Quy định sử dụng máy tính trong công ty và cách xây dựng

Mỗi Doanh nghiệp cần ban hành quy định sử dụng máy tính trong công ty vì đây là một yếu tố quan trọng nhằm hạn chế tình trạng bị đánh cắp dữ liệu cũng như bảo mật thông tin của Công ty với các mối đe dọa từ bên ngoài.

Vậy, Ban lãnh đạo cần có những tiêu chí nào để xây dựng quy định cũng như quy định đó gồm có các nội dung cơ bản nào, cách ban hành quy định ra sao. Thông qua bài viết dưới đây của FASTDO, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số quy định sử dụng máy tính trong công ty.

Đã đến lúc, Doanh nghiệp bạn cần áp dụng các quy định này để tạo ra một môi trường làm việc văn minh và tin cậy.

>>> ĐỌC CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững
• Mô hình ASK là gì? Cách đánh giá năng lực theo mô hình ASK
• 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC

1. Những tiêu chí để xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty

Ban lãnh đạo cần dựa trên các tiêu chí nào để xây dựng một quy định sử dụng máy tính trong công ty có nhiều sự đồng thuận nhất, mà không gây ra tâm lý “khó chịu” dành cho nhân viên.

1.1 Đảm bảo tính linh hoạt và tôn trọng cá nhân

Đây là tiêu chí đầu tiên mà mọi Giám đốc/Chủ Doanh nghiệp cần quan tâm trước khi đưa ra một quy định sử dụng máy tính trong công ty.

Bởi lẽ, ai cũng mong muốn nhân viên trong khoảng thời gian làm việc cần tập trung cao độ cho công việc của mình để mang lại hiệu quả tốt, hạn chế thời gian rảnh để xem phim, lướt web,…

Tuy nhiên, với mỗi Công ty có mỗi văn hóa Doanh nghiệp khác nhau, bạn cũng không nên cứng nhắc khi áp dụng quy định hàng loạt.

Chủ Doanh nghiệp đừng nên quá khắt khe với nhân viên trong quy định sử dụng Internet bằng cách cấm tiệt hoàn toàn. Mà hãy linh động, đánh giá thực tế hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, cũng như sở thích cá nhân của mỗi người để tạo nên một Doanh nghiệp kỷ luật nhưng vẫn tin cậy lẫn nhau.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Văn Phòng Điện Tử Là Gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất

1.2 Thể hiện được văn hóa của tổ chức

Văn hóa Doanh nghiệp luôn là yếu tố mà Ban lãnh đạo cần quan tâm và xây dựng, đối với mỗi quy định được ban hành cần có sự liên kết đối với văn hóa tổ chức, có như thế nhân viên mới không cảm thấy gò bó, ép buộc.

>>> XEM THÊM: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 5 Bí quyết nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

1.3 Huy động được sự đồng thuận của toàn bộ tổ chức

Trước khi quy định ban hành có hiệu lực, chủ Doanh nghiệp không nên bỏ qua “công đoạn” công tác tư tưởng cho nhân viên.

Hãy cho nhân viên được cảm thấy rằng, trong môi trường tổ chức này không có sự giám sát, hoặc ép buộc mà đây chỉ là các quy định nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của mọi người, hạn chế tình trạng bị hacker xâm nhập, đánh cắp dữ liệu khi chẳng may họ để lộ thông tin trên mạng xã hội.

Hãy nhấn mạnh rằng, mỗi cá nhân đều có quyền sử dụng máy tính một cách chính đáng, tuy nhiên hãy sử dụng một cách hợp lý, cân đối giữa công việc và cá nhân .

>>> THAM KHẢO NGAY: 4 Chiến lược kênh phân phối của Coca Cola hiệu quả trong bối cảnh đại dịch

1.4 Cần được xét duyệt bởi bộ phận có thẩm quyền

Bộ phận nhân sự cần soạn thảo quy định sử dụng máy tính trong công ty rồi gửi lên Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc điều hành có thẩm quyền xét duyệt. Sau khi đã rà soát và đồng ý xét duyệt thì mới công bố đến các phòng ban, bộ phận liên quan được biết để thực hiện

>>> ĐỌC NGAY: Top 11 Lợi ích của Chuyển đổi số mang lại cho Doanh nghiệp

2. Nội dung cơ bản của quy định sử dụng máy tính trong công ty

Bạn muốn chuyển từ hệ thống chấm công cũ kỹ sang một giải pháp hiện đại hơn? fCheckin chính là giải pháp dành cho Doanh nghiệp của bạn! Fastdo cung cấp giải pháp chấm công dễ sử dụng và đáng tin cậy để bạn có thể chấm công từ xa, theo dõi giờ làm việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đừng để công việc chấm công trở thành gánh nặng – hãy thử fCheckin ngay hôm nay.

Trong quy định sử dụng máy tính trong công ty được ban hành, các nội dung cơ bản cần có gồm những khoản mục nào?

2.1 Những quyền và trách nhiệm của người sử dụng máy tính trong công ty

Trước hết, văn bản quy định cần xác định rõ quyền và trách nhiệm của những người sử dụng máy tính trong công ty như thế nào, bởi đây là các cá nhân sẽ trực tiếp sử dụng máy tính phục vụ cho công việc của mình.

Việc làm rõ quyền và trách nhiệm cũng là cách giúp cho nhân viên biết được các công việc mà mình được làm và không được làm, qua đó làm tăng hiệu suất công việc, góp phần tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu cho công ty.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới

2.2 Những quyền và trách nhiệm của người sử dụng mạng máy tính nội bộ trong công ty

Hiện nay, mỗi công ty đều sử dụng mạng máy tính nội bộ riêng, mục đích chính là lưu trữ các dữ liệu quan trong trong công việc đối với công ty. Việc ban hành quy định sử dụng máy tính trong công ty đối với mạng máy tính nội bộ, góp phần hạn chế tình trạng bị các hacker xâm nhập, đánh cắp dữ liệu.

Cũng như các bộ phận khác dễ dàng liên hệ, chia sẻ các thông tin, tài liệu quan trọng trong Công ty. Sử dụng mạng máy tính nội bộ hiệu quả, góp phần tăng hiệu suất làm việc, tăng thu nhập cho Công ty.

>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Lý giải nguyên nhân vì sao nhân viên mới thử việc đã nghỉ

2.3 Hướng dẫn phương án xử lý sự cố

Trong quá trình sử dụng mạng máy tính để phục vụ cho công việc, không thể nào tránh khỏi được tình trạng xảy ra sự cố. Do đó, trong quy định sử dụng máy tính trong Công ty cần nêu rõ hướng khắc phục, xử lý khi chẳng may xảy ra sự cố, nhân viên cần phải liên hệ với ai để nhanh chóng sửa chữa, khắc phục tình trạng này.

>>> XEM NGAY: BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả

2.4 Quy định khen thưởng và kỷ luật

Trong quy định ban hành cũng cần phải nêu rõ vấn đề khen thưởng cho những người tuân thủ tốt và kỷ luật những nhân viên nào vẫn còn hời hợt, không quan tâm, để các cá nhân khác có ý thức hơn khi sử dụng mạng máy tính của Công ty.

>>> ĐỌC NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

2.5 Điều khoản thực thi

Trong văn bản quy định sử dụng máy tính trong Công ty cần nêu rõ thời gian áp dụng, các phòng ban, cá nhân liên quan thực thi quy định, và các nội dung khác có trong văn bản đã được Cấp lãnh đạo xét duyệt thực hiện.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 10 phương pháp đánh giá nhân viên chính xác, hiệu quả nhất

3. Các cách để ban hành quy định sử dụng máy tính trong Công ty

Việc ban hành quy định sử dụng máy tính trong Công ty được xem là một việc quan trọng trong cách quản lý nhân sự, vậy phải làm thế nào để ban hành quy định này nhận được sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên, không gây cho họ cảm giác khó chịu, bị theo dõi. Và, bộ phận nhân sự ban hành và lưu trữ quy định này như thế nào cho hiệu quả

FASTDO chia sẻ cho bạn một số cách ban hành cụ thể như sau:

Cách 1: Bộ phận nhân sự in ra một bảng cứng để lưu trữ, còn các bảng còn lại thì in xuống gửi cho từng phòng ban hoặc từng trưởng bộ phận để họ về phổ biến quy định lại với nhân viên của mình.

Cách 2: Lưu trữ một bảng cứng trong bộ phận nhân sự, in một bảng và đóng dấu rồi dán ở bảng thông báo để mọi nhân viên đều được cập nhật thông tin. Hoặc thông báo đến các trưởng bộ phận để xác nhận nhân viên đã nắm được quy định mới ban hàng.

Cách 3: Bảng cứng đã được xét duyệt và đóng dấu thì bộ phận nhân sự lưu lại, scan một bảng để gửi email cho toàn bộ nhân viên trong Công ty được biết, cần xác nhận với các trưởng bộ phận để đảm bảo tất cả nhân viên đều đã nắm rõ quy định mới được ban hành.

Cách 4: Sử dụng các ứng dụng quản lý nhân sự, công văn để lưu trữ quy định, bạn có thể tìm hiểu các thông tin cần thiết về ứng dụng tại đây của FASTDO.

Việc ban hành quy định sử dụng máy tính trong Công ty là một việc cần thiết để thiết lập một quy định chung cho văn hóa Công ty nhằm xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, chuẩn mực, nâng cao hiệu suất làm việc cũng như kiểm soát các vấn đề phát sinh khác như bị mất dữ liệu, hacker xâm nhập,…

Hy vọng với những chia sẻ của FASTDO, bạn đã tìm cho mình một phần mềm tích hợp ban hành các quy định sử dụng máy tính trong Công ty, đây sẽ là công cụ giúp bộ phận nhân sự quản lý văn bản một cách đơn giản và tiện lợi.

>>> ĐỌC THÊM KIẾN THỨC DOANH NGHIỆP:

• Hướng Dẫn Thực Hiện Quy Trình Bán Hàng B2B Từ A-Z
• Tổng hợp top 08 kỹ năng lãnh đạo cần có năm 2022
• Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí