Trao quyền cho nhân viên là một vấn đề quan trọng mà bất kì nhà quản lý nào cũng nên quan tâm. Vậy trao quyền cho nhân viên là gì, các nguyên tắc cần biết khi thực hiện trao quyền và làm thế nào để trao quyền cho nhân viên hiệu quả nhất? Hãy cùng FASTDO tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1.Tại sao doanh nghiệp nên trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên là một trong những cách thức giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình và giúp doanh nghiệp phát triển. Vậy để hiểu rõ hơn về lí do Doanh nghiệp nên trao quyền cho nhân viên, trước tiên hãy cùng FASTDO tìm hiểu xem thế nào là Trao quyền cho nhân viên.
1.1 Định nghĩa trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên là việc cho phép cấp dưới của bạn được quyền hành động và ra quyết định trong một phạm vi nhất định. Trao quyền nghĩa là bạn sẽ giao lại công việc hoặc một phần quyền hạn của mình cho nhân viên được chủ động trong công việc và cũng là cơ hội để họ chứng tỏ năng lực của bản thân.
1.2 Ý nghĩa của việc trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên chính là một trong những bí quyết để xây dựng đội ngũ nhân viên xuất sắc. Một nhà quản lý giỏi không phải là một nhà quản lý giữ hết mọi quyền hành trong mọi công việc của tổ chức. Một nhà quản lý hiệu quả chính là nhà quản lý khéo léo trong việc trao quyền cho nhân viên của họ.
Trao quyền cho nhân viên có ý nghĩa rất lớn trong sự vận hành và phát triển của mỗi Doanh nghiệp. Trao quyền chính là chuyển giao quyền hạn đi kèm với trách nhiệm giữa bên trao quyền và bên nhận chuyển giao.
- Quyền hạn là những quyền lực để chỉ định thi hành, ra các quyết định liên quan đến công việc.
- Trách nhiệm chính là nghĩa vụ của bên nhận chuyển giao phải đảm nhiệm và hoàn thành một cách hiệu quả.
Thực tế đã chứng minh khi nhân viên được trao quyền, họ sẽ cảm thấy được sếp tin tưởng và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Việc trao quyền cho nhân viên sẽ khuyến khích họ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả hơn, gắn bó với doanh nghiệp hơn.
1.3 Ưu nhược điểm của việc trao quyền cho nhân viên
Ưu điểm của việc trao quyền cho nhân viên
Việc trao quyền cho nhân viên đem lại rất nhiều lợi ích cho cả bên trao quyền và bên nhận chuyển giao.
- Giảm nhẹ khối lượng công việc cho cấp quản lý
Các giám đốc hay lãnh đạo cấp cao thường có rất nhiều công việc cần phải xử lý và thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải. Vì vậy, việc trao quyền cho nhân viên sẽ giúp họ giảm bớt một phần các công việc cơ bản để để tập trung vào các mục tiêu chiến lược và các kế hoạch quan trọng, dài hạn hơn.
- Trao cơ hội cho nhân viên cấp dưới
Việc các lãnh đạo trao quyền cho nhân viên giúp nhân viên có cơ hội để thử thách và thể hiện năng lực của bản thân mình. Đây cũng là dịp để các nhân viên học hỏi thêm các kiến thức và kĩ năng mới cho công việc.
Trao quyền cho nhân viên cũng là một hoạt động tạo động lực cho nhân viên mà các cấp lãnh đạo có thể áp dụng. Kết quả thu được sau thời gian trao quyền cũng chính là một cơ sở để cấp quản lý đánh giá năng lực của nhân viên mình.
Hạn chế của việc trao quyền cho nhân viên
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc trao quyền cho nhân viên cũng có một số mặt hạn chế khiến các cấp quản lý chưa sẵn sàng khi quyết định trao quyền cho nhân viên.
- Nhân viên bị áp lực vì phải chịu trách nhiệm quá lớn
Việc trao quyền giúp nhân viên có quyền quyết định một số công việc mà trước đây thuộc quyền của cấp quản lý nhưng đi kèm với nó cũng là trách nhiệm mà nhân viên cấp dưới phải chịu khi công việc có sai sót hoặc không đạt hiệu quả mong muốn. Đối với một số nhà quản lý, cách thức trao quyền không phù hợp khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực và lo lắng không hoàn thành công việc.
- Cấp quản lý lo sợ và thiếu tự tin
Một số quản lý lo ngại nhân viên của mình không thể đảm nhận tốt công việc được trao quyền dẫn tới công việc không đạt được hiệu quả mong muốn. Việc nhân viên cấp dưới thực hiện quá tốt công việc được trao quyền cũng khiến một số quản lý lo ngại nhân viên được lãnh đạo cấp trên đánh giá năng lực tốt hơn mình mà không muốn trao quyền cho nhân viên.
2. Những sai lầm thường gặp trong vấn đề trao quyền cho nhân viên
Việc trao quyền cho nhân viên đem lại rất nhiều lợi ích, góp phần thúc đẩy sự phát triển của cá nhân mỗi nhân viên đồng thời đem lại lợi ích chung cho công ty. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả mong muốn đó, việc trao quyền cho nhân viên phải thực hiện một cách khéo léo và phù hợp. Hãy cùng FASTDO tìm hiểu và phân tích một số sai lầm thường gặp trong việc trao quyền cho nhân viên như dưới đây:
2.1 Đùn đẩy toàn bộ trách nhiệm cho nhân viên
Khi xác định trao quyền cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn sẽ chia sẻ cho họ quyền tự quyết một số vấn đề nhất định trong công việc. Tuy nhiên, việc trao quyền cho nhân viên không có nghĩa là bạn ủy thác hoàn toàn mọi dự án cho cấp dưới, để họ tự quyết định và chịu mọi trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Trao quyền hiệu quả đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự tham gia và tham vấn cho nhân viên của mình trong các quyết định quan trọng. Người lãnh đạo phải thể hiện vai trò là người truyền cảm hứng cho nhân viên đồng thời hướng dẫn, định hướng cho họ ra quyết định hiệu quả chứ không phải là người trực tiếp ra quyết định. Lãnh đạo phải đóng vai trò là người tham vấn cho nhân viên trong hoạt động trao quyền.
Nếu người lãnh đạo trao quyền mà không có sự định hướng cho nhân viên thì rất dễ xảy ra tình trạng công việc không đạt được hiệu quả như mong muốn. Lúc này, sự chênh lệch giữa kì vọng của nhà lãnh đạo với kết quả mà nhân viên đem lại sẽ thể hiện rất rõ. Khi đó, việc sửa chữa những sai lầm gây ra bởi quyết định thiếu định hướng của nhân viên cũng gây mất thời gian và công sức của chính nhà lãnh đạo và các bộ phận liên quan.
- Với một số nhân viên khi được trao quyền mà không có sự giám sát chặt chẽ của cấp quản lý sẽ dẫn đến một số hệ quả tiêu cực như nhân viên không có ý thức tự giác trong công việc, dành thời gian để tán gẫn hoặc làm việc riêng gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Với một số trường hợp khác, nhân viên được trao quyền mà không có sự định hướng và huấn luyện dễ rơi vào trạng thái sợ hãi và lo lắng, thụ động trong công việc.
Việc thiếu đi sự hỗ trợ và phản hồi tư vấn kịp thời các vấn đề phát sinh của các dự án mới từ cấp quản lý khiến dự án đi chệch hướng hoặc mất kiểm soát thậm chí bị đình trệ.
2.2 Quản lý quá chú tâm vào quản lý vi mô
Quản lí vi mô là quản lí công việc ở mức quá chi tiết từng vấn đề nhỏ. Nếu nhà lãnh đạo áp dụng cách thức này để quản lý nhân viên của mình thì dễ dẫn đến tình trạng giảm năng suất công việc và chậm quy trình. Người quản lí chỉ nên là người định hướng và tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội đưa ra và thực hiện các ý tưởng của riêng mình trong một khuôn khổ nào đó.
Theo thống kê của Tạp chí Harvard Business Review, có tới 48% nhân viên trên toàn thế giới đang không hài lòng với công việc của mình mà quản lí vi mô đang là một trong những nguyên nhân chính. Quản lí vi mô khiến nhân viên cảm thấy chán nản vì không có cơ hội được sáng tạo và tự do thể hiện ý tưởng của mình.
Để không sa đà vào việc quản lí vi mô, nhà lãnh đạo cần:
- Xây dựng hệ thống quy trình chặt chẽ để đảm bảo nhân viên có thể làm việc độc lập mà vẫn đem lại hiệu quả mong muốn.
- Tự tin trong quyết định tuyển dụng đủ để tin tưởng nhân viên mình có thể làm việc độc lập, cần ít sự kiểm soát của cấp trên.
3. Kinh nghiệm để thực hiện trao quyền cho nhân viên hiệu quả
Trao quyền cho nhân viên thực sự có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để việc trao quyền cho nhân viên thực sự hiệu quả, hãy cùng FASTDO tìm hiểu chi tiết cách thức thực hiện đó.
3.1 Mục đích của trao quyền là để cùng nhau phát triển
Nếu bạn trao quyền cho nhân viên chỉ để san sẻ bớt gánh nặng công việc cho mình thì đó là một ý nghĩ vô cùng thiển cận. Việc này có thể khiến nhân viên chỉ làm đối phó mà không thực sự có trách nhiệm với công việc được giao.
Mục đích và ý nghĩa thực sự của việc trao quyền cho nhân viên chính là tạo cơ hội để nhân viên được đóng góp các ý tưởng sáng tạo và đưa ra quyết định trong những dự án quan trọng, tạo động lực cho họ làm việc và phát triển. Khi việc trao quyền được thực hiện đúng với ý nghĩa của nó thì đây chính là cơ hội để cả người trao quyền và người được trao quyền cùng nhau phát triển.
3.2 Thiết lập khuôn khổ rõ ràng
Để các công việc được kiểm soát một cách hiệu quả, nhà lãnh đạo cần đưa ra một giới hạn và phạm vi rõ ràng khi trao quyền cho nhân viên. Người được trao quyền cần nắm rõ họ được trao những quyền quyết định trong phạm vi nào để có sự chủ động trong công việc nhưng không vượt quá khuôn khổ cho phép và vẫn nằm trong tầm kiểm soát của lãnh đạo.
Một ví dụ điển hình liên quan đến việc trao quyền ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc như sau:
Lãnh đạo một công ty cho phép Trưởng phòng kinh doanh ra quyết định chiết khấu cho các khách hàng có đơn hàng lớn một số phần trăm nhất định thay vì phải trình lãnh đạo phê duyệt tất cả các đơn hàng như trước đó.
Việc trao quyền này sẽ giúp Trưởng phòng kinh doanh ra quyết định nhanh chóng cho một số đơn hàng từ đó đem khách hàng về cho công ty mà không phải chờ đợi trình duyệt như trước đây gây mất thời gian chờ đợi và mất luôn khách hàng. Bởi hiện nay, tốc độ ra quyết định chính là chìa khóa thành công của mỗi doanh nghiệp.
Việc trao quyền cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định mới đem đến hiệu quả thực sự.
- Lãnh đạo cần đưa ra yêu cầu rõ ràng cho cấp dưới được trao quyền.
- Nhân sự được trao quyền cần nắm rõ giá trị cốt lõi, văn hóa và chiến lược của công ty.
- Quyết định của nhân sự cần đặt trong chiến lược và mục tiêu chung của cả công ty.
3.3 Từ bỏ quản lý vi mô
Quản lý vi mô chính là phương thức quản lý kìm hãm sự phát triển của nhân viên vì phải phụ thuộc và tuân thủ nhiều vào cách thức làm việc mà lãnh đạo đưa ra. Việc trao quyền cho nhân viên chỉ thực sự đem lại hiệu quả khi nhà lãnh đạo từ bỏ quản lí vi mô và tạo cơ hội cho nhân viên được tự do đưa ra ý tưởng sáng tạo của riêng mình, tạo động lực cho họ học hỏi và phát triển. Khi lãnh đạo có tư tưởng cởi mở, nhân viên được trao quyền cũng thoải mái và làm việc hiệu quả hơn.
3.4 Cung cấp các tài nguyên, nguồn lực cần thiết
Để tránh việc nhân viên vẫn phụ thuộc vào lãnh đạo khi đã được trao quyền, bạn hãy cung cấp đầy đủ các công cụ, tài nguyên và những hướng dẫn căn bản để giúp nhân viên của mình không bị bỡ ngỡ với công việc mới như:
- Quy trình hướng dẫn căn bản công việc mới được ủy quyền.
- Các tài liệu tham khảo và một số kinh nghiệm chia sẻ trong việc thực thi công việc mới mà bạn đã trải qua và đúc rút được.
- Các công cụ, phương tiện thiết bị điện tử liên quan.
3.5 Phản hồi, góp ý mang tính xây dựng
Việc đưa ra những phản hồi hay ý kiến góp ý tích cực mang tính xây dựng với các dự án mới là vô cùng cần thiết cho cấp dưới được bạn trao quyền. Những góp ý rõ ràng, chi tiết sẽ giúp nhân viên của bạn có định hướng để vạch ra các bước cần thực hiện tiếp theo cho dự án.
Những lưu ý mà bạn cần tránh khi phản hồi góp ý như sau:
- Không nên đưa ra những lời góp ý chung chung mà không có định hướng rõ ràng.
- Góp ý nên chỉ ra cụ thể các điểm tốt và chưa tốt của dự án cùng những gợi ý chứ không nên áp đặt nhân viên phải làm theo ý bạn.
3.6 Cởi mở, lắng nghe và chấp nhận sự tham gia vào các quy trình của nhân viên
Để việc trao quyền đạt hiệu quả, trên cương vị là người quản lý bạn nên có sự cởi mở, sẵn sàng lắng nghe và tiếp nhận sự tham gia cùng các ý kiến góp ý của nhân viên vào các quy trình làm việc chung. Bởi bất kì quy trình làm việc nào cũng tồn tại những ưu, nhược điểm.
Khi có sự tham gia của nhiều người, chúng ta sẽ có nhiều góc nhìn khác nhau và việc cập nhật sửa đổi những điểm chưa hợp lí là vô cùng cần thiết để cải tiến quy trình được tốt hơn. Các dự án có sự tham gia của nhiều người cũng sẽ thu thập được nhiều ý tưởng mới và tỷ lệ các ý tưởng khả thi có thể áp dụng thực hiện hiệu quả cũng cao hơn.
Lắng nghe nhân viên là nền tảng của một môi trường làm việc tích cực, nơi cả doanh nghiệp cùng nhau đi lên. Một trong những phương pháp tiếp nhận tâm tư của nhân sự hiệu quả thời 4.0 là phần mềm cải tiến liên tục fKaizen. Đây là giải pháp cho phép ghi nhận, lưu trữ và phân loại các đóng góp của nhân viên.
Các ý kiến này sẽ được phản hồi và đánh giá trong nội bộ – như một diễn đàn nơi mọi nhân viên có thể tự do nói lên những đề xuất chung cho dội nhóm. fKaizen là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn xây dựng một văn hóa luôn luôn cải tiến, hướng tới sự hoàn thiện.
3.7 Truyền lửa cho nhân viên
Tạo động lực cho nhân viên chính là một trong những vai trò quan trọng của việc trao quyền cho nhân viên. Khi được trao quyền, nhân viên được tự do thực hiện ý tưởng của riêng mình. Họ sẽ cảm thấy mình được đóng góp một phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, từ đó có động lực để làm việc hơn.
