[TẢI MIỄN PHÍ] 5+ Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa & quy định pháp luật

Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu thiết yếu giúp đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong giao dịch giữa các bên. Bằng việc ghi lại chi tiết quá trình giao nhận, từ số lượng, chất lượng đến tình trạng hàng hóa, biên bản này giúp tránh các rủi ro và tranh chấp có thể xảy ra. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu kỹ hơn về tầm quan trọng, cách lập và 5+ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa trong bài viết này.

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản pháp lý ghi lại chi tiết quá trình giao nhận hàng hóa giữa bên cung cấp và bên nhận. Nó bao gồm thông tin về hàng hóa, như số lượng, chất lượng, điều kiện đóng gói, cũng như tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Biên bản này là chứng cứ rõ ràng, giúp xác định trách nhiệm của các bên và là căn cứ quan trọng trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Dù bạn đang làm trong lĩnh vực sản xuất, phân phối hay vận chuyển hàng hóa, việc lập một biên bản giao nhận chính xác là rất quan trọng. Nó đảm bảo sự minh bạch và hạn chế rủi ro liên quan đến các vấn đề về chất lượng và số lượng hàng hóa.

1.1. Tầm quan trọng của mẫu biên bản giao hàng.

• Chứng minh giao dịch hoàn thành: Biên bản giao nhận hàng hóa là bằng chứng quan trọng chứng minh rằng một giao dịch đã diễn ra thành công. Trong môi trường thương mại đầy cạnh tranh, việc có một tài liệu chính thức xác nhận việc giao hàng là rất cần thiết, đặc biệt khi các vấn đề liên quan đến chất lượng hoặc số lượng phát sinh.
• Xác nhận tình trạng hàng hóa: Một trong những vai trò quan trọng của biên bản giao nhận là ghi lại tình trạng hàng hóa tại thời điểm chuyển giao. Từ các vấn đề như hàng hóa bị hư hỏng, mất mát đến các sai lệch về số lượng so với hợp đồng ban đầu, tất cả đều được ghi lại rõ ràng và minh bạch.
• Cơ sở pháp lý và quản lý trách nhiệm: Biên bản giao hàng không chỉ là tài liệu xác nhận việc giao nhận mà còn là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp và quy trách nhiệm trong các tình huống phát sinh vấn đề.
• Căn cứ cho thanh toán: Trong các giao dịch thương mại, biên bản giao hàng thường được sử dụng như một trong những căn cứ để thực hiện thanh toán.

1.2. Quy định của pháp luật Việt Nam về giao – nhận hàng hóa.

Bộ Luật Dân Sự năm 2015 quy định các nguyên tắc chung về hợp đồng và giao dịch hàng hóa, bao gồm việc giao nhận. Cụ thể:

• Điều 430 – Hợp đồng mua bán tài sản: Điều này quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng mua bán, bao gồm cả trách nhiệm giao hàng đúng theo thỏa thuận.
• Điều 440 – Nghĩa vụ giao hàng: Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng thời hạn, địa điểm, và chất lượng như đã thỏa thuận. Nếu không đúng thỏa thuận, bên mua có quyền yêu cầu bên bán thực hiện đúng nghĩa vụ hoặc yêu cầu bồi thường.

Luật Thương Mại 2005 là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc điều chỉnh các hoạt động giao nhận hàng hóa giữa các bên có liên quan:

• Điều 34 – Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa: Bên bán có nghĩa vụ giao hàng và cung cấp chứng từ phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng.
• Điều 35 – Trách nhiệm do giao hàng không phù hợp: Bên bán phải chịu trách nhiệm nếu hàng hóa giao không phù hợp với những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm việc sai về số lượng, chất lượng, chủng loại, hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Điều 44 – Thời điểm chuyển rủi ro: Điều này quy định về thời điểm mà rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa được chuyển từ bên bán sang bên mua.

2. Cấu trúc của mẫu biên biên bản giao nhận hàng hóa.

2.1. Thông tin chung về mẫu biên bản giao nhận hàng hóa.

• Tiêu đề biên bản: Rõ ràng và cụ thể, ví dụ như “Biên bản giao nhận hàng hóa giữa Công ty ABC và Công ty XYZ”.
• Ngày, giờ và địa điểm giao nhận: Ghi chính xác thời gian, địa điểm diễn ra quá trình giao nhận để có cơ sở pháp lý về sau.
• Thông tin về các bên tham gia: Ghi rõ tên công ty, người đại diện, chức vụ của những người tham gia giao nhận hàng hóa.

2.2. Thông tin chi tiết về hàng hóa.

• Mô tả hàng hóa: Ghi chi tiết các thông tin về hàng hóa như tên, mã hàng, số lượng, đơn vị tính và đặc điểm nhận dạng.
• Tình trạng hàng hóa: Mô tả tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận, bao gồm việc kiểm tra hàng hóa có hư hỏng, mất mát hay không.
• Phương thức đóng gói và bảo quản: Ghi lại các thông tin về phương thức đóng gói và điều kiện bảo quản hàng hóa.

2.3. Kết quả của quy trình giao nhận hàng hóa.

• Xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa: Ghi nhận cụ thể số lượng và chất lượng hàng hóa đã được kiểm tra. Các vấn đề phát sinh (nếu có) cần được ghi rõ trong biên bản.
• Ý kiến và ghi chú của các bên: Ghi lại các ý kiến của các bên về quá trình giao nhận, cũng như các yêu cầu khắc phục (nếu có).
• Chữ ký của đại diện các bên: Đây là phần quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của biên bản. Cần có chữ ký và con dấu của đại diện các bên tham gia giao nhận.

3. [TẢI MIỄN PHÍ] 5+ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chi tiết

>>> TẢI MIỄN PHÍ: 5+ MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

3.1. Mẫu biên bản giao hàng số 1.

3.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa số 2.

3.3. Mẫu biên bản giao hàng số 3.

3.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa số 4.

3.5. Mẫu biên bản giao hàng số 5.

3.6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Anh.

4. Những lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa.

• Chi tiết và rõ ràng: Tất cả các thông tin trong biên bản cần được ghi chép một cách chi tiết và rõ ràng. Thiếu sót thông tin có thể dẫn đến tranh cãi và những hiểu lầm không đáng có sau này.
• Đảm bảo tính khách quan: Biên bản cần phải phản ánh trung thực tình trạng hàng hóa và quá trình giao nhận. Không nên cố tình thêm bớt thông tin để làm sai lệch kết quả, điều này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cho cả hai bên.
• Lập biên bản ngay tại thời điểm giao nhận: Biên bản giao hàng cần được lập ngay sau khi kết thúc quá trình giao nhận. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin và tránh việc bỏ sót các chi tiết quan trọng.

5. Tự động hóa mọi quy trình giao nhận hàng hóa bằng phần mềm fWorkflow.

Để việc lập biên bản giao nhận hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow của Fastdo. Phần mềm vẽ quy trình làm việc này cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp quản lý quy trình giao nhận một cách hiệu quả:

• Tự động hóa quy trình: fWorkflow cho phép tự động hóa các bước giao nhận, từ việc lập biên bản, phê duyệt đến thông báo đến các bên liên quan, giúp giảm thiểu các sai sót thủ công.
• Theo dõi tiến độ và trạng thái giao nhận: Giao diện trực quan giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, xác định các bước hoàn thành và những công việc còn lại, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Lưu trữ và truy xuất tài liệu dễ dàng: Mọi tài liệu, biên bản liên quan đến giao nhận hàng hóa đều được lưu trữ một cách có hệ thống, cho phép truy cập và sử dụng bất cứ khi nào cần.
• Tùy chỉnh quy trình linh hoạt: Người dùng có thể tạo ra các quy trình phù hợp với nhu cầu của từng loại hàng hóa và điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù của doanh nghiệp.

Với fWorkflow, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong từng bước công việc.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Nhìn chung, biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của các bên. Nó không chỉ là chứng cứ cho các giao dịch hoàn thành mà còn là căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Sử dụng công cụ như fWorkflow của Fastdo sẽ giúp tự động hóa quy trình và tối ưu hiệu quả trong việc quản lý giao nhận hàng hóa.

>>> Xem thêm:

• Gia tăng tốc độ thực thi với 10 phần mềm quản lý KPI cho doanh nghiệp
• 3 mẫu lưu đồ quy trình phổ biến dành cho Doanh nghiệp
• Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả
• 15+ Phần mềm nhắc nhở công việc: Giải pháp sống sót qua mọi deadline
• Mẫu 5 mẫu bảng kê chi phí theo Bộ Tài Chính chi tiết 2024