KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

10 phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (6 bình chọn)

Quản lý công việc nhóm yêu cầu bạn vừa quản lý công việc cá nhân, vừa quản lý công việc của nhóm một cách trơn tru, hiệu quả trong thời gian đúng hạn. Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc nhóm đang rất được ưa chuộng trên thị trường, đóng vai trò là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Bài viết dưới đây, Fastdo sẽ cung cấp cho bạn Top 10 ứng dụng làm việc nhóm miễn phí và thịnh hành nhất hiện nay. Cùng theo dõi ngay nhé!

>>>> KHÁM PHÁ THÊM: 10 phần mềm quản lý dự án giúp kiểm soát tiến độ hiệu quả

1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?

1.1 Đối với tổ chức, các nhà quản lý

1.1.1 Lập kế hoạch công việc

Đối với các tổ chức, bài toán khó nhất là làm sao vận hành các bộ phận, nhân viên hoạt động ăn ý và hiệu quả. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị phải luôn thiết lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho từng dự án cũng như việc phân chia công việc đảm bảo sự đồng đều. Do đó, sự ra đời của phần mềm quản lý công việc nhóm là một công cụ hỗ trợ đơn vị phân bổ công việc sao cho hợp lý và hoàn thành tốt nhất.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Lập kế hoạch công việc

>>>> ĐỌC THÊM: 7 phan mem quan ly cong viec hàng ngày hiệu quả cho cá nhân

1.1.2 Quản trị theo hướng tập trung

Ứng dụng làm việc nhóm có thể thay bạn quản lý tập trung tất cả các công việc của doanh nghiệp trên cùng một hệ thống. Nhà quản lý chỉ cần phân bổ nhiệm vụ, thời gian và chia sẻ đến người dùng khác để cùng theo dõi một cách dễ dàng. Đây sẽ là nơi làm việc mới, giúp mọi người cùng tương tác, trao đổi công việc với nhau dễ dàng.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Quản trị theo hướng tập trung

1.1.3 TeamWork linh hoạt, hiệu quả

Những tính năng hiện đại của phần mềm quản lý làm việc nhóm cho phép người dùng trải nghiệm hoạt động teamwork linh hoạt hơn. Tính năng lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây giúp các thành viên có thể làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Thậm chí, những người dùng trong cùng mạng lưới đó có thể cập nhật thông tin trên điện thoại hay máy tính khi có kết nối Internet.

phần mềm làm việc nhóm
TeamWork linh hoạt, hiệu quả

1.2 Đối với nhân viên

1.2.1 Dễ dàng nắm bắt công việc được giao

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc nhóm đối với nhân viên đó là dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ. Nhờ sử dụng hệ thống, các nhân viên đều nhìn thấy công việc mình cần làm trong dự án. Đồng thời, họ còn có thể ưu tiên sắp xếp công việc nào nên hoàn thành trước để đảm bảo tiến độ chung cho công ty.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Dễ dàng nắm bắt công việc được giao

1.2.2 Tăng hiệu suất làm việc

Hệ thống phân bổ công việc theo trình tự khoa học giúp người dùng nắm bắt tổng quát các đầu việc. Đồng thời, nhà quản trị có thể kiểm tra tiến độ của từng bộ phận. Sự vận hành một cách có trình tự như vậy góp phần nâng cao năng suất làm việc. Theo đó, tổ chức cũng phát hiện kịp thời sai sót và đưa ra hướng giải quyết đúng đắn, nhanh chóng.

phần mềm làm việc nhóm
Tăng hiệu suất làm việc

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 8 phần mềm lập kế hoạch công việc cá nhân miễn phí tốt nhất

2. Top 10 phần mềm làm việc nhóm online hiệu quả, phổ biến hiện nay

2.1 Phần mềm quản lý công việc Todolist

Todolist chắc hẳn không còn quá xa lạ với chúng ta, phần mềm đang thu hút hơn 10 triệu người sử dụng trên thế giới. Đặc điểm của ứng dụng này là phù hợp cho việc sử dụng quản lý công việc hằng ngày. Các dữ liệu được đưa vào hệ thống sẽ tự động phân loại và lên lịch nhắc nhở cho bạn. Ngoài ra, phần mềm Todolist còn hỗ trợ lên kế hoạch cho một dự án nhóm.

phần mềm làm việc nhóm online
Phần mềm quản lý công việc To Do List

Sử dụng Todolist là cách tối ưu thời gian hiệu quả, ứng dụng thay con người phân loại và nhắc nhở để hoàn thiện nhiệm vụ. Bạn dễ dàng thiết lập ứng dụng trên nền tảng Android hoặc IOS. Tuy nhiên, Todolist vẫn còn một số hạn chế như không thể sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Do đó, một phần mềm thay thế khác cho bạn chính là F-Todolist. Đây là một phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng Todolist và được Fastdo cải tiến để phù hợp hơn trong quá trình sử dụng.

F-Todolist là một ứng dụng tương tự cho phép tạo, quản lý, thống kê công việc mỗi ngày. Đặc biệt là ứng dụng hoàn toàn miễn phí có trên nền tảng Android và iOS. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về F-Todolist TẠI ĐÂY.

2.2 Phần mềm quản lý dự án Base Wework

Base Wework là ứng dụng quản lý công việc nhóm được phát triển tại Việt Nam. Các tính năng được thiết kế không thua kém gì so với các phần mềm tương tự từ quốc tế. Bên cạnh quản lý làm việc theo dự án, người dùng có thể quản lý công việc theo phòng ban. Đây là công cụ linh hoạt cho phép nhiều cá nhân cùng lúc truy cập mọi lúc, mọi nơi.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Phần mềm quản lý dự án Base Wework

Ưu điểm nổi bật của công cụ này chính là hệ thống đa giao diện gồm chart, kanban, todolist phù hợp cho nhiều công việc khác nhau. Từ đây, ứng dụng tự đưa ra các bản báo cáo tổng kết khá đầy đủ để nhà quản lý nắm bắt thông tin. Một điểm hạn chế của sản phẩm này là thích hợp cho doanh nghiệp liên chức năng và chưa xử lý những vấn đề phức tạp của dự án.

>>>> XEM CHI TIẾT HƠN TẠI: Phần mềm Base là gì? Đánh giá nền tảng Base có tốt không?

2.3 Phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu Weekdone

Đây là ứng dụng liên quan đến cài đặt mục tiêu OKR và theo dõi tiến độ của các đội nhóm. Weekdone cung cấp các tính năng đo lường định kỳ một cách khoa học, người dùng có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo chất lượng đầu ra. Tính năng nổi bật của Weekdone thể hiện qua cách đặt mục tiêu theo dạng phân cấp và đặt mục tiêu dài hạn.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu Weekdone

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên check-in theo chu kỳ. Nhà quản lý sẽ có cái nhìn định kỳ về mức độ hoàn thành công việc mà không phải họp hành. Nhược điểm của phần mềm này là phải trả phí cho nhóm trên 10 người với giá $1,080/ năm. Đây là một mức giá cao so với các phần mềm cùng chức năng.

>>>> KHÔNG NÊN BỎ LỠ: 6 phần mềm lập kế hoạch kinh doanh từ a-z tốt nhất năm 2021

2.4 Phần mềm quản lý công việc nhóm Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí với giao diện đơn giản, dễ dùng. Menu chính của phần mềm là một bảng thông tin trực quan với các cột trạng thái như to do, doing và done. Với lối thiết kế này, người dùng có thể quản lý công việc rất đơn giản và hiệu quả.

phần mềm làm việc nhóm
Phần mềm quản lý công việc nhóm Trello

Trello sở hữu ưu điểm nổi bật là cho phép nhiều người sử dụng trong cùng nền tảng. Giao diện giống hệt với các tờ giấy note khiến ai nhìn vào cũng dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Tuy nhiên, Trello vẫn còn nhiều điểm hạn chế như không có tính năng chat nhóm, phân cấp thành viên… Thêm vào đó, Trello chỉ cung cấp phiên bản miễn phí với tính năng giới hạn. Người dùng muốn nâng cấp hơn thì phải đóng phí.

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Trello là gì? Hướng dẫn cách dùng và review phần mềm Trello

2.5 Phần mềm làm việc nhóm CloudApp

CloudApp được biết đến là phần mềm quản lý đội nhóm hỗ trợ giao tiếp, đặc biệt là với đối tác. Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ này có thể làm việc từ xa thông qua nền tảng trực tuyến. Giao diện được thiết kế sinh động dưới dạng hình ảnh hoặc video rất thuận tiện khi sử dụng.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Phần mềm quản lý làm việc nhóm CloudApp

Ưu điểm vượt trội của CloudApp là cho phép người dùng điều chỉnh những thông tin cần thiết một cách chính xác. Thông qua ứng dụng, nhà quản trị tiết kiệm lên đến 56 giờ/ tuần. Bên cạnh đó, CloudApp mắc phải điểm hạn chế như trường hợp Internet kém, người dùng khó có thể lưu trữ đúng hoặc truy xuất dữ liệu.

2.6 Ứng dụng quản lý công việc nhóm FastWork WorkPlace

Đây là phần mềm làm việc nhóm online mới nổi trên thị trường hiện nay. Vì ra đời sau nên ứng dụng góp nhặt rất nhiều tinh hoa từ các ứng dụng thông thường. Đặc biệt, FastWork WorkPlace có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép nhiều người tham gia cùng một lúc trên hệ thống.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Ứng dụng quản lý công việc nhóm FastWork WorkPlace

Các tính năng nổi bật của phần mềm như lập kế hoạch dễ dàng tích hợp phân chia nhiệm vụ. Nhà quản lý có thể liên kết với các phần mềm khác và thu thập báo cáo. Mặt hạn chế của ứng dụng là do còn khá mới nên trải nghiệm chưa được mượt mà.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: 10 phần mềm quản lý thời gian miễn phí nâng cao hiệu quả

2.7 Phần mềm làm việc nhóm online Teamwork

Teamwork là app quản lý công việc nhóm được phát triển bởi doanh nghiệp nước ngoài. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các tính năng từ quản lý công việc cá nhân cho đến đội nhóm. Bên cạnh đó, Teamwork cho phép người dùng sử dụng miễn phí không giới hạn thời gian. Chỉ với vài thao tác đơn giản, ai cũng có thể trải nghiệm ứng dụng tuyệt vời này.

phần mềm làm việc nhóm online
Phần mềm làm việc nhóm online Teamwork

Ưu điểm của phần mềm là thiết lập các dự án lớn nhỏ đi kèm với tài liệu. Các thành viên trong tổ chức có thể trao đổi trực tiếp trên nền tảng này. Ngoài ra, hệ thống tự động cung cấp các báo cáo theo tuần, tháng và năm. Mặt hạn chế từ Teamwork là khó sử dụng đối với người mới vì giao diện khác lộn xộn, không thân thiện.

2.8 Phần mềm quản lý công việc nhóm Zapier

Người dùng có thể liên kết các ứng dụng khác nhau khi sử dụng Zapier. Phần mềm giúp bạn sử dụng các thao tác kết nối mà không cần phải coding. Tất cả các công việc đều thực hiện đơn giản với vài nhấp chuột. Lợi ích to lớn từ Zapier là có đến 1000 ứng dụng được lập trình sẵn thuận tiện trong quản lý dự án nhóm. Ngoài ra, phần mềm còn tạo ra một hệ thống chăm sóc khách hàng tự động. Tuy nhiên, khuyết điểm duy nhất của phần mềm này là chi phí khá cao.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Phần mềm quản lý công việc nhóm Zapier

2.9 Phần mềm quản lý đội nhóm AMIS Công Việc

Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm do công ty MISA phát hành. AMIS Công việc được kế thừa nhiều tính năng vượt trội như xây dựng mục tiêu, các đầu việc, người thực hiện, thời hạn hoàn thành. Hình thức giao nhân việc được thông báo tự động cho từng thành viên. Phần mềm được ứng dụng làm việc nhóm online có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Mặt hạn chế của ứng dụng là chưa có phiên bản miễn phí cho nhóm ít người và chỉ được dùng miễn phí trong 20 ngày.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Phần mềm quản lý đội nhóm AMIS Công Việc

2.10 App quản lý công việc nhóm miễn phí Slack

Khi áp dụng ứng dụng quản lý công việc nhóm này, bạn có thể trao đổi file, ảnh không giới hạn. Slack đóng vai trò như một nền tảng “mạng xã hội” công việc giúp mọi người dễ dàng theo dõi. Ứng dụng này tập trung vào sự tương tác nhóm mạnh mẽ, gắn kết hơn.

phần mềm làm việc nhóm
App quản lý công việc nhóm miễn phí Slack

Ưu điểm của Slack là sử dụng linh hoạt trên điện thoại và kết nối với các ứng dụng khác như Office 365, Google Drive.. Hơn nữa, phần mềm quản lý công việc nhóm này có phiên bản miễn phí trọn đời. Bên cạnh ưu điểm, Slack vẫn tồn tại khuyết điểm là phân tích báo cáo chưa thực sự chuyên sâu như AMIS Công việc.

>>>> KHÁM PHÁ: TOP 5 phần mềm lập tiến độ thi công project quản lý hiệu quả

3. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm

3.1 Mức độ dễ sử dụng

Hiện nay, nhiều ứng dụng quản lý của nước ngoài có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý từng hoạt động rất chặt chẽ. Tuy nhiên, giao diện chưa thực sự chú trọng vào trải nghiệm người dùng. Một số phần mềm chỉ có phiên bản Tiếng Anh, gây khó sử dụng, đặc biệt với người dùng không giỏi về ngoại ngữ.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Dễ dàng trong sử dụng

3.2 Tính năng tích hợp của phần mềm

Một ứng dụng quản lý công việc nhóm tốt thì cần phải thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch và các công tác thống kê, báo cáo công việc. Sự tích hợp đa chức năng trên cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí sử dụng. Đồng thời, thông qua hệ thống, mọi người được kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng hơn.

phần mềm làm việc nhóm online
Tính năng tích hợp của phần mềm

3.3 Chi phí hợp lý

Đây là yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn sử dụng. Trên thị trường hiện nay không thực sự có các phần mềm nào miễn phí hoàn toàn vì chúng tồn tại các chi phí ẩn khác. Doanh nghiệp muốn vừa tối ưu quy trình hoạt động vừa hiệu quả phải đầu tư một khoản tiền xứng đáng.

phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí
Chi phí hợp lý

3.4 Hỗ trợ từ nhà cung cấp

Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là một trong các yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến sự lựa chọn phần mềm làm việc nhóm online. Doanh nghiệp nên xem xét về quy mô, quy trình hoạt động của mình và tìm ra nhà cung cấp thích hợp. Tuy nhiên, việc lựa chọn không hề dễ dàng bởi trên thị trường có quá nhiều sản phẩm. Do đó, bạn nên kết hợp cùng các tiêu chí khác và lựa chọn phần mềm tích hợp nhiều tính năng chuyên biệt như FTTM (Fly to the moon) của Fastdo để quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện.

phần mềm quản lý làm việc nhóm
Hỗ trợ từ nhà cung cấp

3.5 Quản lý công việc đa chiều

Đối với doanh nghiệp lớn có lẽ đây là tiêu chí được ưu tiên nhất. Bởi sự điều hành cùng lúc nhiều phòng ban là không hề dễ dàng. Quản lý công việc đa chiều, tổng hợp tình trạng của dự án góp phần giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình và đưa ra phán đoán đúng đắn.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Quản lý công việc đa chiều

3.6 Quy trình giao việc theo nhiều cấp

Đa số các ứng dụng hiện nay áp dụng tính năng giao việc theo cấp bậc cũng chưa nhiều. Việc phân chia công việc cho từng cấp, từng cá nhân sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, người quản lý cũng dễ dàng theo dõi tiến độ. Dựa vào đó, họ có thể đánh giá năng lực làm việc một cách công bằng, minh bạch.

phần mềm làm việc nhóm
Quy trình giao việc theo nhiều cấp

3.7 Công cụ nhắc nhở, cảnh báo tức thời

Tính năng này đóng vai trò như một “người nhắc nhở” giúp các thành viên liên quan nhớ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này còn giúp họ không phải bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Thêm vào đó, sự nhắc nhở liên tục tạo tính chủ động sắp xếp công việc cho các thành viên.

phần mềm quản lý công việc nhóm
Công cụ nhắc nhở, cảnh báo tức thời

>>>> CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và tốt nhất hiện nay. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn tìm ra công cụ tối ưu để vận hành công việc hiệu quả. Ngoài ta, đừng quên liên hệ Fastdo nếu bạn muốn nhận tư vấn chi tiết hơn về các phần mềm nhé!

Thông tin liên hệ:

Bài Viết Liên Quan