Theo 5 bậc của tháp Maslow thì nhu cầu thể hiện và khẳng định bản thân của mỗi người nằm ở bậc cao nhất. Một số biện pháp tạo động lực cho nhân viên thông qua việc trao quyền:
- Trình bày rõ ràng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để nhân viên được trao quyền nắm được
- Tích cực đóng góp các ý kiến mang tính xây dựng cho các dự án mới của nhân viên
- Ghi nhận công sức của nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc được trao quyền
3.8 Trao niềm tin khi giao quyền cho nhân viên
Khi trao quyền cho nhân viên của mình, bạn cần có sự tin tưởng vào năng lực của họ. Việc quan tâm và thấu hiểu nhân viên giúp nhà lãnh đạo nắm bắt được năng lực của mỗi người từ đó định hướng mục tiêu và trao quyền phù hợp.
Trao quyền đồng nghĩa với việc trao đi niềm tin. Khi cảm thấy bản thân được lãnh đạo tin tưởng, nhân viên sẽ có sự tự chủ và làm việc cũng hiệu quả hơn. Mặc dù thực tế nhân viên của bạn có thể đưa ra những quyết định không giống bạn trong tình huống đó nhưng những quyết định đó có thể vẫn đem đến hiệu quả mong muốn hoặc ít ra nó cũng có tác dụng.
Người được trao quyền có thể sẽ phải đối mặt với nhiều thử thách trong công việc mới nhưng họ cảm thấy năng lực của mình được lãnh đạo tin tưởng, tạo điều kiện cho họ rèn luyện tính tự lập, tự quyết định các công việc trong giới hạn quyền hành. Việc đó cũng góp phần làm gia tăng tinh thần trách nhiệm của đội ngũ và khuyến khích sự đổi mới sáng tạo trong công việc của đội ngũ nhân sự.
Tóm lại, trao quyền cho nhân viên là động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển tổ chức thông qua việc giảm tải áp lực công việc cho cấp quản lí và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự cấp dưới. Người lãnh đạo trao quyền thành công cũng chính là trao đến nhân viên sự ảnh hưởng của mình, giúp nhân viên nhận ra tiềm năng của chính họ cũng như góp phần phát triển tổ chức. Hãy dùng việc trao quyền để giúp nhân viên của bạn cùng phát triển và biến họ thành cánh tay đắc lực của mình! Đọc thêm các bài viết khác từ Fastdo nhé!
>>> ĐỪNG BỎ QUA:
- 14 phong cách làm việc của người Nhật “cực hay” nên học hỏi
- 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên
Trao quyền cho nhân viên là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp?
Trao quyền cho nhân viên là việc cho phép họ hành động và ra quyết định trong phạm vi nhất định, giúp phát huy tối đa năng lực cá nhân và đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giảm tải công việc cho quản lý mà còn tạo động lực làm việc, tăng sự gắn kết của nhân viên với tổ chức.
Những lợi ích chính của việc trao quyền cho nhân viên là gì?
Việc trao quyền giúp giảm bớt khối lượng công việc cho lãnh đạo, tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện năng lực và học hỏi, đồng thời tăng hiệu quả và trách nhiệm trong công việc. Đây cũng là cơ sở để quản lý đánh giá năng lực và tiềm năng của nhân viên.
Những thách thức nào có thể gặp phải khi trao quyền cho nhân viên?
Trao quyền có thể gây áp lực cho nhân viên nếu họ phải chịu trách nhiệm quá lớn và thiếu sự hỗ trợ từ quản lý. Ngoài ra, quản lý cũng có thể lo ngại về việc nhân viên không đảm đương tốt công việc được giao hoặc lo sợ mất kiểm soát.
Làm thế nào để thực hiện trao quyền cho nhân viên một cách hiệu quả?
Để trao quyền hiệu quả, quản lý cần thiết lập mục tiêu rõ ràng, cung cấp tài nguyên và công cụ cần thiết, từ bỏ quản lý vi mô, và đưa ra phản hồi xây dựng để hướng dẫn nhân viên trong quá trình làm việc.
Vai trò của việc trao quyền trong việc phát triển nhân viên và tổ chức là gì?
Trao quyền không chỉ giúp nhân viên phát triển kỹ năng và tăng động lực làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên được khuyến khích sáng tạo và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Đây là một công cụ quan trọng để thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
