Tất tần tật về 2 mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hơn thế nữa, nếu lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh trường hợp gián đoạn. 

Bài viết dưới đây FASTDO sẽ cung cấp thông tin cho anh/chị về lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn của doanh nghiệp và những hạn chế khi áp dụng trong lưu đồ quy trình mua hàng.

1. Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp là gì?

Lưu đồ quy trình mua hàng (Purchase Order Workflow) là một quy trình được tiêu chuẩn hóa, giúp các doanh nghiệp tinh giản quá trình thu mua của mình. Cụ thể, quy trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm một loạt các bước công việc mà một công ty cần tuân theo để khởi tạo, phê duyệt và thực hiện đơn đặt hàng.

Các đơn đặt hàng là một “bản giao kèo” pháp lý giữa các doanh nghiệp và nhà cung cấp. Nó đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch, từ số lượng, giá cả đến thời gian giao hàng. Thể nhưng, quy trình phê duyệt mua hàng của doanh nghiệp cực kỳ rườm rà, bao gồm nhiều bên liên quan và hàng tá giấy tờ có thể khiến bạn mất thời gian, tiền bạc và thậm chí là cả cơ hội kinh doanh.

Tưởng tượng một hệ thống giúp bạn kiểm soát chặt chẽ từng đồng chi tiêu, ngăn chặn lãng phí và đảm bảo mọi khoản đầu tư đều được cân nhắc kỹ lưỡng. Đó chính là sức mạnh của lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Quy trình phê duyệt mua hàng chi tiết và rõ ràng sẽ giúp các doanh nghiệp:

• Tối ưu quy trình mua sắm: Từ yêu cầu đến thanh toán, mọi bước đều được sắp xếp hợp lý, giảm thiểu sai sót, chậm trễ và hiểu lầm, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cải thiện sự minh bạch: Thông tin rõ ràng, minh bạch giữa các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều nắm bắt tiến độ và tránh những hiểu lầm không đáng có.
• Tiết kiệm chi phí: So sánh giá, đàm phán với nhà cung cấp, tự động hóa quy trình… tất cả giúp bạn tối ưu chi phí mua hàng và giảm thiểu rủi ro gian lận.
• Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp: Đơn đặt hàng rõ ràng, chính xác giúp nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của bạn nhanh chóng và hiệu quả, tạo dựng niềm tin và sự hài lòng.
• Tăng cường hiệu suất: Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc tạo, phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng, giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
• Tuân thủ quy định: Đảm bảo mọi giao dịch mua hàng đều tuân thủ chính sách và quy trình của công ty, tăng cường kiểm soát tài chính và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

2. Mô tả lưu đồ quy trình mua hàng của tổ chức

Lưu đồ quy trình mua hàng của một tổ chức cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình phê duyệt mua hàng với những điểm riêng biệt phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, FATSDO xin gửi đến bạn lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp có thể gồm các bước như sau:

2.1 Bước 1: Xác định nhu cầu

Mọi thứ bắt đầu từ việc xác định rõ ràng những gì doanh nghiệp cần. Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng, cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, thời gian và ngân sách. Thông thường các phiếu yêu cầu này được duyệt bởi trưởng phòng hay người có trách nhiệm.

2.2 Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp

Khi nhận được “Yêu cầu mua hàng” của các phòng ban, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên các tiêu chí như: giá cả, chất lượng, uy tín, khả năng cung ứng, và các điều khoản thương mại khác.

2.3 Bước 3: Tạo đơn đặt hàng

Việc đầu tiên trong bước này là nhận các báo giá từ các nhà cung cấp đã liên hệ. Từ đó, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp.

Sau khi nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua hàng sẽ tạo đơn đặt hàng. Trong đó, ghi rõ các thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán, và các điều khoản khác đã thỏa thuận.

2.4 Bước 4: Phê duyệt đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng sẽ được gửi đến các cấp quản lý có thẩm quyền để phê duyệt. Quy trình phê duyệt có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của từng doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu mua hàng, ngân sách, và các điều khoản thương mại.

2.5 Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được nhà cung cấp ưng ý, thì tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng bao gồm thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán cũng như lịch giao hàng. Cần gửi hợp đồng mua hàng cho phía nhà cung cấp và thực hiện ký kết giữa hai bên.

Thông thường việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì cần lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cần đảm bảo các điều khoản tương tự như trên hợp đồng.

Chuyển hợp đồng mua hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi. Từ đó, kế toán có thể căn cứ thanh toán hay theo dõi công nợ. Bên cạnh đó, bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.

2.6 Bước 6: Tiến hành nhập kho

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho. Các thông tin trên Hợp đồng/Đơn mua hàng như: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách,…. sẽ là căn cứ để bộ phận kiểm tra. Các hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.

Riêng đối với các mặt hàng không đạt chuẩn cần được báo về cho Phòng mua hàng. Sau đó Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận và thực hiện các quy trình trả lại cho phía nhà cung cấp.

Sau khi hàng đã nhập kho, Bộ phận kho sẽ nhập số lượng và phòng mua hàng sẽ bổ sung thêm thông tin về giá.

2.7 Bước 7: Hoàn tất thanh toán

Doanh nghiệp cần căn cứ và các điều khoản trên hợp đồng và các loại giấy tờ liên quan, bên phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán.

Mặt khác, phòng kế toán tiến hành kiểm tra và tiếp nhận, nếu đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh toán cho phía nhà cung cấp. Nếu không phản hồi thì Phòng mua hàng bổ sung cũng như chỉnh sửa.

3. 2 mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

3.1 Quy trình mua hàng và thanh toán

Lưu đồ này minh họa quy trình mua hàng và thanh toán của một tổ chức, từ khi bắt đầu yêu cầu mua hàng cho đến khi hoàn tất thanh toán. Các bước chính bao gồm:

1. Yêu cầu mua hàng: Quy trình bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu mua hàng, bao gồm thông tin về số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách và thời gian cần thiết.

2. Đề nghị báo giá: Sau khi xác định nhu cầu, một đề nghị báo giá được gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.

3. Báo giá NCC: Các nhà cung cấp gửi báo giá của họ để đáp ứng yêu cầu.

4. Phê duyệt: Báo giá được xem xét và phê duyệt nội bộ. Nếu không được phê duyệt, quy trình có thể kết thúc hoặc quay lại bước đề nghị báo giá.

5. Hợp đồng/Đơn đặt hàng mua: Nếu báo giá được phê duyệt, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mua sẽ được tạo ra.

6. Đề nghị nhập hàng & Đề nghị kiểm hàng: Các đề nghị nhập hàng và kiểm hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho việc nhận và kiểm tra hàng hóa.

7. Nhận hàng & Kiểm tra hàng: Hàng hóa được nhận và kiểm tra dựa trên các thông tin trong hợp đồng/đơn đặt hàng. Nếu hàng không đạt yêu cầu, nó sẽ bị trả lại cho nhà cung cấp.

8. Nhập kho: Nếu hàng đạt yêu cầu, nó sẽ được nhập kho cùng với các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho và biên bản kiểm thu.

9. Thanh toán: Sau khi nghiệm thu, thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp dựa trên biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và hóa đơn của nhà cung cấp.

10. Kết thúc: Quy trình mua hàng của tổ chức kết thúc sau khi thanh toán hoàn tất.

3.2 Quy trình Đề nghị Nhập Vật Tư (ĐNVT)

Lưu đồ quy trình mua hàng này mô tả quy trình đề nghị nhập vật tư, từ khi tiếp nhận yêu cầu cấp vật tư đến khi hoàn tất thanh toán đơn hàng. Quy trình này bao gồm các bước chính sau:

1. Kiểm tra vật tư trong kho: Khi có yêu cầu cấp vật tư, bước đầu tiên là kiểm tra xem vật tư đó đã có sẵn trong kho hay chưa.

2. Xuất vật tư có trong kho (Nếu có): Nếu vật tư đã có sẵn, sẽ tiến hành xuất vật tư trực tiếp từ kho để đáp ứng yêu cầu.

3. Lập báo giá cho vật tư cần mua (Nếu không có): Nếu vật tư không có sẵn trong kho, cần phải lập báo giá để mua từ nhà cung cấp bên ngoài.

4. Phê duyệt: Báo giá được trình lên Trưởng bộ phận (TBP) và sau đó là Ban Giám đốc (BGĐ) để phê duyệt.

5. Đặt hàng: Sau khi báo giá được phê duyệt, tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp.

6.Thanh toán đặt hàng: Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo thỏa thuận.

7. Giao nhận hàng: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.

8. Yêu cầu đổi/trả/bổ sung hàng hóa còn thiếu: Nếu có vấn đề về hàng hóa như thiếu, hỏng hoặc không đúng yêu cầu, sẽ đưa ra yêu cầu đổi, trả hoặc bổ sung cho nhà cung cấp.

9. Hoàn tất thanh toán đơn hàng: Sau khi hàng hóa đã được giao nhận và kiểm tra đầy đủ, hoàn tất thanh toán cho đơn hàng.

4. Hạn chế khi áp dụng lưu đồ quy trình phê duyệt mua hàng

Mặc dù lưu đồ quy trình mua hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, việc áp dụng nó cũng có thể gặp phải một số hạn chế:

1. Tính cứng nhắc:

• Khó thích ứng với thay đổi: Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường được thiết kế dựa trên quy trình cố định, khó điều chỉnh khi có sự thay đổi về nhu cầu, thị trường, hoặc tình hình kinh doanh.
• Hạn chế sự linh hoạt: Quy trình mua hàng quá cứng nhắc có thể cản trở khả năng phản ứng nhanh và sáng tạo của nhân viên, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp hoặc đòi hỏi sự linh hoạt.

2. Tốn thời gian và công sức:

• Thiết kế và cập nhật: Việc thiết kế và cập nhật lưu đồ quy trình mua hàng đòi hỏi thời gian và công sức. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy trình mua hàng phức tạp hoặc thường xuyên thay đổi.
• Đào tạo và truyền thông: Nhân viên cần được đào tạo để hiểu và tuân thủ quy trình phê duyệt mua hàng, đồng thời cần có sự truyền thông rõ ràng để đảm bảo mọi người đều nắm bắt được các thay đổi trong quy trình.

3. Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả:

• Thiếu các chỉ số đo lường: Lưu đồ thường tập trung vào quy trình, không cung cấp đủ thông tin để đo lường hiệu quả của quy trình mua hàng, chẳng hạn như chi phí, thời gian, hoặc sự hài lòng của khách hàng.
• Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu: Việc thu thập dữ liệu về hiệu quả của quy trình mua hàng có thể gặp khó khăn, đặc biệt nếu doanh nghiệp không sử dụng các phần mềm quản lý quy trình hiện đại.

4. Rủi ro về sự phụ thuộc quá mức:

• Quá tập trung vào quy trình: Việc quá tập trung vào việc tuân thủ quy trình có thể khiến nhân viên bỏ qua các cơ hội cải tiến hoặc giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
• Hạn chế sự chủ động: Nhân viên có thể trở nên thụ động và chỉ làm theo quy trình, không chủ động tìm kiếm giải pháp tốt hơn hoặc cải tiến quy trình.

5. Một số lưu ý để xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả

Trước khi mua hàng, các doanh nghiệp dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến cũng như khả năng cung ứng của nhà cung cấp và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình. FASTDO sẽ cùng bạn điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

5.1 Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng

Khi ở thời đại 4.0 như hiện nay để tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài những việc như tăng doanh số bán hàng thì doanh nghiệp cần giảm thiểu chi phí trong vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.

Thời điểm cần có hàng tên tiếng anh là Just in time được gọi tắt là (JIT) là một phương pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy nguyên vật liệu. Ở phương pháp JIT bạn có thể hiểu đơn giản là các nguyên vật liệu sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó, để đảm bảo mặt hàng tại xưởng sản xuất luôn đúng vào thời điểm cần thiết và đảm bảo được chất lượng cam kết.

Với phương pháp JIT, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm đang kha khá chi phí lưu kho, chi phí đầu tư hay chi phí cơ hội đấy nhé!

5.2 Cân nhắc kỹ càng về số lượng

Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào các kế hoạch sản xuất để biết được các nguyên vật liệu cần phải mua đồng thời phải đảm bảo số liệu hàng hóa mua là bao nhiêu.

Số lượng mua hàng nên xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa và thành phẩm cần được hoàn thành của doanh nghiệp. Kế tiếp, doanh nghiệp cần quy đổi với hệ số định mức nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm cũng như bán thành phẩm.

Đồng thời, các doanh nghiệp cần xác định số lượng để sản xuất vì nó chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Doanh nghiệp nên so sánh nó với số lượng hàng tồn kho và mức tồn kho an toàn.

Để xác định khối lượng đặt hàng, doanh nghiệp cần thỏa hai điều kiện dưới đây:

• Cần đáp ứng đủ cho sản xuất cũng như bao gồm luôn cả thời gian chờ giao hàng.
• Cần tính tổng lượng hàng tồn kho, không được dưới mức tồn tối thiểu và tránh vượt quá mức tồn tối đa.

5.3 Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế nhà cung cấp

Với cùng loại nguyên vật liệu, thì tùy mỗi nhà cung cấp sẽ cho giá chênh lệch khá nhau, đồng thời sẽ kèm các điều kiện giao hàng tương ứng. Ví như với nhà cung cấp ngoài nước, thì thời gian giao hàng và hàng loạt các loại phí phát sinh sẽ khác so với phía nhà cung cấp trong nước.

Trong đó, doanh nghiệp có thể hiểu rằng thời gian chờ (Lead Time) là một yếu tố cực kỳ quan trọng, Leadtime sẽ ảnh hưởng không ít đến quyết định mua hàng. Với nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp sẽ có thời gian chờ cao, cùng với đó đơn hàng buộc lòng phải có số lượng đơn đặt cao hơn, mục đích để có hàng hóa sử dụng trong thời gian chờ.

5.4 Xác định rõ chi tiết của lưu đồ quy trình mua hàng

• Phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm: Xác định ai có quyền tạo yêu cầu mua hàng, ai chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu này, ai sẽ tạo đơn đặt hàng. Và cuối cùng, ai sẽ nhận hàng/dịch vụ và thực hiện thanh toán. Sự rõ ràng này giúp tránh nhầm lẫn và đẩy nhanh quy trình.
• Xây dựng quy trình yêu cầu mua hàng chặt chẽ: Đặt ra hướng dẫn cụ thể về loại giao dịch mua nào cần phê duyệt và những thông tin bắt buộc phải có trên biểu mẫu yêu cầu mua hàng. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
• Thiết lập quy trình phê duyệt minh bạch: Xác định rõ ai có quyền phê duyệt, mức độ phê duyệt cần thiết và các tiêu chí phê duyệt. Điều này giúp kiểm soát chi tiêu và đảm bảo mọi giao dịch đều hợp lý.
• Tạo đơn đặt hàng chính xác: Sau khi yêu cầu được phê duyệt, hãy đảm bảo đơn đặt hàng chứa đầy đủ thông tin cần thiết như thông tin nhà cung cấp, mô tả sản phẩm, số lượng và giá cả. Sự chính xác này giúp tránh sai sót và tranh chấp sau này.
• Nhận hàng/dịch vụ và kiểm tra: Xác nhận đơn đặt hàng với nhà cung cấp và đảm bảo hàng hóa/dịch vụ giao đúng yêu cầu. Bước này đảm bảo bạn nhận được đúng những gì đã đặt và tránh lãng phí.
• Theo dõi và quản lý giao dịch mua: Ghi nhận và lưu trữ thông tin mua hàng vào hồ sơ tài chính của tổ chức. Điều này giúp bạn kiểm soát chi tiêu và lập báo cáo dễ dàng.
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình để xác định các điểm cần cải thiện. Phân tích dữ liệu mua hàng, tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa và điều chỉnh quy trình khi cần thiết. Theo dõi yêu cầu, cung ứng, tồn kho và trả lại hàng là rất cần thiết để quản lý hàng tồn kho mà không có bất kỳ sự khác biệt nào. Sự linh hoạt này giúp quy trình luôn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

6. Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để số hóa và tự động hóa quy trình làm việc? fWorkflow của Fastdo chính là câu trả lời bạn cần! fWorkflow là một nền tảng quản lý quy trình mạnh mẽ, linh hoạt, giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng và triển khai quy trình nhanh chóng: Với giao diện trực quan và các công cụ kéo thả, bạn có thể dễ dàng thiết kế quy trình phù hợp với mọi nhu cầu, từ đơn giản đến phức tạp.
• Tự động hóa mọi tác vụ: fWorkflow giúp bạn loại bỏ các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quý báu.
• Cung cấp báo cáo trực quan: Hỗ trợ cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực. Giúp doanh nghiệp phân tích hiệu suất quy trình, nhận diện điểm nghẽn trong luồng công việc và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Tăng cường hợp tác: Kết nối các phòng ban, chia sẻ thông tin minh bạch, fWorkflow thúc đẩy sự cộng tác và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Kết nối đa nền tảng: Liên kết với Phần mềm quản lý công việc fTodolist, mọi công việc đều được tổng hợp tại một nơi duy nhất, loại bỏ mọi nỗi lo quên việc.

BẤM NGAY VÀO ẢNH để đăng ký nhận tư vấn Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow

Hiểu rõ và áp dụng hiệu quả lưu đồ quy trình mua hàng là bước đi quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững. Bên cạnh việc tối ưu quy trình thủ công, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo sẽ mang đến những lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy để fWorkflow đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục thành công!

>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ DOANH NGHIỆP:

• Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả
• Marketing Automation là gì? Hướng dẫn đơn giản về M.A từ A-Z
• Các cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, phổ biến nhất 2021
• 10 phương pháp đánh giá nhân viên chính xác, hiệu quả nhất
• Cách xây dựng chi tiết bộ quy tắc ứng xử trong Doanh nghiệp