Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và 5 mẹo quản lý

Nếu bạn đang thắc mắc quản lý dự án xây dựng là gì, vai trò của công việc này đối với một dự án xây dựng ra sao thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cũng như phương pháp quản lý tối ưu giúp bạn có được một dự án xây dựng chất lượng. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Quản lý dự án xây dựng là gì?

Quản lý dự án xây dựng là một dịch vụ chuyên nghiệp sử dụng các kĩ thuật chuyên môn để quản lý các công trình đầu tư xây dựng, có thể là đường xá, cầu cống, các công trình dân dụng,… Quản lý một dự án xây dựng là thực hiện giám sát và chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng một dự án từ đầu đến khi hoàn tất công trình cũng như đảm bảo chất lượng của dự án so với cam kết và tiến hành nghiệm thu dự án.

Một dự án xây dựng có thể có khâu quản lý phức tạp với nhiều giai đoạn. Ví dụ một dự án xây dựng nhà cao tầng phải trải qua giai đoạn khởi động (khảo sát, lập kế hoạch), giai đoạn lựa chọn đơn vị thi công, giai đoạn thực hiện thi công và giám sát, giai đoạn nghiệm thu và bàn giao,…

2. Vai trò của quản lý dự án trong ngành xây dựng

Quản lý dự án có vai trò rất quan trọng trong ngành xây dựng. Công việc này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Dưới đây là một số vai trò cơ bản của quản lý dự án:

• Kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc và lên kế hoạch phù hợp với mốc thời gian đã duyệt.
• Đánh giá tình trạng quá trình thực hiện, đảm bảo dự án đang được triển khai đúng kế hoạch. Tùy vào điều kiện thực tế, luôn chuẩn bị kịch bản đề phòng cho các rủi ro như rủi ro thời tiết, hụt nguồn cung vật tư,…
• Hỗ trợ tạo, xem xét và đánh giá các chỉ tiêu khi lựa chọn nhà thầu phù hợp.
• Giúp nhà thầu kiểm tra và báo cáo các vấn đề về nhân sự, thiết bị và cân đối kinh phí.
• Theo dõi tiến độ thời gian và đánh giá tình trạng hoàn thiện của các phần trong dự án.
• Báo cáo những lỗi thi công, lỗi kỹ thuật, chậm trễ trong quá trình thực hiện công trình và đưa ra những yêu cầu, đề xuất hỗ trợ về biện pháp khắc phục.
• Báo cáo tình hình theo yêu cầu và đưa ra những chính sách đảm bảo chất lượng dự án đúng theo mục tiêu đã đề xuất.
• Tư vấn cho hệ thống kiểm soát tài liệu của dự án.
• Trợ giúp giải quyết các vấn đề thu công.
• Hỗ trợ kiểm soát những vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ xây dựng công trình tạm thời, các kho bãi tập thể, hệ thống điện nước, văn phòng ở công trường để phục vụ trong quá trình thi công.
• Kiểm tra kế hoạch đào tạo và vận hành.
• Đảm bảo quá trình an toàn lao động trong xây dựng.
• Hỗ trợ kiểm tra chất lượng và số lượng của vật liệu thi công.

3. Thành phần ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng có chức năng tham mưu, đề xuất giúp chủ đầu tư thực hiện việc quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Ngoài ra, ban quản lý dự án còn thực hiện công tác giám sát các hoạt động xây dựng dự án đã được Hội Đồng quản trị phê duyệt.

3.1 Các phòng ban chuyên môn

Thông thường, các ban chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ban quản lý dự án sẽ gồm:

• Văn phòng Ban quản lý dự án (thực hiện cả nhiệm vụ kế hoạch, tổng hợp).
• Phòng Kỹ thuật – Thẩm định.
• Phòng Tài chính – Kế toán.
• Phòng Điều hành dự án (có thể nhiều hơn một phân nhóm).
• Phòng Dịch vụ tư vấn.

3.2 Phân ban theo tổng quan về nhiệm vụ

Các phòng ban quản lý dự án công trình xây dựng sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

• Quản lý tiến độ công trình.
• Đảm bảo an toàn lao động và môi trường thi công.
• Quản lý kế hoạch tổng thể dự án, chi phí và nguồn lực của công trình.
• Quản lý thời gian thực hiện và tiến độ của dự án.
• Quản lý hợp đồng, hoạt động thi công, rủi ro trong quá trình vận hành.
• Thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án và tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết.

3.3 Công việc thường làm

Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thường làm các công việc cơ bản sau:

• Quản lý về phạm vi, kế hoạch, khối lượng công việc; chất lượng dự án đầu tư xây dựng và tiến độ gia hạn dự án đầu tư xây dựng.
• Quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
• Quản lý an toàn trong khi thi công xây dựng, bảo vệ môi trường trong xây dựng, lựa chọn nhà thầu, hợp đồng xây dựng và quản lý rủi ro.
• Quản lý hệ thống thông tin công trình, hồ sơ quản lý dự án đầu tư xây dựng, các nội dung cần thiết khác được thực hiện theo quy định của Luật xây dựng và các luật liên quan.

Bên cạnh đó, chủ đầu tư và ban quản lý dự án còn có trách nhiệm thực hiện tư vấn quản lý về các vấn đề của dự án, tổng thầu (nếu có). Đồng thời, ban quản lý chọn phải đảm bảo các nội dung dự án đầy tư thực hiện theo đúng quy định tại Điều 66 của Luật Xây Dựng.

4. 5 mẹo quản lý dự án đầu tư xây dựng

Các dự án xây dựng ngày càng tăng về số lượng và quy mô nên công việc quản lý trở nên khó khăn, phức tạp hơn. Vì vậy, việc có một phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng hợp lý sẽ giúp chủ đầu tư nắm bắt định hướng, cân đối ngân sách và đánh giá thi công công trình chính xác nhất. Dưới đây là một số phương pháp quản lý dự án cơ bản:

4.1 Luôn ghi chép, phân tích tình hình

Quá trình ghi chép và phân tích công việc của từng giai đoạn luôn là hoạt động thiết yếu đối với mỗi người quản lý nhằm giúp giám sát các công việc một cách tỉ mỉ và chu đáo. Ngoài ra, việc nắm bắt tình hình cũng rất quan trọng để bạn có thể rút ra được kinh nghiệm cho lần sau và giúp cho dự án xây dựng được thực hiện hiệu quả hơn.

4.2 Liên kết chặt chẽ

Người quản lý dự án xây dựng muốn giám sát tốt quá trình làm việc thì cần phải nắm rõ được những thông số, tiến độ và chất lượng trong quá trình hoạt động của mỗi bộ phận. Do đó, việc liên hệ, kiểm soát quá trình triển khai dự án của mỗi bộ phận qua từng ngày, từng tuần, từng tháng là điều vô cùng cần thiết.

4.3 Nâng cao khả năng lưu trữ

Người quản lý giỏi không chỉ là người kiểm soát được tình trạng công việc mà còn phải tập trung cải thiện, nâng cao khả năng lưu trữ kết quả công việc. Kết quả thu được sau mỗi giai đoạn của mỗi phòng ban hoặc mỗi bộ phận đều là tiền đề ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình trong những giai đoạn sau. Do đó, bạn cần nâng cao khả năng lưu trữ thông tin cho dự án.

4.4 Tính chủ động, linh hoạt

Việc có nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến dự án và gây nên những thay đổi là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, những kế hoạch công việc cũng cần có sự điều chỉnh linh động, phù hợp. Người quản lý cần biết nắm bắt tình hình thực tế để có những định hướng cụ thể, linh hoạt và chủ động trong việc đưa ra những phương pháp tối ưu nhất để giải quyết các vấn đề nảy sinh ngoài dự tính.

4.5 Đảm bảo tiến độ công trình

Tiến độ công trình xây dựng là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công trong dự án. Việc đảm bảo tiến độ của công trình sẽ nâng cao uy tín của công ty, nhà thầu đối với chủ đầu tư và tạo tiền đề cho sự hợp tác lâu dài trong tương lai. Vì vậy, người quản lý luôn phải kiểm soát tối đa, đảm bảo các khâu trong quá trình thi công được thực hiện hiệu quả, đúng tiến độ.

5. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả 

Ngày nay, các dự án xây dựng ngày càng tăng về khối lượng và quy mô. Việc quản lý dự án xây dựng bằng phương pháp truyền thống gặp rất nhiều khó khăn và ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc và đem lại chất lượng tốt hơn.

5.1 Phần mềm quản trị kế hoạch fPlan

Phần mềm quản trị kế hoạch fPlan của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ: Danh sách, Board, Gantt và Lịch. Ngoài ra, fPlan còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn chỉ với thao tác đơn giản.

Tính năng nổi bật:

• Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
• Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
• Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày.

Nhấn vào đây để nhận được những tư vấn miễn phí về cách ứng dụng trợ thủ 4.0 này trong các dự án xây dựng:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

5.2 Mona PMS

Mona PMS là phần mềm được phát triển dựa trên công nghệ điện đám mây có khả năng hỗ trợ quản lý tình hình dự án mọi nơi qua internet. Nhờ có nhiều modules thay đổi linh hoạt theo nhu cầu, phần mềm này mang đến một trải nghiệm vô cùng tiện lợi trong quá trình quản lý của nhà đầu tư, chủ dự án.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý dữ liệu hiệu quả trên một hệ thống phần mềm.
• Dễ dàng truy cập ở bất cứ đâu khi có internet.
• Bảo mật tuyệt đối.

5.3 Phần mềm Diginet

Một trong những ứng dụng hỗ trợ quản lý dự chính tốt nhất hiện nay chính là Diginet. Phần mềm quản lý Diginet nổi bật với các tính năng giúp quản lý ngân sách dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp bạn quản lý công trình đang thi công, nguồn vốn và lên báo cáo tổng hợp đầu tư.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ tính năng truy vấn tài khoản một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Tích hợp một số chương trình phục vụ trong việc quản lý nhân sự.
• Dễ dàng thiết lập các mẫu kế hoạch phục vụ cho dự án.

5.4 PMS

Phần mềm PMS là công cụ hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng ở tất cả các khâu một cách chi tiết. Phần mềm còn giúp bạn quản lý hệ thống nhân viên, nguồn vốn đầu tư, lương và chi phí phát sinh trong dự án một cách rõ ràng. Nhiều người đánh giá PMS là một phần mềm tiện ích và dễ sử dụng.

Tính năng nổi bật:

• Không mất phí và phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.
• Có thể truy cập trên mọi thiết bị nếu có kết nối internet.

5.5 VietPM

Phần mềm VietPM nổi tiếng với hơn 15 phân hệ chức năng, có các ưu điểm vượt trội giúp bạn quản lý cả những chi tiết nhỏ nhất của một hay nhiều dự án xây dựng khác nhau. Chính vì ưu điểm đó mà phần mềm này được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý dự án lớn và lâu dài.

Tính năng nổi bật:

• Sở hữu các chức năng của một phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
• Tương thích với nhiều loại thiết bị.

5.6 MyXteam

MyXteam là ứng dụng quản lý dự án đầu tư xây dựng với nhiều tính năng tiện ích. Ngoài việc giúp bạn giám sát dự án, phần mềm còn hỗ trợ trong phân công và theo dõi quá trình làm việc của từng thành viên. Vì là một phần mềm hoàn toàn trực tuyến nên chỉ cần có internet thì bạn sẽ có thể truy cập ở bất cứ đâu.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ tạo lập kế hoạch.
• Hiển thị bản kế hoạch dễ nhìn hơn dưới dạng danh sách.
• Có khả năng tương thích với nhiều thiết bị.
• Cho phép giao việc và đặt deadline cụ thể cho từng thành viên.

6. Mẫu quản lý dự án xây dựng bằng Excel

Để quản lý và duy trì dự án một cách hiệu quả, trực quan hơn, Microsoft Excel đã được nhà lãnh đạo tận dụng để thực hiện các nhiệm vụ đó. Dưới đây là một số mẫu quản lý dự án xây dựng bằng Excel vô cùng hữu ích:

6.1 Mẫu biểu đồ thời gian dự án

• Mốc thời gian kế hoạch làm việc: Mẫu thời gian kế hoạch làm việc phù hợp cho một dự án cơ bản sẽ bao gồm nhiều cột biểu thị cho các giai đoạn. Lộ trình sẽ tự động cập nhật khi bạn nhập thêm dữ liệu vào bảng tính.

• Biểu đồ Gantt theo dõi ngày: Thao tác trên biểu đồ Gantt khá đơn giản. Bạn chỉ cần nhập đủ thông tin mô tả, phân chia người thực hiện, tỷ lệ phần trăm của tiến trình, ngày bắt đầu và ngày phân bố cho đến khi hoàn thành.

• Mốc thời gian và nhiệm vụ dự án (Timeline): Mẫu quản lý theo mốc thời gian và nhiệm vụ dự án rất thích hợp với những người muốn tích hợp các cột mốc thời gian quan trọng vào dòng thời gian. Mẫu quản lý này có ưu điểm nổi bật là trực quan hóa các công việc với những dấu mốc phía trên dòng thời gian.

