8 bước đơn giản để có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một trong các kỹ năng cần thiết đối với mỗi người. Vậy làm sao để xây dựng một kế hoạch tốt và hiệu quả? Đồng thời, cách để thực hiện, tổ chức theo kế hoạch tốt nhất là gì? Hãy cùng Fastdo tham khảo ngay 7 bước lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đơn giản sau nhé!

1. Thế nào là kế hoạch?

Kế hoạch là một bản danh sách các công việc cần làm để đạt được mục tiêu được định trước. Mỗi công việc trong kế hoạch sẽ được định rõ các yếu tố như thời gian bắt đầu – kết thúc, người thực hiện và được sắp xếp theo một trình tự nhất định để tuân theo.

Kế hoạch là phần không thể thiếu trong công việc kinh doanh và cuộc sống hằng ngày nói chung. Các kế hoạch thường gặp có thể kể đến như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch ra mắt sản phẩm hay kế hoạch du lịch, kế hoạch tổ chức sự kiện.

2. Thế nào là lập kế hoạch?

Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu. Cụ thể như sau:

Yếu tố	Mô tả
Mục tiêu	Xác định rõ ràng mục tiêu của đội nhóm, mục tiêu có thể viết dưới dạng SMART
Chiến lược	Khái quát cách làm để đi từ những gì đội nhóm, cá nhân hiện có đến những gì họ muốn đạt được
Công việc cần làm	Danh sách các công việc cần làm theo thời gian, mỗi công việc lớn có thể chia thành nhóm công việc và công việc phụ
Phân công nhân sự	Nhân sự đảm nhiệm từng nhiệm vụ, phân công càng chi tiết, càng dễ làm việc. Các công việc có thể phân theo mức độ trách nhiệm như người đảm nhiệm chính, người giám sát và người hỗ trợ.
Thời gian	Ngày, giờ của từng nhiệm vụ, có thể ghi chú thêm thời gian cho các mốc giai đoạn nhỏ
Mô tả công việc	Đính kèm mô tả chi tiết, tài liệu và các link liên quan kèm các công cụ cần thiết nếu có cho công việc
Trạng thái công việc	Mô tả trạng thái hoàn thành, đang diễn ra, chưa bắt đầu hoặc hủy bỏ của từng công việc

3. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Lập kế hoạch và tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động. Một số kỹ năng nhỏ để việc lập kế hoạch chuẩn chỉnh gồm:

• Đưa ra mục tiêu rõ ràng, tính toán số liệu quá khứ để mục tiêu chuẩn xác hơn
• Sử dụng các mô hình về lên chiến lược kinh doanh, bán hàng (SWOT, PESTLE, mô hình đồng hồ Bowman,…)
• Kỹ năng hoạch định nhân lực, tài chính nếu dự án liên quan đến nhiều phòng ban hay cần nguồn tiền đầu tư lớn
• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
• Kỹ năng phòng ngừa rủi ro
• Kỹ năng thuyết trình, làm việc nhóm để truyền thông công việc hiệu quả

Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.

4. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

4.1 Vai trò của lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:

• Sắp xếp hợp lý công việc theo trình tự khoa học, không bị chồng chéo.
• Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định.
• Theo dõi và định hướng cho người quản lý, nhân viên cùng hoàn thành mục tiêu chính.
• Lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
• Xây dựng kế hoạch phối hợp với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
• Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

4.2 Vai trò của việc tổ chức công việc

Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:

• Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
• Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn thích hợp với tình hình của doanh nghiệp.
• Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh lãng phí, tiết kiệm thời gian.

Một trong những bí kíp giúp quản lý kế hoạch hiệu quả trong thời đại 4.0 là phần mềm lên kế hoạch hằng ngày fTodolist. Ứng dụng phần mềm này giúp các nhân viên có một không gian để quản lý những công việc hằng ngày, phân cấp công việc. Ngoài ra, fTodolist với tính năng liên kết có thể tạo ra khối đội nhóm vững chắc khi phần mềm được tích hợp chung với phần mềm quản lý kế hoạch, quản lý quy trình,… Đăng ký ngay để được tư vấn từ các chuyên gia về phần mềm fTodolist:

Đăng ký ngay

5. Các loại kế hoạch công việc phổ biến

Lập kế hoạch và quản lý công việc là kỹ năng cần có khi đi làm bởi nó đem lại nhiều lợi ích to lớn. Có nhiều loại kế hoạch phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ về trình trạng của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh. Có các loại kế hoạch phổ biến như:

• Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
• Theo phạm vi hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược cho doanh nghiệp, kế hoạch sản phẩm, kế hoạch sản xuất.
• Theo tính chất: Kế hoạch thường niên, kế hoạch khẩn cấp, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung.

6. 8 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc khoa học, đảm bảo tiến độ [Kèm ví dụ]

6.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc

Bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Mục tiêu có thể là yêu cầu từ cấp trên hay mục tiêu cần đảm bảo để duy trình doanh nghiệp hoạt động. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:

• Specific: Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
• Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
• Achievable: Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
• Realistics: Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
• Time: Bất cứ mục tiêu nào đề ra cũng cần có thời hạn thực hiện, hoàn thành rõ ràng.

6.2 Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm

Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch . Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng tuần/ tháng/năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra. Các bước thực hiện để phân nhỏ kế hoạch bao gồm:

• Liệt kê các công việc cần làm, chia nhỏ các công việc cần để hoàn thành công việc lớn
• Phân loại công việc và xác định mô tả công việc
• Sử dụng sơ đồ Gantt để kiểm tra công việc có bị chồng chéo hoặc không hợp lý (khoảng cách giữa hai công việc không phù hợp, công việc ngắn hơn so với thời gian trung bình thường thấy, một nhân sự đảm nhận quá nhiều công việc một lúc,…)

6.3 Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc thêm lần nữa

Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.

6.4 Đánh giá, phân bổ nguồn lực

Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan.

Một mô hình hữu ích để thống kê nguồn lực doanh nghiệp là cách chia tài nguyên thành 3 loại: tài nguyên hữu hình (cơ sở vật chất, tài sản vật chất,…), tài nguyên vô hình (tài nguyên tài chính, công nghệ, kiến thức chuyên môn,…) và tài nguyên con người. Từ những tài nguyên này, bạn có thể liệt kê ra được những khả năng mà bạn/đội nhóm có thể làm để cân đo xem từng công việc trên có hoàn thành được hay không.

6.5 Tập trung thực hiện kế hoạch

Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả.

Các cuộc họp định kỳ, morning check-in hay gặp mặt hằng tuần là cơ hội giúp đội nhóm tự đánh giá lại hiệu quả trong chặng trước đó, đồng thời có những điều chỉnh kịp thời. Nếu đây là công việc nhóm, cần tạo một số báo cáo theo từng giai đoạn để tóm tắt kết quả và định hướng nhanh hơn.

6.6 Linh hoạt, chủ động trong quá trình thực hiện kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng.

4.7 Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc

Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.

Với dự án của đội nhóm, nên phân công rõ người sẽ trực tiếp quản lý, chịu trách nhiệm giám sát cho các phần công việc. Đây nên là người có kiến thức chuyên môn vừa đủ để nhận ra các vấn đề đúng sai và đạt, chưa đạt của công việc đó để đánh giá khách quan. Với những đội nhóm không bầu ra người giám sát trực tiếp, vẫn cần có người chịu trách nhiệm đứng đầu mỗi buổi họp báo cáo tình hình để luồng công việc được xuyên suốt.

6.8 Đánh giá tổng kết, tạo động lực làm việc

Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo.

Khích lệ, khen thưởng tùy vào doanh nghiệp mà có thể có hình thức phù hợp, bởi ngân sách cho mỗi đội nhóm là khác nhau. Một số hình thức khen thưởng, khích lệ đơn giản mà vẫn đảm bảo tính khích lệ có thể kể đến như:

• Lời khen được cá nhân hóa
• Công khai biểu dương
• Quà lưu niệm nhỏ
• Thưởng nóng
• Trao quyền và thăng tiến
• Một số hình thức khen thưởng thời 4.0 như các phần mềm ghi nhận nhân viên, nơi nhân viên có thể được khen thưởng, tặng sao, đổi quà,…

7. Một số phương pháp trong lập kế hoạch, tổ chức công việc, nâng cao hiệu quả đội nhóm

7.1 Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế hoạch, tổ chức công việc

Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M là cách quản lý công việc hiệu quả và được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp.
• Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
• Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
• Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
• Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
• Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể về con người, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc và phương pháp để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.

7.2 Sơ đồ PERT quản lý trình tự công việc trong kế hoạch

Sơ đồ PERT là một dạng biểu đồ mô tả tiến trình hoàn thành của một công việc, từ lúc bắt đầu đến kết thúc. Nó bao gồm các thông tin về trình tự, thời gian hoặc chi phí liên quan đến từng bước hoạt động. Vẽ được sơ đồ này, đội nhóm sẽ có được cái nhìn khái quát về các bước cần phải làm để lên kế hoạch công việc tốt hơn. Rất dễ dàng ước tính được thời gian tổng quát và thời gian cho từng bước công việc riêng khi dùng PERT. Sơ đồ này phù hợp với các công việc có nhiều nhánh, hướng đi khác nhau.

7.3 Gantt chart – Phân chia kế hoạch theo thời gian

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ phổ biến nhất để quản lý tiến độ dự án. Sơ đồ này gồm trục tung thể hiện các đầu việc, trong khi đó trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho từng công việc. Đây là biểu đồ phù hợp để thể hiện xem các công việc có sự chồng chéo lẫn nhau hay không. Các công việc nếu có sự chồng lên nhau sẽ được thể hiện trên sơ đồ này sẽ được nhận thấy ngay, để điều chỉnh kịp thời.

7.4 Phân tích SWOT – Đánh giá toàn diện giúp kế hoạch khách quan

Mô hình SWOT là mô hình quen thuộc để đánh giá các doanh nghiệp để đánh giá tình hình khái quát. Mô hình này gồm 2 nhóm yếu tố: strength – weakness (điểm mạnh và điểm yếu), opportunity – threat (cơ hội và thách thức). Sau khi liệt kê những yếu tố trên, bạn có thể tạo các ma trận SWOT bằng cách kết hợp các yếu tố, ví dụ như S-O (những cơ hội thị trường và những điểm mạnh giúp chúng ta có thể khai thác được cơ hội đó). Áp dụng SWOT vào lập kế hoạch giúp doanh nghiệp giúp xác định được lợi thế cạnh tranh, từ đó định hướng kế hoạch rõ nét hơn.

8. Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc

8.1 Hướng đến cùng một mục tiêu, hướng đến cùng điểm đến

Mục tiêu chung chính là kim chỉ nam giúp khích lệ mọi người cùng cống hiến hết mình, hạn chế những xung đột không đáng có. Để thật sự có được mục tiêu chung, cần thực hiện tốt công tác truyền thông mục tiêu, cùng với thực hiện trao quyền OKRs để có thể thiết lập mục tiêu 3 chiều.

Để hỗ trợ cho việc tập trung và định hướng tất cả nhân sự theo mục tiêu, Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Vì OKRs hoạt động theo cả chiều dọc và chiều ngang, sự phân bổ OKRs từ trên xuống và từ dưới lên có sự gắn bó mật thiết với nhau, vì vậy Doanh nghiệp cần lựa chọn một công cụ để hỗ trợ việc triển khai OKRs được thuận lợi nhất. Một công cụ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về sự rõ ràng và minh bạch, tối thiểu hóa các quy trình phức tạp sẽ giúp bạn khai thác được những giá trị mà OKRs mang lại.

8.2 Ưu tiên các nhiệm vụ nằm trong tầm tay

Trong xã hội hiện đại ngày nay, kỹ năng lên kế hoạch và tổ chức công việc của một cá nhân rất được đề cao. Trên cơ sở nhận diện được tầm quan trọng của mục tiêu, các thành viên sẽ phải biết được nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hoàn thành trước. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

>>> ĐỌC THÊM: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

8.3 Sử dụng lịch hoặc phần mềm để tạo lịch trình

Sự ra đời của các các thiết bị thông minh là trợ thủ đắc lực giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Một khi các đầu việc được sắp xếp một cách logic, mạch lạc ưu tiên thì việc hoàn thành không còn là khó khăn. Làm việc bằng cách phân bổ thời gian càng cụ thể, xây dựng quy trình làm việc càng chi tiết thì càng nhanh chóng đạt được mục tiêu.

>>> ĐỌC THÊM: Kỹ năng cứng là gì? 8 Kỹ năng cứng quan trọng cần rèn luyện

8.4 Viết ra giấy các suy nghĩ, công việc cần thiết

Viết ra giấy các suy nghĩ của mình cũng là một kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả. Tiến hành viết ra giấy giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn thực hiện hành động này thì vô tình khắc sâu vào tâm trí về một nhiệm vụ đang được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, với cách làm này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống dù là khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra.

9. 4 lưu ý phải tuân thủ để không bị “bể” kế hoạch

9.1 Mục tiêu không thể đo lường được

Không có thước đo cụ thể, đội nhóm sẽ không biết mình đã đạt được bao nhiêu và còn thiếu sót ở đâu. Từ đó, đội nhóm sẽ không biết được công việc đang cần được điều chỉnh như thế nào. Số hóa các mục tiêu là điều cần làm ngay.

9.2 Không có dự phòng rủi ro

Những rủi ro không lường trước có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch. Khi gặp phải những tình huống bất ngờ, bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp kịp thời. Việc khắc phục hậu quả của rủi ro thường tốn kém hơn nhiều so với việc phòng tránh từ trước. Sử dụng sơ đồ PERT chia kế hoạch thành nhiều kịch bản khác nhau cũng là một cách dự phòng nhiều tình huống hơn cho kế hoạch.

9.3 Thiếu theo dõi thường xuyên

Các vấn đề nhỏ sẽ không được phát hiện và giải quyết sớm, dẫn đến những hậu quả lớn hơn về sau. Việc không theo dõi thường xuyên sẽ làm giảm hiệu quả làm việc và tăng khả năng mắc sai lầm. Bạn sẽ không biết tiến độ của mình đang ở đâu và có những điều chỉnh kịp thời.

9.4 Thiếu tính linh hoạt khi thực hiện

Việc cố gắng bám sát một kế hoạch cứng nhắc khi điều kiện đã thay đổi có thể gây ra căng thẳng và mệt mỏi. Thêm vào đó, bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội mới do không sẵn sàng thay đổi.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về phương pháp lập kế hoạch cũng như cách thức tổ chức công việc. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý, thống kê công việc mỗi ngày, hãy liên hệ Fastdo để nhận tư vấn nhé!

>>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH:

• TOP 9 phương pháp thay thế lời chào mở đầu bài thuyết trình hiệu quả
• Phong cách lãnh đạo dân chủ: Sức mạnh của trao quyền
• 20 Các trang tìm việc uy tín nhà tuyển dụng có thể tìm thấy ứng viên tài năng
• Cải thiện kỹ năng nói trước đám đông chỉ với 8 mẹo đơn giản
• 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party