Tất tần tật về lưu đồ quy trình mua hàng của Doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hơn thế nữa, nếu lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh trường hợp gián đoạn. 

Bài viết dưới đây FASTDO sẽ cung cấp thông tin cho anh/chị về lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những hạn chế khi áp dụng trong lưu đồ quy trình mua hàng.

>>> ĐỌC NGAY:

• 10 phương pháp đánh giá nhân viên chính xác, hiệu quả nhất
• Cách xây dựng chi tiết bộ quy tắc ứng xử trong Doanh nghiệp
• Phễu Marketing: 3 tranh cãi phổ biến về phễu Marketing
• Phần mềm fCheckin giải pháp đa năng cho việc quản lý thời gian

1. Tầm quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng đối với doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng vô cùng cần thiết đặc biệt là với yếu tố sống còn của doanh nghiệp thương mại, dưới đây FASTDO sẽ phân tích tầm quan trọng của nó:

Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ số lượng, chất lượng đồng thời cần đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quy trình bán ra. Do đó, vai trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Lưu đồ quy trình mua hàng tốt, cũng có nghĩa là doanh nghiệp của bạn luôn đảm bảo được lượng hàng hóa với chất, lượng tốt nhất.

Tiếp đến, doanh nghiệp cần đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp nhằm tạo thuận lợi cho việc gia tăng. Việc lưu đồ quy trình mua hàng Doanh nghiệp tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý đồng thời có được nguồn hàng chất lượng, nếu doanh nghiệp thương lượng được những mức giá “hấp dẫn” để giá thành đầu vào cho sản phẩm là tốt nhất.

Bên cạnh đó, lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra. Hơn thế nữa, với lưu đồ quy trình mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng hóa, cũng như hàng hóa dự trữ không quá thấp.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Sơ đồ PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT

2. Mô tả lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ chức

NHẬN NGAY 30+ BIỂU MẪU NHÂN SỰ MIỄN PHÍ

Họ và tên *

Địa chỉ Email *

Số điện thoại(Zalo) *

Công ty *

Quy mô * 1-15 Nhân sự16-30 Nhân sự31-60 Nhân sự60-200 Nhân sự

Chức vụ *

Lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin.  Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có lưu đồ quy trình mua hàng với những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, FATSDO xin gửi đến bạn lưu đồ quy trình mua hàng có thể gồm các bước như sau:

2.1 Bước 1: Xác định nhu cầu  và tạo “Yêu cầu mua hàng”

Khi các phòng ban có nhu cầu mua hàng hóa, dung cụng, tài sản hay nguyên vật liệu. Thì việc đầu tiên sẽ làm là gửi yêu cầu cho phòng mua hàng, nhằm để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Thông thường các phiếu yêu cầu này được duyệt bởi trưởng phòng hay người có trách nhiệm.

Đồng thời khi có “Yêu cầu mua hàng”, thì tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm các nhà cung cấp cũng như báo giá các mặt hàng. Bạn có thể đến văn phòng chia sẻ của họ để tìm hiểu thêm.

>>> BỎ TÚI NGAY: 11 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm và công việc hiệu quả

2.2 Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”

Khi nhận được “Yêu cầu mua hàng” của phòng ban, phòng mua hàng tiếp tục tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hay nhà cung cấp mới, nhằm đáp ứng được các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu trước đó.

>>> ĐỌC THÊM: Sale Operation và những điều cần biết về vị trí này trong Doanh nghiệp

2.3 Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp

Việc đầu tiên trong bước này là nhận các báo giá từ các nhà cung cấp đã liên hệ.

Kế đế Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng hay không. Đồng thời lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào yêu cầu cũng như báo giá được duyệt để tiến hành lập và theo dõi hợp đồng hay đơn đặt mua. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp chứng từ xác nhận có thể là Đơn hàng hay Hợp đồng mua.

>>> ĐỌC NGAY: Agenda là gì? Những điều cần biết khi xây dựng Agenda

2.4 Bước 4: Phê duyệt báo giá

FASTDO xin nói với bạn rằng các báo giá của nhà cung cấp sẽ được ban lãnh đạo xét duyệt dựa theo trên các thông tin sau:

• Sẽ so sánh các báo giá hay các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau.
• Tiếp đến cần so sánh báo giá mới và báo giá cũ cho cùng một mặt hàng đến từ các nhà cung cấp khác nhau.

>>> XEM THÊM: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

2.5 Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý, thì tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng bao gồm thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán cũng như lịch giao hàng. Cần gửi hợp đồng mua hàng cho phía nhà cung cấp và thực hiện ký kết giữa hai bên.

Thông thường việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì cần lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cần đảm bảo các điều khoản tương tự như trên hợp đồng.

Chuyển hợp đồng mua hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi. Từ đó, kế toán có thể căn cứ thanh toán hay theo dõi công nợ. Bên cạnh đó, bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.

>>> ĐỌC NGAY: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

2.6 Bước 6: Tiến hành nhập kho

Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.

Nhận Biểu Mẫu OKRs

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho. Các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn mua hàng như: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách,…. sẽ là căn cứ để bộ phận kiểm tra. Các hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.

Riêng đối với các mặt hàng không đạt chuẩn cần được báo về cho Phòng mua hàng. Sau đó Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận và thực hiện các quy trình trả lại cho phía nhà cung cấp.

Sau khi hàng đã nhập kho, Bộ phận kho sẽ nhập số lượng và phòng mua hàng sẽ bổ sung thêm thông tin về giá.

>>> XEM NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới

2.7 Bước 7: Hoàn tất thanh toán

Doanh nghiệp cần căn cứ và các điều khoản trên hợp đồng và các loại giấy tờ liên quan, bên phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán.

Mặt khác, phòng kế toán tiến hành kiểm tra và tiếp nhận, nếu đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh toán cho phía nhà cung cấp. Nếu không phản hồi thì phòng Mua hàng bổ sung cũng như chỉnh sửa.

>>> ĐỌC THÊM: Phong cách lãnh đạo của Elon Musk: Điên rồ tạo nên thành công

3. Hạn chế khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối cũng như mang đến sự rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm theo quy trình, không được đi tắt.

Nhân viên lạm dụng chức vụ để lựa chọn các nhà cung cấp mình quen biết nhằm ăn chênh lệch hoa hồng. Thậm chí là chọn nhà cung cấp không đáp ứng được chất lượng hàng hóa đồng thời lấy giá rẻ hơn nhưng đẩy lên cao để nhận hoa hồng.

Lưu đồ quy trình mua hàng cũng gây nên sự hạn chế khi giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc “rập khuôn”. Vì lưu đồ quy trình mua hàng có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt. 

Đồng thời khi áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng dễ dẫn đến sự đổ vỡ, nếu trong quy trình chỉ cần có một nước không thực hiện suôn sẻ hay trì trệ sẽ hệ lụy tới các bước sau khó thực hiện cũng như bị chậm trễ.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

4. Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả

Trước khi mua hàng, các doanh nghiệp dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến cũng như khả năng cung ứng của nhà cung cấp và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình.  FASTDO sẽ cùng bạn điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

4.1 Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng

Khi ở thời đại 4.0 như hiện nay để tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài những việc như tăng doanh số bán hàng thì doanh nghiệp cần giảm thiểu chi phí trong vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.

Thời điểm cần có hàng tên tiếng anh là Just in time được gọi tắt là (JIT) là một phương pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy nguyên vật liệu. Ở phương pháp JIT bạn có thể hiểu đơn giản là các nguyên vật liệu sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó, để đảm bảo mặt hàng tại xưởng sản xuất luôn đúng vào thời điểm cần thiết và đảm bảo được chất lượng cam kết.

Với phương pháp JIT, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm đang kha khá chi phí lưu kho, chi phí đầu tư hay chi phí cơ hội đấy nhé!

>>> TÌM HIỂU NGAY: Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện

4.2 Cân nhắc kỹ càng về số lượng

Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào các kế hoạch sản xuất để biết được các nguyên vật liệu cần phải mua đồng thời phải đảm bảo số liệu hàng hóa mua là bao nhiêu.

Số lượng mua hàng nên xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa và thành phẩm cần được hoàn thành của doanh nghiệp. Kế tiếp, doanh nghiệp cần quy đổi với hệ số định mức nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm cũng như bán thành phẩm.

Đồng thời, các doanh nghiệp cần xác định số lượng để sản xuất vì nó chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Doanh nghiệp nên so sánh nó với số lượng hàng tồn kho và mức tồn kho an toàn.

FASTDO gửi đến bạn khối lượng đặt hàng cần thỏa hai điều kiện dưới đây:

• Cần đáp ứng đủ cho sản xuất cũng như bao gồm luôn cả thời gian chờ giao hàng.
• Cần tính tổng lượng hàng tồn kho, không được dưới mức tồn tối thiểu và tránh vượt quá mức tồn tối đa.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

4.3 Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế nhà cung cấp

Với cùng loại nguyên vật liệu, thì tùy mỗi nhà cung cấp sẽ cho giá chênh lệch khá nhau, đồng thời sẽ kèm các điều kiện giao hàng tương ứng. Ví như với nhà cung cấp ngoài nước, thì thời gian giao hàng và hàng loạt các loại phí phát sinh sẽ khác so với phía nhà cung cấp trong nước.

Trong đó, doanh nghiệp có thể hiểu rằng thời gian chờ (Leadtime) là một yếu tố cực kỳ quan trọng, Leadtime sẽ ảnh hưởng không ít đến quyết định mua hàng. Với nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp sẽ có thời gian chờ cao, cùng với đó đơn hàng buộc lòng phải có số lượng đơn đặt cao hơn, mục đích để có hàng hóa sử dụng trong thời gian chờ.

>>> ĐỌC NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

4.4 Xác định thời điểm phù hợp mà doanh nghiệp nên đặt hàng

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có 1 nhà máy sản xuất và sử dụng 2 tấn nguyên vật liệu mỗi ngày, mức tồn kho an toàn với mức tối thiểu là 20 tấn và tối đa là 60 tấn. Do đó, doanh nghiệp của bạn cần xem xét đặt hàng khi hàng tồn là 60 tấn hay xuống dưới 20 tấn.

FASTDO tin rằng, thông qua bài viết trên, bạn đã có thêm nhiều kiến thức hữu ích về lưu đồ quy trình mua hàng. FASTDO chúc doanh nghiệp của bạn thành công trong tương lai nhé!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ DOANH NGHIỆP:

• Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả
• Marketing Automation là gì? Hướng dẫn đơn giản về M.A từ A-Z
• Các cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, phổ biến nhất 2021