KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (1 bình chọn)

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong các kỹ năng cần thiết đối với mỗi người. Vậy làm sao để xây dựng một kế hoạch tốt và hiệu quả? Đồng thời, cách để thực hiện, tổ chức theo kế hoạch tốt nhất là gì? Hãy cùng Fastdo tham khảo ngay 7 bước lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đơn giản sau nhé!

>>>> XEM THÊM: 7 phần mềm quản lý công việc hàng ngày hiệu quả cho cá nhân

1. Thế nào là kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc?

1.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu và phương pháp.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Lập kế hoạch

1.2 Tổ chức công việc

Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.

kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc
Tổ chức công việc

Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.

>>>> THAM KHẢO CHI TIẾT: 8 phần mềm lập kế hoạch công việc cá nhân miễn phí tốt nhất

2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

2.1 Vai trò của lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:

  • Sắp xếp hợp lý công việc theo trình tự khoa học, không bị chồng chéo.
  • Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định.
  • Theo dõi và định hướng cho người quản lý, nhân viên cùng hoàn thành mục tiêu chính.
  • Lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
  • Xây dựng kế hoạch phối hợp với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
  • Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
  • Hình thành các tiêu chuẩn để sử dụng trong quá trình kiểm tra, từ đó đưa ra quyết định, giải pháp đúng đắn.
kỹ năng lập kế hoạch
Vai trò của lập kế hoạch

2.2 Vai trò của việc tổ chức công việc

Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:

  • Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
  • Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn thích hợp với tình hình của doanh nghiệp.
  • Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh lãng phí, tiết kiệm thời gian.
  • Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
  • Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
  • Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Vai trò của việc tổ chức công việc

>>>> CLICK NGAY: Mẫu bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

3. Các loại kế hoạch công việc phổ biến

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc đem lại nhiều lợi ích to lớn. Có nhiều loại kế hoạch phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ về trình trạng của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh. Có các loại kế hoạch phổ biến như:

  • Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
  • Theo phạm vi hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược, kế hoạch cấp tác nghiệp.
  • Theo hình thức: Chiến lược, thủ tục, quy tắc, chính sách, chương trình, ngân quý.
kỹ năng lên kế hoạch
Thiết lập mục tiêu dài hạn, ngắn hạn hoặc trung hạn

4. Các bước lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

4.1 Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm

Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

lập kế hoạch và tổ chức công việc
Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm

4.2 Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc

Sau khi lên danh sách các đầu việc cần làm, bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả bạn mong muốn. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:

  • Specific: Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
  • Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
  • Achievable: Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
  • Realistics: Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
  • Time: Bất cứ mục tiêu nào đề ra cũng cần có thời hạn thực hiện, hoàn thành rõ ràng.
kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART

4.3 Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc

Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.

kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc

>>>> XEM THÊM: Mẫu quản lý công việc bằng Excel hiệu quả mới nhất 2021

4.4 Phân bổ nguồn lực

Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan.

lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả
Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc

4.5 Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Tập trung thực hiện kế hoạch

4.6 Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch

4.7 Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc

Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc

4.8 Tạo động lực làm việc

Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Tạo động lực làm việc

>>>> TIẾP TỤC VỚI: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ

5. Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế hoạch, tổ chức công việc

Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn cần kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:

  • Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp.
  • Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
  • Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
  • Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
  • Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
  • Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.
lập kế hoạch và tổ chức công việc
Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế hoạch

6. Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc

6.1 Tất cả nhân viên nên hướng đến cùng một mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc mang lại nhiều lợi ích cho sự hợp tác đồng đội, làm việc nhóm. Tuy nhiên, sự giao tiếp là yếu tố để quyết định gắn kết với mọi người. Nếu trong một tổ chức, thực hiện giao tiếp không khéo léo sẽ gây mâu thuẫn và ảnh hưởng đến năng suất chung.

kỹ năng lập kế hoạch công việc
Tất cả nhân viên nên hướng đến cùng một mục tiêu

6.2 Ưu tiên các nhiệm vụ nằm trong tầm tay

Trong xã hội hiện đại ngày nay, kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức công việc của một cá nhân rất được đề cao. Trên cơ sở nhận diện được tầm quan trọng của mục tiêu, các thành viên sẽ phải biết được nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hoàn thành trước. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Ưu tiên các nhiệm vụ nằm trong tầm tay

6.3 Sử dụng lịch hoặc phần mềm để tạo lịch trình

Sự ra đời của các các thiết bị thông minh là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Một khi các đầu việc được sắp xếp một cách logic, mạch lạc ưu tiên thì việc hoàn thành không còn là khó khăn. Làm việc bằng cách phân bổ thời gian càng cụ thể, chi tiết thì càng nhanh chóng đạt được mục tiêu.

kỹ năng lập kế hoạch công việc
Sử dụng lịch hoặc phần mềm để tạo lịch trình

Một trong các ứng dụng hàng đầu hỗ trợ việc lên lịch và sắp xếp công việc chi tiết, hiệu quả cho các doanh nghiệp đó là F-Todolist. Đây là ứng dụng dùng để thiết lập công việc hằng ngày, cho phép quản lý và thống kê số liệu nhiệm vụ hoàn thành dành cho cá nhân, đội nhóm, công ty. Để hiểu hơn về ứng dụng, bạn có thể tham khảo bài viết tại đây.

kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Giao diện phần mềm F-Todolist của Fastdo

6.4 Viết ra giấy các suy nghĩ, công việc cần thiết

Viết ra giấy các suy nghĩ của mình cũng là một kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả. Tiến hành viết ra giấy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn thực hiện hành động này thì vô tình khắc sâu vào tâm trí về một nhiệm vụ đang được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, với cách làm này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống dù là khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra.

kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
Viết ra giấy các suy nghĩ, công việc cần thiết

>>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH:

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về phương pháp lập kế hoạch cũng như cách thức tổ chức công việc. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý, thống kê công việc mỗi ngày, hãy liên hệ Fastdo để nhận tư vấn nhé! 

Thông tin liên hệ:

 

Bài Viết Liên Quan