụng sẽ được phát triển tạo thành hệ thống hoàn chỉnh. Bước cuối cùng là kiểm thử và triển khai ứng dụng tới người dùng.

Ưu điểm:

• Rút ngắn thời gian phát triển.
• Đưa ra đánh giá ban đầu một cách nhanh chóng.
• Khuyến khích khách hàng đánh giá và phản hồi.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi kĩ năng của các thành viên trong nhóm.
• Giới hạn ở các dự án có hệ thống phù hợp.
• Không phù hợp với các dự án có ngân sách thấp.

2.8 Quản lý dự án theo mô hình biểu đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quản lý đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Đối với mô hình Gantt, tất cả các công tác quản lý đều được thể hiện trên biểu đồ và sẽ bao gồm các nhiệm vụ lớn nhỏ, thời gian, thứ tự thực hiện, người phụ trách. Gantt biểu diễn mỗi công việc dưới dạng một thanh ngang, độ dài của thanh ngang sẽ tương ứng với với độ dài thời gian của công việc đó cùng với thời điểm bắt đầu và kết thúc.

Ưu điểm:

• Giúp các thành viên dễ dàng nhận thấy được nhiệm vụ của mình.
• Giúp quản lý và phân công nhân lực hiệu quả.
• Phát huy triệt để tính minh bạch.
• Xác định mối quan hệ giữa các công việc, thấy được ngay các công việc có bị chồng chéo hay không.

Nhược điểm:

• Hạn chế sự sáng tạo.
• Chỉ phù hợp với các dự án có môi trường cố định.

3. 5 bước xác định mô hình quản lý dự án phù hợp

Việc xác định mô hình quản lý dự án có vai trò rất trọng vì điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của dự án. Để có thể xác định được mô hình phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn hãy làm theo 5 bước dưới đây:

• Bước 1: Bạn hãy đánh dấu các yếu tố trong dự án như khách hàng, nguồn lực, công cụ, thời gian… theo mức độ từ đơn giản đến phức tạp
• Bước 2: Xem xét độ linh hoạt của môi trường làm việc. Nếu môi trường làm việc khá năng động, linh hoạt thì bạn nên chọn mô hình Agile. Còn nếu bạn làm việc theo kế hoạch, thời gian và ngân sách cố định thì nên sử dụng mô hình Waterfall.
• Bước 3: Đánh giá phương pháp nào mang lại nhiều giá trị và ít ảnh hưởng tiêu cực nhất đến dự án. Nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng mô hình để đưa ra quyết định phù hợp.
• Bước 4: Xác định mục tiêu của dự án gì. Một phương pháp tốt sẽ hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất.
• Bước 5: Bạn hãy cùng nhân viên của mình thống nhất và xây dựng một mô hình quản lý thích hợp, có tinh chỉnh với năng lực thực tế thay vì lựa chọn một mô hình đang “hot” hiện nay.

4. 2 bí kíp ứng dụng phương pháp quản lý dự án trong thời đại 4.0

Việc ứng dụng các phương pháp quản lý phù hợp là vô cùng quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0. Vì khi áp dụng một cách có hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ luôn đi đầu trong sản xuất và không ngừng phát triển.

4.1 Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án theo mô hình

Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý giúp doanh nghiệp có khả năng dự báo về các rủi ro. Từ đó đưa ra được các quyết định kịp lúc. Bên cạnh đó, việc sử dụng các loại phần mềm này còn giúp các thành viên trong công ty tăng cường hợp tác và trao đổi, thích ứng kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

4.2 Tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý dự án hiệu quả

Dưới đây là các tiêu chí đánh giá một phần mềm quản lý dự án có hiệu quả hay không. Tuy nhiên, tùy vào doanh nghiệp và dự án mà bạn có thể bổ sung thêm các tiêu chí đánh giá khác.

• Giao diện người dùng có được thiết kế rõ ràng, trực quan hay không?
• Khả năng sử dụng của phần mềm như thế nào? Công ty phần mềm có cung cấp tài liệu hoặc hướng dẫn trực tiếp cách sử dụng phần mềm hay không?
• Tính năng và chức năng của phần mềm có đáp ứng đủ các nhu cầu của bạn trong công việc hay không?
• Tính tích hợp của phần mềm như thế nào?
• Chi phí có hợp lý so với những lợi ích mà phần mềm đem lại?

5. Top 5 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt nhất hiện nay

Dưới đây là thông tin về các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt nhất hiện nay và ưu điểm của chúng. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

5.1 Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fPlan

Phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Các ưu điểm nổi bật của phần mềm có thể kể đến bao gồm:

• Độ bảo mật dữ liệu cao.
• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
• Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Bảng, Gantt và Lịch; đa dạng cách xem cho từng kiểu công việc.
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.

fPlan – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia tại đây:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

11.2 Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý với giao diện đơn giản linh hoạt nhưng lại sở hữu rất nhiều tính năng nổi trội. Phần mềm này cho phép bạn thực hiện các thao tác lập kế hoạch, báo cáo… vô cùng tiện lợi với các tùy chọn hiển thị theo Kist, Gantt và Kanban.

Ưu điểm nổi bật:

• Giúp nhà quản lý tối ưu hóa quy trình đánh giá nhân viên.
• Có thể giám sát công việc ở bất cứ đâu thông qua di động, máy tính.
• Tổ chức các công việc quản lý trên cùng một hệ thống.

5.3 Trello

Trello là phần mềm được sử dụng rộng rãi với tính năng nổi bật là hỗ trợ làm việc nhóm. Phần mềm này sở hữu thiết kế đơn giản và khá trực quan. Bạn có thể dễ dàng phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ trên Trello chỉ với vài thao tác đơn giản.

Ưu điểm nổi bật:

• Giao diện đơn giản như tờ giấy note.
• Không mất quá nhiều thời gian và công sức để sử dụng thành thạo phần mềm.

5.4 Asana

Asana là phần mềm hỗ trợ sắp xếp mức độ ưu tiên các công việc cần hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện thông qua các bảng Todolist hoặc Kanban bên trong phần mềm này. Asana là lựa chọn thích hợp đối với những nhà quản lý phải kiểm soát khối lượng lớn công việc cùng lúc.

Ưu điểm nổi bật:

• Các nhóm có dưới 15 thành viên sẽ được sử dụng phiên bản hoàn toàn miễn phí của phần mềm.
• Sở hữu đầy đủ các chức năng tạo việc, lên lịch trình, phân công nhiệm vụ…
• Bạn có thể lựa chọn quyền riêng tư cho công việc.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Lý giải nguyên nhân vì sao nhân viên mới thử việc đã nghỉ

5.5 Wrike

Cũng giống như các phần mềm khác, Wrike là công cụ hỗ trợ bạn quản lý công việc và dự án đội nhóm. Bên cạnh đó, phần mềm Wrike sẽ cung cấp thông tin thông qua bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, phần mềm này còn hạn chế về phần ngôn ngữ tiếng Việt nên cũng sẽ gây ra một số khó khăn cho nhiều người.

Ưu điểm nổi bật:

• Sở hữu đầy đủ các chức năng cần thiết như phần mềm Asana.
• Hỗ trợ theo dõi sát sao công việc.
• Bạn có thể phân quyền sử dụng ở phiên bản miễn phí của Wrike.

Trên đây là những thông tin hữu ích về những mô hình quản lý dự án hiệu quả và các phần mềm hỗ trợ tốt nhất hiện nay. Mong rằng qua bài viết từ Fastdo trên bạn sẽ lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp cho dự án của mình.

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA:

• Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí
• Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT
• Mô hình 5m trong xác định nguồn lực của doanh nghiệp