KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

Facebook
Twitter
LinkedIn

Chương trình FAST100 quay trở lại! TẶNG MIỄN PHÍ 100% Bộ phần mềm quản lý công việc trị giá 27 triệu đồng, trợ thủ đắc lực giúp các Sếp gia tăng hiệu suất làm việc nhân viên lên đến 200%/năm. Chỉ dành cho 50 doanh nghiệp đăng ký sớm nhất, đăng ký ngay tại đây.

Quản lý tiến độ dự án là một trong các công việc quan trọng và khó nhất đối với người quản lý. Để có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả, bạn cần phải có chiến lược và tiến hành theo các bước nhất định. Trong bài viết dưới đây, FASTDO sẽ chia sẻ 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ một cách hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Để hiểu rõ hơn về cách quản lý tiến độ, bạn cần phải nắm rõ 2 vấn đề sau:

1.1 Khái niệm

Quản lý tiến độ dự án (Project Schedule Management) là quá trình theo dõi dự án nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình này gồm có các công việc như: Lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện, so sánh với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh các công việc để đảm bảo hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch.

quản lý tiến độ dự án
Quản lý tiến độ là gì?

>>> Bí quyết quản lý dự án hiệu quả: Review phần mềm fWork | 7 Ưu điểm giúp bạn quản trị kế hoạch hiệu quả

1.2 Nội dung công việc

Nội dung quản lý tiến độ bao gồm các công việc sau:

  • Xác định các hoạt động: Nhằm tạo ra các nhiệm vụ cần thực hiện.
  • Xác định các trình tự thực hiện công việc: Xác định các mối liên hệ giữa các công việc dự án.
  • Ước tính các nguồn lực để thực hiện công việc: Ước tính số lượng và loại nguyên vật liệu, nhân lực, thiết bị máy móc để thực hiện từng công việc.
  • Ước tính thời gian thực hiện công việc: Dựa vào các nguồn lực cần sử dụng để ước tính thời gian cần hoàn thành từng công việc.
  • Phát triển kế hoạch tiến độ: Phân tích trình tự, thời gian thực hiện công việc, nhu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về thời gian thực hiện để phát triển kế hoạch tiến độ.
  • Kiểm soát tiến độ: Theo dõi tiến độ và phân tích tình hình thực hiện để đưa ra thay đổi hợp lý về kế hoạch tiến độ.
quản lý tiến độ dự án là gì
Nội dung công việc

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Đăng ký nhận Bản Demo phần mềm fWork

>>>> XEM THÊM: Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, phân loại của 1 dự án

2. Quy trình quản lý tiến độ dự án

    NHẬN NGAY 30+ BIỂU MẪU NHÂN SỰ MIỄN PHÍ

    Họ và tên *

    Địa chỉ Email *

    Số điện thoại(Zalo) *

    Công ty *

    Quy mô *

    Chức vụ *

    Dưới đây là 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ một cách hiệu quả hơn:

    2.1 Bước 1: Xác định các hoạt động 

    Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lập sơ đồ phân công công việc để có tiến độ làm việc phù hợp và hiệu quả. Tiếp theo, bạn hãy chia nhỏ các công việc để có kế hoạch tiến độ cụ thể cho từng nhiệm vụ.

    quan-ly-tien-do-du-an
    Xác định các hoạt động

    >>> ĐỌC NGAY: Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp

    2.2 Bước 2: Sắp xếp các hoạt động

    Sắp xếp các hoạt động theo trình tự là việc làm cần thiết trong quản lý tiến độ của dự án. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể tư duy một cách rõ ràng, tổng quan hơn về hoạt động trong dự án. Để làm tốt bước này thì trong mỗi công việc cụ thể bạn hãy chia ra nhỏ các đầu việc sao cho công việc sau có thể hỗ trợ các công việc trước.

    quản lý tiến độ dự án
    Sắp xếp các hoạt động theo trình tự

    >>> ĐỌC NGAY: Flowchart là gì? 4 bước xây dựng Flowchart hiệu quả

    2.3 Bước 3: Đánh giá nguồn lực cần có

    Ở bước này, người quản lý cần phải ước tính được những nguồn lực cần sử dụng để tạo ra hiệu quả cao nhất cho các hoạt động đề ra. Công việc phải làm ở bước này là định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động.

    quan-ly-tien-do-du-an
    Đánh giá nguồn lực cần có

    >>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý

    2.4 Bước 4: Đánh giá thời gian cần có

    Đây là bước rất quan trọng trong quản lý tiến độ. Để đánh giá thời gian cần có cho quá trình thực hiện dự án, 4 cách sau sẽ giúp bạn có sự ước tính chính xác:

    • Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc.
    • So sánh các dự án tương đương: Giúp cho nhà quản lý ước tính được thời gian, từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.
    • Ước lượng tham số hóa Parametric estimating: Đây là một công cụ hỗ trợ ước lượng hiệu quả trong quản lý dự án được PMI đưa ra.
    • Đánh giá 3 điểm: Đây là một phương pháp hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động, chỉ cần đưa ra một thời gian hoàn thành công việc theo 3 xu hướng bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá này là: (Thời gian bi quan + 4x thời gian khả quan + thời gian khả quan)/ 6
    quản lý tiến độ dự án
    Đánh giá thời gian cần có

    >>> ĐỌC THÊM: Phong cách lãnh đạo của Jack Ma – Tỷ phú người Trung Quốc

    2.5 Bước 5: Xây dựng tiến độ

    file quản lý công việc
    Tải miễn phí file quản lý công việc ngày, tuần, tháng từ Fastdo

    Việc xây dựng tiến độ một cách rõ ràng sẽ giúp tạo ra một khung tham chiếu nhằm đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ dự án. Những công cụ nên được sử dụng trong bước này bao gồm phương pháp Đường găng (/critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

    quan-ly-tien-do-du-an
    Xây dựng tiến độ bằng phương pháp đường găng

    >>> TÌM HIỂU NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

    2.6 Bước 6: Theo dõi và quản lý 

    Việc theo dõi và quản lý dự án giúp cho việc thực hiện kế hoạch không gặp nhiều khó khăn. Việc này cũng giúp cho các nhà quản lý loại bỏ được những rủi ro và linh hoạt hơn trong việc xử lý các tình huống.

    tiến độ dự án là gì
    Theo dõi và quản lý dự án

    >>>> XEM THÊM: Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt

    3. Phần mềm quản lý tiến độ dự án

    Dưới đây là TOP những phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay mà Fastdo muốn giới thiệu đến bạn.

    3.1 fOKRs

    fOKRs là công cụ quản lý của đơn vị phát triển phần mềm Fastdo. Công cụ này hoạt động như một trợ lý ảo trong công việc. Phần mềm giúp mang lại cho bạn cảm giác thích thú khi cảm thấy công việc như một game để chiến thắng mỗi ngày. Đặc biệt, fOKRs còn có các tính năng nổi bật như:

    • Cho phép tạo ý kiến góp ý gửi trình lên cấp trên và công ty.
    • Nhân viên thực hiện check-in nháp dễ dàng để quản lý review.
    • Dễ dàng tra cứu, xem thông tin OKRs tổng quan của toàn công ty, bộ phận.
    • Hỗ trợ lên kế hoạch thực hiện xây dựng OKRs toàn công ty cho cấp quản lý.
    • Doanh nghiệp đa lĩnh vực, nhiều công ty con, phòng ban dễ dàng công bố mục tiêu đến các đơn vị, bộ phận khác.

    Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.

    Nhận Biểu Mẫu OKRs

    Bạn có thể tham khảo thêm phần fOKRs qua website công ty.

    review-phan-mem-fokrs
    Bộ quản trị mục tiêu toàn diện fOKRs là sản phẩm thuộc giải pháp quản trị số của Fastdo

    Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.

    Nhận ngay bản Demo phần mềm fOKRs tại đây

    >>> ĐỌC THÊM: Win-win là gì? 9 gợi ý giúp đạt được win-win trong đàm phán

    3.2 Faceworks

    Faceworks là phần mềm quản lý tiến độ phổ biến hiện nay. Phần mềm này có các tính năng hữu ích như thống kê thông tin, lưu trữ, lên kế hoạch và báo cáo dự án. Phần mềm còn tự động phân tích dữ liệu và báo cáo, đánh giá tiến độ dự án dựa vào các thông tin được cung cấp.

    quan-ly-tien-do-du-an
    Faceworks

    >>> ĐỌC NGAY: Strategy là gì? 3 Nguyên tắc quan trọng để xây dựng strategy

    3.3 Open Project

    Open Project là công cụ quản lý tiến độ bằng hệ thống thông qua vòng đời, quản lý nhiệm vụ, thống kê thời gian… Phần mềm này có thể lên kế hoạch, sắp xếp lộ trình, quản lý công việc, phân phối công việc, theo dõi thời gian, chi phí báo cáo và ngân sách hàng tuần.

    quản lý tiến độ dự án
    Phần mềm Open Project

    >>> XEM THÊM: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

    3.4 MyCollab

    Phần mềm MyCollab là giải pháp toàn diện cho việc quản lý dự án, tài liệu và mối quan hệ với khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp chủ dự án nắm bắt được thời gian biểu, deadline hoàn thành. Công cụ quản lý tiến độ dự án này còn giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin dưới dạng CSV, Excel, PDF.

    quản lý tiến độ dự án
    Giao diện phần mềm MyCollab

    >>> BỎ TÚI NGAY: 10 Cách để có giọng nói hay thuyết phục người nghe

    3.5 Microsoft Office Project

    Microsoft Office Project là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án từ việc lập dự án đến quản lý tiến trình làm việc. Phần mềm này thường được sử dụng kết hợp với phần mềm kế toán nhằm quản lý tiến độ cũng như hoạch định tài chính. Đặc biệt, Microsoft Office Project còn rất phù hợp để áp dụng trong việc quản lý các dự án có dữ liệu phức tạp, thay đổi liên tục.

    quản lý tiến độ
    Microsoft Office Project

    >>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý

    4. Cách quản lý tiến độ dự án hiệu quả

    4.1 Giá trị thu được 

    Một cách quản lý tiến độ và giám sát hiệu suất làm việc hiệu quả đầu tiên đó là giá trị thu được. Tuy nhiên, phương pháp này cũng khá phức tạp khi triển khai, đặc biệt là khi bạn không có kinh nghiệm sử dụng. Với một dự án nhỏ, sử dụng phương pháp giá trị thu được sẽ tiêu tốn rất nhiều nguồn lực.

    quản lý tiến độ dự án
    Giá trị thu được là phương pháp quản lý dự án đáng tin cậy nhất

    >>> BỎ TÚI NGAY: Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện

    4.2 Chỉ số RAG/RYG

    Quản lý dự án thông qua mã hóa màu cơ bản là phương pháp khá đơn giản. Cách quản lý này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào từng dự án cụ thể trong danh mục đầu tư. Bạn cần suy nghĩ về ý nghĩa riêng cho từng màu để làm giảm sự mâu thuẫn không đáng có trong nội bộ. Bạn hãy lưu ý đặt bảng mã màu hoặc sử dụng thông số mà PMO đã cài đặt sẵn trước khi thực hiện dự án.

    quan-ly-tien-do-du-an
    Quản lý tiến độ thông qua mã hóa màu

    >>> XEM THÊM: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và những lưu ý cần biết

    4.3 Dựa vào cột mốc

    Dựa vào dữ liệu trên cột mốc, nhà quản lý sẽ có thể đo lường tiến độ thực hiện dự án dễ dàng hơn. Bạn hãy liệt kê các mốc quan trọng của tiến độ và liên tục theo dõi xem công việc có đạt mục tiêu không. Dựa vào cột mốc trong timeline dự án là cách quản lý trực quan, đơn giản giúp bạn biết được dự án có đi đúng hướng hay không.

    cách quản lý tiến độ dự án
    Dựa vào cột mốc

    >>> ĐỌC NGAY: Backlog là gì? 3 phương pháp quản lý backlog hiệu quả

    4.4 Tinh thần làm việc của cả nhóm

    Một nhóm dự án có tinh thần đoàn kết và yêu thích những gì mà nhóm đang làm sẽ giúp mang lại hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên, đôi khi lượng công việc quá nhiều sẽ khiến các thành viên phải làm thêm giờ và dễ cảm thấy mệt mỏi. Cho nên, bạn hãy lập kế hoạch dự trù trường hợp nhóm dự án của mình có thể cạn kiệt năng lượng bất cứ lúc nào.

    quản lý tiến độ dự án
    Làm việc nhóm hiệu quả

    >>> ĐỌC THÊM: Khám phá cách chấm công hiệu quả với phần mềm fCheckin

    4.5 Theo dõi biểu đồ Gantt

    Theo dõi biểu đồ Gantt là một cách trực quan để hiển thị tiến độ thực hiện dự án. Biểu đồ Gantt trên phần mềm có thể giúp tạo các đường cơ sở và hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc thực tế nhất. Việc này sẽ cho bạn theo dõi sự tiến triển của quá trình hiện tại so với dự đoán ban đầu trực quan hơn.

    quan-ly-tien-do-du-an
    Theo dõi biểu đồ Gantt

    4.6 Họp đánh giá hiện trạng

    Người thực hiện dự án không thể sử dụng dữ liệu thành công nếu không hiểu bối cảnh đang diễn ra. Vì vậy, việc họp với nhóm dự án sẽ giúp bạn và các thành viên có góc nhìn rõ hơn về tiến độ dự án so với dự kiến ban đầu. Khi kết hợp báo cáo này với dữ liệu từ các hệ thống quản lý dự án, bạn sẽ có được cái nhìn tổng thể tốt nhất.

    quản lý tiến độ dự án
    Họp và báo cáo đánh giá tình trạng

    5. Kinh nghiệm quản lý tiến độ hiệu quả

    Để quản lý tiến độ một cách hiệu quả thì cần phải làm gì? Fastdo sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm hữu ích giúp bạn quản lý tiến độ dự án khoa học hơn.

    5.1 Hiểu rõ nội dung, mục tiêu của dự án

    Một kinh nghiệm quản lý tiến độ mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn là phải thật sự hiểu rõ nội dung, mục tiêu của dự án. Việc hiểu nội dung và mục tiêu sẽ giúp quá trình theo dõi tiến độ được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc này còn đảm bảo được tính chính xác và khoa học của dự án.

    quản lý tiến độ dự án excel
    Nắm rõ mục tiêu

    5.2 Linh hoạt khi quản lý

    Trong quá trình thực hiện dự án sẽ không thể tránh khỏi sự tác động của các yếu tố nên bạn phải luôn linh hoạt và biết cách điều khiển đường đi của dự án mà không phụ thuộc vào kế hoạch. Việc đi đúng hướng theo kế hoạch ban đầu là điều cần thiết nhưng khi xảy ra vấn đề thì bạn cần phải chủ động tìm cách giải quyết kịp thời và không nhất thiết phải theo đúng kế hoạch đã đề ra.

    phương pháp quản lý tiến độ dự án
    Linh hoạt khi quản lý

    5.3 Đảm bảo chặt chẽ độ chính xác của dữ liệu

    Đảm bảo chặt chẽ độ chính xác của dữ liệu sẽ giúp việc báo cáo và đánh giá chất lượng dự án một cách hiệu quả. Một số liệu, dữ liệu sai sót có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án và nhiều hậu quả khác. Việc kiểm tra dữ liệu nhiều lần sẽ giúp công việc trở nên thuận lợi hơn.

    quản lý tiến độ dự án
    Đảm bảo chặt chẽ độ chính xác của dữ liệu

    Bên cạnh đó, sự trung thực và chu đáo chính là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện được phương pháp này. Vì vậy, bạn hãy cố gắng trở thành một người quản lý thông minh và chỉn chu để quá trình quản lý tiến độ được hiệu quả hơn.

    5.4 Đảm bảo đúng deadline

    Người thực hiện dự án luôn phải chạy đua cùng thời gian nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng. Vì nếu có điều gì sai sót và chậm trễ, không những thời gian bị kéo dài mà chất lượng, chi phí và nguồn lực của dự án cũng đều bị ảnh hưởng.

    quản lý tiến độ dự án
    Đảm bảo đúng deadline

    Vì vậy để đảm bảo tiến độ công việc, người quản lý cần có những hành động sao cho công việc thực hiện đúng deadline. Đồng thời, hãy đảm bảo các nhân viên, bộ phận biết được deadline và hoàn thành công việc đúng chỉ tiêu.

    5.5 Làm việc nhóm hiệu quả

    Làm việc nhóm là yếu tố quan trọng để thực hiện dự án một cách hiệu quả. Để mọi người trong cùng một dự án có thể hợp tác tích cực, việc đầu tiên mà người quản lý cần làm là quán triệt mục tiêu chung. Nhờ đó, mỗi người trong một nhóm có thể tập trung tối đa vào công việc.

    cách quản lý tiến độ dự án
    Làm việc nhóm hiệu quả

    Ngoài ra, người quản lý cần tạo ra một môi trường chung để tương tác, trao đổi công việc. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo cho dữ liệu, kế hoạch và thông tin phải được đồng bộ vì như vậy nhóm dự án mới có thể làm việc hiệu quả.

    5.6 Sử dụng công cụ hỗ 

    Sử dụng công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể thực hiện quản lý tiến độ, thực hiện dự án một cách nhanh chóng, khoa học hơn so với những phương pháp truyền thống. Một trong những phần mềm bạn nên tham khảo đó là F-OKRs nằm trong bộ sản phẩm FTTM của Fastdo. Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý dự án, tự động cập nhật tiến độ, qua đó nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành dự án đúng thời gian.

    quản lý tiến độ dự án
    Công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ F-OKRs

    >>>> KHÁM PHÁ NGAY:

    Fastdo hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quản lý tiến độ dự án. Nếu bạn còn thắc mắc về bất cứ vấn đề nào hoặc muốn tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý dự án, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây. Cảm ơn vì đã đọc bài viết.

    THÔNG TIN LIÊN HỆ:

    Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

    • Địa chỉ: 
      • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
      • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
    • Điện thoại: 0905 852 933
    • Email: support@fastdo.vn
    • Website: https://fastdo.vn/

    Phần mềm quản lý, sắp xếp công việc F-Todolist?

    Phần mềm giao việc F-TODOLIST là phần mềm quản lý, sắp xếp công việc được phát triển bởi Fastdo, sở hữu tính năng nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh chức năng thiết lập todolist hàng ngày, phần mềm này còn hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ và thống kê kết quả công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban.

    App quản lý thời gian tốt nhất hiện nay?

    Top 1, phần mềm quản lý, sắp xếp công việc F-Todolist. Top 2, app sắp xếp lịch trình Google Keep. Top 3 ứng dụng quản lý công việc Any.do. Top 4 app sắp xếp công việc trên iphone Clear. Top 5 phần mềm xếp lịch làm việc cá nhân Tick Tick.

    Tính năng nổi bật của Google Calendar

    Thứ nhất, không gian lưu trữ lớn. Thứ hai hoàn toàn miễn phí. Thứ ba hoàn toàn có thể chia sẻ lịch làm việc, thời gian biểu đến bạn bè. Thứ tư tạo các công việc con.

    5/5 - (58 bình chọn)
    Nguyễn Như Quân
    Nguyễn Như Quân
    Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.

    1 những suy nghĩ trên “Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

    1. Mỹ nói:

      Mình thấy rất hay, mình thấy vẫn còn thiếu nội dung hay bị khi nói về Công tác Quản lí tiến độ, đó là giải quyết phần lớn các khâu vướng mắc từ các thủ tục như đền bù GPMB…, các thỏa thuận chưa được nêu trong hđ như việc tăng giá VL…

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    Bài viết có liên quan

    Chủ đề được quan tâm

    Zalo phone messager

    Gọi ngay

    Facebook Chat

    Zalo Chat