Việc nắm bắt các cách quản lý công việc hiệu quả và vận dụng chính xác sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc tối đa, tiết kiệm thời gian và mở rộng cơ hội nghề nghiệp cho bản thân. Vậy làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết ngay sau đây của FASTDO để biết các phương pháp hay nên áp dụng nhé!
1. Liệt kê danh sách các công việc cần làm
Liệt kê danh sách các công việc cần làm là một bước khởi đầu quan trọng trong những cách quản lý công việc hiệu quả. Bạn nên bắt đầu bằng việc tổng hợp tất cả các công việc bạn cần hoàn thành, từ những việc lớn đến những việc nhỏ nhặt. Bạn có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như email, sổ ghi chép, cuộc họp, hoặc các phần mềm quản lý công việc khác.
Tiếp theo, sau khi đã có danh sách đầy đủ các đầu việc, bạn hãy sắp xếp chúng theo phương pháp Eisenhower để phân chia mức độ ưu tiên cho nó. Cụ thể, hãy phân chia các đầu việc thành 4 nhóm sau:
- Ưu tiên hàng đầu: Đây là những công việc đòi hỏi bạn phải tập trung giải quyết ngay và hoàn thành trong ngày
- Lên kế hoạch trước: Những công việc này tuy quan trọng nhưng không cần phải làm ngay lập tức. Hãy lên kế hoạch và sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành chúng.
- Nhanh chóng giải quyết: Đây là những nhiệm vụ bạn cần xử lý ngay, nhưng chúng không quá quan trọng. Hãy dành một chút thời gian để giải quyết chúng, nhưng đừng để chúng chiếm quá nhiều thời gian của bạn.
- Cân nhắc loại bỏ: Những công việc này có thể được thực hiện sau cùng hoặc thậm chí bỏ qua nếu bạn không có đủ thời gian
2. Lập thời gian biểu cho các công việc sẽ làm
Sau khi đã có một To-do List bài bản, cách thức quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là lên thời gian biểu phù hợp. Việc tận dụng khoảng thời gian nghỉ ngơi vào ngày cuối tuần để sắp xếp nhiệm vụ cũng như deadline cho các kế hoạch trong tuần kế tiếp sẽ thúc đẩy bạn có thêm động lực để thực hiện.
Từng nhiệm vụ cần được sắp xếp và gắn với thời gian cần thực hiện và hoàn thành sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, ghi nhớ, thực hiện hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo nên một thói quen tốt để nhắc nhở bản thân phải cố gắng tuân thủ với những kế hoạch đã đặt ra đấy!
3. Tránh việc trì hoãn
Trì hoãn là một trở ngại lớn trên con đường đạt được mục tiêu của bạn. Nó thường xuất phát từ hai nguyên nhân chính: công việc quá khó hoặc quá dễ.
- Công việc quá khó: Khi đối mặt với một nhiệm vụ phức tạp, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Điều này dẫn đến việc tìm kiếm lý do để trì hoãn, hy vọng rằng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn hoặc biến mất.
- Công việc quá dễ: Ngược lại, đối với những công việc đơn giản, bạn có thể chủ quan và nghĩ rằng mình có thể hoàn thành chúng bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, chính sự chủ quan này khiến công việc bị trì hoãn và cuối cùng bạn phải đối mặt với áp lực khi deadline đến gần.
Để vượt qua sự trì hoãn, hãy áp dụng các chiến lược sau:
- Tìm hiểu nguyên nhân: Đầu tiên, hãy dành thời gian phân tích lý do tại sao bạn trì hoãn. Bạn sợ thất bại? Thiếu tự tin? Cảm thấy quá tải? Hay đơn giản là không có hứng thú với công việc? Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp.
- Đối mặt với nỗi sợ: Nếu bạn sợ thất bại, hãy nhắc nhở bản thân rằng sai lầm là một phần tự nhiên của quá trình học hỏi và phát triển. Nếu bạn thiếu tự tin, hãy chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để bắt đầu.
- Bắt đầu ngay: Đừng chờ đợi thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Hãy chọn một công việc, dù là nhỏ nhất, và bắt tay vào làm ngay. Điều này sẽ tạo đà và giúp bạn cảm thấy mình đang tiến về phía trước.
4. Luôn có thời gian dự phòng
Đây là mẹo nhỏ nằm trong các cách quản lý công việc hiệu quả mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua. Việc luôn có thời gian dự phòng là một chiến lược không thể thiếu để đảm bảo bạn có thể đối phó với những tình huống bất ngờ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Khi lên kế hoạch cho một công việc, đừng chỉ dựa vào thời gian lý tưởng mà bạn nghĩ mình cần. Hãy xem xét kỹ lưỡng các yếu tố có thể ảnh hưởng đến tiến độ, chẳng hạn như sự phức tạp của công việc, các nguồn lực cần thiết, và khả năng xảy ra các sự cố không lường trước. Sau đó, hãy cộng thêm một khoảng thời gian dự phòng vào ước tính ban đầu của bạn.
Đừng sắp xếp lịch trình của bạn quá chặt chẽ. Hãy chừa ra những khoảng trống giữa các công việc để bạn có thể linh hoạt điều chỉnh nếu có sự cố xảy ra.
5. Không ôm đồm mọi việc
Đừng ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn đã có một lịch trình đầy đủ, hãy học cách nói “không” với những yêu cầu mới, trừ khi chúng thực sự cấp bách và quan trọng. Chính điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng cũng như tiến độ của kế hoạch đã đặt ra. Bạn có thể trao đổi lại với nhà lãnh đạo để cân nhắc lượng việc cũng như deadline phù hợp hơn.
Khi nhận thấy “khối lượng” việc trở nên quá tải, bạn nên xem xét và nhờ sự trợ giúp từ đồng nghiệp của mình. Việc san sẻ cùng thực hiện các nhiệm vụ sẽ giúp tạo nên sự gắn kết và tương tác tốt trong môi trường công sở.
6. Đảm bảo sức khỏe, không nên cố gắng quá sức
Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả? Một sức khỏe tốt chính là yếu tố then chốt có thể giúp bạn giải quyết mọi việc một cách hoàn hảo nhất. Dù lịch trình có dày đặc đến mấy, bạn cũng nên dành thời gian chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và ăn uống đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn lấy lại nguồn năng lượng tích cực và tiếp tục hoạt động trong một ngày dài.
Ngoài ra, việc thường xuyên vận động bằng việc luyện tập các bài giãn cơ thư giãn, thả lỏng sau những giờ làm việc căng thẳng cũng giúp bạn giải tỏa các áp lực rất tốt. Đừng để công việc chiếm toàn bộ thời gian của bạn, vừa rất có hại cho sức khỏe, dễ mắc các bệnh lý nguy hiểm mà lại không đạt được mục tiêu như đã đặt ra.
7. Dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên
Dọn dẹp nơi làm việc cũng là một cách quản lý công việc hiệu quả. Bởi lẽ, sự bừa bãi chính là yếu tố gây nên mất động lực hoàn thành nhiệm vụ. Việc có quá nhiều giấy tờ hỗn độn trên bàn khiến bạn khó khăn khi tìm kiếm. Thay vào đó, hãy dành thời gian sắp xếp chúng một cách sạch sẽ, ngăn nắp đúng với trật tự.
Để thực hiện tốt điều này, bạn nên dọn dẹp ngay sau khi kết thúc mỗi buổi làm việc. Các tài liệu quan trọng tương ứng với từng công việc sẽ được sắp xếp riêng ở một vị trí dễ nhớ nhất. Bên cạnh đó, những giấy tờ không cần thiết hoặc đã lưu hết vào máy tính thì bạn hãy an tâm vứt vào sọt rác để tránh bừa bộn nhất có thể.
8. Kỷ luật đối với bản thân
Kỷ luật đối với bản thân là yếu tố then chốt để biến những kế hoạch và mục tiêu thành hiện thực. Trong quản lý công việc, kỷ luật giúp bạn duy trì sự tập trung, vượt qua cám dỗ và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Để đạt được sự kỷ luật, bạn cần xác định được những gì bạn muốn đạt được trong công việc. Mục tiêu càng rõ ràng và cụ thể, bạn càng dễ dàng theo dõi tiến độ và duy trì động lực. Đồng thời, hãy chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn cảm thấy mình đang tiến bộ và không bị choáng ngợp.
Sau đó, hãy lên kế hoạch thật chi tiết về cách mà bạn sẽ hiện thực hóa mục tiêu đã đặt ra. Đồng thời, bạn nên thường xuyên đánh giá lại hiệu quả làm việc của bản thân, xem xét tiến độ hoàn thành mục tiêu của mình.