6.2 Mẫu kế hoạch dự án

Có nhiều kế hoạch dự án yêu cầu bạn phải trình bày trên Microsoft Word nhưng cần có biểu đồ Excel. Tuy nhiên, đối với các dự án cơ bản, bạn có thể giải quyết điều đó chỉ với phần mềm Microsoft Excel.

• Biểu đồ Gantt: Khi tìm kiếm các mẫu kế hoạch dự án trong Excel, bạn sẽ chủ yếu tìm thấy các biểu đồ Gantt đa dạng khác nhau. Biểu đồ Gantt trong mẫu kế hoạch khác biệt với biểu đồ Gantt theo dõi ngày là có bao gồm các giai đoạn của dự án.

• Mẫu kế hoạch sự kiện: Đối với dự án đơn giản như lên kế hoạch cho một bữa tiệc, một mẫu kế hoạch chỉ cần có một trang liệt kê nhiệm vụ, xác định lịch trình và ngân sách.

6.3 Mẫu theo dõi dự án

Excel còn sở hữu một số mẫu quản lý có công dụng hỗ trợ theo dõi dự án và theo dõi chi phí. Bạn có thể tham khảo các mẫu dưới đây:

• Theo dõi chi phí dựa trên hoạt động: Chi phí sản phẩm được thể hiện một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, tổng quan hoặc chi tiết.

• Mẫu theo dõi dự án: Phù hợp với những người đang xử lý nhiều khách hàng, dự án hoặc sản phẩm khác nhau.

6.4 Mẫu kế hoạch kinh doanh

Microsoft Office sở hữu danh mục riêng cho các mẫu kế hoạch kinh doanh. Bạn có thể tìm kiếm các mẫu bằng việc chọn danh mục kế hoạch kinh doanh ở bên phải để hiện ra các mẫu như chi phí khởi nghiệp, danh sách kiểm tra kế hoạch kinh doanh và danh sách kiểm tra kế hoạch kinh doanh với phân tích SWOT.

7. Quản lý dự án xây dựng công trình cần chú ý điều gì?

Để tiến độ công việc diễn ra đúng thời hạn và hiệu quả hơn, các doanh nghiệp cần chú ý những nội dung sau khi quản lý dự án xây dựng công trình:

7.1 Phác họa bản kế hoạch tổng thể 

Bản kế hoạch tổng thể về dự án đầu tư xây dựng là những nội dung mà trong đó bạn sẽ phải chỉ rõ được các đối tượng và thành phần tham gia. Ngoài ra, bản kế hoạch này cũng phải chỉ ra được những nhiệm vụ chính cần thực hiện trong quá trình tiến hành dự án. Đây sẽ là bước định hướng quan trọng để bạn có thể đưa ra các bước đi cụ thể tiếp theo.

7.2 Có kế hoạch tài chính phù hợp

Tạo lập kế hoạch tài chính là một bước vô cùng cần thiết trong việc quản lý dự án. Nội dung của bản kế hoạch tài chính phải bắt đầu từ vấn đề chung, những hạng mục lớn rồi mới đến những chi tiết cụ thể hơn. Một điều vô cùng quan trọng là bạn phải tính toán dư ra một khoản dự trù tài chính cho dự án, tránh việc chi phí thực tế vượt quá dự tính ban đầu.

7.3 Lập kế hoạch chi tiết, cụ thể

Sau khi đã nắm được định hướng chung của dự án thì bạn phải xây dựng ngay bản kế hoạch thực hiện chi tiết và cụ thể. Đối với mỗi nhiệm vụ tổng quát, bạn hãy liệt kê các công việc cụ thể hơn cần phải thực hiện ở phía dưới để có thể dễ dàng theo dõi.

7.4 Cập nhật tình hình dự án

Một dự án xây dựng sẽ có sự tham gia từ nhiều bên liên quan khác nhau. Do đó, để nắm bắt được những thông tin mới nhất về tình hình dự án thì bạn nên chủ động liên lạc với với các bên liên quan. Đồng thời, bạn hãy thường xuyên đến công trình để kiểm tra trực tiếp.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quản lý dự án xây dựng. Nếu bạn cần tư vấn về phần mềm hỗ trợ quản lý dự án hoặc các phần mềm quản trị chuyên biệt khác thì hãy liên hệ ngay với Fastdo theo thông tin dưới đây.

>>>> ĐỪNG BỎ QUA:

• [TẢI MIỄN PHÍ] – Biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh cho doanh nghiệp
• 6 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay [KÈM FILE MIỄN PHÍ]
• Chi phí quản lý dự án là gì? 8 cách tiết kiệm chi phí hiệu quả
• Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp