Cách tính ngày công là bước nền của mọi bảng lương theo thời gian: xác định công chuẩn của tháng, đếm công thực tế của từng nhân viên rồi quy ra tiền.
Bài này trình bày công thức và cách tính ngày công trong các trường hợp ca, nửa ngày, nghỉ lễ, nghỉ phép, kèm ba ví dụ số và các lỗi thường gặp khi tổng hợp công.
1. Nền tảng của cách tính ngày công: ngày công và công chuẩn
Ngày công là đơn vị đo thời gian làm việc: một ngày làm đủ giờ theo ca quy định được tính 1 công. Công chuẩn (ngày công chuẩn) là số công mà một nhân viên làm đủ, không nghỉ không phép, sẽ đạt trong một tháng. Công chuẩn là mẫu số khi quy lương tháng ra lương ngày. Hiểu rõ hai khái niệm này là bước đầu của cách tính ngày công.
Bạn cần phân biệt ba khái niệm:
| Khái niệm | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Công chuẩn | Số công làm đủ của tháng, theo quy chế doanh nghiệp | 26 |
| Công thực tế | Số ngày nhân viên thực sự đi làm | 24 |
| Công hưởng lương | Công thực tế cộng các ngày nghỉ vẫn được trả lương (lễ, phép năm…) | 25 |
Lương tính trên công hưởng lương, không chỉ công thực tế. Đây là điểm dễ sai nhất trong cách tính ngày công.
2. Căn cứ pháp lý của cách tính ngày công
Một số điều khoản liên quan trực tiếp đến cách tính ngày công, theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (hiệu lực 01/01/2021):
- Điều 105: thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần; nếu doanh nghiệp quy định theo tuần thì không quá 10 giờ trong 01 ngày. Nhà nước khuyến khích tuần làm việc 40 giờ.
- Điều 111 khoản 1: mỗi tuần người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục.
- Điều 112 khoản 1: nghỉ lễ, Tết hưởng nguyên lương gồm Tết Dương lịch 01 ngày; Tết Âm lịch 05 ngày; Ngày Chiến thắng 01 ngày (30/4); Quốc tế lao động 01 ngày (01/5); Quốc khánh 02 ngày (02/9 và 01 ngày liền kề trước hoặc sau); Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (10/3 Âm lịch).
- Điều 113 khoản 1: nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương 12 ngày làm việc với người làm công việc trong điều kiện bình thường (14 hoặc 16 ngày với các nhóm công việc, đối tượng nêu tại điều này).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP, Điều 55 khoản 1 điểm a: khi tính lương giờ thực trả, mẫu số lấy theo số ngày làm việc bình thường trong tháng và số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, 01 tuần theo quy định pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn.
Điểm cần lưu ý về cách tính ngày công: trong các điều đã đối chiếu không có con số “26 ngày” bắt buộc. Cách chọn công chuẩn là quyết định của doanh nghiệp, nên phải ghi rõ trong quy chế lương hoặc hợp đồng lao động, áp dụng nhất quán cho mọi người.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.
Đến 18/10/2026, Nghị định 145/2020/NĐ-CP vẫn là văn bản hướng dẫn đang áp dụng; Bộ Nội vụ mới đăng hồ sơ dự thảo nghị định sửa đổi (tháng 7/2026) và chưa thấy bản đã ban hành.
3. Cách tính ngày công: ba cách xác định công chuẩn hàng tháng
3.1. Công chuẩn cố định 26 ngày
Đây là cách tính ngày công phổ biến nhất vì dễ nhớ: một tháng trừ khoảng 4 ngày Chủ nhật, quy tròn 26. Ưu điểm là lương ngày giống nhau mọi tháng. Nhược điểm là tháng có 28 hay 31 ngày đều chia cùng một mẫu số, nên cần chấp nhận độ lệch nhỏ.
3.2. Công chuẩn theo thực tế từng tháng
Công chuẩn = Số ngày dương lịch trong tháng trừ ngày nghỉ hằng tuần. Tháng 2 có 28 ngày và 4 Chủ nhật thì công chuẩn 24; tháng có 31 ngày và 4 Chủ nhật thì công chuẩn 27. Cách tính ngày công này chính xác theo lịch, nhưng lương ngày thay đổi theo tháng.
3.3. Công chuẩn theo lịch làm việc riêng
Doanh nghiệp nghỉ cả Thứ Bảy (tuần 5 ngày) hoặc có ca xoay, nghỉ luân phiên không theo Chủ nhật. Khi đó công chuẩn = số ngày làm việc theo lịch của tháng, hoặc quy ra giờ: tổng giờ chuẩn của tháng chia số giờ một ngày.
Dù chọn cách tính ngày công nào, hãy ghi cách chọn vào quy chế để tránh tranh chấp. Ghi theo giờ giúp xử lý ca ngắn, ca part-time chính xác hơn, xem thêm bảng chấm công theo giờ.
4. Công thức và cách tính ngày công, lương theo công
Cách tính ngày công gồm bốn bước sau, áp dụng cho nhân viên hưởng lương theo thời gian.
Bước 1: Xác định công chuẩn (C).
Bước 2: Lương một ngày công = Lương tháng : C.
Bước 3: Đếm công hưởng lương (N) = công thực tế + ngày lễ hưởng nguyên lương + phép năm + các ngày nghỉ khác được trả lương theo quy chế.
Bước 4: Lương theo công = (Lương tháng : C) x N, rồi cộng phụ cấp, làm thêm giờ, trừ các khoản khấu trừ để ra lương thực nhận. Phần lương cơ bản nằm ở bài cách tính lương cơ bản.
Theo cách tính ngày công này, nếu số công hưởng lương bằng hoặc vượt công chuẩn, nhân viên hưởng đủ lương tháng; phần giờ làm thêm tính riêng theo quy định, xem bài cách tính lương làm thêm giờ.
Công cụ tính ngày công và lương theo công miễn phí
Nhập tháng, lịch nghỉ, số ngày đi làm, nghỉ phép, ngày lễ và lương tháng để tính ngày công thực tế và lương theo công. Kết quả tải được dưới dạng ảnh PNG, CSV hoặc PDF.
Máy tính ngày công và lương theo ngày công
Chọn tháng, lịch nghỉ, nhập số ngày công. Kết quả tự cập nhật; bấm “Điền ví dụ mẫu” để xem thử.
Kết quả mang tính tham khảo. Giờ làm thêm tính riêng, xem bài cách tính lương làm thêm giờ.
Dữ liệu bạn nhập chỉ xử lý trên trình duyệt của bạn, Fastdo không lưu lại.
Công thức theo bài viết kèm quy định hiện hành (Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP); kết quả tham khảo, đối chiếu quy chế công ty.
5. Cách tính ngày công cho từng trường hợp
5.1. Ca làm và nửa ngày
Trong cách tính ngày công theo ca, quy ước phổ biến là ca đủ 8 giờ (hoặc theo ca chuẩn) tính 1 công, ca nửa ngày tính 0,5 công. Với ca ngắn (4-6 giờ) nên tính theo giờ rồi quy đổi: công = số giờ làm : số giờ chuẩn một ngày.
Cửa hàng, quán cà phê chia ca sáng/tối nên chốt sẵn "ca nào là bao nhiêu công" trong quy chế. Mẫu bảng theo ca có ở bài chấm công theo ca cho nhà hàng, quán cà phê.
5.2. Ngày lễ, Tết
Theo Điều 112, người lao động nghỉ lễ, Tết hưởng nguyên lương. Với người hưởng lương tháng cố định, các ngày này vẫn nằm trong công hưởng lương, không bị trừ. Nếu đi làm đúng ngày lễ thì phần làm thêm tính theo mức quy định, xem bài cách tính lương làm thêm giờ.
5.3. Nghỉ phép năm
Ngày nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương theo Điều 113 được tính là công hưởng lương. Cần có đơn từ được duyệt và trừ vào quỹ phép của người đó.
5.4. Nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm
Mỗi loại nghỉ có quy định riêng về việc có được trả lương hay không.
- Nghỉ việc riêng có hưởng nguyên lương (Điều 115 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019, phải báo với người sử dụng lao động): kết hôn nghỉ 3 ngày; con đẻ, con nuôi kết hôn nghỉ 1 ngày; cha mẹ (đẻ, nuôi) của mình hoặc của vợ/chồng, vợ hoặc chồng, con chết nghỉ 3 ngày. Các ngày này được tính là công hưởng lương.
- Nghỉ không hưởng lương 1 ngày (Điều 115 khoản 2) khi ông bà nội, ngoại, anh chị em ruột chết, hoặc cha mẹ, anh chị em ruột kết hôn, kèm thông báo cho người sử dụng lao động. Ngoài ra hai bên có thể thoả thuận nghỉ không hưởng lương (khoản 3).
- Nghỉ ốm hưởng chế độ ốm đau từ bảo hiểm xã hội: theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025), Điều 42 quy định điều kiện hưởng và Điều 43 quy định số ngày hưởng tối đa trong năm theo thời gian đóng; khoản tiền do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả, không phải tiền lương do doanh nghiệp trả. Doanh nghiệp cần ghi rõ trong quy chế ngày nghỉ ốm có tính công hay không và cần giấy tờ gì.
Doanh nghiệp nên ghi rõ trong quy chế nghỉ nào tính công, nghỉ nào không và đi kèm đơn từ.
5.5. Đi trễ, về sớm
Trong cách tính ngày công, nếu quy chế trừ công theo thời gian trễ, nên quy định bước làm tròn (ví dụ theo mỗi 15 phút hoặc 30 phút) và ghi rõ. Mọi khoản trừ lương phải có căn cứ trong nội quy, hợp đồng, không tự quyết theo từng lần.
6. Ba ví dụ minh hoạ cách tính ngày công
Các ví dụ về cách tính ngày công dưới đây dùng số giả định đơn giản, chỉ để minh hoạ.
Ví dụ minh hoạ 1: Công chuẩn cố định 26
Nhân viên lương tháng 10.000.000 đồng, công chuẩn 26.
Lương một ngày công = 10.000.000 : 26 = khoảng 384.615 đồng.
Nếu doanh nghiệp tính công chuẩn theo thực tế tháng 2 (24 công), lương ngày = 10.000.000 : 24 = khoảng 416.667 đồng. Cùng một người, cách chọn công chuẩn làm lương ngày chênh nhau; vì vậy cần ghi rõ trong quy chế.
Ví dụ minh hoạ 2: Có phép năm và nghỉ không lương
Cùng lương tháng 10.000.000 đồng, công chuẩn 26. Trong tháng, nhân viên đi làm 24 ngày, nghỉ 1 ngày phép năm có lương, nghỉ 1 ngày không lương.
Công hưởng lương = 24 + 1 = 25.
Lương theo công = 10.000.000 : 26 x 25 = khoảng 9.615.385 đồng.
Ví dụ minh hoạ 3: Nhân viên ca nửa ngày
Nhân viên cửa hàng có lương tháng 7.800.000 đồng, công chuẩn 26, lương một ngày công = 300.000 đồng. Trong tháng làm 8 ngày đủ ca (1 công) và 33 ca nửa ngày (0,5 công).
Công thực tế = 8 + 33 x 0,5 = 24,5 công.
Lương theo công = 300.000 x 24,5 = 7.350.000 đồng.
7. Lỗi thường gặp khi áp dụng cách tính ngày công
- Không ghi cách tính ngày công vào quy chế: mỗi quản lý hiểu một kiểu, nhân viên so sánh lương lệch nhau.
- Nhầm công thực tế với công hưởng lương: quên cộng ngày lễ, phép, dẫn đến trả thiếu.
- Quên chấm hoặc chấm sai ca: nhất là khi đổi ca, đổi chi nhánh, nên cần đơn từ giải trình có duyệt.
- Chốt công muộn: sửa công sau khi đã tính lương gây sai số lan sang bảo hiểm, thuế.
- Đếm nửa công không thống nhất: ca sáng và ca tối có thể khác số giờ nhưng đều ghi 0,5.
- Sửa công không để lại dấu vết: không biết ai sửa, vì sao sửa, khi có tranh chấp rất khó làm rõ.
Mẫu bảng để đối chiếu cuối tháng nằm ở bài mẫu bảng chấm công.
8. Câu hỏi thường gặp
Cách tính ngày công chuẩn một tháng là bao nhiêu ngày?
Không có con số bắt buộc trong các điều luật đã đối chiếu. Cách thường dùng là 26 ngày cố định hoặc số ngày trong tháng trừ ngày nghỉ hằng tuần. Doanh nghiệp tự chọn và ghi vào quy chế lương.
Lương tháng 26 ngày công nghĩa là gì?
Nghĩa là mức lương tháng được chia cho 26 để ra lương một ngày công, rồi nhân với số công hưởng lương thực tế. Đây là cách tính ngày công do doanh nghiệp chọn, không phải con số luật quy định cứng.
Ngày lễ có tính vào ngày công không?
Có. Điều 112 cho người lao động nghỉ lễ, Tết hưởng nguyên lương nên các ngày này nằm trong công hưởng lương. Cần tuỳ quy chế của doanh nghiệp về cách ghi cụ thể trên bảng công.
Cách tính ngày công khi làm ca nửa ngày là bao nhiêu?
Thường tính 0,5 công cho ca nửa ngày. Với ca ngắn không đều, nên quy ra giờ: công = số giờ làm : số giờ chuẩn của một ngày, để công bằng giữa các ca.
Công chuẩn khác gì với số ngày làm việc thực tế trong tháng?
Công chuẩn là mẫu số để quy lương ngày, còn số ngày làm việc thực tế là số ngày nhân viên thật sự đi làm. Hai số này có thể khác nhau khi nhân viên nghỉ phép, nghỉ lễ hoặc làm không đủ tháng.
9. Fastdo hỗ trợ tổng hợp công
fCheckin của Fastdo giúp quản lý đỡ phải tự áp cách tính ngày công bằng tay: nhân viên chấm công bằng ứng dụng điện thoại (Wifi-GPS), hệ thống tự tổng hợp công theo ca, đơn từ và nghỉ phép, phát hiện công bất thường và xuất bảng công ra Excel.
Doanh nghiệp thiết lập được nhiều kiểu ca như ca gãy, ca part-time, ca làm thêm. Xem chi tiết tại phần mềm chấm công fCheckin; bảng giá hiện hành xem tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 105, 111, 112, 113 (Công báo số 993+994 ngày 26/12/2019): https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/bo-luat-so-45-2019-qh14-30232.htm (truy cập 18/10/2026)
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020, hiệu lực 01/02/2021, Điều 55: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-145-2020-nd-cp-32732.htm (truy cập 18/10/2026)
- Bộ luật Lao động 2019, Điều 115 khoản 1, 2, 3 (nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương): https://hoatieu.vn/phap-luat/luat-lao-dong-45-2019-qh14-189872 (truy cập 18/10/2026)
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, Điều 42, 43 (chế độ ốm đau): https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-luat-so-41-2024-qh15-bao-hiem-xa-hoi-119240723163650489.htm (truy cập 18/10/2026)
- Tình trạng sửa đổi Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hồ sơ dự thảo nghị định sửa đổi của Bộ Nội vụ (tháng 7/2026) tại https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/duthaovbpl/2026/Thang7/1.totrinhnd145.pdf (truy cập 18/10/2026)
