POLC – Nền tảng cốt lõi quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp

POLC (Planning – Organizing – Leading – Controlling) là một mô hình quản trị Doanh nghiệp cốt lõi mà bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng đều phải nắm. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay về khung quản trị này thông qua bài viết sau!

1. Đôi nét về khung POLC

POLC là một mô hình quản trị được cấu thành bởi 4 yếu tố cốt lõi, bao gồm:

• P – Planning: Hoạch định kế hoạch.
• O – Organizing: Tổ chức và phân bổ trách nhiệm, quyền hạn.
• L – Leading: Lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động trong nội bộ.
• C – Controlling: Kiểm soát và quản lý các quy trình, hiệu suất công việc.

Để hiểu cụ thể hơn về 4 chức năng chính của một nhà lãnh đạo theo mô hình polc là gì, quý Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng sau đây:

Trong quá trình điều hành Doanh nghiệp, cả 4 yếu tố trong POLC đều phối hợp chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả cấp độ quản lý cũng cần thực hiện cả 4 chức năng này. Việc hiểu và phân loại các chức năng POLC sẽ là căn cứ để nhà quản lý hiểu rõ hơn về công việc của mình cũng như xác định hành động phù hợp kế tiếp.

2. Tầm quan trọng của POLC đối với sự phát triển Doanh nghiệp

Việc ứng dụng mô hình POLC trong quản trị tại Doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Với mỗi kế hoạch, việc đi theo đúng các bước trong mô hình sẽ giúp các nhà quản lý xác định mục tiêu và định hướng tốt từng chặng phát triển.

Đồng thời, POLC còn giúp các nhà lãnh đạo kiểm soát tốt các khâu và đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho mỗi chiến lược khi đang triển khai. Từ đó, Doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro, thiết lập các mục tiêu hiệu quả hơn và có những bước phát triển mạnh mẽ, bứt phá trong tương lai.

3. Tổng quan về 4 yếu tố của POLC

Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu tổng quan về 4 yếu tố cốt lõi cấu thành khung POLC

3.1 Hoạch định – Planning 

Planning – Hoạch định là chức năng đầu tiên trong POLC, mang tính quyết định đến toàn bộ các chức năng kế tiếp. Chức năng hoạch định bao gồm việc thiết kế hệ thống mục tiêu và các kế hoạch hành động cụ thể nhằm hoàn thành những mục tiêu đã đề ra.

Mọi kế hoạch khi đặt ra đều cần đảm bảo phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của Doanh nghiệp. Để kế hoạch có thể phát huy tối đa hiệu quả, nhà hoạch định cần đảm bảo mọi yếu tố trong bản kế hoạch phải được tối ưu hóa và nhất quán, cụ thể:

• Đảm bảo tính nhất quán giữa chiến lược và mục tiêu: Các mục tiêu cần được thiết lập phù hợp với chiến lược. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo có thể đo lường được hiệu quả chiến lược, từ đó có kế hoạch cải thiện và tối ưu phù hợp.
• Đảm bảo sự nhất quán giữa các mục tiêu: Khi lên kế hoạch, cần đảm bảo tính công bằng, phân bổ nguồn lực đồng đều ở các mục tiêu. Người quản lý cần phải tránh việc dồn lực ở mục tiêu này mà trì hoãn mục tiêu khác.
• Đảm bảo tính nhất quán theo định hướng chiến lược: Ở mỗi thời điểm, Doanh nghiệp chỉ nên định hướng theo một chiến lược quan trọng. Việc theo đuổi đồng thời nhiều chiến lược cùng lúc sẽ dẫn đến hiệu quả không như mong đợi.

>>> ĐỌC THÊM: OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp

3.2 Tổ chức và phân bổ – Organizing

Tổ chức – Organizing là chức năng thứ hai trong khung POLC. Chức năng này liên quan đến việc xây dựng cấu trúc của tổ chức. Qua đó, cấp lãnh đạo phải đề ra được kế sách sử dụng hợp lý nguồn nhân sự, giúp hiện thực hóa các mục tiêu chung.

Cấu trúc tổ chức thường được biểu diễn ở dạng sơ đồ. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, nhà lãnh đạo có thể sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau để sắp xếp như: theo bộ phận, theo chức năng, theo sản phẩm, theo dự án, theo khu vực hoặc theo khách hàng.

Bên cạnh đó, chức năng Tổ chức trong POLC cũng liên quan đến thiết kế và sắp công việc. Theo đó, nhà lãnh đạo cần phải xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng nhiệm vụ để giao cho nhân sự. Ngoài ra, công việc được giao cũng cần đi kèm theo sự hướng dẫn về cách thức thực hiện.

Thách thức lớn nhất đối với chức năng này chính là làm thế nào có thể định hướng các công việc nhỏ lẻ, từ đó tận dụng hiệu quả nguồn lực của Doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề đó, ngày càng có nhiều tổ chức đang áp dụng thiết kế công việc đa dạng hóa, giúp nhân sự có thể học hỏi, giao lưu trong các lĩnh vực khác bên cạnh chuyên môn chính.

3.3 Lãnh đạo – Leading

Lãnh đạo – Leading trong khung POLC bao gồm việc hướng dẫn, đào tạo, tạo động lực và lan tỏa sức ảnh hưởng đến mọi người. Là một nhà lãnh đạo giỏi, kỹ năng dẫn dắt tốt là chưa đủ, bạn còn phải truyền cảm hứng đến tất cả mọi người xung quanh, thúc đẩy động lực của họ trong công việc và cuộc sống.

Để trở thành nhà lãnh đạo tốt, những kiến thức và hiểu biết sâu sắc đóng vai trò rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh thị trường liên tục thay đổi. Liên tục cập nhật thông tin sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra những chiến lược phù hợp, đưa Doanh nghiệp thuận lợi đi qua các thay đổi của thị trường.

Bạn có biết, hơn một nửa Doanh nghiệp trong “Danh sách Fortune 500 – 2019” đều được ra đời trong thời kỳ suy thoái kinh tế? Ngoài ra, nhiều kỳ lân công nghệ khác như AirBnb, Slack hay Uber đều được thành lập trong thời kỳ khủng hoảng tài chính toàn cầu.

Vậy đâu là bí quyết giúp họ vươn lên mạnh mẽ, góp mặt trong các danh sách vinh danh uy tín? Đấy là do những thương hiệu này đã luôn cập nhật tin tức, vận dụng tư duy quản trị tuyệt vời để lợi dụng những thay đổi của thời cuộc để phát triển. Họ không bằng lòng để môi trường chi phối. Do đó, họ đã thành công!

Điều này một lần nữa được khẳng định mạnh mẽ hơn trong thời kỳ hiện nay. Sự xuất hiện của cuộc cách mạng chuyển đổi số, đại dịch, tiền ảo,… đều đang liên tục tác động đến sự phát triển kinh tế. Hơn lúc nào hết, vai trò của nhà lãnh đạo đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

>>> ĐỌC THÊM: Phong cách lãnh đạo của Tim Cook và 14 Bài học tuyệt vời

3.4 Kiểm soát – Controlling

Chức năng cuối cùng trong khung POLC  là Kiểm soát – Controlling. Thông qua từng giai đoạn mục tiêu, nhà quản lý cần đảm bảo cho hiệu suất công việc vẫn theo sát với tiêu chuẩn so với mục tiêu đã đặt ra từ ban đầu.

Ở bước thứ 4 này, các nhà lãnh đạo cần phải đặt ra chỉ tiêu cụ thể cho từng hạng mục công việc. Sau đó, lãnh đạo cần so sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu ban đầu và phân tích cụ thể theo số liệu. Từ đó, việc quản lý những sai phạm hay điều chỉnh kế hoạch sẽ dễ dàng hơn. 

Việc kiểm soát kế hoạch, phân tích và đưa ra phương án cải tiến có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định đến sự thành bại của mỗi chiến lược. Thường xuyên cập nhật tình hình chiến lược sẽ giúp nhà lãnh đạo phát hiện sớm các vấn đề tồn đọng và đưa ra phương án khắc phục kịp thời nhất.

4.Tham khảo POLC trong chiến lược kinh doanh của Apple

Được thành lập từ năm 1976, đến nay Apple đã nằm trong top năm công ty lớn nhất về công nghệ thông tin tại Hoa Kỳ. Những sản phẩm của Apple luôn cháy hàng và được săn đón từ khắp nơi trên toàn thế giới.

Vậy các nhà điều hành của Apple đã thực hiện quản lý vận hành Doanh nghiệp này như thế nào theo nguyên tắc POLC? 

4.1 Hoạch định – Planning

Từ những ngày đầu thành lập, Apple đã cam kết sẽ cung cấp những trải nghiệm cá nhân hóa tuyệt vời nhất đến từng nhóm đối tượng khách hàng. Luôn lấy yếu tố khách hàng làm “kim chỉ nam”, Apple tin rằng, sự thành công đều được tạo nên bởi mối quan hệ trung thành giữa khách hàng và thương hiệu. 

Vì lý do đó, Apple đã tổ chức rất nhiều buổi hội thảo miễn phí cho các nhóm khách hàng khác nhau để đào tạo kiến thức về sản phẩm và thương hiệu. Chính vì điều này, Apple đã trở nên nổi bật hơn so với các thương hiệu khác trên thị trường bởi luôn mong muốn đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình.

>>> ĐỌC TIẾP: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định chi tiết

4.2 Tổ chức và phân bổ – Organizing

Bước thứ hai trong quy tắc POLC, Apple đã tổ chức một cách rất thông minh và rõ ràng theo hai yếu tố chính: Sản phẩm và con người. Việc tổ chức và phân bổ tại Apple có sự thích ứng và tính linh hoạt rất cao. 

Apple cho phép nhân viên trong công ty được sử dụng và nêu ý kiến đóng góp cải tiến về các sản phẩm của họ. Nhờ vậy, họ đã thu được nhiều ý kiến đánh giá trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Đây là một trong những lý do khiến sản phẩm của Apple rất được yêu thích vì đáp ứng được đại đa số người dùng.

Không chỉ vậy, các nhân viên của Apple cũng được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng thường xuyên. Đó là lý do vì sao hầu như tất cả nhân viên của Apple đều có kỹ năng chuyên môn cao và góp phần lớn cho sự phát triển vượt bậc của tập đoàn.

Về khâu tổ chức sản xuất, Apple lựa chọn Trung Quốc là nơi lắp ráp sản phẩm. Tại đây, Apple hợp tác với Foxconn – công ty lớn nhất thế giới về sản xuất linh kiện. Trung Quốc là thị trường lớn và đội ngũ nhân công giá rẻ, linh kiện lại có sẵn. Nhờ vậy, Apple đảm bảo việc sản xuất một số lượng hàng lớn với mức chi phí tiết kiệm nhất.

4.3 Lãnh đạo – Leading

Nhắc đến Apple là nhắc đến Steve Jobs – một nhà lãnh đạo tài ba có sức ảnh hưởng lớn trên toàn thế giới. Khi quay lại Apple vào năm 1997, Steve Jobs đã đặt mục tiêu đầu tiên đó là tăng trưởng doanh thu cho công ty. 

“Sự đơn giản là đỉnh cao của sự tinh tế, là sự tiến hóa cuối cùng’’ – câu châm ngôn làm kim chỉ nam trong các chiến lược của Steve Jobs tại Apple. Chính sự đơn giản trong thiết kế là lợi thế cạnh tranh của Apple so với các đối thủ trên thị trường. Tư duy độc đáo này của Jobs đã mang đến vị thế khổng lồ của Apple như hiện tại.

Có thể nói, Steve Jobs đã đóng góp một phần vô cùng lớn để Apple có được sự thành công vang dội như ngày hôm nay. Sau khi ông mất, Tim Cook thay ông nắm quyền điều hành Apple với một phong cách hoàn toàn khác. Tuy nhiên, Tim Cook vẫn tôn trọng và kế thừa nền tảng mà Jobs xây dựng để tiếp tục đưa Apple ngày càng đi lên.

4.4 Kiểm soát – Controlling

Với chức năng Kiểm soát, các cấp quản lý và lãnh đạo tại Apple luôn tập trung theo dõi hiệu quả và liên tục đánh giá sự thành công của từng chiến dịch mà họ triển khai. Vì thế, họ có thể nhanh chóng xác định các vấn đề và khắc phục kịp thời trước khi mọi thứ trở nên tệ hơn.

Sau này, Apple gần như không phát minh thêm các sản phẩm mới. Họ tập trung phát triển các sản phẩm hiện tại. Dù vậy, họ vẫn khẳng định đẳng cấp của mình khi giữ vững vị thế số 1 trong thị trường. Các đợt ra mắt phiên bản mới của các sản phẩm Apple đều tạo nên những cơn sốt đối với người tiêu dùng.

Việc tuân thủ theo các nguyên tắc trong khung POLC là điều quan trọng và cần thiết để các Doanh nghiệp phát triển và đạt hiệu suất tăng trưởng cao. Với những thông tin hữu ích trên, Fastdo hi vọng các nhà lãnh đạo sẽ có một kế hoạch mới cho sự phát triển Doanh nghiệp của quý vị và ứng dụng thành công lý thuyết POLC.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Tư duy chiến lược và 8 kỹ thuật rèn luyện hiệu quả
• PDCA là gì? Hướng dẫn chi tiết về chu trình PDCA từ A-Z