Ngoài ra, dưới đây là một số phương pháp để bạn có thể duy trì sự kỷ luật mà bạn có thể tham khảo:
- Thiết lập một lịch trình làm việc cố định và tuân thủ nó một cách nghiêm ngặt.
- Tạo không gian làm việc thoải mái, tránh xa các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, mạng xã hội.
- Áp dụng kỹ thuật Pomodoro: làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Lặp lại chu kỳ này vài lần.
9. Luôn chuẩn bị sổ tay ghi chú công việc
Trong dòng chảy công việc bận rộn, việc ghi chú công việc một cách có hệ thống là vô cùng quan trọng. Một cuốn sổ tay ghi chú công việc sẽ giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ, ý tưởng và thông tin quan trọng, đảm bảo không có gì bị bỏ sót hay lãng quên.
Để ghi chú và quản lý công việc hiệu quả, bạn nên ghi lại tất cả các nhiệm vụ được giao, deadline và các thông tin liên quan. Khi có những ý tưởng mới nảy sinh trong quá trình làm việc hoặc họp hành, hãy ghi lại ngay. Đồng thời, nhớ ghi rõ ngày tháng cho mỗi mục ghi chú để dễ dàng theo dõi tiến độ và tìm kiếm thông tin sau này.
Sau đó, hãy dành thời gian mỗi ngày để xem lại sổ tay ghi chú, cập nhật tiến độ công việc và lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Các cuốn sổ ghi chú sẽ như một công cụ hỗ trợ bạn đánh giá hiệu quả làm việc và giúp bạn tìm ra những điểm cần cải thiện.
10. Sắp xếp công việc đúng thời điểm
Đây cũng là một bước quan trọng bạn cần chú ý trong cách quản lý công việc hiệu quả. Đầu óc của con người sẽ minh mẫn và tập trung nhất vào mỗi buổi sáng, vì vậy bạn hãy tận dụng để giải quyết các việc khó vào thời gian này nhé!
Bên cạnh đó, thời điểm hợp lý để sắp xếp lịch trình cuộc họp hoặc trao đổi các vấn đề công việc là vào gần trưa. Duy trì thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát cũng như xử lý từng nhiệm vụ một cách có trật tự giờ giấc và mang lại hiệu quả cao.
11. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Trong kỷ nguyên số, công nghệ không chỉ đơn thuần là công cụ giải trí, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp chúng ta làm chủ thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, đến loại bỏ những phiền nhiễu, các ứng dụng và phần mềm quản lý công việc thông minh có thể hỗ trợ bạn tối ưu hóa thời gian biểu và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng.
Đứng đầu trong số đó, Bộ phần mềm quản lý công việc FastdoWork của Fastdo chính là giải pháp hoàn hảo để doanh nghiệp của bạn quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả nhất. Với 4 công cụ mạnh mẽ, FastdoWork giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề về thời gian, phát hiện kịp thời các điểm nghẽn và nâng cao hiệu suất làm việc:
- Phần mềm nhắc việc fTodolist: Tạo, phân chia và theo dõi tiến độ từng công việc một cách chi tiết, đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn. Tất cả các loại công việc, từ kế hoạch, cuộc họp đến quy trình, đều được tập trung tại một nơi duy nhất, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ quên việc.
- Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan: Hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, xây dựng biểu đồ Gantt trực quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
- Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow: Giúp doanh nghiệp xây dựng và chuẩn hóa mọi quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc.
- Phần mềm quản lý họp fMeeting: Tổ chức và quản lý các cuộc họp hiệu quả với các khung họp được công bố sẵn, giúp các thành viên luôn kết nối và cập nhật thông tin mới nhất. Mọi ý tưởng, phương án giải quyết vấn đề trong cuộc họp đến các công việc tồn đọng sau họp.
Mức giá linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp:
- >200 users: 30.000 VNĐ/user/tháng
- 101 – 200 users: 35.000 VNĐ/user/tháng
- 61 – 100 users: 40.000 VNĐ/user/tháng
- 31 – 60 users: 45.000 VNĐ/user/tháng
- 15 – 30 users: 50.000 VNĐ/user/tháng
- 5 – 14 users: 55.000 VNĐ/user/tháng
Vậy là toàn bộ các cách quản lý công việc hiệu quả nhất đã được chia sẻ trên đây. Bên cạnh đó, việc sử dụng Bộ phần mềm FastdoWork sẽ hỗ trợ bạn lên kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng. Hãy liên hệ với Fastdo để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
>>>> CÁC THÔNG TIN LIÊN QUAN:
