Một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và tăng cường sự hiểu biết của nhân viên về văn hóa, giá trị và các quy định nội bộ chính là sổ tay nhân viên. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu những thông tin chi tiết giúp doanh nghiệp xây dựng và hoàn thiện một sổ tay nhân sự chuyên nghiệp, phù hợp với đặc thù tổ chức của bạn.
1. Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền đạt các nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng đối với người lao động. Đây là tài liệu tổng hợp tất cả các thông tin về chính sách, quy định làm việc và hình thức khen thưởng, xử phạt của nội bộ công ty.
Mục đích của loại sổ tay này là giúp doanh nghiệp thiết lập những quy định trong nội bộ tổ chức. Sổ tay nhân sự cho phép nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình từ phía doanh nghiệp và ngược lại, tạo thành cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn.
2. Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay nhân viên?
Sổ tay nhân viên là tài liệu quan trọng giúp nhân sự nắm được cá quy định và chính sách một cách có hệ thống và minh bạch. Dưới đây là một số lý do doanh nghiệp cần thiết lập sổ tay nhân sự:
- Hỗ trợ cho quá trình onboarding: Nhân viên mới có thể tự chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy hay những phương pháp làm việc thay vì phải đi tìm những nhân sự liên quan để tham khảo ý kiến.
- Xây dựng một văn hóa có tính minh bạch trong tổ chức: Tất cả thông tin, chính sách khi được phân bố rộng rãi sẽ giúp đem lại tính minh bạch trong tổ chức công ty rõ ràng hơn.
- Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân sự giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của từng nhân viên rồi từ đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích đồng thời loại trừ những hành vi sai trái.
- Thiết lập các chính sách làm việc tốt hơn: Việc thiết lập các chính sách một cách tổng quát kể các cách thức doanh nghiệp vận hành trong sổ tay sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra những phương án củng cố và cải thiện những điểm yếu còn tồn tại.
- Hạn chế các rắc rối liên quan đến pháp lý: Cho đến thời điểm hiện tại, chưa có văn bản quy định pháp lý nào bắt buộc doanh nghiệp phải thiết lập sổ tay nhân viên. Tuy nhiên để đảm bảo mỗi nhân sự đều nắm được quyền hạn và trách nhiệm của mình, các quy định trong sổ tay là khung tham chiếu chuẩn để tránh những xung đột liên quan đến pháp lý.
3. Hướng dẫn xây dựng sổ tay nhân sự
Sổ tay công nhân viên là loại hình không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Mỗi doanh nghiệp có thể biến sổ tay dành cho nhân viên thành tài liệu độc nhất vì vậy việc xây dựng loại sổ tay này sẽ tùy thuộc vào mỗi tổ chức.
3.1 Nguyên tắc về nội dung
Nội dung sổ tay dành cho nhân viên không có khuôn mẫu nhất định và doanh nghiệp có thể tùy biến sao cho phù hợp với mục đích, nhu cầu sử dụng. Một quyển sổ tay nhân sự cần phải đảm bảo những nội dung sau:
- Giới thiệu về doanh nghiệp.
- Tầm nhìn sứ mệnh và văn hóa làm việc.
- Quy tắc ứng xử được dùng trong và ngoài doanh nghiệp.
- Nội quy công việc.
- Cơ chế khen thưởng, chính sách phúc lợi.
- Một số quy tắc làm việc chung mà nhân viên cần nắm.
3.2 Hình thức trình bày
Ngoài phải đảm bảo nội dung thì yếu tố hình thức trình bày cũng phải đủ hấp dẫn để có thể lôi kéo nhân viên sử dụng. Hai xu hướng trình bày sổ tay dành cho nhân viên hiện nay là:
- Bản in: Đây là hình thức mà nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa mà sổ tay mang lại. Tuy nhiên, xu hướng trình này có nhược điểm là chi phí khá cao và phải tái bản nếu có điều gì đó thay đổi .
- Sổ tay điện tử hay website tương tác: Xu hướng trình bày này có giao diện ấn tượng, dễ dàng chỉnh sửa và chi phí thấp. Đây hiện là hình thức sổ tay được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển đổi sang hình thức bởi bởi tính tiện lợi khi chia sẻ, lưu trữ và chỉnh sửa.
3.3 Ngôn ngữ sử dụng
Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay dành cho nhân viên không nhất thiết trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh. Ngôn ngữ viết có thể thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu ngôn ngữ viết sổ tay.
- Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Kể cả khi đưa những ngôn từ mang tính chất cấm (như cấm hút thuốc…) bạn cũng cần phải sử dụng những ngôn ngữ mang tính hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh.
- Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Bạn có thể thay đổi những ngôi xưng như “nhân viên” hay doanh nghiệp” bằng “bạn” và tên của doanh nghiệp để tạo thiện cảm.
- Nếu có thể hãy thêm vài điều hài hước: Tuy mục đích của cuốn sổ này không phải để chọc cười nhân viên nhưng những hình ảnh vui nhộn sẽ tạo nên những trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
- Sử dụng từ ngữ đơn giản và ngắn gọn: Mặc dù phải cung cấp đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp nhưng bạn hãy cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt tất cả thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Sổ tay nhân viên là công cụ quan trọng giúp cung cấp thông tin và hướng dẫn cơ bản cho nhân viên mới. Tuy nhiên, để quy trình đào tạo trở nên hiệu quả và chuyên sâu hơn, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ quản lý đào tạo hiện đại. Phần mềm đào tạo nội bộ fTrain là công cụ hữu ích giúp bạn dễ dàng tổ chức, quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình đào tạo của nhân viên.
ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ NHẬN TƯ VẤN CHI TIẾT VỀ PHẦN MỀM ĐÀO TẠO NỘI BỘ FTRAIN.
4. 3 Mẫu trình bày sổ tay nhân viên phổ biến
Với những thông tin tổng quát trong sổ tay nhân sự sẽ rất có ích với nhân viên mới. Một quyển sổ tay được viết kỹ càng và hoàn chỉnh sẽ giúp các nhân viên có thể nhanh chóng bắt kịp môi trường làm việc mới. Dưới đây là một số mẫu sổ tay nhân sự tại các doanh nghiệp và cách cách trình bày bạn có thể tham khảo.
4.1 Sổ tay nhân viên Nordstrom – Cửa hàng bách hóa
Sổ tay nhân viên của cửa hàng bạch hóa Nordstrom nổi bật bởi cách trình bày đơn giản, chỉ tập trung vào một hướng dẫn chính nhưng rất hiệu quả: “Use good judgment in all situations” (Sử dụng phán đoán tốt trong mọi tình huống). Không giống với các tài liệu văn hóa dài hàng trăm trang, Nordstrom thúc đẩy văn hóa trao quyền cho nhân viên chủ động đưa ra quyết định trong mọi tình huống.
Chỉ với một slogan ngắn gọn trên một trang giấy, sổ tay nhân sự Nordstrom tạo cảm giác tự do cho nhân viên, không bị gò bó bởi các quy định. Nordstrom tập trung vào việc xây dựng văn hóa đặt niềm tin vào nhân viên, quan tâm đến chất lượng dịch vụ khách hàng hơn là các quy định cứng nhắc.
4.2 Valve Handbook for New Employees – Sổ tay nhân sự
Sổ tay nhân sự Valve nổi bật với triết lý quản lý phi truyền thống của công ty, được đánh giá cao bởi tính tiếp cận sáng tạo và cởi mở. Valve Handbook không chỉ là một tài liệu hướng dẫn nhân sự mà còn truyền cảm hứng bởi cách trình bài sáng tạo.
Một trong những điểm nổi bật của sổ tay này là việc nhấn mạnh vào môi trường làm việc không có quản lý cấp trên, nơi nhân viên được khuyến khích tự chủ, lựa chọn dự án và chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc của mình. Ngoài ra, sổ tay còn đề cao các giá trị cốt lõi như sự sáng tạo, hợp tác, và sự tự do cá nhân, giúp nhân viên cảm thấy được tin tưởng và động viên để phát huy tối đa khả năng.
4.3 Sổ tay nhân viên trên nền tảng số – Trello
Sổ tay nhân viên của Trello là một tài liệu mang tính chất hướng dẫn và truyền cảm hứng cho nhân viên, đồng thời phản ánh văn hóa làm việc cởi mở, linh hoạt và sáng tạo của công ty. Điểm nổi bật của sổ tay Trello là cách trình bày bằng các bảng và thẻ màu sắc quen thuộc như giao diện ứng dụng Trello, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và ghi nhớ thông tin.
Bên cạnh các thông tin cơ bản về giá trị doanh nghiệp và các quy định nội bộ, sổ tay nhân sự Trello nhấn mạnh vào sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Văn hóa doanh nghiệp đề cao tính tự chủ, khuyến khích nhân viên linh hoạt và tự động lực để phát huy tối đa khả năng sáng tạo và đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức.
5. Những thông tin không nên đề cập trong sổ tay nhân viên
Khi thiết lập sổ tay nhân viên, người thực hiện cũng cần lưu ý cân nhắc một số thông tin không nên đề cập đến và quy định quá cứng nhắc như:
- Chính sách thương thưởng cố định: Ngoại trừ các khoản thưởng cố định như lễ, sinh nhật, việc đưa ra các quy định quá cụ thể về mức thưởng cho từng trường hợp có thể làm giảm tính linh hoạt của doanh nghiệp. Bạn nên thiết lập chính sách thưởng dựa trên hiệu quả công việc và đóng góp, tránh tạo cảm giác bất công hoặc kỳ vọng cố định từ nhân viên.
- Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí: Mặc dù việc mô tả công việc là cần thiết, sổ tay nhân viên không nên liệt kê quá chi tiết các trách nhiệm của từng vị trí. Đừng để sổ tay nhân sự của doanh nghiệp trở thành rào cản hạn chế sự linh động trong phân công công việc và điều chỉnh vai trò khi cần thiết.
- Tránh những nội quy có tính phân biệt: Tránh để sổ tay nhân viên của bạn chứa đựng những nội dung và quy định mang tính phân biệt, dù là vô tình, có thể gây ra những hiểu lầm và bức xúc từ phía nhân viên. Ví dụ, các nội quy về trang phục, ngôn ngữ hoặc cách ứng xử cần mang tính bao quát, tránh ưu tiên hay phân biệt nhóm người nhất định.
Fastdo hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ tay nhân viên và có thể xây dựng được sổ tay này cho doanh nghiệp của mình. Đừng quên thoe dõi chuyên mục Quản trị nhân lực tại Fastdo để cập nhật ngay những thông tin mới nhấ về quản trị nội bộ doanh nghiệp nhé.
>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA CÁC BÀI VIẾT SAU:
