15 khó khăn khi làm việc nhóm điển hình và cách giải quyết

Bạn quá mệt mỏi vì những cuộc họp kéo dài, những cuộc tranh cãi không hồi kết và những công việc bị trì hoãn chỉ vì sự bất đồng quan điểm trong nhóm làm việc? Các dự án đầy triển vọng của bạn thất bại sự vì những rạn nứt, xung đột cỏn con, nhỏ nhặt của các đồng nghiệp? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu các giải pháp giúp loại bỏ và khắc phục các khó khăn khi làm việc nhóm qua bài viết dưới đây nhé!

1. 15 khó khăn khi làm việc nhóm điển hình và cách giải quyết

1.1. Xung đột, mâu thuẫn giữa các cá nhân

Một trong những rào cản phổ biến khi làm việc nhóm là sự leo thang xung đột giữa các cá nhân. Những khác biệt trong quan điểm và tính cách, sự bất đồng ý kiến, dù nhóm có nhiều thành viên hay chỉ có hai người, đều dễ dàng dẫn đến mâu thuẫn. Điều này gây ra các hậu quả nghiêm trọng như:

• Các thành viên không đồng thuận về phương án thực hiện, người này đồng ý, người kia phản đối
• Đội nhóm mất tinh thần làm việc, năng suất làm việc, tiến độ công việc trì trệ
• Nhiệm vụ không được hoàn thành đúng hạn, các giai đoạn tiếp theo của dự án bị đình trệ
• Kết quả công việc không được như mong đợi, ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Cách giải quyết mâu thuẫn: Việc dung hòa các cá tính riêng lẻ để tạo nên một tập thể thống nhất là rất khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian. Để hòa giải và tăng cường sự đoàn kết trong nhóm, quản lý cần xác định nguyên nhân gốc rễ của mâu thuẫn, chẳng hạn như sự yếu kém trong giao tiếp và việc không kiểm soát được cảm xúc.

Các buổi trao đổi, tháo gỡ khúc mắc, hiểu lầm giữa những thành viên nên được tổ chức, để hai bên hiểu ý và cảm thông cho nhau. Trong các trường hợp đặc biệt, quản lý nên điều chỉnh công việc để giảm thiểu sự tương tác giữa họ.

1.2. Cái tôi quá cao

Đối với một tập thể, kiến thức chỉ trở thành sức mạnh khi nó được chia sẻ rộng rãi. Tuy nhiên, nếu một hoặc nhiều thành viên có trình độ và kỹ năng vượt trội nhưng lại đặt cái tôi của mình lên quá cao, xung đột nội bộ sẽ nổ ra. Điều này là không tốt, là một trong những nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả.

Cụ thể, cá nhân có cái tôi cao thường là các nhân viên trình độ chuyên môn cao hơn hoặc ngang bằng với quản lý hoặc khá “cứng đầu”. Họ có xu hướng làm việc độc lập, coi thường quan điểm của người khác, không chia sẻ kiến thức và sẵn sàng công kích cá nhân hoặc mâu thuẫn với đồng nghiệp và quản lý trực tiếp vì không muốn tuân theo các hướng dẫn, kế hoạch đã được đề ra. Điều này khiến đội nhóm đối mặt với nhiều hệ lụy khôn lường như:

• Mất tinh thần đoàn kết đồng đội, các thành viên không còn hướng đến mục tiêu chung
• Hiệu quả làm việc chung bị sụt giảm nghiêm trọng
• Kết quả cuối cùng của nhóm, hoạt động kinh doanh của tổ chức không được như mong đợi

Cách khắc phục: Để giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm này, người quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nơi các thành viên có thể trao đổi, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau. Cần thẳng thắn chia sẻ về thái độ làm việc của những cá nhân có cái tôi cao, đồng thời khuyến khích họ tuân thủ kế hoạch chung và ứng xử lịch sự với cấp trên, đồng nghiệp. Bằng cách xây dựng tính kỷ luật và khuyến khích sự cởi mở, đội nhóm sẽ có thể vượt qua những mâu thuẫn và hướng tới mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn.

1.3. Suy giảm niềm tin với nhóm

Niềm tin là yếu tố cốt lõi giúp các thành viên trong nhóm hợp tác hiệu quả và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Tuy nhiên, thói quen ra quyết định cá nhân, những sai lầm trong quá khứ và sự thiếu tương tác giữa các thành viên có thể khiến lòng tin bị suy giảm. Điều này dẫn đến những vấn đề khi làm việc nhóm, gồm:

• Không thể nhanh chóng ra quyết định, giải quyết vấn đề chung do các thành viên e dè, nghi ngờ khả năng của nhau
• Khó đạt được mục tiêu chung của nhóm 
• Năng suất làm việc sụt giảm nghiêm trọng, sự phát triển chung của nhóm bị cản trở

Cách giải quyết: Để giải quyết khó khăn khi làm việc nhóm này, người quản lý cần tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm chia sẻ và kết nối với nhau nhiều hơn. Một giải pháp tiềm năng là tổ chức các buổi trao đổi để các thành viên bày tỏ quan điểm, hiểu rõ hơn về suy nghĩ của nhau, từ đó giải quyết các bất đồng, xây dựng, củng cố lại niềm tin giúp để cùng nhau làm việc hiệu quả hơn.

1.4. Làm việc một cách thụ động

Không phải ai cũng có tinh thần chủ động cống hiến và đóng góp ý kiến trong công việc. Vì vậy, sự thụ động của một số thành viên là một dạng khó khăn khi làm việc nhóm khá điển hình. Khi vấn đề này xảy ra, các cá nhân thường có xu hướng ít tương tác và đùn đẩy trách nhiệm suy nghĩ ý tưởng hoặc giải pháp cho người khác. Hậu quả của việc này là:

• Giảm sự sáng tạo và hiệu quả làm việc nhóm, khiến quá trình tìm kiếm giải pháp và ra quyết định trở nên khó khăn hơn
• Gây ra tình trạng quá tải, bất mãn vì mất cân đối trong phân chia công việc khi một số thành viên không tham gia tích cực khiến số khác phải gánh thêm trách nhiệm
• Ảnh hưởng tiêu cực đến sự hợp tác và thành công chung của nhóm

Cách giải quyết: Để chấm dứt tình trạng này, nhóm trưởng nên áp dụng phương pháp brainstorming để khuyến khích sự tham gia và sáng tạo của tất cả các thành viên. Leader cần đưa ra các câu hỏi một cách chủ động và gọi tên trực tiếp những người thụ động nhất để họ phải đưa ra quan điểm của mình. Bằng cách này, các thành viên sẽ cảm thấy trách nhiệm hơn trong việc đóng góp ý kiến, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.

Ngoài ra, nếu bạn cần xóa bỏ sự thụ động trong cuộc họp nhóm, khuyến khích các cá nhân đóng góp ý kiến một cách chủ động trước, trong và sau họp, hãy cân nhắc phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting của Fastdo. Sở hữu đa dạng các loại phiên họp (thông báo, vấn đề – giải pháp, brainstorm,…), phần mềm họp trực tuyến này cho phép người dùng dễ dàng khởi tạo các khung họp phù hợp với từng mục đích họp. 

fMeeting còn cho phép cả quản lý và nhân viên đều theo dấu kết quả thực hiện công việc đã thống nhất trong buổi họp. Ngoài ra, với khả năng liên kết mạnh mẽ với phần mềm lập kế hoạch công việc fPlan và phần mềm quản lý công việc hằng này fTodolist, phần mềm họp trực tuyến fMeeting còn giúp nhân sự có thể tránh việc quên hay bỏ sót các công việc đã được thống nhất trong cuộc họp.

1.5. Tương tác kém, thiếu kết nối

Sự gắn kết giữa các thành viên không chỉ giúp họ thấu hiểu lẫn nhau mà còn duy trì được sự tập trung và nhiệt tình, từ đó nâng cao cả số lượng và chất lượng công việc. Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp phải triển khai phương án làm việc từ xa do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, một khó khi làm việc nhóm khác đã xuất hiện: Sự gắn kết của nhân viên với tổ chức suy giảm giữa các thành viên do không gặp mặt trực tiếp.

Hiện tại, dù công nghệ hiện đại có thể hỗ trợ nhiều mặt trong công việc, nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn sự gắn kết của một tập thể. Việc thiếu tương tác và kết nối giữa các thành viên vẫn là một thách thức điển hình khi làm việc nhóm, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa. Hệ quả của tình huống này là:

• Tinh thần đồng đội bị ảnh hưởng
• Khó khăn trong việc giữ sự nhiệt huyết của nhân viên cho dự án từ đầu đến cuối
• Các thành viên thiếu sự tin tưởng lẫn nhau, trì hoãn hay đình trệ công việc
• Giảm hiệu quả làm việc, đặc biệt với các hạng mục công việc có tính liên kết vì 2 thành viên đảm nhận không tương tác, trao đổi với nhau

Cách khắc phục: Các doanh nghiệp nên tổ chức nhiều hoạt động tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên, ngay cả khi họ phải làm việc tại nhà. Các buổi họp video qua Zoom, Google Meet, hay các trò chơi gắn kết tập thể có thể giúp các thành viên giao lưu, trao đổi và hiểu rõ hơn về mong đợi của nhau. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng các phương pháp giao tiếp và phối hợp trong nhóm được thực hiện một cách ăn ý và hiệu quả, từ đó tăng cường sự đoàn kết và hiệu suất làm việc của tập thể.

1.6. Tư duy tập thể (Groupthink) do tâm lý nể nang, ngại va chạm

Một rào cản lớn đối với hiệu quả làm việc nhóm là tâm lý nể nang giữa các thành viên, đặc biệt là những người có mối quan hệ thân thiết. Khi các thành viên trong nhóm ngại va chạm hoặc quá nể nang nhau, họ sẽ không thẳng thắn chia sẻ suy nghĩ và quan điểm cá nhân. Điều này dẫn đến việc các ý kiến, dù không phù hợp, vẫn được chấp thuận mà không có sự phản biện cần thiết. Lâu dần, sự kìm nén này có thể gây ra mâu thuẫn, xung đột không đáng có, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự đoàn kết và tiến độ của nhóm.

Hiện tượng này còn được gọi là tư duy nhóm (Groupthink), xảy ra khi các thành viên quá chú trọng đến việc giữ sự đồng thuận và tránh xung đột vì sợ phá vỡ các chuẩn mực của nhóm. Tình trạng này đặc biệt nghiêm trọng trong các nhóm lớn, nơi mà việc giao tiếp phức tạp và quản lý phải ra quyết định dựa trên lượng thông tin lớn hơn. Hậu quả của vấn đề này bao gồm:

• Hạn chế sự sáng tạo và các ý tưởng mới, các thành viên ít/ hiếm khi thảo luận, đóng góp ý xây dựng vì “ngại”
• Tăng nguy cơ hiểu làm và mâu thuẫn ngầm, môi trường làm việc không thoải mái do các ý kiến tiêu cực bị kìm nén lâu ngày 
• Nhóm không có sự tương tác, kết nối, sự hiểu nhau giữa các thành viên giảm
• Các quyết định không tối ưu vì các ý kiến không phù hợp vẫn được chấp thuận mà không có sự phản biện
• Tiến độ công việc trì trệ, nhóm mất nhiều thời gian khắc phục các sai sót phát sinh do vấn đề không được tranh luận kỹ lưỡng từ đầu

Cách khắc phục: Người quản lý nên thường xuyên tổ chức các buổi trò chuyện hoặc lập các nhóm trò chuyện thân mật sau giờ làm việc để khuyến khích các thành viên chia sẻ thẳng thắn về những điểm chưa hài lòng trong công việc. Bên cạnh đó, có thể lên lịch hẹn gặp gỡ, cà phê cuối tuần để nhân viên cùng nhau trao đổi về quan điểm sống và cách làm việc. Việc tạo ra một môi trường cởi mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến, sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, tránh tái diễn những lỗi đã xảy ra và nâng cao hiệu quả công việc nhóm.

1.7. Cá nhân lười biếng, ỉ lại vào nhóm

Trong một nhóm làm việc, một hoặc nhiều thành viên có thể có tâm lý “việc không của riêng ai” là điều khó tránh khỏi. Họ lười biếng, ỷ lại và thiếu trách nhiệm. Những cá nhân này thường không quan tâm đến công việc chung của nhóm, mà chỉ chú trọng đến lợi ích cá nhân khi công việc đó do chỉ một mình họ nhận. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi làm việc nhóm, với các hệ lụy gồm: 

• Tạo ra tâm lý bất mãn và căng thẳng trong nhóm, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và sự đoàn kết của nhóm
• Ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm
• Trì trệ tiến độ, hiệu quả công việc chung giảm sút, ngăn cản nhóm đạt được kết quả tốt nhất
• Gây tác động tiêu cực đến mục tiêu của nhóm

Cách giải quyết: Leader nên hạn chế vấn đề khi làm việc nhóm này bằng cách có kế hoạch phân chia, sắp xếp công việc rõ ràng cho từng thành viên, đảm bảo rằng mỗi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình và cam kết hoàn thành đúng tiến độ. Việc lập bảng kế hoạch công việc chi tiết, kèm theo yêu cầu cụ thể và thời hạn hoàn thành, sẽ giúp các thành viên có động lực hơn trong công việc và giảm thiểu tình trạng ỷ lại. Khi mọi người đều có trách nhiệm và cam kết với công việc của mình, hiệu quả làm việc nhóm sẽ được nâng cao đáng kể.

1.8. Tư duy “hơn thua”

Một nguyên nhân nhóm làm việc không hiệu quả khác là là tư duy hơn thua giữa các thành viên. Trong trường hợp này, mọi người thường chú trọng đến việc bảo vệ quan điểm cá nhân và giành phần thắng trong tranh luận hơn là tìm kiếm giải pháp chung. Điều này có thể dẫn đến các khó khăn khi làm việc nhóm sau:

• Mâu thuẫn, bất hòa giữa các thành viên, tinh thần đoàn kết, đồng đội suy yếu trong khi vấn đề vẫn chưa được giải quyết
• Chậm trễ tiến độ công việc và giảm hiệu suất chung
• Cản trở sự phát triển và đạt được các mục tiêu chung của nhóm
• Có thể dẫn đến sự tan rã của nhóm

Cách xử lý: Người quản lý cần đóng vai trò trung gian, đưa ra các quan điểm và hướng giải quyết hợp lý cho cả hai bên. Việc sử dụng phương pháp “lạt mềm buộc chặt,” tức là nhẹ nhàng nhưng kiên quyết, sẽ giúp ngừng các cuộc cãi vã và tập trung vào việc chỉ rõ những điểm mạnh và yếu của mỗi bên để cùng nhau khắc phục. Điều này không chỉ giúp giải quyết mâu thuẫn mà còn thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác giữa các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

1.9. Không quan tâm kết quả chung của nhóm

“Thân ai nấy lo”, “đèn nhà ai nấy rạng” là tư tưởng thường thấy của các thành viên thích làm việc độc lập. Những cá nhân này thường chỉ tìm cách hoàn thành xong nhiệm vụ của mình để đảm bảo lợi ích cá nhân. Thậm chí, họ còn không có sự tương tác, không phối hợp, “mất kết nối” và từ chối nhận sự giúp đỡ hoặc hỗ trợ các đồng nghiệp khác để nhóm đạt được mục tiêu chung.

Tuy nhiên, sự thành công của một dự án, lợi ích của làm việc nhóm chỉ có thể đạt được khi tất cả các thành viên đều cùng góp sức và hỗ trợ lẫn nhau. Một cá nhân hoàn thành công việc xuất sắc nhưng các thành viên khác không làm việc hiệu quả thì toàn bộ dự án vẫn có thể thất bại. Vì vậy, tư tưởng tiêu cực này có thể dẫn đến các ảnh hưởng nghiêm trọng sau:

• Kéo tinh thần cả nhóm đi xuống
• Nhóm làm việc rời rạc, việc ai nấy làm, hiệu quả làm việc của nhóm giảm
• Ngăn cản sự phát triển lâu dài của cả tập thể vì các thành viên không cùng nhau xây dựng lợi ích chung
• Công việc được hoàn thành không đạt được những kết quả tốt nhất vì các thành viên không đóng góp ý kiến hoặc không phối hợp để xây dựng lợi ích chung

Cách giải quyết: Trong tình huống này, nhà quản lý cần thay đổi tư duy của những cá nhân ích kỷ, giúp họ hiểu rằng lợi ích cá nhân và nhóm phải gắn kết chặt chẽ, và mục tiêu cá nhân nên hỗ trợ mục tiêu chung. Họ cần nhận ra rằng khi mọi người sẵn lòng hỗ trợ lẫn nhau, họ không chỉ học hỏi thêm mà còn giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, nhà quản lý nên khuyến khích tinh thần làm việc bằng các chế độ lương thưởng hấp dẫn khi nhóm đạt kết quả xuất sắc hoặc hoàn thành công việc trước thời hạn.

1.10. Thông tin và dữ liệu được chia sẻ thiếu đồng nhất, không rõ ràng

Thông tin và dữ liệu không được chia sẻ đồng nhất giữa các thành viên cũng là một khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp. Khi thông tin không được truyền đạt rõ ràng, mọi người có thể hiểu sai hoặc không nắm bắt đầy đủ mục tiêu và mục đích của nhiệm vụ, dự án. Điều này dẫn đến sự thiếu tập trung và sai lệch trong công việc, làm giảm hiệu suất làm việc chung của cả nhóm. Ngoài ra, vấn đề này còn dẫn đến các tác hại:

• Sự kém hiệu quả do thiếu tập trung hoặc thực hiện công việc sai lệch với các mục tiêu chung
• Tình trạng phối hợp không đồng bộ giữa các thành viên do một hoặc nhiều nhân viên không chia sẻ, trao đổi thông tin với đồng nghiệp
• Các thành viên mắc sai lầm, thực hiện công việc không hiệu quả do không cập nhật được các thông tin cần thiết 
• Hiệu suất làm việc bị giảm sút

Cách giải quyết: Quản lý cần truyền đạt chi tiết, đúng trọng tâm tất cả các thông tin về mục đích và nhiệm vụ của dự án ngay từ đầu. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu rõ những gì cần phải làm và lý do tại sao họ phải hoàn thành nhiệm vụ đó. Ngoài ra, việc kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc và kết quả của từng thành viên là cần thiết để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều đi đúng theo kế hoạch đã đề ra, từ đó tăng cường hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Ngoài ra, quản lý còn có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để truyền tải thông tin một cách nhất quán và chính xác cho toàn bộ nhân sự. Đặc biệt, nếu cần thay thế, đồng bộ các nền tảng trao đổi công việc như Zalo, Viber, Telegram, Skype, Messenger,…, bộ phần mềm quản lý dự án và công việc Fastdo Work của Fastdo là lựa chọn hoàn hảo.

Bên cạnh cho phép trao đổi, bình luận 1-1 trên từng đầu công việc, với chính sách trợ giá tốt nhất Việt Nam lên đến 60% cho các SMEs, Fastdo Work đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết, hiểu rõ và làm đúng nhiệm vụ của mình. Đừng để nhược điểm của làm việc nhóm cản trở sự thành công của tổ chức bạn. Click vào hình bên dưới để tìm hiểu thêm về Fastdo Work.

1.11. Cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ

Mặc dù làm việc nhóm khuyến khích sự phát triển chung và cạnh tranh tích cực, nhưng khi một số cá nhân bắt đầu cạnh tranh một cách không lành mạnh bằng cách hạn chế giao tiếp và giảm sự phối hợp, hỗ trợ trong công việc, bất lợi khi làm việc nhóm sẽ xảy ra. Các hành vi này cần được phát hiện và khắc phục càng sớm càng tốt vì chúng ảnh hưởng đến năng suất của nhóm. Ảnh hưởng tiêu cực của sự đấu đá nội bộ này bao gồm:

• Gây mất đoàn kết 
• Tạo ra môi trường làm việc độc hại, kém hiệu quả
• Tương tác giữa các thành viên kém đi, khả năng xảy ra sai sót tăng lên
• Tăng sự chia rẽ nội bộ
• Là nguyên nhân chính dẫn đến lý do nghỉ việc của các nhân sự chuyên nghiệp
• Tổ chức suy yếu
• Làm chậm tiến độ của dự án, vì thời gian được dành để giải quyết mâu thuẫn thay vì tập trung vào hoàn thành các mục tiêu chung

Cách xử lý: Quản lý cần can thiệp và kịp thời ngăn chặn mọi sự cạnh tranh không lành mạnh. Cần thiết lập các quy tắc và giá trị rõ ràng trong nhóm để khuyến khích cạnh tranh lành mạnh và cùng nhau phát triển. Quản lý cũng nên tạo ra các cơ hội để các thành viên tăng cường tương tác và giao tiếp, từ đó xây dựng một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết, giúp nhóm đạt được hiệu quả công việc cao hơn.

1.12. Số lượng nhân viên quá nhiều

Thông thường, nhân viên càng nhiều, tiến độ công việc càng được đẩy nhanh. Tuy nhiên, nếu số lượng nhân viên quá đông so với quy mô dự án sẽ dẫn đến một nhược điểm của làm việc nhóm: Hiệu suất tổng thể giảm sút do số lượng công việc không đủ để phân chia đều cho tất cả mọi người. Khi đó, nhân viên có thể trở nên thiếu động lực và nhóm không tận dụng được tối đa nguồn lực sẵn có. Hệ lụy chi tiết của tình trạng này bao gồm:

• Sự dư thừa nhân lực, lãng phí thời gian và công sức
• Mâu thuẫn giữa các thành viên khi công việc không được phân chia hợp lý
• Khó khăn trong việc duy trì sự hiệu quả và đạt được các mục tiêu chung đối với các dự án cần sự tập trung và phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên nếu không có sự điều chỉnh kịp thời

Cách giải quyết: Quản lý cần xem xét lại việc phân chia công việc, đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có nhiệm vụ rõ ràng và phù hợp với khả năng của họ. Nếu cần thiết, nhà quản lý nên cân nhắc loại bỏ hoặc điều chuyển bớt nhân sự không cần thiết khỏi dự án để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đều được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Điều này sẽ giúp tổ chức duy trì được năng suất cao và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

1.13. Không cùng chí hướng

Điều quan trọng khi làm việc nhóm là giữ cho các thành viên cùng hướng tới kết quả cuối cùng. Ngược lại, một khi các thành viên có mục tiêu và niềm tin khác nhau về cách tốt nhất để theo đuổi mục tiêu này, khó khăn khi làm việc nhóm do sự không nhất quán sẽ xảy ra. Các tác hại cụ thể bao gồm:

• Mâu thuẫn trong cách thực hiện công việc
• Giảm sự hợp tác, chậm tiến độ, hiệu suất công việc nhóm giảm
• Giảm chất lượng kết quả cuối cùng
• Gây khó khăn cho việc đạt được mục tiêu chung của nhóm

Cách khắc phục: Quản lý nên khuyến khích các thành viên thoải mái chia sẻ quan điểm và suy nghĩ của mình về cách thực hiện công việc. Sau đó, người quản lý cần tổng hợp các ý kiến này và đưa ra một phương án tiếp cận dự án cân bằng, đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều cảm thấy hài lòng và có thể hợp tác với nhau một cách hiệu quả nhất. Bằng cách này, nhóm sẽ có sự đồng thuận và nhất quán trong quá trình làm việc, giúp đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn.

1.14. Sự khác biệt về thói quen

Sự khác biệt về thói quen cá nhân của mỗi thành viên trong nhóm, như cách ăn uống, sinh hoạt, phong cách làm việc và cách cư xử cũng là một khó khăn khi làm việc nhóm. Khi những khác biệt này không được quản lý tốt, chúng có thể trở thành nguyên nhân gây ra mâu thuẫn trong nhóm, ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc chung. Các tác động tiêu cực của vấn đề này bao gồm:

• Hiệu quả, hiệu suất làm việc chung của nhóm giảm 
• Môi trường làm việc căng thẳng 
• Sự đoàn kết trong nhóm bị đe dọa do mọi người không hiểu và tôn trọng sự khác biệt của nhau

Cách giải quyết: Doanh nghiệp cần xây dựng một quy tắc ứng xử chung cho tất cả thành viên trong nhóm. Quy tắc này phải được thiết kế sao cho cân bằng giữa quyền tự do cá nhân và lợi ích của tập thể. Khi có một quy tắc rõ ràng, các thành viên sẽ dễ dàng điều chỉnh hành vi của mình để phù hợp với môi trường làm việc, từ đó giảm thiểu xung đột và tăng cường sự đoàn kết trong nhóm.

1.15. Thiếu nhận thức về bản thân

Cuối cùng, một cá nhân có nhận thức sai lệch về bản thân cũng có thể dẫn đến những trở ngại trong quá trình làm việc chung với nhóm. Những người này có thể tỏ ra quá rụt rè, tự ti hoặc quá tự tin đến mức tự phụ về khả năng của mình. Sự thiếu nhận thức này có thể khiến họ thực hiện công việc không phù hợp với khả năng thực tế, gây ra sai sót và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của cả nhóm vì cả nhóm phải cùng nhau khắc phục lỗi. Cụ thể các ảnh hưởng này như sau:

• Gây ra sự mất cân bằng trong nhóm vì một số thành viên không thể đảm đương nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả
• Chậm trễ trong công việc, thiếu hợp tác và căng thẳng giữa các thành viên
• Quá trình làm việc nhóm trở nên khó khăn hơn, mong muốn trong công việc sai lệch, giảm hiệu quả công việc chung
• Cản trở sự phát triển chung của cả nhóm

Giải pháp: Nhà lãnh đạo cần quan sát kỹ lưỡng và đưa ra những hướng dẫn, lời khuyên giúp nhân viên nhận thức đúng về khả năng của bản thân. Việc cung cấp phản hồi xây dựng và hỗ trợ phát triển kỹ năng sẽ giúp các cá nhân hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự hòa hợp trong nhóm.

2. 20+ cách khắc phục những khó khăn khi làm việc nhóm

Việc khắc phục các khó khăn khi làm việc nhóm là một quá trình đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực của tất cả các thành viên. Không có một giải pháp nào phù hợp với tất cả các tình huống, vì vậy, bạn cần linh hoạt điều chỉnh các cách giải quyết để phù hợp với đặc điểm của nhóm mình.

Dưới đây là hơn 20 giải pháp bạn có thể cân nhắc áp dụng để giải quyết các khó khăn khi làm việc nhóm:

• Tạo không gian, môi trường làm việc tích cực
• Tôn trọng sự khác biệt.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở và thẳng thắn.
• Xây dựng các quy tắc ứng xử chung.
• Tổ chức các hoạt động team building để tăng cường sự gắn kết.
• Xác định rõ mục tiêu chung của nhóm.
• Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên.
• Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên.
• Tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
• Khuyến khích lắng nghe tích cực.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ của xung đột.
• Tổ chức các cuộc họp để giải quyết mâu thuẫn
• Tìm kiếm sự giúp đỡ của người thứ ba nếu cần thiết
• Minh bạch trong công việc để tăng cường sự tin tưởng
• Tôn trọng ý kiến của nhau
• Hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn
• Trang bị cho người quản lý các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả.
• Đào tạo về cách xây dựng và phát triển đội ngũ
• Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ giao tiếp, đánh giá hiệu suất như phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý công việc, phần mềm họp trực tuyến, app sắp xếp công việc,…

Trên đây là bài viết chia sẻ về những khó khăn khi làm việc nhóm của Fastdo. Tóm lại, làm việc nhóm là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự nỗ lực và sự đồng lòng của tất cả các thành viên. Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác là chìa khóa để đội ngũ làm việc hiệu quả và đạt được những thành công vượt trội. Đừng quên theo dõi Fastdo để cập nhật thêm các thông tin thú vị, bổ ích khác.