Lương truy lĩnh là khoản doanh nghiệp trả bổ sung cho người lao động vì các kỳ trước đã trả thiếu.
Nguyên nhân thường là tăng lương có hiệu lực hồi tố hoặc tính sai công, sai lương. Đây là cách gọi trong thực tế quản trị nhân sự.
Bài này nêu các trường hợp phát sinh, công thức tính có ví dụ số, cách ghi vào bảng lương, và cách xử lý thuế thu nhập cá nhân cùng bảo hiểm xã hội tại ngày 20/10/2026.
1. Lương truy lĩnh là gì?
Lương truy lĩnh là phần tiền lương người lao động được nhận bù cho các kỳ trước, khi doanh nghiệp đã trả thấp hơn mức đúng. Bộ luật Lao động 2019 không có điều khoản định nghĩa riêng thuật ngữ này.
Khoản truy lĩnh vẫn là tiền lương của người lao động, nên chịu các nguyên tắc chung về trả lương. Điều 94 khoản 1 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn.
Nghĩa là khi phát hiện trả thiếu, doanh nghiệp nên bù sớm, kèm bảng kê thể hiện rõ kỳ nào, khoản nào.
Khái niệm lương nằm ở bài tiền lương là gì.
2. Khi nào phát sinh khoản truy lĩnh?
Khoản này phát sinh khi doanh nghiệp phải trả bù lương cho thời gian đã qua. Năm trường hợp thường gặp là:
| Trường hợp | Nguyên nhân | Ví dụ minh hoạ | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Tăng lương hồi tố | Quyết định tăng lương ghi hiệu lực từ ngày trước ngày ký | Quyết định ký ngày 05/10, hiệu lực từ 01/07 | Phát sinh truy đóng bảo hiểm |
| Nâng bậc, bổ nhiệm hồi tố | Chức danh mới có hiệu lực sớm hơn ngày ra quyết định | Bổ nhiệm trưởng nhóm từ đầu quý | Ghi rõ trong quyết định |
| Tính thiếu công | Chấm công sót, đơn từ duyệt muộn | Ba ngày công tháng trước chưa tính | Cần dữ liệu công gốc |
| Tính thiếu tiền làm thêm giờ, làm đêm | Áp sai hệ số hoặc sót giờ | Quên cộng giờ làm ngày lễ | Đối chiếu tỷ lệ tại Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 |
| Điều chỉnh sau khiếu nại, đối chiếu | Người lao động phản ánh, doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận thiếu | Sai phụ cấp trách nhiệm hai tháng | Lập biên bản đối chiếu |
Mỗi trường hợp nên có chứng từ: quyết định, phụ lục hợp đồng hoặc biên bản. Mẫu quyết định tham khảo có ở bài mẫu quyết định tăng lương và thông báo tăng lương.
3. Cách tính có ví dụ số
Cách tính dựa trên chênh lệch giữa mức lương đúng và mức đã trả, nhân với số kỳ bị chênh lệch. Công thức cơ bản:
Lương truy lĩnh = (Mức lương mới − Mức lương cũ) x Số tháng chênh lệch
Khi trả lương theo ngày, giờ hoặc có làm thêm giờ, thay “tháng” bằng số ngày, giờ tương ứng và dùng đơn giá đúng của từng kỳ.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): nhân viên A có lương theo công việc 10.000.000 đồng/tháng. Quyết định ngày 05/10/2026 tăng lên 11.500.000 đồng/tháng, hiệu lực từ 01/07/2026.
- Chênh lệch mỗi tháng: 11.500.000 − 10.000.000 = 1.500.000 đồng.
- Số tháng hồi tố: tháng 7, 8, 9 = 3 tháng.
- Lương truy lĩnh: 1.500.000 x 3 = 4.500.000 đồng.
Nếu tháng 10 vẫn trả theo mức cũ do chưa kịp điều chỉnh, tháng 10 cũng thuộc diện truy lĩnh. Khi đó số tháng là 4, truy lĩnh là 6.000.000 đồng.
Quy trình xử lý nên đi theo sáu bước:
- Xác nhận căn cứ. Lưu quyết định, phụ lục hợp đồng hoặc biên bản có ghi mức đúng và ngày hiệu lực.
- Xác định kỳ bị chênh lệch. Liệt kê từng tháng hoặc từng kỳ lương đã trả sai.
- Tính chênh lệch từng kỳ. Dùng dữ liệu công, giờ và đơn giá gốc của kỳ đó.
- Tính nghĩa vụ liên quan. Truy đóng bảo hiểm xã hội nếu lương đóng tăng; xác định khấu trừ thuế theo quy định tại thời điểm trả.
- Trả và thông báo bảng kê. Ghi dòng riêng “Truy lĩnh kỳ … đến …” trong bảng kê trả lương theo Điều 95 khoản 3.
- Lưu hồ sơ. Giữ bảng tính, chứng từ và xác nhận của người lao động.
Cách tính lương theo ca, sản phẩm và công thức nền xem bài cách tính lương cơ bản.
4. Trả bù chậm có phải đền bù không?
Nếu khoản lương thuộc kỳ đã đến hạn mà doanh nghiệp chưa trả, quy định về trả chậm có thể được áp dụng. Điều 97 khoản 4 Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho phép chậm tối đa 30 ngày khi bất khả kháng.
Chậm từ 15 ngày trở lên thì phải đền bù, ít nhất bằng tiền lãi của khoản chậm trả.
Lãi tính theo lãi suất tiền gửi kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản trả lương công bố tại thời điểm trả.
Tăng lương hồi tố khác với trả chậm lương đã thoả thuận, vì mức đúng mới được xác lập từ quyết định. Doanh nghiệp nên ghi rõ thời hạn trả khoản bù trong quyết định để tránh tranh chấp.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
5. Có phải truy đóng bảo hiểm xã hội không?
Nếu việc tăng lương hồi tố làm tăng tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thì doanh nghiệp và người lao động phải truy đóng phần tăng thêm. Quy định này nằm ở điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Theo điểm a khoản 2 Điều 8, hạn truy đóng là hết ngày cuối cùng của tháng kế tiếp sau tháng có quyết định tăng lương.
Quá hạn mà chưa truy đóng, cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện theo khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Theo hai khoản này, đơn vị phải đóng đủ số tiền còn thiếu và nộp thêm 0,03% mỗi ngày tính trên số tiền chậm đóng.
Số tiền truy thu là số tiền phải đóng theo Điều 33 và Điều 34 của luật (điểm a khoản 2 Điều 8).
Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 lấy căn cứ đóng là mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Vì vậy, phần bù chỉ làm tăng lương đóng nếu phần tăng thuộc các thành phần đó.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): chênh lệch lương đóng 1.500.000 đồng/tháng, hồi tố 3 tháng, tổng phần tăng là 4.500.000 đồng. Với tỷ lệ hiện hành người lao động 10,5% và doanh nghiệp 21,5% (xem bài cách tính bảo hiểm xã hội), phần người lao động là 472.500 đồng và phần doanh nghiệp là 967.500 đồng, giả định lương sau tăng vẫn nằm trong sàn và trần đóng.
6. Có chịu thuế thu nhập cá nhân không?
Khoản truy lĩnh là thu nhập từ tiền lương nên thuộc diện xem xét thuế thu nhập cá nhân.
Điều 46 khoản 3 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026) quy định thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là thời điểm người sử dụng lao động trả, hoặc thời điểm người nộp thuế nhận được thu nhập.
Do đó, khoản truy lĩnh trả vào tháng nào thì thường tính vào thu nhập của tháng đó, vì đây là khoản có tính chất tiền lương theo Điều 8 của nghị định. Nghị định không có điều khoản gọi tên riêng “truy lĩnh”.
Một số điểm doanh nghiệp nên làm:
- Ghi khoản truy lĩnh thành dòng riêng để kế toán nhận diện khi khấu trừ và quyết toán.
- Áp dụng giảm trừ gia cảnh và các khoản không tính thuế đúng theo quy định hiện hành; mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.
- Hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán thuế khi khoản truy lĩnh lớn, trải dài nhiều năm hoặc phát sinh giữa thời điểm chuyển đổi luật trước và sau 01/07/2026.
Cách tách lương gross và net khi tính thuế xem bài quy đổi lương net sang gross.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
7. Ảnh hưởng đến các nghĩa vụ khác thế nào?
Khoản bù thường kéo theo ba việc xử lý song song: bảo hiểm, thuế và hồ sơ lương.
| Nội dung | Căn cứ | Việc cần làm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội | Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP | Tính phần tăng, truy đóng đúng hạn | Hạn: hết ngày cuối cùng của tháng kế tiếp sau tháng có quyết định |
| Thuế thu nhập cá nhân | Điều 46 khoản 3 Nghị định 253/2026/NĐ-CP | Khấu trừ khi trả, ghi dòng riêng | Hỏi cơ quan thuế với khoản lớn |
| Bảng kê trả lương | Điều 95 khoản 3 Bộ luật Lao động 2019 | Ghi rõ kỳ truy lĩnh, lý do | Lưu cho kỳ đối chiếu sau |
| Hồ sơ nhân sự | Quyết định, phụ lục hợp đồng | Lưu bản gốc, ngày hiệu lực | Giúp trả lời thanh tra, khiếu nại |
8. Câu hỏi thường gặp về truy lĩnh lương
Truy lĩnh lương là gì và khác tăng lương thế nào?
Truy lĩnh là khoản bù cho các kỳ đã qua, còn tăng lương là mức mới áp dụng về sau. Một quyết định tăng lương có hiệu lực hồi tố sẽ tạo ra cả hai: mức mới và khoản truy lĩnh.
Công thức tính lương truy lĩnh là gì?
Lương truy lĩnh bằng mức lương mới trừ mức lương cũ, nhân với số tháng chênh lệch. Với lương theo ngày hoặc giờ, nhân chênh lệch đơn giá với số ngày hoặc giờ đã làm.
Lương truy lĩnh có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Nếu việc tăng lương hồi tố làm tăng lương đóng bảo hiểm thì phải truy đóng phần tăng thêm theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Khoản không thuộc căn cứ đóng thì không tính.
Lương truy lĩnh được tính thuế vào tháng nào?
Theo Điều 46 khoản 3 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời điểm xác định thu nhập là thời điểm trả hoặc nhận. Khoản lớn hoặc phức tạp nên hỏi cơ quan thuế quản lý.
Doanh nghiệp không trả lương truy lĩnh thì sao?
Người lao động có thể đề nghị đối chiếu và trả bù; tranh chấp được giải quyết theo trình tự pháp luật lao động. Doanh nghiệp nên chủ động bù để tránh phát sinh tranh chấp, lãi chậm trả.
9. Fastdo hỗ trợ giảm sai sót dẫn đến phải truy lĩnh
Nhiều khoản bù bắt nguồn từ dữ liệu công sai hoặc đơn từ duyệt muộn.
fCheckin của Fastdo tự tổng hợp công, ca, đơn từ, nghỉ phép; chỉ người có quyền quản trị mới sửa được dữ liệu, và hệ thống lưu người sửa cùng lý do. Xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (hiệu lực 01/01/2021), văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026 (Công báo số 131 ngày 28/02/2026), toàn văn có lớp chữ, đã đọc Điều 94, 95, 97, 98: https://legalzone.vn/wp-content/uploads/legal-sources/labor-leasing/vbhn-18-vbhn-vpqh-bo-luat-lao-dong-2026.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, toàn văn trên Cổng thông tin Chính phủ, đã đọc Điều 8 (truy thu, truy đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khi tăng lương hồi tố): https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-nghi-dinh-158-2025-nd-cp-quy-dinh-ve-bao-hiem-xa-hoi-bat-buoc-119250629171336803.htm (truy cập 21/10/2026)
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, Điều 31, 40, 41: https://hethongphapluat.com/luat-bao-hiem-xa-hoi-2024/dieu-31 (Điều 40, 41 cùng mẫu …/dieu-40, dieu-41) (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, Công báo số 402 ngày 16/07/2026), toàn văn PDF Công báo, đã đọc Điều 8 và Điều 46 khoản 3: https://congbaocdn.chinhphu.vn/180507251028987904/2026/7/16/469959-1784171413_v1_1784174315_signed.pdf (truy cập 21/10/2026)
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (Công báo số 37 ngày 22/01/2026), Điều 10 về giảm trừ gia cảnh: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/luat-so-109-2025-qh15-468671.htm (truy cập 21/10/2026)
