Kế hoạch là gì? Lợi ích với tổ chức và 2 sai lầm chết người

Trong cuộc đua kinh doanh khốc liệt, kế hoạch như một tấm bản đồ chỉ đường, giúp doanh nghiệp định hướng và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, không phải bản đồ nào cũng chính xác và hiệu quả. Vậy bản chất thực sự của kế hoạch là gì? Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo? Đâu là các sai lầm phổ biến khiến các kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ thất bại? Cùng Fastdo đi tìm câu trả lời.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một phần nội dung quan trọng và là chức năng cốt lõi trong quản lý. Kế hoạch hướng dẫn và hoạch định chi tiết những gì cần thực hiện, cách thực hiện, thời điểm thực hiện và ai sẽ thực hiện để đảm bảo cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp đạt được mục tiêu đúng hạn và đúng kết quả mong muốn. Kế hoạch còn hỗ trợ trong việc ra quyết định hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

Không chỉ đơn thuần là danh sách công việc cần làm, kế hoạch còn bao gồm các bước sau:

• Xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt.
• Phân tích tình hình hiện tại.
• Liệt kê các công việc cần thực hiện và xác định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.
• Lập lịch trình, xác định các mốc thời gian quan trọng và deadline cụ thể cho từng công việc.
• Phân bổ nguồn lực (tài chính, vật lực, nhân lực).
• Phân công trách nhiệm, xác định ai thực hiện tác vụ nào và mức độ trách nhiệm của mỗi người.
• Cung cấp hướng dẫn nếu cần để đảm bảo người thực thi thực hiện đúng yêu cầu
• Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện
• Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết

Dù được trình bày dưới dạng chương trình hành động, danh sách, sơ đồ hay bảng biểu, một kế hoạch tốt cần phải cụ thể, khả thi và linh hoạt. Như Alan Mulally từng nói: “Chúng ta có kế hoạch cụ thể cho tương lai, nhưng đôi khi vẫn cần điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hiện tại”. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát, đánh giá thường xuyên để điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Kế hoạch có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau, từ kinh doanh, ngoại giao, dự án xây dựng đến học tập hoặc du lịch. Nó có thể được thực hiện dưới dạng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, và có thể công khai hoặc bí mật (như trong các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại).

2. Đối với doanh nghiệp, lợi ích của việc xây dựng kế hoạch là gì?

David Besio, nhà nghiên cứu tại Đại học California-San Francisco, từng chia sẻ: “Nếu bạn bắt đầu một ngày mà không có kế hoạch, bạn sẽ liên tục phải đối phó với những sự việc bất ngờ. Ngược lại, khi bạn có một kế hoạch rõ ràng, những tình huống ngoài dự kiến sẽ không thể làm bạn gián đoạn, chệch hướng”. Câu nói này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch.

Đối với doanh nghiệp, kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo để so sánh kết quả với những gì đã đề ra. Ngay cả khi có sai sót, kế hoạch vẫn là công cụ, là nền tảng trọng tâm thiết yếu để hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh.

Cụ thể lợi ích của việc lập kế hoạch đối với các tổ chức, doanh nghiệp như sau:

•  Định hình chiến lược và hành động, cung cấp một khung làm việc rõ ràng, hướng dẫn cụ thể về cách đạt được mục tiêu
• Chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể, sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý, tránh tình trạng quá tải và lãng phí thời gian, nguồn lực vào những việc không quan trọng
• Dự đoán trước các tình huống có thể xảy ra, và chuẩn bị sẵn sàng cho chúng
• Linh hoạt đối phó với những tình huống bất ngờ, giảm thiểu rủi trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi
• Tiết kiệm ngân sách nhờ hoạch định chi tiết và lựa phương pháp tối ưu nhất để đạt được mục tiêu
• Tăng hiệu quả phối hợp, công tác giữa các nhân viên
• Kiểm soát, đánh giá tiến độ và kịp thời điều chỉnh, sửa chữa sai lệch để đảm bảo rằng mục tiêu được hoàn thành đúng hạn và đạt được kết quả mong muốn
• Phân quyền dễ dàng hơn, mỗi người có các mục tiêu và quyền hạn cụ thể để hoàn thành công việc riêng

3. Các loại kế hoạch phổ biến trong doanh nghiệp

Trong kinh doanh, có rất nhiều loại kế hoạch với mục tiêu và chức năng riêng. Từ kế hoạch kinh doanh tổng thể, kế hoạch chiến lược dài hạn, cho đến các kế hoạch tác nghiệp hàng ngày, kế hoạch kinh doanh online và kế hoạch tài chính, mỗi loại kế hoạch đều cung cấp một khuôn khổ rõ ràng cho các hoạt động cụ thể. Dưới đây là mô tả chi tiết về các loại kế hoạch quan trọng mà doanh nghiệp cần xây dựng để đảm bảo sự thành công và tăng trưởng.

3.1 Kế hoạch kinh doanh tổng thể

Kế hoạch kinh doanh tổng thể là một bản mô tả tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo nắm bắt thực trạng kinh doanh hiện tại và tìm kiếm cơ hội cải thiện, phát triển trong tương lai. Nó là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng các mục tiêu chiến lược thông qua việc phân tích, xác định và đánh giá tiềm năng từ thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và nội lực hiện tại.

Kế hoạch kinh doanh tổng thể còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc định hình các sản phẩm hoặc dịch vụ cần cung cấp, xác định khách hàng mục tiêu và cách tiếp cận họ. Ngoài ra, kế hoạch này cũng giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực tài chính, dự tính lợi nhuận, quản lý các khoản chi tiêu chính, cân đối kế toán và thu chi, cũng như đảm bảo sự vận động hiệu quả của vốn lưu động.

Một kế hoạch kinh doanh chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp định hướng và điều chỉnh hoạt động mà còn có thể được sử dụng để đánh giá khả năng vay vốn từ ngân hàng hoặc thu hút sự quan tâm từ các nhà đầu tư tiềm năng. Kế hoạch này thường đi kèm với một sơ đồ tổ chức thực hiện và ngân sách tài chính hợp lý để tránh lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Tuy nhiên, việc xây dựng và quản lý một kế hoạch kinh doanh tổng thể hoàn hảo không hề đơn giản. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo ra đời. Với khả năng lập kế hoạch chi tiết thông qua nhiều chế độ xem linh hoạt như danh sách công việc, bảng Kanban, lịch và sơ đồ Gantt, fPlan cung cấp một cái nhìn toàn diện và cụ thể về mọi nhiệm vụ cần thực hiện, cho phép bạn dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.

Không chỉ dừng lại ở đó, fPlan còn kết nối trực tiếp mọi công việc hàng ngày của từng cá nhân và phòng ban với các kế hoạch lớn hơn của toàn công ty, đảm bảo rằng tất cả đều hướng tới cùng một mục tiêu chung. fPlan cũng tự động hóa quy trình giao nhận việc và cho phép phân quyền kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo công việc được phân công chính xác và mọi thành viên đều thực hiện đúng vai trò của mình, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng hướng và tránh các sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Đặc biệt, với báo cáo theo thời gian thực, bạn có thể nắm bắt tình hình công việc ngay lập tức, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Và khi có những thay đổi trong điều kiện kinh doanh, fPlan hỗ trợ bạn dễ dàng điều chỉnh kế hoạch, giúp doanh nghiệp luôn linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với mọi biến động.Bằng cách tích hợp tất cả các chức năng cần thiết trên một nền tảng duy nhất, fPlan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa nguồn lực một cách hiệu quả.

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY

3.2 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là công cụ hỗ trợ các nhà lãnh đạo định hình mục tiêu dài hạn mà tổ chức sẽ theo đuổi trong từ 3 đến 5 năm và lập ra các công việc cần làm để đạt được các mục tiêu đó. Kế hoạch chiến lược thường bao gồm việc đánh giá sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức và thiết lập các mục tiêu chiến lược cụ thể thông qua việc phân tích môi trường bên ngoài và vị trí hiện tại của tổ chức.

Kế hoạch chiến lược còn có vai trò quan trọng trong việc xác định các cơ hội và thách thức tiềm ẩn, cho phép tổ chức nhanh chóng điều chỉnh để phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Việc lập kế hoạch này đòi hỏi sự tham gia liên tục và sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao, nhằm đảm bảo rằng kế hoạch được triển khai hiệu quả và mang lại thành công lâu dài cho tổ chức​.

3.3 Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp là một bản kế hoạch chi tiết trình bày các bước cụ thể mà một tổ chức cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng để đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn đã đề ra trong kế hoạch chiến lược. Đây là công cụ giúp chuyển đổi các mục tiêu lớn thành những hành động cụ thể mà mỗi nhóm hoặc cá nhân trong tổ chức phải thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.

Kế hoạch tác nghiệp tập trung vào việc triển khai và giám sát các hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều góp phần vào việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Ngoài ra, kế hoạch tác nghiệp cũng xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để theo dõi tiến độ và đo lường sự thành công của các hoạt động đã được lên kế hoạch. Điều này giúp tổ chức duy trì sự tập trung, tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu cuối cùng​.

3.4 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý sức khỏe tài chính một cách hiệu quả và bền vững. Nó bao gồm việc dự báo thu nhập, quản lý chi phí và quản lý dòng tiền hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho các bộ phận và toàn công ty. Mục tiêu chính của kế hoạch tài chính là đảm bảo rằng các quyết định tài chính dựa trên các dự báo chính xác và phù hợp, nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

Trong bối cảnh doanh nghiệp, kế hoạch tài chính không chỉ bao gồm việc lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nó còn có thể bao gồm các phương án huy động vốn thông qua vay nợ hoặc phát hành cổ phiếu, và tổng hợp các dự án đầu tư thành một kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn.

3.5 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing, hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị, là một tài liệu chiến lược quan trọng được sử dụng để phác thảo các chiến lược và chiến thuật nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của một doanh nghiệp đến khách hàng mục tiêu. Kế hoạch này không chỉ mô tả chi tiết các hoạt động tiếp thị mà còn xác định rõ ràng mục tiêu, đối tượng khách hàng, và các kênh tiếp thị sẽ được sử dụng để đạt được những mục tiêu đó.

Một kế hoạch Marketing thường bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu tiếp thị: Định rõ các kết quả cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được.
• Phân tích thị trường: Đánh giá thị trường hiện tại, bao gồm nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xác định khách hàng mục tiêu.
• Chiến lược tiếp thị: Xác định cách tiếp cận thị trường, bao gồm thông điệp tiếp thị, kênh phân phối, và chiến dịch quảng cáo.
• Kế hoạch hành động: Lịch trình cụ thể về thời gian triển khai các hoạt động tiếp thị.
• Ngân sách: Phân bổ nguồn lực tài chính để hỗ trợ các chiến dịch tiếp thị.
• Chỉ số đo lường: Thiết lập các KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) để đánh giá hiệu quả của chiến lược tiếp thị.

Kế hoạch Marketing là một phần không thể thiếu trong kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý các hoạt động tiếp thị một cách hiệu quả, đồng thời điều chỉnh chiến lược dựa trên các phản hồi từ thị trường. Bằng cách xây dựng một kế hoạch Marketing chi tiết, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách tiếp thị, cải thiện hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách bền vững​.

3.6 Kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm việc xác định các mục tiêu sản xuất, nguồn lực cần thiết, và thiết kế quy trình sản xuất một cách chi tiết. Nó đảm bảo rằng quá trình sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện một cách hiệu quả, đáp ứng các mục tiêu về sản lượng, chất lượng, chi phí, và thời gian giao hàng.

Kế hoạch sản xuất còn bao gồm việc dự báo nhu cầu, lên lịch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, và kiểm soát chất lượng. Một kế hoạch sản xuất được thiết kế tốt có thể giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất hoạt động, giảm chi phí sản xuất và cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm đúng thời gian và với chất lượng cao​.

4. Các bước trong lập kế hoạch là gì?

Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một bản kế hoạch cho riêng mình. Để có thể xây dựng một bản kế hoạch dễ dàng hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau đây:

4.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cụ thể các việc cần làm ở bước này là bạn cần phải xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm.

4.2 Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

• Đối tượng thực hiện kế hoạch (Who): Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch
• Địa điểm (Where): Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch
• Thời gian thực hiện (When): Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn. Ở bước này, bạn có thể sử dụng sơ đồ Gantt để kiểm tra và loại trừ khả năng công việc bị chồng chéo hoặc không hợp lý (khoảng cách giữa hai công việc không phù hợp,một nhân sự đảm nhận quá nhiều công việc một lúc,…)

4.3 Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách vận hành máy móc… Ngoài ra, bạn còn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.

4.4 Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan, bao gồm:

• Nguồn nhân lực
• Tài lực (Tiền bạc)
• Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ

5. Cách đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất

Khi bắt tay vào thiết lập một kế hoạch và lên phương án thực hiện kế hoạch, bạn cần phải xem xét những điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến phương án. Bạn hãy dựa theo tiêu chuẩn sau đây để đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất:

• Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực của tổ chức?
• Kế hoạch nào ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu?
• Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã chọn?
• Kế hoạch nào được sự ủng hộ của tất cả nhân viên khi thực hiện?
• Cuối cùng là kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?

Bên cạnh đó, bạn không nên chỉ lập duy nhất một bản kế hoạch mà cần phải dự trù thêm khoảng 2 hoặc 3 phương án khác. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng đối phó với rắc rối xảy ra bất ngờ khi thực hiện kế hoạch ban đầu và từ đó kịp thời đề xuất những phương án giải quyết.

6. 2 Sai lầm điển hình khi lập kế hoạch

6.1 Quá cầu toàn khi lập kế hoạch

Quá cầu toàn là một sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch. Tình trạng này thường xảy ra khi các nhà quản lý hoặc đội ngũ lập kế hoạch cố gắng bao quát mọi khả năng và tình huống có thể xảy ra. Họ dành quá nhiều thời gian để hoàn thiện kế hoạch đến từng chi tiết nhỏ, lo lắng về những rủi ro tiềm ẩn và muốn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Điều này dẫn đến việc kéo dài quá trình lập kế hoạch, lãng phí nguồn lực và làm chậm trễ tiến độ triển khai.

Ví dụ cụ thể:

Một công ty công nghệ chuẩn bị ra mắt một sản phẩm phần mềm mới. Ban lãnh đạo yêu cầu đội ngũ phát triển lập một kế hoạch chi tiết, từ việc nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, thử nghiệm, đến việc quảng bá và hỗ trợ sau khi ra mắt. Họ muốn tất cả các yếu tố đều phải hoàn hảo, không có sai sót nào.

Kết quả là, quá trình lập kế hoạch kéo dài hơn 6 tháng, trong khi đối thủ cạnh tranh đã ra mắt sản phẩm tương tự chỉ sau 3 tháng chuẩn bị. Doanh nghiệp mất đi cơ hội chiếm lĩnh thị trường và sản phẩm bị coi là lỗi thời ngay từ khi ra mắt.

6.2 Quá cẩu thả hoặc quá phụ thuộc vào cơ hội

Ngược lại,  khi kế hoạch quá sơ sài hoặc quá phụ thuộc vào cơ hội, doanh nghiệp có nguy cơ gặp phải những vấn đề không lường trước. Hậu quá của sai làm này là việc thiếu sự chuẩn bị chi tiết và dự phòng khiến kế hoạch dễ bị chệch hướng khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Điều này làm giảm hiệu quả thực hiện và có thể dẫn đến thất bại.

Ví dụ cụ thể:

Một công ty bán lẻ quyết định mở rộng thị trường sang một khu vực mới. Thay vì lập kế hoạch chi tiết về việc nghiên cứu thị trường, xây dựng mạng lưới phân phối, và chiến lược tiếp thị, ban lãnh đạo chỉ dựa vào cơ hội là thị trường đó đang có nhu cầu cao.

Họ tin rằng chỉ cần mở cửa hàng là sẽ thành công. Tuy nhiên, khi bắt đầu triển khai, họ gặp khó khăn về pháp lý, logistic, và sự cạnh tranh từ các đối thủ địa phương. Do không có sự chuẩn bị và kế hoạch rõ ràng, công ty phải đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh và cuối cùng quyết định rút lui khỏi thị trường này, gây tổn thất lớn về tài chính và uy tín.

Như vậy, trong lập kế hoạch, doanh nghiệp cần tìm kiếm sự cân bằng giữa việc chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng linh hoạt ứng biến với các tình huống thực tế. Nếu quá cầu toàn, doanh nghiệp có thể mất cơ hội cạnh tranh và lãng phí nguồn lực. Tuy nhiên, nếu quá cẩu thả hoặc phụ thuộc vào cơ hội, doanh nghiệp sẽ thiếu sự chuẩn bị khi gặp phải các rủi ro không lường trước và thất bại.

Trên đây là những thông tin về khái niệm kế hoạch là gì và 4 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ hiểu rõ về việc thiết lập một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Nếu còn có thắc mắc gì về vấn đề này thì bạn hãy liên hệ với Fastdo qua thông tin bên dưới. Chúng tôi luôn sẵn lòng tư vấn và hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào.

>>>> KHÁM PHÁ THÊM:

• Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện
• Mô hình ASK là gì? Cách đánh giá năng lực theo mô hình ASK
• Lý giải nguyên nhân vì sao nhân viên mới thử việc đã nghỉ