Quy trình đánh giá nhân viên và cách xây dựng đơn giản

Việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên đã rất quen thuộc, thế nhưng vẫn có những nhà quản lý nhân sự còn lúng túng trong khâu này và chưa biết bắt đầu ra sao? Vậy hãy cùng FASTDO theo dõi bài viết để bạn có thể dễ dàng hơn trong quá trình xây dựng, phát triển doanh nghiệp nhé. 

1. Ý nghĩa của việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp

Có thể nói con người là yếu tố, là tài sản quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Các công ty cần phải xây dựng quy trình đánh giá nhân viên, như vậy mới giữ được tính công bằng, minh bạch. Đặc biệt đây cũng là trong việc đánh giá nhân viên để trả lương hiệu quả. Tại sao lại cần phải có quy trình đánh giá nhân viên?

Việc đánh giá mỗi nhân sự cũng rất cần thiết đến sự phát triển chung của doanh nghiệp. Công tác quản lý con người đạt hiệu quả tối đa thì mọi đóng góp của nhân viên sẽ được công nhận và trả thù lao xứng đáng. Cũng từ đó xây dựng được chế độ khen thưởng, phạt phù hợp, minh bạch và nhân viên cũng có mục tiêu phấn đấu rõ ràng.

Nào hãy cùng FASTDO bắt tay vào xây dựng quy trình đánh giá nhân viên sau đây nhé!

2. Hướng dẫn xây dựng quy trình đánh giá nhân viên 

Sau đây là 5 bước giúp doanh nghiệp có được quy trình đánh giá nhân viên bao gồm: 

• Bước 1 Xây dựng biểu mẫu đánh giá
• Bước 2 Xác định các tiêu chí và chỉ số đánh giá
• Bước 3 Thống nhất về cách thức nghiệm thu
• Bước 4 Ban hành các chính sách, chế độ liên quan
• Bước 5 Quy định về thời gian nghiệm thu

2.1 Xây dựng biểu mẫu đánh giá

Việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên cần được tiến hành công bằng, nhất quán và khách quan để bảo vệ quyền lợi của nhân viên. Cách để đảm bảo sự nhất quán là sử dụng một quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn, mỗi mẫu chỉ tập trung vào một số yếu tố nhất định. Bạn không nên phải gộp mọi chi tiết về hoạt động của một cá nhân trong một mẫu đánh giá.

Với các vị trí nhân viên thì trong mẫu quy trình đánh giá nhân viên cần bao gồm các yếu tố: kiến thức chuyên môn, kỹ năng (mềm, cứng), chất lượng công việc, khối lượng công việc, thói quen và thái độ làm việc. Trong mỗi yếu tố này bạn sẽ đưa ra một vài thang điểm (quá thấp so với yêu cầu, dưới mức yêu cầu, đạt yêu cầu, vượt yêu cầu, vượt xa yêu cầu…).

Với vị trí quản lý thì ngoài khả năng thực hiện công việc, cũng cần đánh giá các kỹ năng lãnh quản trị khác như khả năng làm việc với con người, khả năng tạo động lực, ra định hướng, tư duy chiến lược, phối hợp đội ngũ và tư duy giải quyết tình huống. Bạn có thể tạo riêng một mẫu đánh giá cho quản lý hoặc thêm một phần dành riêng cho đội ngũ quản lý trong mẫu đánh giá chuẩn. 

>>> ĐỌC NGAY: 4 Cách tính thời gian hoàn vốn cụ thể và các lưu ý khi áp dụng

2.2 Xác định các tiêu chí và bộ chỉ số đánh giá

Việc xác định các chỉ số đánh giá sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức hoàn thiện mẫu đánh quy trình đánh giá nhân viên. Bạn chỉ cần nhìn vào dữ liệu thì mọi kết quả đều có thể được biểu hiện một cách trực quan nhất.

Nếu bạn đã có sẵn bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí (bạn nên làm điều này), thì coi như bạn đã làm được bước đầu tiên trong việc xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả nhân viên chuẩn. Đơn giản là các số liệu này đều dựa trên mô tả công việc, tùy theo đó là một nhiệm vụ yêu cầu chất lượng hay số lượng. 

Ví dụ, trong mô tả công việc của nhân viên lễ tân khách sạn sẽ có nhiệm vụ là nhập  liệu và cập nhật các dữ liệu của khách hàng đăng kí vào hệ thống. Khi đó, chỉ số đánh giá của nhân viên này sẽ là số lượng dữ liệu được cập nhật mỗi ngày và tỉ lệ nhập lỗi. Cùng với các chỉ số này, bạn nên có sự thống nhất với bộ phận liên quan để đưa ra một con số làm mục tiêu cụ thể. 

Sau đây là một ví dụ của một bảng chỉ tiêu cho bộ phận lễ tân:

 Bảng chỉ tiêu cho bộ phận lễ tân khách sạn

Trong một số trường hợp, các chỉ số này thậm chí còn có thể được sử dụng để đo lường khách quan một vài yếu tố chủ quan như thời gian làm việc. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một chỉ tiêu về số lần đi muộn tối đa của một nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, không phải yếu tố chủ quan nào cũng có thể được định lượng, ví dụ như thái độ làm việc của nhân viên. Bạn đừng cố gắng mô tả một thái độ cần có; thay vào đó hãy ghi chú lại các hành vi thể hiện thái độ tích cực/tiêu của nhân viên; cùng với kết quả/hậu quả của hành vi đó.

Ví dụ, đây là một yếu tố bạn nên ghi chú lại trong quá trình đánh giá nhân viên: “Nhân viên A đã không thể hiện được tinh thần đồng đội cần có. Khi mà một thành viên khác của phòng vắng mặt, nhân viên A đã không chịu phụ trách thêm phần việc phát sinh để có thể kịp thời phục vụ khách hàng; gây ra tình trạng khách hàng chờ đợi.”

Như vậy, nhìn chung để xác định các chỉ số và xây dựng các chỉ tiêu trong quy trình đánh giá nhân viên, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Rà soát lại mô tả công việc của mỗi vị trí.
• Xác định các nhiệm vụ chính của vị trí có thể đo lường được.
• Làm việc với nhân viên và quản lý của các bộ phận để thu thập thông tin định lượng; kiểm tra mẫu quá khứ; từ đó thống nhất bộ chỉ số cũng như chỉ tiêu cho bộ phận.
• Theo dõi quá trình thực hiện chỉ tiêu. 

2.3 Thống nhất về cách thức nghiệm thu

Mục tiêu cuối cùng của quy trình đánh giá nhân viên là quá trình nghiệm thu. Bởi vậy, trước khi tiến hành áp dụng quy trình đánh giá nhân viên, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu về quy trình nghiệm thu: cách đưa ra lời nhận xét, nên nhận xét về cái gì, và cách tạo thảo luận giữa nhân viên. 

Một số lời khuyên cho điều phối viên buổi nghiệm thu:

• Nhận xét cả về điểm mạnh và điểm yếu, nhằm hạn chế tình trạng nhân viên cảm thấy bị xúc phạm hoặc tự tin quá mức.
• Đề xuất hướng cải thiện rõ ràng. Khi góp ý cho nhân viên về những điểm yếu của họ, cần đảm bảo rằng bạn chỉ rõ bạn muốn nhân viên cải thiện như thế nào, và bạn sẽ hỗ trợ họ như thế nào. 
• Hãy chỉ rõ cho nhân viên của bạn thấy ranh giới đâu là chấp nhận được, đâu là việc cần sửa đổi ngay, sau đó xây dựng một kế hoạch để theo dõi quá trình tái cải thiện, tái đánh giá nhân viên. 
• Khuyến khích sự tham gia phản hồi, tương tác của nhân viên: Sau khi đã đưa ra đánh giá, hãy khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến của mình: họ có đồng tình hay không đồng tình với đánh giá của bạn, họ có ý kiến gì khác về quá trình cải thiện hay không. 

Qua 4 lời khuyên trên, bạn không chỉ giúp nhân viên tự hoàn thiện bản thân, mà còn có thể giúp các bên có sự tương tác và hiểu nhau hơn. 

Bạn đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? fCheckin sẽ giúp hoạt động chấm công của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.

2.4 Ban hành các chính sách, chế độ liên quan

Trong những tình huống tuy rằng đã có hệ thống đánh giá và thảo luận để cải thiện thì vẫn sẽ có những nhân viên tiếp tục hoạt động một cách kém hiệu quả. Chính vì thế bạn nên phải ban hành những quy định thưởng phạt rõ ràng. Các chính sách này cần phải liệt kê rõ những biện pháp đội ngũ nhân sự sẽ tiến hành trong trường hợp hiệu suất vẫn không có dấu hiệu cải thiện (cảnh cáo, biên bản kiểm điểm hoặc đình chỉ hoạt động…); hoặc mức thưởng nếu như hiệu suất của nhân viên có biểu hiện đi lên rõ rệt.

2.5 Quy định chung về thời gian nghiệm thu

Khi bạn đã xây dựng được hệ thống đánh giá làm việc của nhân viên: bao gồm mẫu đánh giá, các quy định, chính sách, thì bạn chỉ còn cần đưa ra quyết định khi nào nên bắt đầu tiến hành các hoạt động nghiệm thu. Một vài doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu vào cùng một thời điểm trong năm; trong khi một số khác có thể tiến hành nghiệm thu trong vòng 1 tháng sau một khoảng thời gian làm việc nhất định của nhân viên. Dù bạn có quyết định thời gian nghiệm thu cách nào đi nữa, thì cũng luôn đảm bảo rằng bạn thực hiện nghiệm thu đúng thời hạn. 

3. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên

Trong quá trình xây dựng quy trình đánh giá nhân viên, nhà quản trị cũng sẽ gặp một số khó khăn như sau:

• Chưa hiểu hết nhân viên đang làm gì? Việc chỉ dựa theo báo cáo của nhân viên đưa thì thật khó để theo dõi tiến độ, quá trình triển khai công việc trong tương lai. Trong báo cáo thông thường sẽ ít thể hiện rõ từng đầu việc một mà người đọc chỉ biết các thông tin chung như “đang hoàn thiện”, “đang sửa”,… 
• Khó khăn đưa ra được tiêu chí đánh giá minh bạch: Một số nhà quản trị khi xây dựng quy trình đánh giá rất mơ hồ với những tiêu chí đó, dẫn đến không thống nhất ý kiến giữa mình và nhân viên. Từ đó dẫn đến vấn đề về tính minh bạch của việc đánh giá, và độ chính xác cũng là ngẫu nhiên, tùy hứng. 
• Hạn chế trong việc đưa đánh giá bao quát toàn bộ nhân viên trong thời gian dài: Đối với một số doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông đảo lên đến hàng nghìn sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá.

4. Những lưu ý để xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả

Để có quy trình đánh giá nhân viên đạt hiệu quả tốt thì đừng quên những lưu ý sau nhé: 

• Hệ thống đánh giá giúp truyền cảm hứng, khuyến khích tinh thần làm việc cho nhân viên khi ghi nhận cá nhân có hiệu suất làm việc tốt. Bên cạnh đó còn khuyến khích giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp. 
• Hoạt động đánh giá nên được triển khai công bằng, khách quan. 
• Để có hệ thống đánh giá hiệu quả cần phải có quy trình đánh giá nhân viên, chỉ số rõ ràng. 

Nói tóm lại, việc xây dựng một quy trình đánh giá nhân viên chuẩn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. FASTDO mong rằng bài viết trên đây sẽ hữu ích với bạn.