Quản trị hiện đại: 6 lý thuyết và xu hướng quản trị hiện nay

Bạn đang muốn tìm hiểu về lý thuyết và xu hướng quản trị hiện đại ngày nay? Vậy bạn hãy đọc ngay nội dung dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn và cung cấp thông tin về nguyên tắc của thuyết quản trị này. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Quản trị hiện đại là gì?

Quản trị hiện đại là xu hướng trong quản trị doanh nghiệp về tối ưu quá trình quản lý dưới sự hỗ trợ của công nghệ, khoa học kỹ thuật, hướng tới việc quản lý toàn diện nhất. Lưu ý rằng, công nghệ ứng dụng trong quản trị hiện đại được ứng dụng trong quản trị hiện đại không chỉ để thay thế việc lưu trữ các tài liệu, thông tin theo phương thức truyền thống (số sách, giấy tờ), mà còn là sự chuyển dịch từ quản lý thống kê, theo dõi và bảo mật an toàn thông tin từ các kênh công nghệ này.
Quản trị hiện đại đánh giá và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, từ các thống kê đơn giản đến siêu dữ liệu (big data) phức tạp. Ngoài ra, một nguyên tắc khác của quản trị hiện đại là các quyết định đều hướng về con người. Các thay đổi về công nghệ theo quản trị hiện đại đều chú trọng đến nhu cầu và mong muốn của người dùng.

2. Các lý thuyết quản trị hiện đại

2.1 Quản trị theo quá trình

Đối với thuyết quản trị theo quá trình (Management by Process – MBP), tổ chức được hiểu là một hệ thống mở còn quá trình sản xuất kinh doanh được xem là một quy trình liên tục, mang tính rõ ràng, cụ thể và liên kết chặt chẽ với nhau. Bên cạnh đó, hoạt động quản trị được hiểu là quá trình nhà quản lý thực hiện hoạch định, tổ chức điều khiển và kiểm tra tất cả các khâu của quá trình nhằm đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tối đa.

Mục tiêu chính của quản trị theo quy trình là dựa vào quy trình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Một trong những lý thuyết về quản trị có liên quan đến MBP là phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives). Phương pháp này đề cao việc theo sát mục tiêu và đánh giá dựa trên kết quả theo mục tiêu đó. MBP tập trung vào việc cải thiện hiệu quả các quy trình, trong khi MBO hướng tới việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Chúng sẽ tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện, từ việc thiết lập mục tiêu đến việc thực hiện và cải tiến liên tục:

Quản trị theo quá trình có những đặc điểm như sau:

• Các bộ phận, các khâu trong tổ chức được liên kết lại với nhau tạo thành quá trình liên tục.
• Cơ cấu tổ chức được thiết kế linh hoạt, thông tin đa chiều, các quan hệ phối hợp được mở rộng theo chiều ngang và giảm bớt cấp trung gian thì quản trị theo quá trình mới đạt hiệu quả cao.
• Công việc của các thành viên không chia cắt, chuyên môn hóa quá sâu, mỗi thành viên được giao các nhiệm vụ dựa trên mục tiêu chung là thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng.
• Đòi hỏi người áp dụng lý thuyết phải có đủ kiến thức tổng hợp, khả năng bao quát và quyền tự chủ trong công việc.

2.2 Quản trị theo tình huống

Bản chất của lãnh đạo theo tình huống là nhà quản lý phải phân tích vấn đề cần giải quyết trong những tình huống cụ thể để lựa chọn phương pháp phù hợp. Quan điểm theo trường phái này nhấn mạnh và khẳng định tầm quan trọng của tính sáng tạo trong hoạt động quản trị. Nhà quản trị cần vận dụng các lý thuyết quản trị linh hoạt và sáng tạo phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Quản trị theo tình huống chia các trường hợp một nhà lãnh đạo có thể lựa chọn để lãnh đạo cấp dưới tùy theo tình hình thực tế:

• Lãnh đạo chỉ đạo (Telling): Thích hợp khi nhân viên thiếu kinh nghiệm và cần được hướng dẫn chi tiết. Người quản lý “cầm tay chỉ việc” và giám sát chặt chẽ.
• Lãnh đạo bán chỉ đạo (Selling): Thích hợp khi nhân viên có một số kinh nghiệm nhưng cần được động viên và hướng dẫn. Quản lý chỉ đạo nhân viên và để họ làm theo công việc được giao.
• Lãnh đạo tham khảo (Participating): Thích hợp khi nhân viên có kinh nghiệm và cần được tham khảo ý kiến. Quản lý chỉ nêu phương hướng và nhân viên có không gian làm việc theo sở thích.
• Lãnh đạo ủy quyền (Delegating): Thích hợp khi nhân viên có đủ kinh nghiệm và tự tin để làm việc độc lập. Quản lý đê nhân viên quyết định toàn bộ hoặc gần như toàn bộ tiến trình làm việc.

2.3 Quản trị định lượng

Chủ trương của lý thuyết quản trị định lượng là sử dụng các kỹ thuật định lượng thông từ máy tính để phục vụ cho việc quyết định và lựa chọn phương pháp quản lý tối ưu. Đặc trưng cơ bản của lý thuyết quản trị này là:

• Trọng tâm của quá trình quản trị tập trung vào việc đưa ra quyết định.
• Lượng hóa các yếu tố và tiêu chuẩn kinh tế.
• Đưa ra tình huống giả định rồi sau đó sử dụng toán học, vận trù học, điều khiển học để phân tích và đưa ra các phương án giải quyết.
• Sử dụng công nghệ thông tin và máy tính làm công cụ phục vụ để giải quyết các vấn đề và đưa ra quyết định.

2.4 Quản trị tổng hợp và thích nghi

Lý thuyết quản trị tổng hợp và thích nghi được xây dựng dựa vào sự phân tích những biến động trong nền kinh tế thế giới. Tác giả của lý thuyết này cho rằng các nguyên tắc và phương pháp quản trị cần phải được thay đổi để thích ứng với thời đại ngày nay. Những luận điểm mới trong thuyết quản trị tổng hợp và thích nghi là:

• Quy trình quản trị doanh nghiệp sẽ tập trung vào hoạt động tạo ra khách hàng thông qua quá trình đổi mới và cải tiến chất lượng, giá thành sản phẩm tốt hơn so với công ty đối thủ.
• Thuyết quản trị tổng hợp và thích nghi quan niệm rằng con người là một nguồn lực vô giá. Vì vậy, các doanh nghiệp phải quản trị con người sao cho có thể phát huy tối đa tiềm năng của từng cá nhân. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên kết hợp lý thuyết này với quản trị theo mục tiêu để mang lại sức mạnh tổng hợp cho tổ chức.
• Nhà quản trị trong thời đại hiện nay cần phải có đủ các kỹ năng cần thiết, tư tưởng đổi mới và hướng tới tương lai. Đồng thời, nhà quản trị cũng phải linh động trong việc thích nghi với sự thay đổi.

2.5 Quản trị sáng tạo

Quản trị sáng tạo là phong cách quản trị đề cao vai trò sáng tạo của con người đồng thời chú trọng vào việc đảm bảo sự thích nghi của doanh nghiệp với môi trường. Theo phong cách quản trị này, nhà quản trị cần phải giải quyết các vấn đề sau:

• Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh cần được xây dựng dựa trên ý tưởng sáng tạo của mọi thành viên. Các nhà quản trị cần phải thiết lập được các chiến lược dài hạn từ 5 đến 10 năm.
• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phải được thiết kế dựa theo sơ đồ mạng lưới truyền thống thông suốt. Điều này sẽ giúp tạo điều kiện cho thành viên giữa các bộ phận kết hợp hiệu quả và nâng cao vai trò trách nhiệm của từng cá nhân.
• Quản trị nguồn nhân lực: Nhà quản trị cần phải đưa ra các chế độ đãi ngộ cho nhân viên để thúc đẩy tiềm năng sáng tạo của mọi người. Ngoài ra, nhà quản trị tạo cũng phải tạo điều kiện và cơ hội sáng tạo ngang bằng cho từng người.
• Quản trị thông tin: Doanh nghiệp cần tối đa hóa việc chia sẻ và sử dụng thông tin cho tất cả nhân viên đồng thời tạo môi trường truyền thông hoàn toàn tự do trong nội bộ.

2.6 Quản trị tuyệt hảo

Lý thuyết quản trị tuyệt hảo (Management Excellence) được xây dựng trên cơ sở khảo sát sự thành công của các doanh nghiệp tại Mỹ vào những năm cuối của thế kỷ 20. Hai nhà quản trị Robert H Waterman và Thomas J Peter đã đưa ra lý thuyết này trong cuốn In Search of Excellence (Tìm kiếm sự xuất sắc) với mong muốn có thể thúc đẩy hoạt động quản trị trong doanh nghiệp đạt đến sự hoàn hảo. Cuốn sách này cũng đề cập đến 8 thuộc tính của nguyên tắc quản trị này bao gồm:

• Luôn luôn vận động để tiếp tục phát triển
• Gần gũi với khách hàng
• Luôn tự chủ và tinh thần khởi nghiệp cao
• Con người là yếu tố then chốt trong năng suất
• Đề cao thực hành, lấy giá trị làm động lực
• Gắn bó với công việc
• Hình thức đơn giản, luôn cố gắng tinh gọn hóa
• Linh hoạt giữa chặt chẽ và lỏng tay trong quản lý

3. Các xu hướng quản trị hiện đại ngày nay

3.1 Quản lý trao quyền cho nhân viên

Phương thức quản lý trao quyền tác động vào ba nhu cầu cao nhất trong tháp Maslow. Khi hai nhu cầu sinh học và an toàn được thỏa mãn, con người sẽ cần được đáp ứng cần những nhu cầu cao hơn về khẳng định bản thân. Bên cạnh đó, con người cũng muốn nhận được sự tôn trọng thông qua thành quả của bản thân.

Với phương thức này, nhu cầu thể hiện bản thân và tự làm chủ của cá nhân sẽ được đề cao. Phương thức trao quyền sẽ tác động mạnh mẽ đến “cái tôi” của con người nên đây sẽ không chỉ là phương pháp quản trị hiệu quả mà sẽ còn là cách giữ chân và thu hút nhân tài.

3.2 Chia sẻ thông tin

Đây là xu hướng quản trị tất yếu và là chìa khóa tạo nên sự gắn kết giữa các phòng ban một cách có hệ thống. Bên cạnh đó, việc chia sẻ thông tin còn giúp nhân viên nắm được quyền lợi của mình, biết rõ tình hình công ty đồng thời có cơ hội đóng góp ý kiến để giải quyết những khó khăn của công ty.

Một số thông tin mà doanh nghiệp có thể chia sẻ với nhân viên của mình là chính sách nhân sự, lương, đãi ngộ, đánh giá công việc, các sự kiện nội bộ và các giải thưởng… Doanh nghiệp có thể quy hoạch hệ thống thông tin thành 4 tầng nội dung giao tiếp như sau:

• Tầm nhìn, sứ mệnh: Là tầng nội dung có chức năng định hình hình ảnh và cách thức hoạt động có thể mang lại giá trị cho tổ chức.
• Chính sách, nội quy hoạt động: Là khung nội dung được ban hành với chức năng như một thước đo quy chiếu để nhân viên nắm rõ trách nhiệm của mình.
• Quy trình và công việc: Tất cả các phòng ban, luồng quy trình nào của doanh nghiệp cũng đề có tầng giao tiếp giống nhau. Tầng này sẽ diễn ra xung quanh công việc hàng ngày của các nhân viên trong công ty.
• Giao tiếp thường nhật: Đây là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng có luồng thông tin đơn giản, xoay quanh trong tất cả các hoạt động trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức.

3.3 Chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn

Cũng giống hình thức quản lý trao quyền, hình thức quản trị chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn cũng cho phép nhân viên được nói lên ý kiến của riêng mình và thể hiện bản thân. Quản lý doanh nghiệp theo hình thức này sẽ tạo động lực cho nhân viên thoải mái tư duy sáng tạo, đưa ra các sáng kiến mới và rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề.

Để áp dụng hình thức quản trị này vào nội bộ, doanh nghiệp cần phải lựa chọn đầu vào nhân sự có kinh nghiệm và kỹ năng xử lý các tình huống. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp còn phải tin tưởng vào nhân viên của mình cũng như khuyến khích họ sáng tạo. Đồng thời, nhân viên cũng cần chủ động trong việc rèn luyện khả năng tư duy và đưa ra các ý kiến.

3.4 Phân bổ tài nguyên

Với hệ thống quản trị cũ, người có quyền quyết định trong vấn đề sử dụng tài nguyên đều là những cá nhân đứng đầu trong doanh nghiệp. Nhân viên chỉ có thể sử dụng tài nguyên khi được cấp trên đồng ý. Ngoài ra, quá trình phê duyệt sử dụng tài nguyên cũng tốn rất nhiều thời gian và gây nên nhiều vấn đề phát sinh trong tổ chức công ty.

Bởi vì hình thức quản trị cũ đã gây nhiều chậm trễ và được quyết định bởi suy nghĩ chủ quan của lãnh đạo nên việc thay đổi cách thức quản trị là rất cần thiết. Việc áp dụng hình thức quản trị mới sẽ giúp mọi người đều có quyền sử dụng nguồn tài nguyên để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, việc sử dụng tài nguyên vẫn sẽ được nhà quản lý giám sát và theo dõi chặt chẽ.

3.5 Phản hồi về công việc

Chuyên gia nhân sự Christopher D.Lee cho rằng nhà quản lý nên sớm đưa ra phản hồi sau khi nắm được thông tin về tình hình tiến độ làm việc của nhân viên. Việc này sẽ đảm bảo nhà quản lý và nhân viên của mình có thể cùng nhau thống nhất về tiêu chuẩn trong công việc. Bên cạnh đó, phản hồi sớm còn giúp bạn sớm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Để đạt được hiệu quả cao, qúa trình phản hồi công việc nên được thực hiện theo hai chiều. Vì vậy, nhân viên cũng cần phải chủ động đưa phản hồi cho cấp trên nhằm cải thiện quy trình làm việc đồng thời tạo mối liên kết với lãnh đạo.

4. Tại sao cần học cách quản trị hiện đại?

Việc học phương pháp quản trị hiện đại là vô cùng cần thiết trong xã hội ngày nay vì hai lý do sau:

• Trong xã hội hiện nay, bất kỳ ai cũng có thể trở thành một nhà quản trị viên thông qua một cách nào đó. Vì vậy, việc học cách quản trị hiện đại sẽ giúp bạn biết thêm nhiều kiến thức tiên tiến và làm việc với hiệu năng tốt hơn.
• Một người chưa được huấn luyện vẫn có thể trở thành nhà quản trị tốt bằng khả năng thiên phú của bản thân họ. Tuy vậy, một nhà quản trị có hiệu năng làm việc tốt vẫn là người đã được đào tạo và huấn luyện kỹ càng. Vì thế, việc luôn không ngừng học hỏi kiến thức quản trị là điều vô cùng cần thiết.

5. 3 mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến

5.1 Mô hình quản trị hiện đại thuyết Holacracy

Theo thuyết Holacracy, mỗi cá thể trong tập thể đều là người lãnh đạo, không có phân cấp quyền lực. Quyền hành theo thuyết Holacracy được tạo ra theo kiểu một vòng tròn tự quán, mỗi vòng tròn đại diện cho một nhóm phân chia công việc hay một chức năng cụ thể. Mỗi vòng tròn có quyền tự quyết định về công việc của mình, miễn là đáp ứng được các mục tiêu chung của tổ chức.
Một số ưu điểm có thể kể đến của phương pháp này bao gồm:

• Minh bạch: Tất cả các quyết định và hoạt động của tổ chức đều được ghi lại và chia sẻ công khai.
• Tăng cường sự tham gia và sáng tạo: Khi mọi người đều có tiếng nói, họ sẽ cảm thấy được trao quyền và có động lực làm việc hiệu quả hơn, góp phần tạo ra nhiều ý tưởng mới.

5.2 Mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter

Mô hình quản trị của Kotter (Kotter’s 8-Step Change Model) là mô hình về quản trị tổ chức được John Kotter dày công nghiên cứu. Mô hình này giúp các tổ chức vượt qua sự kháng cự tự nhiên và các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Mô hình này tập trung vào con người, nhấn mạnh sự tham gia của các nhân viên và tạo tính linh hoạt cho tổ chức. Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter phù hợp cho nhiều lĩnh vực như đổi mới công nghệ, M&A (sáp nhập và mua lại doanh nghiệp) hay thay đổi về văn hóa doanh nghiệp.

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter tập trung vào 8 giá trị lớn:

• Tạo ra sự cấp bách: Luôn đề phòng các rủi ro nếu chậm thay đổi, tạo cảm giác luôn cần phải vận động thay đổi, thoát ra khỏi vùng an toàn của tổ chức
• Xây dựng đội nhóm vững chãi: Xây dựng một nhóm gồm những người có ảnh hưởng và có chung tầm nhìn và chịu trách nhiệm chính cho quá trình thay đổi
• Xác định tầm nhìn lẫn chiến lược: Phát triển một tầm nhìn hấp dẫn và rõ ràng cho tương lai và đi kèm với chiến lược để hiện thực hóa tầm nhìn đó
• Truyền thông nội bộ về tầm nhìn mới: Truyền thông và giao tiếp tầm nhìn một cách xuyên suốt, rõ ràng đến toàn bộ tập thể, phối hợp các kênh truyền thông nhịp nhàng
• Loại bỏ các chướng ngại vật: Xác định các rào cản ngăn chặn chuyển đổi và phân công các cá nhân phù hợp để loại bỏ các yếu tố đó
• Tạo các chiến thắng ngắn hạn: Trân trọng những thành công ban đầu và coi đó là động lực cho những thay đổi tiếp theo, liên tục cải tiến để đạt được mục tiêu
• Lấy thay đổi làm tiền đề phát triển: Tích hợp những thay đổi vào các hệ thống và quy trình của tổ chức
• Hình thành văn hóa dựa trên các thay đổi: Biến các thay đổi từ hành vi thành văn hóa bằng cách tích hợp nó vào quy trình hoặc hệ thống vận hành

5.3 Mô hình quản trị hiện đại 7S của McKinsey

Mô hình 7S của McKinsey là công cụ để nhà quản trị đánh giá và cải thiện hiệu suất. Đây là một mô hình nổi tiếng được phát triển bởi công ty tư vấn doanh nghiệp McKinsey & Company. Mô hình này giúp các nhà quản lý xác định được các yếu tố chính ảnh hưởng đến sự thành bại của tổ chức và mối quan hệ giữa các yếu tố đó. Các yếu tố này bao gồm:

• Chiến lược (strategy): Mục tiêu dài hạn, định hướng tương lai
• Cấu trúc (structure): Cơ cấu tổ chức và cách phối hợp giữa các phòng ban
• Hệ thống (system): Các quy trình, thủ tục và quy định nội bộ
• Giá trị chung (shared values): Các niềm tin và giá trị cốt lõi định hình doanh nghiệp
• Phong cách (style): Phong cách lãnh đạo và văn hóa tổ chức
• Nhân sự (staff): Nguồn lực nhân sự với năng lực chuyên môn và kỹ năng của họ
• Kỹ năng (skill): Kỹ năng và năng lực cốt lõi của tổ chức, bao gồm chuyên môn (bằng sáng chế, độc quyền kỹ năng, chất lượng sản phẩm,…) và kỹ năng lãnh đạo, làm việc

6. Nguyên tắc quản trị hiện đại

Trong xã hội hiện nay, một nhà quản trị đúng nghĩa sẽ giữ hai vai trò là lãnh đạo và quản trị. Quản trị viên cần phải cùng một lúc quan tâm và đầu tư trọn vẹn nỗ lực vào việc phát triển công việc cũng như con người ở mức tối đa. Công việc cần được hoạch định và kiểm tra một cách chính xác và kỹ lưỡng. Còn con người/ nhân sự thì cần phải được tổ chức và lãnh đạo một cách hiệu quả.

Dưới đây là biểu đồ thể hiện mối quan hệ giữa vai trò và chức năng quản trị:

Dù ở cơ sở thượng tầng hay hạ tầng thì hai yếu tố vai trò và chức năng đều phải được thực hiện và phối hợp chặt chẽ với nhau. Điều này sẽ giúp cho tổ chức đạt được hiệu năng mong muốn. Và để làm được điều này, các ứng viên cho vị trí nhà quản trị đều phải được huấn luyện và đào tạo sao cho phù hợp với cương vị sắp đảm nhận.

Phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Board, Gantt và Lịch. Cùng với đó, fPlan còn sở hữu tính năng phân loại các công việc theo từng nhãn công việc, giúp nhà quản trị theo dõi công việc dễ dàng. Ngoài ra, fPlan còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn. Bấm vào nút dưới đây để nhận tư vấn về fPlan ngay nhé!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Trên đây là những kiến thức về quản trị hiện đại mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng qua bài viết trên sẽ giúp bạn lựa chọn được lý thuyết quản trị phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm cho doanh nghiệp một phần mềm quản trị hiệu quả thì hãy liên hệ ngay cho Fastdo để được tư vấn cụ thể nhé!

>>>> KHÁM PHÁ THÊM:

• Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
• 7 phương pháp quản lý dự án phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay
  
• 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party
  
• Năng lực số bao gồm những năng lực gì?
• Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý