KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Sổ tay nhân viên là gì? Thiết kế sổ tay nhân sự cho doanh nghiệp

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (5 bình chọn)

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khái niệm về sổ tay nhân viên còn khá mơ hồ và cho rằng đây là dòng văn bản chỉ dành cho những tập đoàn lớn. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu về khái niệm và cách xây dựng sổ tay nhân sự hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng xem ngay nhé!

>>>> BỎ TÚI NGAY: 11 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm và công việc hiệu quả

1. Sổ tay nhân viên là gì?

Sổ tay nhân sự được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền đạt các nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng đối với người lao động. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn tổng hợp tất cả các thông tin về chính sách, quy định làm việc và hình thức khen thưởng, xử phạt của nội bộ công ty.

sổ tay nhân viên là gì
Sổ tay nhân sự là gì?

Mục đích của loại sổ tay này là giúp doanh nghiệp thiết lập những quy định trong nội bộ tổ chức. Sổ tay nhân sự này cho phép nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình từ phía doanh nghiệp và ngược lại. Từ đó, tài liệu này sẽ là chiếc cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Cách quy đổi lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn

2. File mẫu sổ tay nhân sự

Với những thông tin tổng quát trong sổ tay nhân sự sẽ rất có ích với nhân viên mới. Một quyển sổ tay được viết kỹ càng và hoàn chỉnh sẽ giúp các nhân viên có thể nhanh chóng bắt kịp môi trường làm việc mới.

sổ tay nhân viên
File mẫu sổ tay nhân sự

>>>> XEM NGAY: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay nhân viên?

Việc doanh nghiệp làm sổ tay nhân sự sẽ giúp các nhân sự mới có thể tiếp thu và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn đem lại nhiều lợi ích như:

  • Hỗ trợ các nhân sự mới bắt kịp: Nhân viên có thể tự chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy hay những phương pháp làm việc thay vì phải đi tìm những nhân sự liên quan để tham khảo ý kiến.
  • Xây dựng một văn hóa có tính minh bạch trong tổ chức: Tất cả thông tin, chính sách khi được phân bố rộng rãi sẽ giúp đem lại tính minh bạch trong tổ chức công ty rõ ràng hơn.
  • Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân sự giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của từng nhân viên rồi từ đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích đồng thời loại trừ những hành vi sai trái.
  • Thiết lập các chính sách làm việc tốt hơn: Việc thiết lập các chính sách một cách tổng quát kể các cách thức doanh nghiệp vận hành trong sổ tay sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra những phương án củng cố và cải thiện những điểm yếu còn tồn tại.
  • Hạn chế các rắc rối liên quan đến pháp lý: Sổ tay nhân sự sẽ chỉ ra những trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những tham khung chiếu chuẩn để khen thưởng hay xử phạt người lao động mà không bị vướng vào kiện cáo vô nghĩa.
sổ tay nhân viên
Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay nhân sự

>>>> KHÔNG NÊN BỎ QUA: 4 nghệ thuật quản lý nhân sự tài tình trong doanh nghiệp

4. Hướng dẫn xây dựng sổ tay nhân sự

Sổ tay công nhân viên là loại hình không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Mỗi doanh nghiệp có thể biến sổ tay dành cho nhân viên thành tài liệu độc nhất vì vậy việc xây dựng loại sổ tay này sẽ tùy thuộc vào mỗi tổ chức.

>>>> NHẤN VÀO ĐÂY: 17 cuốn sách hay về quản trị nhân sự bạn nên đọc nhất

4.1 Nguyên tắc về nội dung

Nội dung sổ tay dành cho nhân viên không có khuôn mẫu nhất định và doanh nghiệp có thể tùy biến sao cho phù hợp với mục đích, nhu cầu sử dụng. Một quyển sổ tay nhân sự cần phải đảm bảo những nội dung sau:

  • Giới thiệu về doanh nghiệp.
  • Tầm nhìn sứ mệnh và văn hóa làm việc.
  • Quy tắc ứng xử được dùng trong và ngoài doanh nghiệp.
  • Nội quy công việc.
  • Cơ chế khen thưởng, phúc lợi.
  • Một số quy tắc làm việc chung mà nhân viên cần nắm.
sổ tay nhân sự
Nội dung sổ tay nhân sự

4.2 Hình thức trình bày

Ngoài phải đảm bảo nội dung thì yếu tố hình thức trình bày cũng phải đủ hấp dẫn để có thể lôi kéo nhân viên sử dụng. Hai xu hướng trình bày sổ tay dành cho nhân viên hiện nay là:

  • Bản in: Đây là hình thức mà nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa mà sổ tay mang lại. Tuy nhiên, xu hướng trình này có nhược điểm là chi phí khá cao và phải tái bản nếu có điều gì đó thay đổi .
  • Sổ tay điện tử hay website tương tác: Xu hướng trình bày này có giao diện ấn tượng, dễ dàng chỉnh sửa và chi phí thấp. Đây hiện là hình thức sổ tay được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng.
sổ tay nhân viên
Hình thức trình bày

>>>> ĐỌC THÊM: Mentorship là gì? 5 bước xây dựng chương trình Mentorship

4.3 Ngôn ngữ sử dụng

Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay dành cho nhân viên không nhất thiết trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh. Ngôn ngữ viết có thể thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu ngôn ngữ viết sổ tay.

  • Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Kể cả khi đưa những ngôn từ mang tính chất cấm (như cấm hút thuốc…) bạn cũng cần phải sử dụng những ngôn ngữ mang tính hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh.
  • Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Bạn có thể thay đổi những ngôi xưng như “nhân viên” hay doanh nghiệp” bằng “bạn” và tên của doanh nghiệp để tạo thiện cảm.
  • Nếu có thể hãy thêm vài điều hài hước: Tuy mục đích của cuốn sổ này không phải để chọc cười nhân viên nhưng những hình ảnh vui nhộn sẽ tạo nên những trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
  • Sử dụng từ ngữ đơn giản và ngắn gọn: Mặc dù phải cung cấp đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp nhưng bạn hãy cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt tất cả thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
thiết kế sổ tay nhân viên
Ngôn ngữ sử dụng trong sổ tay nhân sự

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA CÁC BÀI VIẾT SAU:

Fastdo hy vọng với những thông tin hữu ích trên giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ tay nhân viên và có thể xây dựng được sổ tay này cho doanh nghiệp của mình. Hiện Fastdo đang phát triển và cung cấp một phần mềm quản trị nhân sự F-HRs. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc sử dụng phần mềm này thì hãy liên hệ đến chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé!

Thông tin liên lạc:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *