4 chức năng quản trị là những trách nhiệm cốt lõi mà một nhà quản lý cần thực hiện để có thể đạt được các mục tiêu và dẫn dắt đội nhóm một cách tốt nhất. Cùng Fastdo tìm hiểu ngay về 4 chức năng quản trị thông qua bài viết sau đây!
1. Hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên trong 4 chức năng của quản trị, có vai trò đặc biệt quan trọng. Kết quả đầu ra của giai đoạn hoạch định là một bản kế hoạch chi tiết với đầy đủ các mục tiêu quan trọng. Không những vậy, để thực hiện được kế hoạch, nhà quản trị cũng cần xây dựng nên một lộ trình hành động hợp lý.
Để soạn thảo một kế hoạch hiệu quả cao, nhà quản lý cần lưu ý các vấn đề: sự phù hợp giữa mục tiêu của kế hoạch, tầm nhìn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các yếu tố tác động đến dự án từ bên trong và bên ngoài cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Hơn nữa, nhà quản trị cần thiết lập các mốc thời gian rõ ràng cũng như cân nhắc các nguồn lực quan trọng cho kế hoạch.
Có 3 loại kế hoạch phổ biến trong quản lý bao gồm:
- Chiến lược: Đây là chiến lược dài hạn được xây dựng bởi nhà quản lý cấp cao. Kế hoạch này nhằm tập trung vào sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của tổ chức. Chiến lược đóng vai trò là căn cứ để quản lý các cấp dưới tham khảo và định hướng cho các chiến thuật và kế hoạch của họ.
- Chiến thuật: Đây là kế hoạch có thời hạn dưới 1 năm, do nhà quản lý cấp trung đảm nhận. Kế hoạch chiến thuật nhằm tập trung vào các mục tiêu, chiến lược của tổ chức cấp trên ban hành.
- Hoạt động: Hoạt động là bản kế hoạch ngắn hạn được đảm nhận bởi các nhà quản lý và giám sát cấp thấp. Loại kế hoạch này được xây dựng nhằm định hướng lộ trình hoạt động hàng ngày trong công ty.
1.1 Gợi ý giúp thực hiện hoạch định hiệu quả
Để thực hiện hiệu quả chức năng hoạch định, nhà quản lý cần:
1.1.1 Đánh giá các khung thời gian
Khi xây dựng chiến lược, nhà quản lý cần phải cân nhắc kỹ thiết lập thời hạn cho các đầu việc. Thời gian không hợp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Một công việc bị chậm trễ sẽ kéo theo sự trì hoãn của rất nhiều đầu việc phía sau. Điều này gây ra tình trạng có những nhân viên rảnh việc trong khi những người khác lại bị quá tải.
1.1.2 Thực hiện phân tích SWOT
Phân tích SWOT sẽ giúp nhà quản trị hiểu được điểm mạnh, điểm yếu, rủi ro tiềm ẩn trong quá trình phát triển của tổ chức. Khi xác định được điểm mạnh, nhà quản trị sẽ đưa ra các chiến lược để phát huy điểm mạnh vốn có. Ngược lại, điểm yếu, rủi ro sẽ giúp nhà quản trị đưa ra các chiến lược dài hạn nhằm đề phòng các trường hợp xấu.
>>> ĐỌC TIẾP: Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty
2. Tổ chức
Là một nhà quản lý, bạn phải có khả năng tổ chức và phân bổ hiệu quả các nguồn lực về vật chất, con người, tài chính. Đây là chức năng rất quan trọng bởi bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng sẽ có sự giới hạn về nguồn lực. Việc tổ chức tốt và hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và nhanh chóng hoàn thành được kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
Chức năng Tổ chức được thể hiện thông qua các hoạt động chính sau:
- Xác định tất cả các bước cần thiết trong việc thực hiện kế hoạch
- Xác định các nguồn lực để thực hiện kế hoạch.
- Thiết lập các cấp quyền hạn, trách nhiệm cho mọi cá nhân, phòng ban liên quan.
2.1 Gợi ý thực hiện chức năng Tổ chức hiệu quả
Thực hiện chức năng Tổ chức hiệu quả là nền tảng quan trọng cho sự thành công của một Doanh nghiệp. Khi phân bổ nhân lực không hiệu quả, việc thực hiện chiến lược sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà lãnh đạo có thể tham khảo các gợi ý sau đây:
2.1.1 Xác định và phân loại các hoạt động
Trước khi tiến hành giao việc, quản lý phải xác định mục tiêu và nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị trí liên quan. Điều này giúp lãnh đạo lựa chọn được nhân sự phù hợp cho từng nhiệm vụ. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xác định các công việc có thể tự động hóa để tiết kiệm bớt thời gian và chi phí, không cần phải giao cho nhân viên.
2.1.2 Chỉ định các trạng thái báo cáo và xác định phạm vi quyền lực
Doanh nghiệp cần phải sắp xếp hệ thống quản lý và xác định các phạm vi quyền lực rõ ràng cho từng vị trí, chức danh. Theo đó, mỗi cấp nhân sự cần phải hiểu rõ công việc cần làm và báo cáo lên cấp trên trực tiếp quản lý. Khi chuẩn hóa được điều này, cấu trúc nội bộ của tổ chức sẽ trở nên chặt chẽ và hoạt động trơn tru hơn.
2.1.3 Đừng ngại thay đổi
Nhiều công ty khởi nghiệp rất thành công ban đầu nhưng lại không thể trụ lâu trên thị trường. Điều này xảy ra do không thích ứng tốt với những biến đổi trong môi trường kinh doanh. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển, Doanh nghiệp cần phải nắm những ưu – nhược điểm của mình. Đừng ngần ngại thay đổi cấu trúc tổ chức khi cần thiết để đáp ứng với các thay đổi mới.
>>> XEM TIẾP: Quản trị sự thay đổi và 4 nguyên tắc cốt lõi để thành công
3. Lãnh đạo
Để thực hiện chức năng Lãnh đạo, việc quan trọng nhất của các cấp quản lý là tạo động lực làm việc cho nhân sự. Bên cạnh đó, người quản lý phải giúp nhân viên hiểu được công việc họ đang làm và hướng dẫn trực tiếp chứ không phải ủy quyền công việc một cách mơ hồ.
Ngoài ra, nhà quản lý nên tập trung vào các kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp, đồng cảm, lắng nghe tích cực, minh bạch, trao quyền,… Đồng thời, kết hợp linh hoạt việc sử dụng các kỹ năng và phong cách lãnh đạo sẽ giúp nhà lãnh đạo đó khai phá tối đa khả năng của nhân viên.
3.1 Gợi ý thực hiện chức năng Lãnh đạo hiệu quả
Lãnh đạo không phải là chức năng khó nhất trong 4 chức năng quản trị. Tuy nhiên, để quá trình này được hiệu quả, nhà lãnh đạo cần tuân thủ và áp dụng các nguyên tắc như sau:
3.1.1 Thiết lập tầm nhìn chung
Để có thể thiết lập được tầm nhìn chung cho toàn bộ đội nhóm, nhà lãnh đạo hãy:
- Gắn kết thành công của đội nhóm với thành công của cá nhân từng thành viên.
- Bên cạnh các phần thưởng về vật chất, hãy tạo cho nhân sự những cơ hội được đào tạo, phát triển bản thân. Ngoài ra, quản lý cần liên tục tạo ra các thử thách để nhân viên cảm thấy có động lực làm việc mỗi ngày và gia tăng thêm kinh nghiệm cho bản thân.
- Xây dựng văn hóa đội nhóm tích cực. Đây là nơi mà các thành viên có thể hỗ trợ nhau và chia sẻ những tiến bộ và thành tựu của chính mình.
3.1.2 Lãnh đạo bằng các ví dụ
Với nguyên tắc này, lãnh đạo cần định hướng những phẩm chất mà họ mong muốn nhân viên hướng tới. Sau đó, hãy biến bản thân trở thành hình mẫu lý tưởng đó để nhân viên noi theo và nỗ lực để làm việc hết mình.
Đồng thời, nhà lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra không khí chung cho môi trường làm việc. Khi người quản lý xây dựng thái độ tích cực, các thành viên cũng sẽ phản ứng tương tự và lan tỏa năng lượng đó. Ngược lại, nếu muốn có một bầu không khí nghiêm túc, cá nhân lãnh đạo phải là người tạo ra áp lực.
>>> ĐỌC NGAY: 14 tố chất của người lãnh đạo tài ba cần có để thành công
3.1.3 Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Việc luôn truyền cảm hứng cho nhóm là trách nhiệm của một nhà lãnh đạo. Điều này sẽ được giải quyết khi bạn sở hữu một khả năng giao tiếp tốt. Để làm được điều này, nhà lãnh đạo cần:
- Kết hợp kỹ năng lắng nghe tích cực và sự thấu cảm để xác định được những vấn đề của nhân sự.
- Giúp tất cả nhân viên đều thấu hiểu về mục tiêu chung của nhóm.
- Hiểu tính cách của từng cá nhân và điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với từng người.
Bên cạnh đó, mỗi thành viên sẽ có cá tính khác nhau. Điều này sẽ khiến nhóm của bạn không tránh khỏi những mâu thuẫn bởi các xung đột về tính cách. Là một nhà lãnh đạo tốt, bạn cần phải có khả năng phân xử và giải quyết các mâu thuẫn đảm bảo công bằng cho tất cả mọi người.
3.1.4 Luôn tôn trọng và tin tưởng
Nhà lãnh đạo có thể xây dựng sự tôn trọng và tin tưởng với cách thành viên bằng các cách:
- Ngừng quản lý vi mô. Hãy tập trung vào đánh giá hiệu suất của nhân sự.
- Nếu nhận thấy nhân viên làm việc chưa hiệu quả, hãy chia sẻ và hướng cho họ các giải pháp để cải thiện tốt hơn.
- Xây dựng mối quan hệ với nhân sự bằng các bữa ăn, những cuộc trò chuyện thân mật.
4. Kiểm soát
Chức năng kiểm soát bao gồm việc giám sát hiệu suất, tiến độ thực hiện dự án và tiến hành các điều chỉnh khi cần thiết. Theo đó, nhà quản trị cần đảm bảo nhân sự của mình đang đáp ứng tốt các deadline công việc, cân bằng giữa các nguồn lực thực hiện và ngân sách chung của dự án.
Đối với việc điều chỉnh, nhà quản lý cần tập trung vào yếu tố Nhân sự và Ngân sách dự án. Về yếu tố nhân sự, bạn cần có kế hoạch nhằm đảm về số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực. Trong trường hợp có nhân sự nghỉ việc, bạn cần phải nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo ngay cho nhân sự mới nhằm đảm bảo tiến độ dự án vẫn diễn ra trơn tru nhất.
Đối với ngân sách, nhà quản lý cần giám sát chi tiêu thật chặt chẽ. Nếu dự án đang có bất thường về ngân sách so với dự tính, nhà quản lý cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp phù hợp.
4.1 Gợi ý thực hiện chức năng Kiểm soát hiệu quả
Kiểm soát bao gồm mọi hoạt động nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng và các mục tiêu được đáp ứng đầy đủ. Đồng thời, quá trình này cũng cho biết các cách điều chỉnh phù hợp những vấn đề phát sinh ở mỗi giai đoạn của dự án.
4.1.1 Thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể
Để thực hiện hiệu quả chức năng kiểm soát, bạn cần thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng. Đây sẽ là những căn cứ để xác định tiến độ và hiệu quả của việc thực thi kế hoạch. Từ đó, quản lý có thể đưa ra các giải pháp phù hợp, hỗ trợ kịp thời nhân viên cấp dưới, giúp công việc được hoàn thành tốt nhất.
4.1.2 Giám sát nhưng không quản lý vi mô
Trong quá trình thực thi chiến lược, quản lý cần liên tục giám sát chất lượng, hiệu quả làm việc của nhân sự. Điều này sẽ giúp bạn xác định tiến độ dự án cũng như phát hiện sớm các rủi ro. Tuy nhiên, giám sát không có nghĩa là quản lý vi mô. Nhà quản trị không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân sự vì sẽ làm cản trở các hoạt động của nhân viên.
4.1.3 Xây dựng các chiến lược cải thiện hiệu suất
Trong quá trình làm việc, nhà quản lý phải luôn dự phòng các rủi ro và chuẩn bị các kế hoạch để ứng biến kịp thời. Bạn có thể tập huấn, đào tạo cho nhân sự và hỗ trợ họ những nguồn lực cần thiết trong trường hợp rủi ro xảy ra. Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn các thủ tục hoặc quy trình thực hiện thay thế.
5. Mối quan hệ giữa 4 chức năng quản trị
Dù là Doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào, 4 chức năng của quản trị sẽ không tách rời mà có sự liên kết với nhau. Đây sẽ là yếu tố giúp tổ chức quản trị nguồn lực và duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.
Trong các doanh nghiệp lớn, các cấp quản lý được bố trí và phân cấp rõ ràng. Trong đó, nhà quản trị cấp cao chỉ tập trung quản lý nhà quản trị cấp trung. Nhà quản trị cấp trung sẽ quản lý những nhà quản lý thấp hơn. Trong một nhóm, các nhân viên sẽ do nhà quản lý cấp thấp nhất phụ trách.
Trong mỗi tổ chức, các cấp quản trị sẽ được phân chia ở nhiều cấp độ với vị trí và vai trò khác nhau. Khi cấp độ quản lý càng cao thì chức năng hoạch định, tổ chức càng cao. Ngược lại, chức năng điều hành càng thấp thì cấp quản trị cũng càng thấp.
Tóm lại, các chức năng quản trị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Khi các chức năng này có sự phối hợp hài hòa thì tổ chức sẽ phát triển và lớn mạnh theo thời gian.
Trên đây là toàn bộ nội dung 4 chức năng quản trị của nhà lãnh đạo. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa cung cấp về chủ đề này sẽ giúp ích cho Doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và phát triển tổ chức của mình.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
