Quy trình đánh giá nhà cung cấp & 2 mẫu lưu đồ chuẩn ISO 9001: 2015

Trong kinh doanh, nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ nhất. Việc đánh giá nhà cung cấp không chỉ là yếu tố để lựa chọn mà còn để xây dựng một chuỗi cung ứng bền vững và đáng tin cậy. Trong bài viết này của Fastdo, chúng ta sẽ cùng xem xét quy trình đánh giá nhà cung cấp chi tiết, từ việc xác định tiêu chí cho đến việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với họ.

1. Tầm quan trọng của việc đánh giá nhà cung cấp.

Việc đánh giá nhà cung cấp đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo chất lượng chuỗi cung ứng và tính hiệu quả của toàn bộ hoạt động kinh doanh. Một nhà cung cấp không đạt chuẩn có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực, từ việc chậm trễ giao hàng, sản phẩm kém chất lượng, đến việc làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Đánh giá nhà cung cấp giúp doanh nghiệp lựa chọn được đối tác phù hợp nhất, tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu quả vận hành và xây dựng mối quan hệ bền vững.

Nhà cung cấp là yếu tố đầu vào quan trọng trong sản xuất và phân phối sản phẩm, dịch vụ. Một chuỗi cung ứng yếu kém có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và thậm chí làm mất lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc đánh giá và quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng cuối cùng.

2. Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo chuẩn ISO 9001: 2015.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo chuẩn ISO 9001: 2015 bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp. Chuẩn ISO 9001: 2015 đưa ra các yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

2.1. Xác định tiêu chí đánh giá.

Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp là xác định tiêu chí đánh giá. Theo chuẩn ISO 9001: 2015, các tiêu chí này có thể bao gồm:

• Chất lượng sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp.
• Giá cả: Cân nhắc giữa chi phí và giá trị nhận được. Giá cả cần được so sánh với các đối thủ cạnh tranh để đảm bảo tính hợp lý và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Khả năng giao hàng đúng hạn: Đảm bảo nhà cung cấp có khả năng giao hàng đúng thời gian cam kết. Khả năng giao hàng kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ sản xuất và tránh các chi phí phát sinh do chậm trễ.
• Độ tin cậy và ổn định: Đánh giá lịch sử hoạt động, khả năng tài chính và mức độ uy tín của nhà cung cấp.
• Chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật: Xem xét khả năng hỗ trợ sau bán hàng, dịch vụ bảo hành và kỹ thuật.
• Tuân thủ pháp lý và trách nhiệm xã hội: Đánh giá việc tuân thủ các quy định pháp luật, tiêu chuẩn môi trường và trách nhiệm xã hội.

2.2. Thu thập thông tin và đánh giá ban đầu.

Sau khi đã xác định tiêu chí, doanh nghiệp cần thu thập thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này có thể bao gồm:

• Kiểm tra lịch sử hoạt động: Đánh giá quá trình hoạt động của nhà cung cấp, các dự án đã thực hiện và khách hàng đã phục vụ.
• Báo cáo tài chính: Đánh giá khả năng tài chính để đảm bảo nhà cung cấp có thể duy trì cung cấp trong thời gian dài. Các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá tính ổn định và khả năng tài chính của nhà cung cấp.
• Tham khảo ý kiến khách hàng: Liên hệ với các khách hàng hiện tại hoặc trước đây của nhà cung cấp để lấy phản hồi về chất lượng dịch vụ.
• Đánh giá quy trình quản lý chất lượng: Xem xét hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp, bao gồm các chứng nhận ISO, quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

2.3. Thảo luận và đàm phán.

Sau khi chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp nên thực hiện thảo luận và đàm phán để đánh giá khả năng hợp tác. Các cuộc thảo luận này giúp xác định:

• Khả năng đáp ứng nhu cầu: Nhà cung cấp có thể đáp ứng khối lượng đặt hàng và yêu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp hay không. Điều này đòi hỏi sự minh bạch và chi tiết trong việc trao đổi thông tin về nhu cầu và khả năng của cả hai bên.
• Khả năng linh hoạt: Nhà cung cấp có thể điều chỉnh sản xuất khi có thay đổi đột ngột từ phía doanh nghiệp. Khả năng linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với biến động thị trường và nhu cầu khách hàng.
• Điều khoản hợp đồng: Đàm phán về giá cả, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật.
• Đánh giá mức độ cam kết: Đàm phán cũng là cơ hội để đánh giá mức độ cam kết của nhà cung cấp đối với việc hợp tác lâu dài, bao gồm khả năng đầu tư vào cải tiến quy trình và cải thiện chất lượng sản phẩm.

2.4. Kiểm tra và thử nghiệm.

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra và thử nghiệm. Điều này có thể bao gồm:

• Đặt đơn hàng thử nghiệm: Đặt một đơn hàng nhỏ để đánh giá chất lượng sản phẩm, khả năng giao hàng và tính linh hoạt của nhà cung cấp. Đơn hàng thử nghiệm giúp xác định sự phù hợp của nhà cung cấp trong điều kiện thực tế.
• Đánh giá hiệu suất: Theo dõi các chỉ số như thời gian giao hàng, tỷ lệ lỗi sản phẩm và mức độ phản hồi của nhà cung cấp. Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan về hiệu suất và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
• Kiểm tra chất lượng tại chỗ: Doanh nghiệp có thể cử đội ngũ kỹ thuật đến kiểm tra quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm ngay tại cơ sở của nhà cung cấp.

2.5. Đánh giá hiệu suất dài hạn

Việc đánh giá nhà cung cấp không dừng lại sau khi ký kết hợp đồng mà cần tiếp tục theo dõi và đánh giá trong suốt quá trình hợp tác. Doanh nghiệp nên sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: Đo lường khả năng nhà cung cấp đáp ứng thời gian giao hàng. Tỷ lệ này giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng cho khách hàng cuối cùng.
• Tỷ lệ sản phẩm lỗi: Theo dõi tỷ lệ sản phẩm không đạt yêu cầu. Tỷ lệ lỗi cao có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và gây mất lòng tin từ khách hàng.
• Sự hài lòng của khách hàng: Lấy phản hồi từ khách hàng cuối cùng để đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.
• Khả năng cải tiến liên tục: Đánh giá khả năng của nhà cung cấp trong việc cải tiến quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Nhà cung cấp có khả năng cải tiến liên tục sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm.

3. [THAM KHẢO] 2 mẫu lưu đồ đánh giá nhà cung cấp chuẩn ISO.

3.1. Lưu đồ đánh giá nhá cung cấp số 1

3.2. Lưu đồ đánh giá nhá cung cấp số 2.

4. Tự động hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp bằng fWorkflow.

Để xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp trong doanh nghiệp hiệu quả, các doanh nghiệp cần có công cụ hỗ trợ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Fastdo mang đến phần mềm quản lý quy trình fWorkflow, một giải pháp thông minh giúp tự động hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Tính năng nổi bật của phần mềm vẽ quy trình fWorkflow:

• Tự động hóa quy trình: Giúp doanh nghiệp tự động hóa các công đoạn quản lý, giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc quản lý thủ công.
• Quản lý thông tin tập trung: Tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp và quy trình đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy cập và theo dõi.
• Báo cáo trực quan: Cung cấp các báo cáo trực quan, dễ hiểu, giúp người quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình, từ đó đưa ra quyết định kịp thời.
• Tùy chỉnh linh hoạt: fWorkflow cho phép tùy chỉnh các quy trình theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với thực tế hoạt động và quy mô của doanh nghiệp.

Với fWorkflow, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về những sai sót trong quy trình đánh giá nhà cung cấp và có thể tập trung vào phát triển kinh doanh, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Quy trình đánh giá nhà cung cấp là một phần quan trọng trong việc xây dựng chuỗi cung ứng đầy hiệu quả và đáng tin cậy. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 cùng với giải pháp tự động hóa như phần mềm fWorkflow của Fastdo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng cao nhất đối với khách hàng. Đầu tư vào việc đánh giá và quản lý nhà cung cấp không chỉ giúp tối đa hóa lợi ích từ mối quan hệ hợp tác mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• [TẢI MIỄN PHÍ] 5 File excel quản lý đơn đặt hàng cho doanh nghiệp
• [TẢI MIỄN PHÍ] 5 Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng và nội dung chi tiết
• [TẢI NGAY] 5 mẫu biên bản làm việc – Hướng dẫn cách chuẩn hóa chi tiết
• 12+ phần mềm chấm công tối ưu, giải phóng 80% thời gian quản lý công
• Chiến lược Marketing của Haidilao và 5 điểm sáng nổi bật