KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (1 bình chọn)

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Trong bài viết này, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các khái niệm liên quan đến quy trình kinh doanh và cách để lập sơ đồ quy trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước liên kết với nhau, được giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện chuyên môn hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.

quy trình kinh doanh
Quy trình kinh doanh là gì?

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty phần mềm đang có kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới.

  1. Nghiên cứu thị trường.
  2. Sau khi nghiên cứu, công ty sẽ tìm các nguồn lực có hiệu quả tốt nhất để phát triển ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường.
  3. Thực hiện một nghiên cứu thị trường khác để xác nhận giả thuyết về sự phù hợp của sản phẩm. 
  4. Các chuyên gia đổi mới và các khách hàng đầu tiên sẽ đánh giá ứng dụng. Từ đó, công ty sẽ tiến hành chỉnh sửa để ứng dụng phù hợp hơn nữa.
  5. Sau khi sửa đổi, công ty sẽ lên kế hoạch Marketing sản phẩm rộng rãi để quảng bá cho ứng dụng của công ty mình.
  6. Phiên bản beta của ứng dụng sẽ được đưa ra để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác.
  7. Ứng dụng được phát hành trong App Store hoặc Google Play.

>>>> XEM NGAY: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

2. Ví dụ về quy trình kinh doanh của công ty thương mại

Công ty thương mại là một tổ chức trung gian trong kênh phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm chi phí và thời gian mua sắm của khách hàng. Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương mại là quá trình công ty đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, mục đích là tạo ra lợi nhuận.

quy trình kinh doanh
Ví dụ về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương mại
  • Bước 1- Chuẩn bị

Công ty cần có sự chuẩn bị tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được suôn sẻ. Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

    • Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì công đoạn này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
    • Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
    • Kế hoạch bán hàng cụ thể và chi tiết để xác định khách hàng tiềm năng
    • Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho khách hàng,…
  • Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất. 

  • Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Công ty sẽ bắt đầu lên kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ.

  • Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo sau khi tiếp cận là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng. Bạn phải tập trung hơn vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, như vậy sẽ tạo được độ tin cậy cao với khách hàng.

  • Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng thời điểm. Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.

  • Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình hoạt động kinh doanh là kết thúc bán hàng bởi đây là quá trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng của công ty.

  • Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 9 bước lập kế hoạch kinh doanh chuẩn, chi tiết A – Z [Kèm mẫu]

3. Các loại quy trình kinh doanh (Có ví dụ kèm theo)

Quy trình hoạt động kinh doanh có thể được phân thành 6 loại dựa theo vai trò của từng loại trong doanh nghiệp:

  • Nguồn nhân lực: Quy trình giới thiệu nhân viên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn.
  • Tài chính: Lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo (bạn có thể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance). 
  • Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty.
  • Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đáp ứng điều kiện khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng tiềm năng.
  • Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy trình.
  • Sản xuất sản phẩm và vận hành doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
quy trình kinh doanh online
Các loại quy trình hoạt động kinh doanh (Có ví dụ kèm theo)

>>> Lưu về ngay Cách quy đổi lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn

4. Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Kết quả có được là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất. 

quy trình kinh doanh
Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là gì?

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 4 phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

5. Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lượng cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại công ty.

quản lý quy trình kinh doanh
Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh?

>>>> ĐỌC THÊM: Lập kế hoạch kinh doanh online hiệu quả, chi tiết với 9 bước

6. Cách lập quy trình kinh doanh cho các hoạt đồng của công ty/ doanh nghiệp

6.1. Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Bạn có thể sử dụng các tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau để chỉ rõ ý nghĩa của các ký hiệu được sử dụng trong sơ đồ. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các hình dạng phổ biến nhằm giúp mọi người đều có thể hiểu được. Dưới đây là các hình dạng phổ biến nhất được sử dụng:

  • Hình chữ nhật: Dùng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hay hoạt động trong quy trình được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể.
  • Kim cương: Dùng để biểu thị một quyết định.
  • Mũi tên: Dùng để kết nối giữa các bước.
  • Pill: Điểm bắt đầu hay kết thúc của một quy trình.
quy trình kinh doanh
Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

6.2 Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế một bản đồ quy trình, bạn có thể tham khảo cách thực hiện theo các bước dưới đây:

6.2.1 Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi lập bản báo cáo cuối cùng để trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, bạn nên cân nhắc lại những điều mà bạn muốn trình bày. Các thông tin bạn cần cân nhắc:

  • Nhiệm vụ của từng nhân viên trong quy trình.
  • Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhân viên mới.
  • Thời gian của mỗi phần trong quy trình.
  • Các điểm trọng yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh.
  • Những điều cần làm để giúp nhân viên mới hoàn thành công việc.
quy trình kinh doanh
Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Lưu đồ là một lựa chọn linh hoạt và tiện dụng nhất trong trường hợp này. Bạn có thể dễ dàng bổ sung thêm các thông tin khác, chẳng hạn như người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ hoặc thời gian mà nhiệm vụ có thể kéo dài.

>>>> Tìm hiểu ngay Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

6.2.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

Một sơ đồ quy trình nếu có quá nhiều bước sẽ trở nên lộn xộn và rất khó để theo dõi. Bạn có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng cách:

  • Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.
  • Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước.
  • Các khoảng cách nhất quán.
  • Sắp xếp nhất quán các luồng quyết định.
  • Giảm số lượng các nhánh trong đường kết nối.
các quy trình kinh doanh
Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

6.2.3 Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Việc sử dụng màu sắc và hình ảnh là đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ cần được hiểu nhanh. Bạn nên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và thêm vào các biểu tượng để thu hút sự chú ý hơn ở các bước chính và làm cho thiết kế trở nên hấp dẫn hơn.

quy trình kinh doanh
Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

6.2.4 Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của các bộ phận khác nhau trong một quy trình. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng thêm đường thời gian để tăng tính hữu ích của sơ đồ và tránh được những rắc rối khi chia sẻ các tài liệu cá nhân.

quy trình kinh doanh của công ty
Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

6.2.5 Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu ký hiệu trong quy trình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối khó hiểu, bạn nên thêm vào các nhãn hoặc chú giải. Điều này sẽ giúp cho sơ đồ của công ty dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều.

quy trình kinh doanh
Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

7. Các mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh phổ biến

Ngày nay, việc xây dựng sơ đồ quản lý quy trình hoạt động kinh doanh là một thách thức to lớn đối với các nhà quản lý, dù là nhà quản lý của một công ty lớn hay một nhóm nhỏ. Dưới đây là các mẫu sơ đồ quản lý quy trình hoạt phổ biến mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.

7.1 Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực

Lưu đồ này là không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực. Lưu đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý nhân sự trong các công việc sau:

  • Truyền đạt các chính sách và quy trình của công ty trong toàn bộ tổ chức.
  • Nhân viên tham gia nhanh chóng và hiệu quả.
  • Đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra công bằng và thống nhất.
  • Tăng cường việc học tập để đào tạo nhân viên và phát triển thêm các kỹ năng.
xây dựng quy trình kinh doanh
Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực

7.2 Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Sơ đồ quy trình được các nhà quản lý sử dụng nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu dài hạn và nhân viên đi đúng hướng trong công việc. Nhà quản lý sẽ dễ dàng so sánh được các bước đã thực hiện với các bước trong kế hoạch ban đầu để đưa ra giải pháp kịp thời cho những năm tiếp theo.

quy trình kinh doanh
Sơ đồ quy trình quản lý công ty

7.3. Lập bản đồ quy trình làm việc

Sơ đồ quy trình làm việc sẽ giúp đội ngũ nhân viên biết cách để hỗ trợ khách hàng tốt nhất và đảm bảo các vấn đề đang giải quyết một cách hiệu quả. Sơ đồ cũng giúp nhà quản lý theo dõi được các cột mốc quan trọng nhằm đảm bảo cho dự án được giao đúng thời hạn.

quản trị quy trình kinh doanh
Lập bản đồ quy trình làm việc

8. Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của công ty

Để quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể cải tiến quy trình theo các bước sau:

8.1 Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định được các hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm: Marketing, đặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Dưới đây là một vài mẹo mà bạn có thể áp dụng:

  • Bạn sẽ có một câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này, giúp cho các thành viên tin tưởng hơn vào kết luận cuối cùng của bạn.
  • Bạn hãy liệt kê các hoạt động góp phần làm tăng giá trị cho công ty, sau đó sắp xếp lại dưới dạng một lưu đồ quy trình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn.
quy trình kinh doanh
Phân tích hoạt động

8.2 Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Bạn hãy liệt kê các yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng rồi sau đó hãy ghi các yếu tố này bên cạnh các hoạt động mà bạn đã xác định. Tiếp đó, bạn hãy ghi lại những điều cần làm hoặc cần thay đổi để mang lại giá trị lớn hơn cho các yếu tố này.

quy trình kinh doanh
Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

>>>> ĐỌC NGAY:

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về quy trình kinh doanh cũng như cách để lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Fastdo hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập sơ đồ để việc thực hiện mục tiêu kinh doanh đạt kết quả tốt nhất. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *