SAP là gì? Lợi ích & ứng dụng phần mềm SAP trong quản trị

Bạn đang muốn tìm hiểu SAP là gì và những lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP trong doanh nghiệp? Vậy hãy theo dõi bài viết sau đây của FASTDO. cùng chúng tôi giải đáp những thắc mắc trên và khám phá cách ứng dụng phần mềm SAP hiệu quả cho từng loại hình doanh nghiệp. 

1. SAP là gì?

SAP là gì? SAP viết tắt của một cụm từ trong tiếng Đức là “Systemanalyse Programmentwicklung” (Phát triển chương trình phân tích hệ thống), đây là tên của một trong những nhà sản xuất phần mềm quản trị hiện đại trong doanh nghiệp hàng đầu thế giới. Được thành lập vào những năm 1970, SAP tập trung vào phát triển hệ thống quản lý kinh doanh và dữ liệu quan hệ khách hàng. Năm 1973, với phần mềm kế toán quản trị RF – SAP đã đặt những viên gạch đầu tiên cho đế chế phần mềm quản lý doanh nghiệp của mình. 

Trải qua hành trình phát triển đầy ấn tượng hơn 50 năm, SAP được mệnh danh là “gã khổng lồ” trong lĩnh vực phần mềm quản lý doanh nghiệp trên toàn cầu, đóng góp vào quy trình chuyển đổi số thành công của hàng triệu doanh nghiệp. Để tiếp tục chứng minh cho “Tầm nhìn toàn diện” của mình, năm 2023 SAP đã được Gartner công nhận là Nhà dẫn đầu về Nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS). Giá cổ phiếu đạt mức tăng trưởng 43.2%, SAP là một trong số ít các công ty Đức lọt vào danh sách Top 100 công ty có giá trị nhất toàn cầu.

2. Phần mềm SAP là gì?

Phần mềm SAP là một phần mềm hoạch định doanh nghiệp được tạo ra từ công ty SAP. Phần mềm tung ra thị trường vào năm 2006. SAP hiện đang sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật như quản lý nhân lực, quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng…

Giải quyết các vấn đề trong các mô hình kinh doanh truyền thống, thông tin thường bị phân tán và cô lập trong từng phòng ban, gây khó khăn cho nhân viên trong việc chia sẻ và hợp tác. SAP đã thay đổi hoàn toàn cách thức các doanh nghiệp quản lý dữ liệu. Với SAP, mọi dữ liệu đều được kết nối và đồng bộ hóa trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tại Việt Nam, một trong những doanh nghiệp nổi bật trong việc triển khai ứng dụng phần mềm SAP có thể kể đến là tập đoàn Vingroup. Cuối tháng 12/2022, Vingroup công bố hợp tác chiến lược với Google Cloud với mục tiêu thúc đẩy và giải quyết khó khăn trong chuyển đổi số toàn diện trên quy mô toàn tập đoàn. Trong đó Vinfast tại Mỹ và Đức là 2 công ty thành viên tiên phong ứng dụng phần mềm SAP S/4HANA.

3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm SAP là gì?

Việc sử dụng phần mềm SAP trong quy trình quản lý mang đến cho doanh nghiệp một số lợi ích tiêu biểu như:

• Tiết kiệm chi phí và tăng năng suất: Nhờ khả năng tích hợp dữ liệu thống nhất, tự động hóa các quy trình thủ công, SAP rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thành dự án. Thống kê cho thấy, nhân sự có thể đạt hiệu suất cao hơn 20% sau khi ứng dụng SAP trong quy trình vận hành.
• Chia sẻ dữ liệu nội bộ nhanh chóng: Giải quyết bài toán phân tán dữ liệu, SAP cho phép các bộ phận kinh doanh, quản lý tài chính, bán hàng, quan hệ khách hàng có thể truy cập cùng một hệ thống dữ liệu. Đẩy mạnh sự hợp tác giữa các phòng ban, hạn chế gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Phân tích và dự báo rủi ro chính xác hơn: Sử dụng dữ liệu thời gian thực, SAP cung cấp thông tin chuẩn xác về tăng trưởng bền vững, xác định các trục xoay có tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp. Giảm thiểu những hạn chế khi dự báo tài chính và quản lý rủi ro dự án hiệu quả hơn.
• Thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp: Đáp ứng nhiều mô hình doanh nghiệp và các ngành nghề đặc trưng, SAP được tinh chỉnh để giải quyết hơn 100 mô hình doanh nghiệp sử dụng.

4. Hạn chế khi ứng dụng phần mềm SAP là gì?

Mặc dù SAP là một trong những phần mềm hoạch định doanh nghiệp toàn cầu, tuy nhiên ứng dụng SAP trong doanh nghiệp vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Chi phí triển khai: Đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí triển khai bản quyền phần mềm SAP khá cao. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đầu tư khá nhiều vào phần cứng, mạng lưới thiết bị, và đào tạo nhân sự để phần mềm được vận hành hiệu quả.
• Thời gian triển khai dài: SAP tích hợp nhiều module phức tạp, chính vì vậy khi áp dụng vào doanh nghiệp cần khá nhiều thời gian để chuyển đổi dữ liệu và tinh chỉnh để phù hợp với mô hình riêng của tổ chức.
• Khả năng tùy biến thấp: Mặc dù phần mềm SAP cho phép tinh chỉnh theo mô hình doanh nghiệp, tuy nhiên không thể đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của các lĩnh vực. Bên cạnh đó chi phí tùy biến cao cũng là một hạn chế đáng kể so với các giải pháp mã nguồn mở.

Với những hạn chế trong quá trình ứng dụng phần mềm SAP, các doanh nghiệp SMEs hiện nay có xu hướng tìm kiếm các giải pháp tối ưu hơn về chi phí và công nghệ. Nếu bạn đang tìm kiếm bộ công cụ quản lý doanh nghiệp toàn diện, vừa đáp ứng mục tiêu chi phí thấp, vừa giảm thiểu thời gian triển khai, phần mềm quản lý quy trình toàn diện Fastdo Work là giải pháp thay thế phù hợp.

BẤM VÀO ẢNH để đăng ký và nhận tư vấn 1-1 cùng chuyên gia về giải pháp quản trị nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp bạn.

5. Tính năng chính của hệ thống phần mềm SAP là gì?

Những tính năng nổi bật của hệ thống SAP là gì? Phần mềm SAP mới nhất hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn cầu tin tưởng sử dụng. SAP không chỉ giúp việc quản lý nhân sự diễn ra dễ dàng hơn mà còn sở hữu nhiều tính năng nổi bật khác như:

• Quản lý bán hàng: Hỗ trợ theo dõi sát sao quy trình bán hàng nhằm thu thập và cung cấp các số liệu liên quan để doanh nghiệp dễ dàng tiến hành phân tích tình hình doanh thu, dự báo lợi nhuận. 
• Quản lý mua hàng: Phần mềm giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp. Ngoài ra, số đơn đặt hàng, hàng hóa, lợi nhuận và nợ tồn… cũng được phần mềm quản lý chặt chẽ.
• Quản lý kho: Tuy quản lý kho là một công việc khá phức tạp nhưng với sự trợ giúp từ SAP, công việc này sẽ được đơn giản đi rất nhiều. Hệ thống SAP sẽ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, các chính sách về giá… một cách hiệu quả và chỉnh chu.
• Quản lý tài chính: SAP ERP giúp doanh nghiệp quản lý các vấn đề liên quan đến tài chính như ngân sách, kế toán tổng hợp… Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các bản báo cáo về các vấn đề trên.

6. Ứng dụng của SAP trong các lĩnh vực

Phần mềm SAP rất hữu ích đối với các công việc của tổ chức. Bạn có thể ứng dụng SAP trong các lĩnh vực như sau:

6.1 Quản lý bán hàng và quản trị quan hệ khách hàng

Trong quá trình mua hàng, phần mềm SAP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho, các đơn đặt hàng và quy trình vận chuyển, khâu tính tiền… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng chặt chẽ hơn và mối quan hệ với các bên đối tác được duy trì tốt đẹp hơn. Dựa trên dữ liệu kinh doanh quá khứ, hiện tại và nhu cầu thị trường, SAP giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Ngoài ra, phần mềm SAP giúp doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ về thông tin, tâm lý của khách hàng. Nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu toàn diện, SAP cung cấp một bức tranh tổng quan về chân dung khách hàng, nhu cầu và hành vi để xây dựng các chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng cá nhân hóa.

Một số module trong phần mềm SAP cho quy trình quản lý bán hàng: Chức năng phân phối và bán hàng (SD), chức năng bảo trì thiết bị (PM), Chức năng quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

VIB là ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng triển khai CDP với giải pháp SAP vào quy trình quản lý dữ liệu khách hàng, dựa trên nền tảng hạ tầng điện toán đám mây đã được VIB triển khai từ 2021. Bên cạnh mục tiêu tích hợp dữ liệu khách hàng, VIB đặt mục tiêu áp dụng công nghệ mới trong việc phân tích và dự đoán hành vi của khách hàng.

6.2 Quản lý tài chính

SAP được tích hợp các tính năng như sắp xếp chứng từ, kế toán tổng hợp, cung cấp báo cáo chi tiết về các hoạt động liên quan đến tài chính. Nhờ các tính năng này, công việc quản lý tài chính của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, nhờ phần mềm SAP, doanh nghiệp cũng sẽ có một cái nhìn tổng quan về việc thu chi và nguồn vốn nội bộ.

Một số module phần mềm SAP ứng dụng trong quản lý tài chính: Chức năng kế toán tài chính (FI), khả năng kiểm soát (CO) và lập kế hoạch sản xuất (PP).

Câu chuyện triển khai SAP ERP của Nestlé – USA là bài học đáng học hỏi dành cho nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn đầu triển khai SAP ERP năm 1998, mục tiêu của Nestlé là cần tổng hợp một hệ thống quản lý toàn diện cho 9 bộ sổ cái với các loại kế toán khác nhau, 28 đầu mối nhập liệu, và vô số nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào. 

Mặc dù triển khai ban đầu có nhiều trở ngại, tuy nhiên cho đến cuối năm 2002, dự án của Nestlé đã có sự khởi sắc rõ rệt. Với giải pháp triển khai SAP ở từng bước nhỏ, trong đó quan trọng nhất là “tập trung vào quản lý thay đổi, truyền đạt tinh thần đến từng đội nhóm trong toàn doanh nghiệp”, với 200 triệu USD chi phí vốn đầu tư ban đầu, Nestlé ước tính chi phí tiết kiệm sau khi triển khai ERP SAP đã đạt mức 325 triệu USD vào giai đoạn cuối 2002.

6.3 Quản lý kho

SAP có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát chặt chẽ các khâu trong quy trình nhập kho, xuất kho của các đơn hàng. Bằng nhiều tính năng ưu việt này, SAP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn nhân lực trong việc quản lý kho.

Một số module kỹ thuật SAP quản lý kho: Basic, SAP, ABAP, NetWeaver, Sap Hana, quản lý hệ thống thông tin (IS), cơ sở hạ tầng trao đổi (XI), Business Intelligence (BI)….

Belluni là một trong những doanh nghiệp tiên phong ứng dụng SAP trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Trước khi biết đến SAP ERP, doanh nghiệp đã sử dụng nhiều hệ thống phần mềm rời rạc để lưu trữ thông tin, tuy nhiên, hệ thống ngày càng rời rạc và lỗi thời. Sau một thời triển khai, Belluni đã thống nhất được dữ liệu doanh thu, chi phí và số liệu khách hàng trên cùng một hệ thống.

7. Doanh nghiệp nào nên áp dụng hệ thống phần mềm SAP

Hệ thống phần mềm SAP thu hút rộng rãi những nhóm người dùng cần được hỗ trợ về mặt kiến thức và thúc đẩy khách hàng tham gia nhiều hơn vào quá trình mua hàng. Tuy nhiên có một số mô hình doanh nghiệp đặc thù sẽ nhận được cải tiến tích cực nhất khi triển khai SAP:

• Doanh nghiệp chuyên về sản xuất: Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, nhiều dây chuyền phức tạp. Cần hệ thống quản lý chặt chẽ về nguyên vật liệu, sản xuất và kiểm soát chất lượng.
• Doanh nghiệp bán lẻ: Chuỗi cửa hàng bán lẻ gồm nhiều chi nhánh, cần hệ thống quản lý hàng tồn kho, quản lý điểm bán, cần phân tích dữ liệu khách hàng.
• Doanh nghiệp lĩnh vực thương mại – dịch vụ: Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ tài chính, bất động sản, cần quản lý các dự án, quản lý bán hàng và hợp đồng.

• Doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng quy mô: SAP là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp có mong muốn mở rộng quy mô. Phần mềm giúp đẩy nhanh quy trình quản lý tiến độ dự án cải tiến và tích hợp nhiều hệ thống khác nhau, xây dựng một nền tảng công nghệ thông tin linh hoạt.
• Doanh nghiệp cần tối ưu quy trình hoạt động: Phần mềm SAP cũng có khả năng tối ưu hóa một số quy trình tự động, giúp doanh nghiệp giảm thiểu các nguồn lực không cần thiết, tiết kiệm chi phí đáng kể.
• Doanh nghiệp đa quốc gia: Giải quyết bài toán về khoảng cách địa lý và khác biệt ngôn ngữ, phần mềm SAP giúp các doanh nghiệp đa quốc gia thống nhất các quy trình trên toàn hệ thống, đảm bảo sự thống nhất về quy trình vận hành trên toàn cầu.
• Một số ngành nghề khác: Ngành xây dựng, Ngành tài chính, Ngành công nghiệp,…

Qua bài viết trên, hy vọng độc giả tại Fastdo đã có cái nhìn chi tiết hơn về phần mềm SAP là gì và tìm hiểu một số ứng dụng thành công của phần mềm SAP trên toàn cầu. Đừng quên theo dõi Fastdo để không bỏ lỡ các thông tin mới nhất về lĩnh vực chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay. 

>>> KHÁM PHÁ NGAY:

• TOP 6 phần mềm ERP quản lý doanh nghiệp miễn phí tại Việt Nam
• 13 phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí, tốt nhất
• Microsoft teams là gì? Đánh giá chi tiết về phần mềm Ms teams
• Chuyển đổi số là gì? Tất tần tật về chuyển đổi số trong tổ chức
• 10 phần mềm nhân sự HRM tốt nhất hiện nay