Quy trình kinh doanh là gì? 5 bước xây dựng quy trình chuẩn

Như bộ khung xương vững chắc cho cơ thể, quy trình kinh doanh đóng vai trò nền tảng cho sự vận hành hiệu quả và thành công của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Fastdo sẽ cung cấp những thông tin phân tích chi tiết về tầm quan trọng của sơ đồ kinh doanh và 5 bước xây dựng một quy trình chuẩn dành cho mọi doanh nghiệp.

1. Thế nào là quy trình kinh doanh?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước liên kết với nhau theo trình tự, được giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể để có thể đạt được một mục tiêu nhất định. Mục tiêu này có thể liên quan đến thị trường, khách hàng, nội bộ,… và được thực hiện bởi sự phối hợp của các bộ phận để cho ra kết quả tốt nhất.

Ví dụ, dưới đây là minh họa về quy trình kinh doanh của một công ty phần mềm đang có kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới.

2. Các loại quy trình kinh doanh (Có ví dụ kèm theo)

Quy trình kinh doanh có thể được phân chia dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như chức năng của các phòng ban, theo mức độ tự động hóa, theo lĩnh vực được áp dụng… Tuy nhiên phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là quy trình kinh doanh được phân theo vai trò của các phòng ban. Dưới đây là 6 phân loại chính trong sơ đồ kinh doanh:

• Nguồn nhân lực: Quy trình giới thiệu nhân viên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn.
• Tài chính: Lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo (bạn có thể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance).
• Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty.
• Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đáp ứng điều kiện khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng tiềm năng.
• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy trình.
• Sản xuất sản phẩm và vận hành doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

3. Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Kết quả có được là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất.

4. Vai trò của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lượng cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại công ty. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu một số vai trò cốt lõi của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp:

• Xác định được mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được cuối cùng, cần thực hiện các kế hoạch cụ thể nào để hướng đến mục tiêu chung.
• Kiểm soát được tiến độ hoàn thành dự án dễ dàng theo từng giai đoạn, quản lý rủi ro dự án và phòng ngừa các sai sót trong quá trình thực thi.
• Tự động đẩy nhanh quy trình giao việc, nhân viên dễ dàng nắm được bước tiếp theo trong kế hoạch là gì, hoàn thành nhiệm vụ cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức.
• Dễ dàng đo lường hiệu suất từng bước riêng lẻ, nguồn lực cần thiết cho các giai đoạn là gì, đánh giá và rút ra bài học cho các kế hoạch trong tương lai.

5. Hướng dẫn lập sơ đồ quy trình kinh doanh cơ bản cho doanh nghiệp

5.1. Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Bạn có thể sử dụng các tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau để chỉ rõ ý nghĩa của các ký hiệu được sử dụng trong sơ đồ kinh doanh. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các hình dạng phổ biến nhằm giúp mọi người đều có thể hiểu được. Dưới đây là các hình dạng phổ biến nhất được sử dụng trong quy trình kinh doanh:

• Hình chữ nhật: Dùng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hay hoạt động trong quy trình được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể.
• Kim cương hay hình thoi: Dùng để biểu thị một quyết định.
• Mũi tên: Dùng để kết nối giữa các bước.
• Pill: Điểm bắt đầu hay kết thúc của một quy trình.

5.2 Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế một sơ đồ kinh doanh, bạn có thể tham khảo cách thực hiện theo các bước dưới đây:

5.2.1 Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi lập bản báo cáo cuối cùng để trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, bạn nên cân nhắc lại những điều mà bạn muốn trình bày. Các thông tin bạn cần cân nhắc trong sơ đồ kinh doanh như sau:

• Nhiệm vụ của từng nhân viên trong quy trình.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhân viên mới.
• Thời gian của mỗi phần trong quy trình.
• Các điểm trọng yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh.
• Những điều cần làm để giúp nhân viên mới hoàn thành công việc.

5.2.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

Một lưu đồ quy trình kinh doanh nếu có quá nhiều bước sẽ trở nên lộn xộn và rất khó để theo dõi. Bạn có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng cách:

• Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.
• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước.
• Các khoảng cách nhất quán.
• Giảm số lượng các nhánh trong đường kết nối.

5.2.3 Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Việc sử dụng màu sắc và hình ảnh là đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ cần được hiểu nhanh. Bạn nên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và thêm vào các biểu tượng để thu hút sự chú ý hơn ở các bước chính và làm cho thiết kế trở nên hấp dẫn hơn.

Áp dụng lý thuyết màu có thể tạo nên sự khác biệt cho lưu đồ, ví dụ dùng cặp màu đối lập để biểu thị sự “có” hoặc “không” trong lưu đồ. Chúng ta cũng có thể dùng màu nổi bật hơn để nhấn mạnh một thao tác quan trọng trong quy trình kinh doanh. Bạn có thể tham khảo các lưu đồ trên Canva, Visme hay SmartDraw, nơi các lưu đồ phù hợp với nhiều quy trình khác nhau, đa dạng màu sắc, kiểu cách từ trang trọng đến sáng tạo.

5.2.4 Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để truyền tải nhiều thông tin hơn

Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của các bộ phận khác nhau trong một quy trình kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng thêm đường thời gian để tăng tính hữu ích của sơ đồ quy trình kinh doanh.

5.2.5 Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu ký hiệu trong quy trình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối khó hiểu, bạn nên thêm vào các nhãn hoặc chú giải. Điều này sẽ giúp cho sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều. Lưu ý rằng nhãn chỉ nên được dùng khi cần thiết, tránh đặt nhãn quá lớn hoặc quá nhiều thông tin văn bản không quan trọng làm mất tập trung người xem.

6. Ví dụ về quy trình kinh doanh của công ty thương mại

Công ty thương mại đóng vai trò trung gian chủ chốt trong chuỗi các kênh phân phối hàng hóa và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Quy trình kinh doanh của công ty thương mại chủ yếu xoay quanh việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ khách hàng, thúc đẩy lưu thông hàng hóa, kích thích nhu cầu của người tiêu dùng. Vậy làm thế nào để thiết kế sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty thương mại hiệu quả, hãy cùng Fastdo theo dõi 7 bước đât dựng quy trình chuẩn sau đây.

Bước 1 – Chuẩn bị

Công ty cần có sự chuẩn bị tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được suôn sẻ. Để quy trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

• Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì công đoạn này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
• Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
• Kế hoạch bán hàng cụ thể và chi tiết để xác định khách hàng tiềm năng
• Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho khách hàng,…

Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất.

Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Công ty sẽ bắt đầu lên kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ.

Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo trong quy trình kinh doanh sau khi tiếp cận là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng. Bạn phải tập trung hơn vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, như vậy sẽ tạo được độ tin cậy cao với khách hàng.

Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng thời điểm. Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.

Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình kinh doanh là kết thúc bán hàng bởi đây là quá trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng của công ty.

Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình kinh doanh cho hoạt động bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không.

Khảo sát cho thấy hơn 87% doanh nghiệp đang đối mặt với những thách thức hiệu suất kém do quy trình làm việc thiếu hiệu quả, mất đến 2-3 giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu ở khắp mọi nơi, thiếu sự liên kết giữa các bộ phận trong cùng một kế hoạch. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng này và đang tìm kiếm giải pháp cho quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, phần mềm quản lý quy trình fWorkflow là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

Với mục tiêu tự động hóa tất cả trên một nền tảng duy nhất, fWorkflow giúp quy trình làm viêc của từng phòng ban đều được thiết lập liền mạch và liên kế trên một kế hoạch duy nhất. Đặc biệt với tính năng tự động giao việc và chuyển bước, các nhà quản lý không còn mất thời gian giao việc, tự động hóa quy trình đẩy việc từ kế hoạch chung đến nhiệm vụ của từng cá nhân. fWorkflow là công cụ hỗ trợ hoàn hảo giúp doanh nghiệp giám sát quy trình kinh doanh, tiến độ thực thi và đánh giá hiệu quả hơn.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ ngay để tăng hiệu suất làm việc tăng 200% với fWorkflow, nhấn vào dưới đây:

7. Một số mẫu quy trình doanh phổ biến trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô, mục tiêu hoạt động… các doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp để đạt được mục tiêu hiệu quả. Dưới đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến bạn một số ví dụ về quy trình kinh doanh, bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của mình:

Quy trình bán hàng

Đối với doanh nghiệp mới đang trong quá trình xác định thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đây có thể là sơ đồ quy trình kinh doanh tối ưu dành cho bạn:

• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Xác định khách hàng tiềm năng phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tiếp cận khách hàng: Liên hệ với khách hàng tiềm năng và giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và giải quyết các thắc mắc của họ.
• Chốt giao dịch: Thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Chăm sóc khách hàng: Cung cấp dịch vụ khách hàng sau bán hàng và hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề.

Quy trình quản lý dự án

Để đảm bảo dự án được thực hiện một cách có hệ thống và hoàn thành đúng mục tiêu, ngân sách và tiến độ được đề ra, doanh nghiệp có thể tuân theo quy trình quản lý dự án cơ bản sau:

• Thiết lập kế hoạch dự án: Xác định được mục tiêu, ngân sách, thời hạn và phạm vi của dự án.
• Nguồn lực dự án: Quản lý các nguồn lực tham gia vào dự án.
• Giám sát hoạt động và kiểm soát: Theo dõi tiến độ thực thi dự án và điều chỉnh khi cần thiết.
• Kết thúc dự án: Đánh giá hiệu quả dự án sau khi hoàn thành và rút ra bài học kinh nghiệm trong tương lai.

Quy trình quản lý nhân sự

Quy trình quản lý nhân sự có thể được xem là quy trình cơ bản đối với hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm một chuỗi các hoạt động nhằm mục đích tuyển dụng, đào tạo, và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp. Ví dụ về quy trình tuyển dụng nhân sự có thể bao gồm các bước cơ bản sau:

• Lập kế hoạch nhân sự: Xác định được mục tiêu, tiêu chí đánh giá, tài nguyên cho đợt tuyển dụng.
• Tuyển dụng nhân sự: Thiết lập và thực hiện kế hoạch quảng bá để thu hút ứng viên tiềm năng, đánh giá sự phù hợp với văn hóa và yêu cầu của vị trí.
• Đào tạo nhân sự: Đào tạo cho nhân sự mới những kiến thức văn hóa, chuyên môn và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
• Đánh giá nhân sự: Thực hiện đánh giá nhân sự, từ đó có thể đánh giá chương trình đào tạo, có thể điều chỉnh kế hoạch tối ưu hơn.

8. Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của công ty

Để quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể cải tiến quy trình theo các bước sau:

8.1 Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định được các hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm: Marketing, đặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Dưới đây là một vài mẹo mà bạn có thể áp dụng khi cải tiến quy trình kinh doanh:

• Bạn sẽ có một câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này, giúp cho các thành viên tin tưởng hơn vào kết luận cuối cùng của bạn.
• Bạn hãy liệt kê các hoạt động góp phần làm tăng giá trị cho công ty, sau đó sắp xếp lại dưới dạng một lưu đồ quy trình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn.

8.2 Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Bạn hãy liệt kê các yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng rồi sau đó hãy ghi các yếu tố này bên cạnh các hoạt động mà bạn đã xác định trong quy trình kinh doanh. Tiếp đó, bạn hãy ghi lại những điều cần làm hoặc cần thay đổi để mang lại giá trị lớn hơn cho các yếu tố này.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của chúng tôi về quy trình kinh doanh cũng như cách để lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Fastdo hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập sơ đồ để việc thực hiện mục tiêu kinh doanh đạt kết quả tốt nhất. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này!

>>>> ĐỌC NGAY:

• Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định chi tiết
• Kế hoạch là gì? Vai trò & 4 bước lập kế hoạch hiệu quả
• Cách thuyết phục khách hàng theo từng nhóm đối tượng cho dân sale
• Ma trận quản lý thời gian là gì? 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả