Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong các kỹ năng cần thiết đối với mỗi người. Vậy làm sao để xây dựng một kế hoạch tốt và hiệu quả? Đồng thời, cách để thực hiện, tổ chức theo kế hoạch tốt nhất là gì? Hãy cùng FASTDO tham khảo ngay 7 bước lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đơn giản sau nhé!
>>>> XEM THÊM:
- Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Lợi ích và phương pháp triển khai
- Kế hoạch là gì? Vai trò & 4 bước lập kế hoạch hiệu quả
- BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
- 14 phong cách làm việc của người Nhật “cực hay” nên học hỏi
- Phần mềm fCheckin công cụ tiết kiệm thời gian với chấm công tự động
1. Thế nào là kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc?
1.1 Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu và phương pháp.
>>> BỎ TÚI NGAY: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và giải pháp khắc phục
1.2 Tổ chức công việc
Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.
Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.
fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
>>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc là gì? 14 Nguyên tắc quản lý của Henry Fayol
2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
2.1 Vai trò của lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:
- Sắp xếp hợp lý công việc theo trình tự khoa học, không bị chồng chéo.
- Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định.
- Theo dõi và định hướng cho người quản lý, nhân viên cùng hoàn thành mục tiêu chính.
- Lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
- Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
- Hình thành các tiêu chuẩn để sử dụng trong quá trình kiểm tra, từ đó đưa ra quyết định, giải pháp đúng đắn.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Top 11 những kỹ năng cần có khi đi làm và cách để rèn luyện
2.2 Vai trò của việc tổ chức công việc
Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:
- Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
- Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn thích hợp với tình hình của doanh nghiệp.
- Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh lãng phí, tiết kiệm thời gian.
- Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
- Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
- Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Quản lý thời gian: Kỹ năng & phương pháp để làm việc hiệu quả
3. Các loại kế hoạch công việc phổ biến
Trang bị kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc đem lại nhiều lợi ích to lớn. Có nhiều loại kế hoạch phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ về trình trạng của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh. Có các loại kế hoạch phổ biến như:
- Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Theo phạm vi hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược, kế hoạch cấp tác nghiệp.
- Theo hình thức: Chiến lược, thủ tục, quy tắc, chính sách, chương trình, ngân quý.
>>> ĐỌC TIẾP: Kỹ năng mềm là gì? 12 kỹ năng quan trọng cho sự thành công
4. Các bước lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả
Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.
4.1 Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART
4.2 Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc
Sau khi lên danh sách các đầu việc cần làm, bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả bạn mong muốn. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:
- Specific: Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
- Achievable: Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
- Realistics: Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
- Time: Bất cứ mục tiêu nào đề ra cũng cần có thời hạn thực hiện, hoàn thành rõ ràng.
>>> ĐỌC NGAY: Quản lý vi mô (micromanagement) là gì? Khi nào cần áp dụng?
4.3 Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc
Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.
>>> XEM THÊM: Phương pháp KonMari và 5 nguyên tắc áp dụng đặc trưng
4.4 Phân bổ nguồn lực
Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan.
>>> BỎ TÚI NGAY: 4 cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả [Kèm kinh nghiệm]
4.5 Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả.
>>> ĐỌC NGAY: Kỹ năng giao tiếp là gì? 12 bí quyết giúp bạn giao tiếp hiệu quả
4.6 Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng.
>>> ĐỌC THÊM: Training là gì? 4 Hình thức tổ chức training hiệu quả trong Doanh nghiệp
4.7 Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc
Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.
>>> ĐỌC NGAY: Kỹ năng sống là gì? 11 Kỹ năng sống quan trọng cần có để thành công
4.8 Tạo động lực làm việc
Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo.
>>>> TIẾP TỤC VỚI: 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất mà bạn cần ghi nhớ
5. Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế hoạch, tổ chức công việc
Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn cần kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp.
- Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
- Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
- Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
- Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
- Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.
>>>> ĐỌC NGAY: 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell để trở thành Leader vĩ đại
6. Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc
6.1 Tất cả nhân viên nên hướng đến cùng một mục tiêu
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc mang lại nhiều lợi ích cho sự hợp tác đồng đội, làm việc nhóm. Tuy nhiên, sự giao tiếp là yếu tố để quyết định gắn kết với mọi người. Nếu trong một tổ chức, thực hiện giao tiếp không khéo léo sẽ gây mâu thuẫn và ảnh hưởng đến năng suất chung.
Để hỗ trợ cho việc tập trung và định hướng tất cả nhân sự theo mục tiêu, Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Với phương pháp OKRs, Ban lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu và kết quả chính (OKRs) cho toàn thể công ty. Toàn bộ tổ chức sẽ làm việc hết mình để theo đuổi mục tiêu đến cùng.
Vì OKRs hoạt động theo cả chiều dọc và chiều ngang, sự phân bổ OKRs từ trên xuống và từ dưới lên có sự gắn bó mật thiết với nhau, vì vậy Doanh nghiệp cần lựa chọn một công cụ để hỗ trợ việc triển khai OKRs được thuận lợi nhất. Một công cụ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về sự rõ ràng và minh bạch, tối thiểu hóa các quy trình phức tạp sẽ giúp bạn khai thác được những giá trị mà OKRs mang lại.
Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.
Bạn muốn lập kế hoạch và tổ chức công việc hằng ngày một cách khoa học nhưng chưa tìm ra được giải pháp phù hợp? Click ngay vào ảnh để nhận ngay 7 ngày trải nghiệm miễn phí đầy đủ các tính năng của Bộ giải pháp phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo!
>>> ĐỌC NGAY: 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp
6.2 Ưu tiên các nhiệm vụ nằm trong tầm tay
Trong xã hội hiện đại ngày nay, kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức công việc của một cá nhân rất được đề cao. Trên cơ sở nhận diện được tầm quan trọng của mục tiêu, các thành viên sẽ phải biết được nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hoàn thành trước. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
>>> ĐỌC THÊM: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất
6.3 Sử dụng lịch hoặc phần mềm để tạo lịch trình
Sự ra đời của các các thiết bị thông minh là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Một khi các đầu việc được sắp xếp một cách logic, mạch lạc ưu tiên thì việc hoàn thành không còn là khó khăn. Làm việc bằng cách phân bổ thời gian càng cụ thể, chi tiết thì càng nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Một trong các ứng dụng hàng đầu hỗ trợ việc lên lịch và sắp xếp công việc chi tiết, hiệu quả cho các doanh nghiệp đó là fTodolist. Đây là ứng dụng dùng để thiết lập công việc hằng ngày, cho phép quản lý và thống kê số liệu nhiệm vụ hoàn thành dành cho cá nhân, đội nhóm, công ty.
Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fTodolist
>>> ĐỌC THÊM: Kỹ năng cứng là gì? 8 Kỹ năng cứng quan trọng cần rèn luyện
6.4 Viết ra giấy các suy nghĩ, công việc cần thiết
Viết ra giấy các suy nghĩ của mình cũng là một kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả. Tiến hành viết ra giấy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn thực hiện hành động này thì vô tình khắc sâu vào tâm trí về một nhiệm vụ đang được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, với cách làm này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống dù là khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra.
>>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH:
- TOP 9 phương pháp thay thế lời chào mở đầu bài thuyết trình hiệu quả
- Phong cách lãnh đạo dân chủ: Sức mạnh của trao quyền
- 20 Các trang tìm việc uy tín nhà tuyển dụng có thể tìm thấy ứng viên tài năng
- Cải thiện kỹ năng nói trước đám đông chỉ với 8 mẹo đơn giản
- 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về phương pháp lập kế hoạch cũng như cách thức tổ chức công việc. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý, thống kê công việc mỗi ngày, hãy liên hệ Fastdo để nhận tư vấn nhé!
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: support@fastdo.vn
- Website: https://fastdo.vn/
Lập kế hoạch là gì?
Là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu và phương pháp.
Tổ chức công việc là gì?
Là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.
Các loại kế hoạch công việc phổ biến
Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Theo phạm vi hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược, kế hoạch cấp tác nghiệp.
Theo hình thức: Chiến lược, thủ tục, quy tắc, chính sách, chương trình, ngân quý.
