Cách tính lương hàng tháng phụ thuộc vào hình thức trả lương mà doanh nghiệp thoả thuận với người lao động: theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo khoán.
Bài này đưa công thức, ví dụ số cho từng hình thức, cách xử lý lương theo ca, các khoản cộng và trừ để ra số thực nhận, và quy trình chốt lương cuối tháng cho cửa hàng, nhà hàng, chuỗi nhiều chi nhánh.
1. Cách tính lương hàng tháng: tiền lương gồm những khoản nào?
Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ 01/01/2021), tiền lương gồm ba phần: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Khoản thưởng là một phần riêng, không nằm trong ba phần này.
Hiểu đúng ba phần này là bước đầu của mọi cách tính lương, giúp bảng lương rõ ràng và tránh tranh chấp:
| Phần | Ý nghĩa | Ví dụ ở cửa hàng, nhà hàng |
|---|---|---|
| Mức lương theo công việc/chức danh | Lương cốt lõi, ghi trong hợp đồng | Lương thu ngân 8.000.000 đồng/tháng |
| Phụ cấp lương | Bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc | Phụ cấp trách nhiệm ca trưởng |
| Khoản bổ sung | Khoản trả thêm ngoài lương và phụ cấp | Hỗ trợ xăng xe, điện thoại |
Chi tiết về từng loại phụ cấp được phân tích ở bài phụ cấp là gì. Còn phần lương cốt lõi, cách xây mức lương cơ bản nằm ở bài cách tính lương cơ bản.
2. Cách tính lương theo thời gian
Cách tính lương theo thời gian áp dụng cho hình thức trả lương dựa trên thời gian làm việc: theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ. Đây là hình thức phổ biến nhất với nhân viên bán hàng, thu ngân, phục vụ, kế toán, quản lý cửa hàng.
Công thức cách tính lương theo tháng
Cách tính lương theo tháng phổ biến nhất ở doanh nghiệp nhỏ và chuỗi:
- Lương theo công thực tế = (Lương tháng / Số ngày công chuẩn) x Số ngày công thực tế
- Lương một ngày = Lương tháng / Số ngày công chuẩn
- Lương một giờ = Lương một ngày / 8 (nếu ngày làm 8 giờ)
Số ngày công chuẩn do doanh nghiệp chọn và ghi trong quy chế, thường là 26 ngày (nghỉ chủ nhật), 22 ngày (nghỉ thứ bảy, chủ nhật) hoặc số ngày làm việc thực tế của từng tháng.
Điều quan trọng là chọn một cách tính lương và dùng nhất quán cho mọi tháng, mọi chi nhánh. Cách tính ngày công chi tiết xem ở bài cách tính ngày công.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): Nhân viên thu ngân lương hợp đồng 9.000.000 đồng/tháng, công chuẩn 26 ngày, thực tế đi làm 24 ngày.
- Lương một ngày = 9.000.000 / 26 = khoảng 346.154 đồng
- Lương theo công thực tế = 346.154 x 24 = khoảng 8.307.692 đồng
- Lương một giờ = 346.154 / 8 = khoảng 43.269 đồng
Cách tính lương theo ngày và theo giờ
Với nhân viên thời vụ hoặc làm không trọn thời gian, doanh nghiệp trả theo ngày hoặc theo giờ: Lương = Đơn giá ngày (hoặc giờ) x Số ngày (hoặc giờ) làm thực tế. Cách xử lý riêng cho nhóm này, gồm hợp đồng và bảo hiểm, nằm ở bài cách tính lương nhân viên part-time.
Một điểm cần kiểm tra: đơn giá giờ và quy đổi tháng không được thấp hơn lương tối thiểu theo vùng. Mức hiện hành xem ở bài lương tối thiểu vùng 2026.
3. Cách tính lương theo sản phẩm
Cách tính lương theo sản phẩm dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá sản phẩm.
- Công thức: Lương = Số sản phẩm đạt chất lượng x Đơn giá sản phẩm
- Có thể thêm hệ số hoặc bậc đơn giá khi vượt mức: ví dụ 100 sản phẩm đầu một đơn giá, từ sản phẩm 101 trở đi đơn giá cao hơn.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): Tổ đóng gói bánh trả 5.000 đồng/hộp đạt chuẩn. Một nhân viên làm xong 1.800 hộp đạt chuẩn trong tháng: 1.800 x 5.000 = 9.000.000 đồng. Hộp lỗi do người làm không tính.
Lưu ý khi dùng hình thức này:
- Đơn giá phải được thông báo bằng văn bản, kèm tiêu chuẩn “đạt chất lượng”.
- Quy đổi ra tháng hoặc giờ không được thấp hơn lương tối thiểu vùng. Nghị định 293/2025/NĐ-CP nêu rõ lương trả theo tuần, ngày, sản phẩm hoặc khoán, khi quy đổi ra tháng hoặc giờ, không được thấp hơn mức tối thiểu tương ứng.
- Cần dữ liệu đếm sản phẩm chính xác và có người xác nhận, vì đây là điểm dễ khiếu nại nhất.
Cách tính lương khoán
Cách tính lương khoán trả theo khối lượng, chất lượng công việc phải hoàn thành, chẳng hạn khoán việc setup cửa hàng mới hoặc khoán doanh thu cho một điểm bán. Công thức: Lương khoán = Mức khoán x Tỷ lệ hoàn thành, trừ phần chi phí đã thoả thuận (nếu có).
Hai việc phải làm rõ trước khi khoán: tiêu chí nghiệm thu, và thời hạn chốt, trả tiền.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp kết hợp hai cách tính lương: lương cứng theo thời gian cộng phần theo sản phẩm hoặc doanh số. Khi đó bảng lương tách thành hai cột rõ ràng để dễ đối chiếu.
4. Cách tính lương theo ca, làm thêm giờ và làm đêm
Cách tính lương theo ca là trường hợp riêng của lương theo thời gian: đơn vị tính là một ca thay vì một ngày. Công thức: Lương = Đơn giá ca x Số ca thực tế.
| Khoản | Số tiền (đồng) |
|---|---|
| Lương theo công thực tế (24/26 công) | 8.307.692 |
| Tiền làm thêm 4 giờ ngày thường | 259.615 |
| Tổng thu nhập (gross) | 8.567.307 |
| Bảo hiểm người lao động đóng | 945.000 |
| Thu nhập sau khi trừ bảo hiểm | 7.622.307 |
| Thuế thu nhập cá nhân | 0 |
| Thực nhận | 7.622.307 |
Các ngành bán lẻ, F&B còn có ca gãy, ca xoay, ca tối, ca cuối tuần, nên bảng lương cần ghi đơn giá theo từng loại ca.
| Loại ca | Đơn giá ví dụ | Số ca | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Ca sáng (4 giờ) | 90.000 đồng | 12 | 1.080.000 đồng |
| Ca tối (5 giờ) | 120.000 đồng | 10 | 1.200.000 đồng |
| Ca cuối tuần | 150.000 đồng | 4 | 600.000 đồng |
| Tổng | 2.880.000 đồng |
Ví dụ minh hoạ, số giả định.
Cách tính tiền làm thêm giờ
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người làm thêm giờ được trả ít nhất:
- 150% đơn giá hoặc tiền lương thực trả vào ngày thường
- 200% vào ngày nghỉ hằng tuần
- 300% vào ngày lễ, Tết (chưa kể tiền lương ngày lễ, Tết được hưởng nguyên lương theo quy định)
Nghị định 145/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/02/2021) hướng dẫn chi tiết cách tính lương làm thêm, kể cả làm thêm vào ban đêm.
Theo Điều 98 khoản 2, 3 Bộ luật Lao động 2019, người làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả của ngày làm việc bình thường, và làm thêm giờ vào ban đêm còn được trả thêm ít nhất 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn công thức ở Điều 55 (làm thêm giờ), Điều 56 (làm việc ban đêm) và Điều 57 (làm thêm giờ vào ban đêm).
Ví dụ minh hoạ (số giả định): Giờ lương 43.269 đồng, làm thêm 4 giờ ngày thường: 43.269 x 150% x 4 = khoảng 259.615 đồng.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
5. Cách tính lương hàng tháng ra số thực nhận: khoản cộng, khoản trừ
Số tiền chuyển vào tài khoản nhân viên (thực nhận) khác với tổng thu nhập (gross). Bảng lương cần tách rõ:
Khoản cộng: lương theo hình thức trả lương, phụ cấp, tiền làm thêm giờ và làm đêm, thưởng, hoàn ứng, truy lĩnh kỳ trước.
Khoản trừ: bảo hiểm bắt buộc phần người lao động, thuế thu nhập cá nhân tạm khấu trừ, tạm ứng, và các khoản khấu trừ hợp pháp khác.
Về bảo hiểm, người lao động đóng 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng (gồm 8% hưu trí, tử tuất; 1,5% y tế; 1% thất nghiệp). Cách xác định căn cứ đóng, mức sàn và trần xem ở bài cách tính bảo hiểm xã hội.
Về thuế thu nhập cá nhân, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (ban hành 17/10/2025) nâng mức giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Nghị định 253/2026/NĐ-CP (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026) hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15. Cách đổi giữa lương gross và net xem ở bài quy đổi lương net sang gross.
Khoản khấu trừ lương của người lao động để bồi thường thiệt hại bị giới hạn theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019: khoản 1 chỉ cho phép khấu trừ để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của người sử dụng lao động theo Điều 129; khoản 3 quy định mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động, sau khi đã trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
Ví dụ minh hoạ cách tính lương hàng tháng (số giả định), gộp từ các phần trên:
| Khoản | Số tiền (đồng) |
|---|---|
| Lương theo công thực tế (24/26 công) | 8.307.692 |
| Tiền làm thêm 4 giờ ngày thường | 259.615 |
| Tổng thu nhập (gross) | 8.567.307 |
| Bảo hiểm người lao động đóng (10,5% x 9.000.000, giả định căn cứ đóng là lương hợp đồng) | 945.000 |
| Thu nhập sau khi trừ bảo hiểm | 7.622.307 |
| Giảm trừ gia cảnh bản thân | 15.500.000 |
| Thuế thu nhập cá nhân | 0 |
| Thực nhận | 7.622.307 |
Do thu nhập sau bảo hiểm thấp hơn mức giảm trừ gia cảnh nên không phát sinh thuế trong ví dụ này.
6. Quy trình chốt lương và cách tính lương cuối tháng
Một quy trình chốt lương gọn gồm bảy bước, có người phụ trách và hạn chót cho từng bước:
- Khoá dữ liệu công: chốt ngày cuối kỳ chấm công, chặn sửa công sau hạn (ví dụ ngày 26).
- Xử lý công bất thường: quên chấm công, đi muộn, về sớm, làm bù, giải trình.
- Duyệt đơn từ: nghỉ phép, nghỉ không lương, làm thêm giờ, đổi ca.
- Cập nhật biến động: nhân viên mới, nghỉ việc, đổi lương, đổi phụ cấp, người phụ thuộc.
- Tính lương: chạy cách tính lương theo từng hình thức trả lương, cộng trừ các khoản.
- Rà soát chéo: quản lý cửa hàng xác nhận bảng công, kế toán kiểm bảng lương, đối chiếu tổng quỹ lương với tháng trước, xem chênh lệch bất thường.
- Chi trả và lưu hồ sơ: gửi phiếu lương cho từng người, chuyển khoản đúng kỳ hạn đã thoả thuận trong hợp đồng và quy chế, lưu bảng lương.
Sai sót tốn thời gian nhất thường nằm ở bước 1 đến 3. Khi dữ liệu công được tổng hợp sạch từ đầu, cách tính lương ở các bước còn lại chỉ là phép tính. Đó là lý do nhiều chuỗi chuyển từ bảng tính thủ công sang chấm công điện tử trước khi tối ưu cách tính lương.
7. Câu hỏi thường gặp
Cách tính lương nên chọn 26 ngày hay 22 ngày công chuẩn?
Với cách tính lương theo tháng, cả hai đều dùng được nếu quy chế lương ghi rõ và áp dụng thống nhất. Chọn theo lịch nghỉ thực tế của doanh nghiệp: nghỉ chủ nhật thì 26 ngày, nghỉ thứ bảy và chủ nhật thì 22 ngày. Đổi cách tính phải thông báo trước cho người lao động.
Cách tính lương theo ca có cần ghi trong hợp đồng không?
Có. Hợp đồng hoặc phụ lục nên ghi hình thức trả lương, đơn giá ca, cách tính ca đặc biệt (ca gãy, ca đêm, ca lễ) và kỳ hạn trả lương. Việc ghi rõ giúp tránh khiếu nại khi bảng lương dài và nhiều loại ca.
Cách tính lương theo sản phẩm có áp dụng cho nhân viên cửa hàng không?
Có thể, nhưng quy đổi ra tháng hoặc giờ phải không thấp hơn lương tối thiểu vùng. Ở cửa hàng, hình thức phổ biến hơn là lương cứng theo thời gian cộng phần theo doanh số hoặc sản phẩm.
Cách tính lương làm thêm vào ngày lễ thế nào?
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, mức trả tối thiểu là 300% đơn giá hoặc tiền lương thực trả, chưa kể tiền lương ngày lễ, Tết được hưởng nguyên lương. Doanh nghiệp có thể trả cao hơn mức này theo quy chế.
Cách tính lương xong thì khi nào phải trả lương?
Kỳ hạn trả lương do hai bên thoả thuận trong hợp đồng và phải tuân thủ Điều 97 Bộ luật Lao động 2019.
Với người hưởng lương tháng, thời điểm trả lương do hai bên thoả thuận và ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ, trả một lần hoặc nhiều lần trong tháng.
Nếu trả chậm do bất khả kháng, thời hạn trả không quá 30 ngày; trả chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù ít nhất bằng số tiền lãi của khoản tiền chậm trả (Điều 97 khoản 4).
Mức xử phạt hành chính khi chậm lương nằm ở nghị định xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực.
8. Fastdo hỗ trợ khâu chấm công trước khi tính lương
Cách tính lương chính xác bắt đầu từ dữ liệu công chính xác. fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên điện thoại (iOS, Android) hoặc trình duyệt web, hỗ trợ nhiều địa điểm chấm công và nhiều chi nhánh.
Phần mềm thiết lập được ca gãy, ca linh động, ca part-time, ca làm thêm, tự động tổng hợp công, ca, đơn từ, nghỉ phép, phát hiện công bất thường và xuất báo cáo ra Excel. Mọi chỉnh sửa công đều lưu người sửa và lý do. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Chính phủ, “Tăng lương tối thiểu vùng từ 1/1/2026” (Nghị định 293/2025/NĐ-CP), https://baochinhphu.vn/tang-luong-toi-thieu-vung-tu-1-1-2026-102251110175033018.htm, truy cập 18/10/2026
- Báo điện tử Chính phủ, “Từ 2026, tiền lương, tiền công tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định nào?”, https://baochinhphu.vn/tu-2026-tien-luong-tien-cong-tinh-thue-thu-nhap-ca-nhan-theo-quy-dinh-nao-102260313104822483.htm, truy cập 18/10/2026
- Công báo Chính phủ, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-253-2026-nd-cp-469959.htm, truy cập 18/10/2026
- Quốc hội, Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14 (Điều 90, 97, 98, 102), cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật quốc gia, https://vbpl.vn, truy cập 18/10/2026; bản toàn văn đối chiếu tại https://hoatieu.vn/phap-luat/luat-lao-dong-45-2019-qh14-189872, truy cập 18/10/2026
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 55, 56, 57), https://www.vcci.com.vn/legal-document/nghi-dinh-1452020nd-cp-huong-dan-bo-luat-lao-dong-ve-dieu-kien-lao-dong-va-quan-he-lao-dong, truy cập 18/10/2026
- Cổng thông tin Chính phủ, “Quy định giảm trừ gia cảnh trong thuế thu nhập cá nhân”, https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/quy-dinh-giam-tru-gia-canh-trong-thue-thu-nhap-ca-nhan-119260327071750084.htm, truy cập 18/10/2026
