Quản lý thời gian làm việc của nhân viên luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu ở mỗi doanh nghiệp. Trong bối cảnh những thách thức quản lý ngày càng gia tăng, mẫu bảng chấm công hiệu quả là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng thời gian làm việc, tối ưu chi phí nhân sự, và duy trì sự minh bạch trong việc tính lương. Trong bài viết này, Fastdo sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về mẫu bảng chấm công, cách tạo mẫu trên Excel, và cung cấp hơn 15 file bảng chấm công mẫu từng được sử dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là công cụ ghi nhận chi tiết thời gian làm việc của nhân viên trong một ngày, tuần hoặc tháng. Thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi sự có mặt, vắng mặt, ngày làm thêm giờ, lịch trình ca kíp, cũng như tính toán chính xác số giờ làm việc của nhân viên để tính lương và phúc lợi.
Bảng chấm công là cần thiết để tăng tính minh bạch trong việc tính lương, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và hạn chế các rủi ro liên quan đến luật lao động. Nó còn là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi, phân tích và tối ưu hoá quá trình quản lý nhân sự. Ngoài ra, bảng chấm công còn giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc phân bổ nguồn lực, cải thiện năng suất lao động và xây dựng môi trường làm việc công bằng.
2. Hướng dẫn chi tiết cách tạo mẫu bảng chấm công hàng ngày trên Excel
Excel là một công cụ hữu ích và linh hoạt để tạo ra mẫu bảng chấm công, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dưới đây là các bước chi tiết để tạo mẫu bảng chấm công hàng ngày trên Excel:
Bước 1: Chuẩn bị Excel
- Mở một trang tính Excel mới.
- Đặt tên cột đầy đủ như: “Tên nhân viên”, “Mã nhân viên”, “Phòng ban”, “Ngày”, “Giờ vào”, “Giờ ra”, “Số giờ làm việc”, “Chữ ký”.
Bước 2: Thiết lập công thức
- Sử dụng công thức để tính số giờ làm việc trong ngày: =IF([Giờ ra]>[Giờ vào], [Giờ ra]-[Giờ vào], 0).
- Thêm các công thức tính giờ làm thêm, giờ vắng mặt (nếu có).
- Để tính tổng số giờ làm việc trong tháng, bạn có thể sử dụng công thức SUM để cộng tổng giờ làm việc của từng ngày.
Bước 3: Thiết kế giao diện
- Định dạng màu sắc và phân chia dòng cột rõ ràng, giúp việc đọc dữ liệu trở nên đơn giản.
- Sử dụng các kỹ thuật tính năng như Data Validation để hạn chế các giá trị nhập vào (ví dụ: giờ vào/ra phải đúng định dạng thời gian).
- Sử dụng Conditional Formatting để làm nổi bật những ngày nhân viên đi trễ hoặc làm thêm giờ, giúp dễ dàng nhận diện các vấn đề cần chú ý.
Bước 4: Lưu và chia sẻ
- Lưu file dưới dạng .xlsx để tiện cho việc chỉnh sửa sau này.
- Chia sẻ file qua các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc OneDrive để dễ dàng truy cập và cùng lúc nhập liệu.
- Đảm bảo phân quyền truy cập phù hợp, chỉ cho phép những người có trách nhiệm được chỉnh sửa bảng chấm công để tránh sai sót.
3. [TẢI MIỄN PHÍ] 15+ Mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản, đa lĩnh vực
>> TẢI MIỄN PHÍ: 15+ MẪU BẢNG CHẤM CÔNG HÀNG NGÀY
3.1. Mẫu bảng chấm công file Excel
File bảng chấm công Excel được thiết kế để giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên một cách linh hoạt. Các bảng chấm công này thường bao gồm các cột ghi nhận thời gian vào, thời gian ra, giờ làm thêm và tổng giờ làm việc trong ngày.
Mẫu Excel cho phép người dùng tùy chỉnh và thêm các công thức tính toán để tự động hóa việc tính toán công giờ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Đặc biệt, mẫu bảng chấm công file Excel cũng hỗ trợ tính tổng số giờ làm việc hàng tuần hoặc hàng tháng, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình lao động của nhân viên.
3.2. Mẫu bảng chấm công file Word
Mẫu bảng chấm công file Word phù hợp cho những doanh nghiệp thích sử dụng phương pháp truyền thống hoặc muốn in bảng chấm công để ghi chép bằng tay. Mẫu Word được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, với các cột như tên nhân viên, mã nhân viên, ngày làm việc, giờ vào và giờ ra. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ có thể sử dụng để theo dõi giờ làm việc mà còn thuận tiện cho việc lưu trữ hồ sơ dưới dạng giấy tờ. Mẫu bảng chấm công file Word cũng rất linh hoạt, có thể dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật thông tin khi cần.
3.3. Mẫu bảng chấm công hàng ngày 3 ca
Mẫu bảng chấm công hàng ngày 3 ca được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình làm việc liên tục, chia thành ba ca làm việc trong ngày. Mẫu này giúp ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân viên theo từng ca, từ đó đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán giờ công và lương thưởng. Bảng chấm công 3 ca này cũng giúp nhà quản lý theo dõi sự phân bổ nhân sự trong từng ca làm việc, đảm bảo không có sự thiếu hụt hay chồng chéo ca, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực.
3.4. File bảng chấm công sản xuất
Mẫu bảng chấm công sản xuất được thiết kế chuyên biệt để ghi nhận giờ làm việc của nhân viên trong môi trường sản xuất. Bảng này thường bao gồm các cột ghi nhận thời gian vào ca, ra ca, và số giờ làm thêm, từ đó giúp nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc và năng suất của từng nhân viên. Mẫu bảng chấm công sản xuất cũng giúp ghi nhận các thông tin liên quan đến các hoạt động trong từng ca làm việc, giúp dễ dàng kiểm tra và đánh giá quá trình sản xuất, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong việc tính lương.
3.5. File bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng để ghi nhận chi tiết thời gian làm thêm của nhân viên. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên được trả công xứng đáng cho những giờ làm việc ngoài giờ chính thức. Bảng chấm công này bao gồm các cột ghi nhận giờ bắt đầu và kết thúc của giờ làm thêm, tổng số giờ làm thêm, và các cột ghi chú để xác định lý do làm thêm. Việc sử dụng mẫu này giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán phụ cấp làm thêm và đảm bảo tính công bằng cho người lao động.
3.6. Bảng Excel chấm công theo tuần
Bảng Excel chấm công theo tuần được thiết kế để ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên theo từng tuần. Mẫu bảng này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi sự có mặt của nhân viên và đánh giá hiệu quả làm việc trong từng tuần. Bảng chấm công này thường bao gồm các cột cho từng ngày trong tuần và một cột tổng kết để tính tổng số giờ làm việc trong tuần, giúp cho việc tính lương và kiểm tra tiến độ công việc trở nên dễ dàng hơn.
3.7. Bảng Excel chấm công theo ca
Mẫu bảng chấm công theo ca dành cho các doanh nghiệp có ca làm việc khác nhau trong ngày, chẳng hạn như ca sáng, ca chiều và ca đêm. Mẫu này giúp ghi nhận chi tiết giờ làm việc của từng nhân viên trong từng ca, từ đó đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán giờ công và phân chia công việc hợp lý. Bảng chấm công theo ca cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch và phân công nhân sự, đảm bảo hoạt động sản xuất và dịch vụ diễn ra suôn sẻ.
3.8. Mẫu bảng chấm công hàng ngày số 1
Mẫu bảng chấm công hàng ngày số 1 là một mẫu cơ bản, dễ sử dụng và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mẫu này bao gồm các cột như tên nhân viên, ngày làm việc, giờ vào, giờ ra và tổng số giờ làm việc. Đặc biệt, bảng này có thể được tuỳ chỉnh để thêm các cột ghi nhận giờ làm thêm hoặc ngày nghỉ, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý công việc hàng ngày.
3.9. Mẫu bảng chấm công hàng ngày số 2
Mẫu bảng chấm công hàng ngày số 2 được thiết kế chi tiết hơn, phù hợp cho những doanh nghiệp cần ghi nhận thêm các thông tin về ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm, hoặc các lý do vắng mặt khác. Mẫu này giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình lao động của nhân viên, đồng thời hỗ trợ trong việc tính toán lương và phúc lợi một cách chính xác và công bằng.
3.10. File bảng chấm công theo giờ
Mẫu bảng chấm công theo giờ được thiết kế để ghi nhận chi tiết thời gian làm việc của nhân viên theo từng giờ, phù hợp với những công việc yêu cầu sự giám sát chặt chẽ về giờ giấc làm việc. Mẫu này giúp đảm bảo rằng mọi giờ làm việc của nhân viên đều được ghi nhận và tính toán một cách chính xác, từ đó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc tính lương.
3.11. Bảng chấm công mẫu theo thông tư 200
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200 được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu và quy định của Thông tư 200 về hướng dẫn chế độ kế toán. Mẫu này bao gồm các cột ghi nhận giờ vào, giờ ra, tổng số giờ làm việc và giờ làm thêm, từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định của nhà nước, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương và phúc lợi cho nhân viên.
3.12. File bảng chấm công làm thêm giờ theo thông tư 133
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 133 phù hợp cho các doanh nghiệp áp dụng quy định của Thông tư 133 về chế độ kế toán. Mẫu này ghi nhận chi tiết các giờ làm thêm của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp tính toán chính xác các khoản phụ cấp và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Mẫu này cũng có thể được sử dụng để đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng.
3.13. Bảng chấm công mẫu theo thông tư 177
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177 được thiết kế để phù hợp với các quy định tài chính và kế toán của Thông tư 177. Mẫu này giúp ghi nhận giờ làm việc, giờ làm thêm và các khoản phụ cấp, từ đó đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động và tài chính, đồng thời hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính khi cần thiết.
3.14. Mẫu bảng chấm công cho giáo viên chi tiết
Mẫu bảng chấm công cho giáo viên chi tiết được thiết kế để phù hợp với các trường học và đơn vị giáo dục. Mẫu này ghi nhận thời gian giảng dạy, giờ làm thêm, và các hoạt động khác của giáo viên, từ đó giúp nhà trường dễ dàng quản lý và tính toán thù lao cho giáo viên. Mẫu này cũng có thể bao gồm các cột ghi nhận các buổi họp, hoạt động ngoại khóa, giúp quản lý nắm rõ hơn về công việc của giáo viên.
3.15. Mẫu bảng chấm công cho giáo viên đơn giản
Mẫu bảng chấm công cho giáo viên đơn giản phù hợp cho các trường mẫu giáo hoặc tiểu học, nơi mà việc ghi nhận giờ giấc làm việc không quá phức tạp. Mẫu này ghi nhận giờ vào lớp, giờ ra lớp và các hoạt động cơ bản khác, giúp nhà trường quản lý dễ dàng thời gian giảng dạy của giáo viên mà không cần quá nhiều chi tiết phức tạp.
3.16. File bảng chấm công tiếng Anh số 1
Mẫu bảng chấm công tiếng Anh số 1 được thiết kế dành cho các doanh nghiệp quốc tế hoặc các đơn vị có nhân viên nước ngoài. Mẫu này bao gồm các cột ghi nhận thời gian làm việc, giờ làm thêm và các thông tin khác, tất cả đều bằng tiếng Anh, giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện và dễ hiểu đối với những người không sử dụng tiếng Việt. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tiêu chuẩn hóa quy trình chấm công theo ngôn ngữ quốc tế.
3.17. File bảng chấm công tiếng Anh số 2
Mẫu bảng chấm công tiếng Anh số 2 được thiết kế chi tiết hơn, dành cho các doanh nghiệp cần ghi nhận thêm các thông tin về vị trí công việc, dự án tham gia, hoặc các yếu tố khác liên quan đến công việc của nhân viên. Mẫu này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, đặc biệt trong các doanh nghiệp có sự tham gia của nhiều bộ phận và dự án khác nhau. Bảng chấm công này cũng có thể được sử dụng để báo cáo cho các đối tác nước ngoài hoặc cơ quan kiểm toán quốc tế.
4. Giảm 80% thời gian quản lý công ca với fCheckin – 5.000 VNĐ/user
Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý nhân sự chuyên về quản trị công-ca-lương và mức giá siêu rẻ chỉ 5.000 VNĐ/user thì fCheckin là lựa chọn không nên bỏ lỡ. Hỗ trợ cả trên Android và iOS, fCheckin đáp ứng tốt nhu cầu thiết lập ca kíp và quản lý thời gian làm việc của từng nhân viên cho các doanh nghiệp có nhiều vị trí làm việc khác nhau. Nhân viên đi công tác, làm việc từ xa, nhân viên di chuyển thường xuyên (như chuyên viên phát triển thị trường),… đều có thể chấm công linh hoạt, chính xác mà không cần trực tiếp đến văn phòng, công ty.
Chỉ với 1 vài thao tác đơn giản, tính năng chấm công chính xác bằng GPS và khả năng đồng bộ dữ liệu tức thời lên website, phần mềm chấm công fCheckin đảm bảo ghi nhận công chính xác theo thời gian thực. fCheckin hỗ trợ cả quản lý và nhân viên theo dõi, kiểm soát, đánh giá mức độ chuyên cần và phản hồi nhanh chóng các sai sót trong quá trình chấm công. Về phía quản lý, fCheckin giúp giảm đến 80% thời gian tính lương nhờ tích hợp phép, cộng công tự động cho nhân sự.
Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Thông qua bài viết của Fastdo, bạn đã được cung cấp kiến thức chi tiết về bảng chấm công, từ khái niệm, cách tạo trên Excel, đến 15+ mẫu bảng chấm công miễn phí dành cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của phần mềm chấm công như fCheckin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào những hoạt động chiến lược quan trọng hơn để phát triển bền vững.
>>> Xem thêm:
