KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Facebook
Twitter
LinkedIn

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Trong bài viết này, FASTDO sẽ chia sẻ đến bạn các khái niệm liên quan đến quy trình kinh doanh và cách để lập sơ đồ quy trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Thế nào là quy trình kinh doanh?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước liên kết với nhau theo trình tự, được giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể để có thể đạt được một mục tiêu nhất định. Mục tiêu này có thể liên quan đến thị trường, khách hàng, nội bộ,… và được thực hiện bởi sự phối hợp của các bộ phận để cho ra kết quả tốt nhất.

Ví dụ, dưới đây là minh họa về quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty phần mềm đang có kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới.

Công việc
Đảm nhiệm chính
Nghiên cứu thị trường
Đội BA (Phân tích nghiệp vụ), Đội Marketing
Tìm các nguồn lực có hiệu quả tốt nhất để phát triển ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường
Đội BA, Đội Developers (Sản xuất phần mềm)
Thực hiện một nghiên cứu thị trường khác để xác nhận giả thuyết về sự phù hợp của sản phẩm
Đội BA
Các chuyên gia đổi mới và các khách hàng đầu tiên sẽ đánh giá ứng dụng để cải tiến
Đội BA, đội QC (Kiểm soát chất lượng, Đội developers
Lên kế hoạch Marketing sản phẩm rộng rãi
Đội Marketing
Ra mắt bản beta của ứng dụng để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác.
Đội BA, đội QC (Kiểm soát chất lượng, Đội developers
Ứng dụng được phát hành trong App Store hoặc Google Play.
sơ đồ minh họa quy trình kinh doanh
Quy trình kinh doanh là chuỗi các bước liên kết để đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp

>> XEM NGAY: Hướng dẫn sử dụng luật hấp dẫn thu hút khách hàng chi tiết

2. Các loại quy trình kinh doanh (Có ví dụ kèm theo)

Quy trình hoạt động kinh doanh có thể được phân thành 6 loại dựa theo vai trò của từng loại trong doanh nghiệp:

  • Nguồn nhân lực: Quy trình giới thiệu nhân viên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn.
  • Tài chính: Lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo (bạn có thể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance).
  • Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty.
  • Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đáp ứng điều kiện khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng tiềm năng.
  • Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy trình.
  • Sản xuất sản phẩm và vận hành doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
quy-trinh-kinh-doanh
Một số ví dụ về quy trình kinh doanh

>>> XEM THÊM: Chiến lược Marketing của Haidilao và những điểm sáng nổi bật

3. Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Kết quả có được là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất.

quy trình kinh doanh
Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là gì?

>>> TÌM HIỂU NGAY: Business Model Canvas là gì? Cách sử dụng mô hình Canvas

4. Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lượng cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại công ty.

quản lý quy trình kinh doanh
Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh?

>>> XEM THÊM: Thị phần là gì? 7 Phương pháp giúp gia tăng thị phần hiệu quả

5. Cách lập quy trình kinh doanh cho các hoạt đồng của công ty/ doanh nghiệp

5.1. Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Bạn có thể sử dụng các tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau để chỉ rõ ý nghĩa của các ký hiệu được sử dụng trong sơ đồ. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các hình dạng phổ biến nhằm giúp mọi người đều có thể hiểu được. Dưới đây là các hình dạng phổ biến nhất được sử dụng:

  • Hình chữ nhật: Dùng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hay hoạt động trong quy trình được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể.
  • Kim cương hay hình thoi: Dùng để biểu thị một quyết định.
  • Mũi tên: Dùng để kết nối giữa các bước.
  • Pill: Điểm bắt đầu hay kết thúc của một quy trình.
quy trình kinh doanh
Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

>>> XEM THÊM: Up Selling và Cross Selling: Sự khác nhau và bí quyết áp dụng

5.2 Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế một bản đồ quy trình, bạn có thể tham khảo cách thực hiện theo các bước dưới đây:

5.2.1 Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi lập bản báo cáo cuối cùng để trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, bạn nên cân nhắc lại những điều mà bạn muốn trình bày. Các thông tin bạn cần cân nhắc:

  • Nhiệm vụ của từng nhân viên trong quy trình.
  • Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhân viên mới.
  • Thời gian của mỗi phần trong quy trình.
  • Các điểm trọng yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh.
  • Những điều cần làm để giúp nhân viên mới hoàn thành công việc.
quy trình kinh doanh
Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

>>> ĐỌC NGAY: Cross Selling và 8 Gợi ý giúp thực hiện hiệu quả

6.2.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

Một lưu đồ quy trình nếu có quá nhiều bước sẽ trở nên lộn xộn và rất khó để theo dõi. Bạn có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng cách:

  • Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.
  • Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước.
  • Các khoảng cách nhất quán.
  • Giảm số lượng các nhánh trong đường kết nối.
các quy trình kinh doanh
Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

>>> ĐỌC THÊM: Doanh số và doanh thu là gì? Bí quyết thúc đẩy doanh số

6.2.3 Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Việc sử dụng màu sắc và hình ảnh là đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ cần được hiểu nhanh. Bạn nên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và thêm vào các biểu tượng để thu hút sự chú ý hơn ở các bước chính và làm cho thiết kế trở nên hấp dẫn hơn.

Áp dụng lý thuyết màu có thể tạo nên sự khác biệt cho lưu đồ, ví dụ dùng cặp màu đối lập để biểu thị sự “có” hoặc “không” trong lưu đồ. Chúng ta cũng có thể dùng màu nổi bật hơn để nhấn mạnh một thao tác quan trọng trong quy trình. Bạn có thể tham khảo các lưu đồ trên Canva, Visme hay SmartDraw, nơi các lưu đồ phù hợp với nhiều quy trình khác nhau, đa dạng màu sắc, kiểu cách từ trang trọng đến sáng tạo.

lưu đồ quy trình kinh doanh ứng dụng màu sắc
Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

>>>> KHÁM KHÁ NGAY: 7 Cách chốt sale hiệu quả mà dân kinh doanh nên biết

6.2.4 Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để truyền tải nhiều thông tin hơn

Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của các bộ phận khác nhau trong một quy trình. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng thêm đường thời gian để tăng tính hữu ích của sơ đồ.

quy trình kinh doanh của công ty
Dùng đường viền cho quy trình kinh doanh của công ty

>>> THAM KHẢO NGAY: Update ngay các chỉ số KPI trong marketing cực kỳ quan trọng

6.2.5 Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu ký hiệu trong quy trình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối khó hiểu, bạn nên thêm vào các nhãn hoặc chú giải. Điều này sẽ giúp cho sơ đồ của công ty dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều. Lưu ý rằng nhãn chỉ nên được dùng khi cần thiết, tránh đặt nhãn quá lớn hoặc quá nhiều thông tin văn bản không quan trọng làm mất tập trung người xem.

quy-trinh-kinh-doanh
Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

>>> ĐỌC NGAY: Xây dựng kịch bản bán hàng hiệu quả với 7 bước đơn giản

7. Ví dụ về quy trình kinh doanh của công ty thương mại

Công ty thương mại là một tổ chức trung gian trong kênh phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm chi phí và thời gian mua sắm của khách hàng. Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương mại là quá trình công ty đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, mục đích là tạo ra lợi nhuận.

quy trình kinh doanh
Ví dụ về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương mại
  • Bước 1- Chuẩn bị

Công ty cần có sự chuẩn bị tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được suôn sẻ. Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

    • Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì công đoạn này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
    • Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
    • Kế hoạch bán hàng cụ thể và chi tiết để xác định khách hàng tiềm năng
    • Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho khách hàng,…
  • Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất.

  • Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Công ty sẽ bắt đầu lên kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ.

  • Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo sau khi tiếp cận là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng. Bạn phải tập trung hơn vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, như vậy sẽ tạo được độ tin cậy cao với khách hàng.

  • Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng thời điểm. Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.

  • Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình hoạt động kinh doanh là kết thúc bán hàng bởi đây là quá trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng của công ty.

  • Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không.

>>> ĐỌC THÊM: USP là gì? 2 Gợi ý giúp Doanh nghiệp phát triển USP hiệu quả

8. Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của công ty

Để quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể cải tiến quy trình theo các bước sau:

8.1 Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định được các hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm: Marketing, đặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Dưới đây là một vài mẹo mà bạn có thể áp dụng:

  • Bạn sẽ có một câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này, giúp cho các thành viên tin tưởng hơn vào kết luận cuối cùng của bạn.
  • Bạn hãy liệt kê các hoạt động góp phần làm tăng giá trị cho công ty, sau đó sắp xếp lại dưới dạng một lưu đồ quy trình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn.
quy trình kinh doanh
Phân tích hoạt động

>>> ĐỌC NGAY: Bức tranh tương lai của quy trình chăm sóc khách hàng

8.2 Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Bạn hãy liệt kê các yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng rồi sau đó hãy ghi các yếu tố này bên cạnh các hoạt động mà bạn đã xác định. Tiếp đó, bạn hãy ghi lại những điều cần làm hoặc cần thay đổi để mang lại giá trị lớn hơn cho các yếu tố này.

quy trình kinh doanh
Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

>>>> ĐỌC NGAY:

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về quy trình kinh doanh cũng như cách để lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Fastdo hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập sơ đồ để việc thực hiện mục tiêu kinh doanh đạt kết quả tốt nhất. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này!

Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước liên kết với nhau, được giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện chuyên môn hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.

Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Kết quả có được là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất.

Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lượng cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại công ty.

5/5 - (15 bình chọn)
Picture of Nguyễn Như Quân
Nguyễn Như Quân
Xin chào! Tôi là Như Quân - Trưởng phòng Marketing của Fastdo. Chỉ có tại Blog của Fastdo.vn, mọi bài viết đều được hệ thống hoá bởi những thông tin mà Quân đã dành thời gian & nỗ lực hết mình để chắt lọc từ những nguồn đã kiểm chứng để mạng lại giá trị tối đa cho các độc giả. Hãy follow Fastdo, tôi đảm bảo bạn sẽ không còn bị bội thực thông tin trong thế giới rộng lớn này.
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

NHẬN TIN BÀI VIẾT

CHUYÊN MỤC

Bài viết có liên quan

Chủ đề được quan tâm

0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x
Zalo phone messager
Liên hệ qua số điện thoại

Gọi ngay

Liên hệ qua messager

Facebook Chat

Liên hệ qua zalo

Zalo Chat