Hiện nay, phần mềm lập kế hoạch công việc đang là xu hướng lựa chọn của nhiều doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện. Bên cạnh đó, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp các công việc, deadline một cách có trình tự, khoa học nhất. Vậy đâu là những phần mềm lập kế hoạch cho nhóm, cho cá nhân phù hợp? Cùng xem bài viết Fastdo chia sẻ về các công cụ lập kế hoạch công việc hữu ích nhé!
1. Phần mềm lập kế hoạch công việc là gì?
Công cụ lập kế hoạch là những ứng dụng công nghệ giúp người dùng tạo lập, quản lý các nhiệm vụ của cá nhân và đội nhóm. Các phần mềm này cung cấp một cái nhìn tổng thể về các công việc cần phải làm, thời gian hoàn thành, chi tiết nội dung, các tài liệu liên quan,… Đây là ứng dụng quan trọng trong thời kỳ chuyển đổi số, giúp người dùng dự toán được nguồn lực cần thiết và thực hiện các công việc hợp lý, khoa học hơn.
Dưới góc độ quản lý đội nhóm, các ứng dụng lập kế hoạch còn giúp quản lý có được những điều chỉnh phù hợp với tiến độ của toàn thể phòng ban. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp quản lý các kế hoạch trên một nền tảng, làm việc nhanh chóng hơn.
2. Phần mềm lập kế hoạch công việc nhóm dễ sử dụng
2.1 Phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí Asana
Phần mềm Asana là một trong những phần mềm lập kế hoạch công việc nhóm tốt nhất hiện nay. Ứng dụng giúp doanh nghiệp vận hành công việc một cách đơn giản hơn với việc tạo danh sách nhiệm vụ, giao việc, lên kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí đối với các dự án làm nhóm từ 15 người trở xuống, đáp ứng đa dạng tác vụ “cực kỳ” tiện lợi.
Phần mềm tạo một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp theo xu hướng công nghệ 4.0 qua không gian riêng. Mỗi dự án đều có list công việc cụ thể về thời gian, nhiệm vụ, thứ tự ưu tiên và deadline cần phải hoàn thành cho team dễ dàng theo dõi. Do đó, Asana quả là một ứng dụng rất tiện ích để doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn sử dụng nhé!
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ làm việc một cách chính xác trên nhiều thiết bị khác nhau
- Tính năng đồng bộ hóa dữ liệu, thêm bình luận, ghi chú, file đính kèm…
- Cập nhật thông báo nhanh chóng
- Tăng sự tương tác giữa các thành viên cùng chung một dự án
2.2 Bộ giải pháp phần mềm quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo
Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fPlan là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Với nhiều chế độ xem linh hoạt, từ bảng Kanban đến sơ đồ Gantt, fPlan giúp các đội nhóm phân chia công việc trong một kế hoạch khoa học. Mỗi công việc nhỏ đều có thể lưu trữ thêm thông tin mô tả cho từng tác vụ. Thêm vào đó, mỗi cá nhân khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch fPlan đều có thể lọc những công việc của riêng mình từ nhiều kế hoạch khác nhau, giúp nắm bắt đầu việc cá nhân nhanh hơn.
fPlan là giải pháp quản lý nhiều loại kế hoạch khác nhau, từ đa phòng ban đến kế hoạch cá nhân. Với giao diện rõ ràng, dễ sử dụng, người dùng không tốn nhiều thời gian để làm quen và tạo lập một kế hoạch mới. Tính năng tạo các thống kê theo công việc và theo từng cá nhân cũng giúp đội nhóm nhận ra được các vấn đề nóng về hiệu suất và sự hợp lý trong giao việc, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Những tính năng nổi bật của Bộ phần mềm quản trị kế hoạch fPlan, bao gồm:
- Giao tiếp nội bộ dễ dàng, bình luận trao đổi công việc ở từng công việc nhỏ.
- Tạo lập và quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 4 chế độ xem: Danh sách, Bảng, Gantt và Lịch
- Lưu trữ tất cả tài nguyên liên quan đến kế hoạch trên cùng một không gian.
- Chia nhỏ các công việc lớn thành công việc phụ và todolist hàng ngày, giao việc và nhắc nhở công việc trên máy tính, điện thoại.
BẤM VÀO ẢNH DƯỚI ĐÂY ĐỂ CHỚP NGAY CƠ HỘI “LÀM NHANH HƠN, KIẾM TIỀN NHIỀU HƠN” CÙNG VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH fPLAN. TÌM HIỂU NGAY, TẠI ĐÂY:
2.3 Phần mềm lập kế hoạch Monday.com
Mỗi nhân sự trong đội nhóm luôn cần một công cụ quản lý dự án như Monday.com. Nhờ tích hợp các công cụ thứ ba, Monday.com cho phép đội nhóm giao – nhận việc, cập nhật tiến độ, chia sẻ tệp, thảo luận ý tưởng,… trên cùng một nền tảng. Phần mềm có màu sắc dễ nhìn, giao diện trực quan, phù hợp khi có nhiều công việc cùng hiển thị lên giao diện.
Monday.com có mức giá đa dạng với nhiều gói khác nhau. Giá của Monday.com tương đối cao so với doanh nghiệp SMEs Việt Nam, tuy nhiên lại phù hợp với các doanh nghiệp lớn: $8 đến $16 cho một người dùng trong một tháng, kèm 14 ngày miễn phí.
Tính năng chính:
- Báo cáo: Số liệu được thể hiện rõ ràng, khoa học và làm nổi bật lên các chỉ số quan trọng, báo cáo được cập nhật hằng ngày, có thể xuất dữ liệu sang hệ thống của bên thứ ba mà không gặp trở ngại.
- Phân quyền chặt chẽ: Bên cạnh vai trò quản lý công việc nhóm, hỗ trợ mời thêm tài khoản khách với các cài đặt phân quyền rõ ràng và phù hợp với bảo mật dữ liệu và nhiệm vụ của từng cấp bậc.
2.4 Phần mềm lập kế hoạch công việc Jira
Là một app lập kế hoạch công việc đến từ hãng phần mềm nổi tiếng Atlassian, Jira được mọi người biết tới như một công cụ lập kế hoạch và theo dõi trong các lĩnh vực như phần mềm, marketing, thiết kế và quy trình. Phần mềm thích hợp cho các kế hoạch phức tạp bao gồm phát triển sản phẩm, theo dõi chất lượng sản phẩm, campaign tiếp thị hay tạo quy trình chăm sóc khách hàng.
Jira cho phép hai chế độ bảng hoặc quy trình, phù hợp với cả những công việc có trình tự nhất định lẫn những kế hoạch có thể điều chỉnh linh động. Đặc biệt, Jira luôn đưa ra những insights (điểm đáng chú ý dựa trên dữ liệu), từ đó, cấp quản lý sẽ không bị đau đầu mơ hồ khi nhìn vào rất nhiều bảng biểu mà không có tính cô đọng, chắt lọc thông tin.
Sau thời gian dùng thử, Jira sẽ cung cấp 3 lựa chọn gói tiêu chuẩn đến premium, từ $7 đến $15 mỗi tháng cho một người dùng. Ngoài ra, là một ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, Jira có gói Enterprise cho doanh nghiệp lớn với các hỗ trợ tùy chỉnh hơn.
Tính năng chính của Jira:
- Tính năng hợp tác với phần mềm bên ngoài để báo cáo theo thời gian thực, Jira cho phép liên kết với Figma, Github hay Smart Links.
- Chế độ xem đa dạng từ Kanban, dạng danh sách và dạng Gantt chart.
Ưu điểm:
- Chế độ xem lịch giúp giám sát tiến trình toàn bộ dự án hay dòng thời gian trong công việc của mỗi cá nhân.
- Quản lý luồng công việc hiệu quả: Jira có tính năng quản lý các công việc phụ thuộc với tính năng sơ đồ mô tả thứ tự và sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các tác vụ với nhau. Từ đó, dễ dàng nhận ra điểm nghẽn trong công việc.
2.5 App lên kế hoạch công việc LiquidPlanner
Quản lý dự án một cách hiệu quả và linh hoạt luôn là một thách thức đối với các doanh nghiệp. LiquidPlanner ra đời để giải quyết bài toán này. Với tính năng ‘lên lịch theo dự đoán’, LiquidPlanner giúp bạn dự đoán kết quả và điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời. Bên cạnh đó, bảng cân bằng khối lượng công việc nhóm giúp bạn phân bổ công việc hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên đều có khối lượng công việc phù hợp. LiquidPlanner đã được nhiều công ty lớn như Nokia, KPMG tin dùng. Bạn có thể trải nghiệm phần mềm này hoàn toàn miễn phí với bản demo hoặc dùng thử 14 ngày không giới hạn tính năng.
LiquidPlanner cung cấp nhiều lựa chọn linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể bắt đầu với bản demo miễn phí hoặc dùng thử 14 ngày. Nếu phù hợp, bạn có thể nâng cấp lên một trong ba gói trả phí với mức giá từ $15 đến $42/tháng. Các gói dịch vụ này khác nhau chủ yếu ở dung lượng lưu trữ và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm, giúp bạn tùy chỉnh phần mềm theo quy mô và nhu cầu của dự án.
Phần mềm cung cấp một giải pháp hiệu quả để lên lịch và quản lý công việc. Tuy nhiên, chi phí khá cao và cộng đồng người dùng còn hạn chế là những điểm cần cân nhắc. Để khắc phục điều này, bạn có thể tận dụng thời gian dùng thử miễn phí để đánh giá xem phần mềm có thực sự phù hợp với nhu cầu của mình hay không, hoặc tìm kiếm các đánh giá từ những người đã sử dụng phần mềm này.
2.6 Phần mềm lên kế hoạch công việc ClickUp
ClickUp là một nền tảng làm việc toàn diện, được thiết kế để theo tiêu chí “tất cả trong một” giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả. ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý dự án mà còn là một trung tâm gồm rất nhiều tính năng bao gồm quản lý dự án, thống kê hiệu suất, tạo biểu mẫu, các tài liệu văn bản. ClickUp tạo ra một không gian tiện lợi với các không gian làm việc để người dùng nhắn tin, lưu trữ tài liệu, tạo các sơ đồ bảng trắng (whiteboards) công việc chung.
Tính năng chính:
- Tạo ra không gian làm việc thống nhất, thay thế tất cả các ứng dụng nhắn tin và lưu trữ thông tin
- Tự động hóa các tác vụ với AI, tự đồng tạo và điền một số trường thông tin hoặc tự động hoàn thành một số thao tác giúp công việc nhanh chóng
Ưu điểm:
- Liên kết với nhiều bên ứng dụng bên ngoài như Figma, Onedrive, Google Drive, Hubspot, Dropbox, Ms teams, Zapier, Slack và Github. Giúp giảm các thao tác giữa các phần mềm, làm việc nhanh hơn.
- Với tính tùy chỉnh cao, bạn có thể tùy chỉnh ClickUp để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào.
Nhược điểm:
- Quá nhiều tính năng với người dùng mới: Đôi khi, việc có quá nhiều tính năng có thể khiến người dùng cảm thấy overwhelmed và khó khăn trong việc tìm kiếm tính năng mình cần.
2.7 Phần mềm lên kế hoạch công việc Wrike
Wrike là một nền tảng quản lý công việc và dự án trực tuyến mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Với Wrike, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch, tổ chức, và theo dõi mọi giai đoạn của dự án, từ khâu bắt đầu đến khi hoàn thành. Dù bạn làm việc trong lĩnh vực nào, Wrike cũng cung cấp các công cụ cần thiết để giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả.
Wrike nổi bật với khả năng quản lý dự án chi tiết, cho phép bạn tạo các danh sách công việc, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả một cách trực quan. Bên cạnh đó, Wrike còn cung cấp các tính năng như:
- Tự động hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
- Wrike cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu giúp bạn xác định các xu hướng, vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Ưu điểm:
- Phân tích dữ liệu sâu sắc: Với các công cụ phân tích dữ liệu, bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
- Tích hợp linh hoạt: Wrike có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết: Wrike giúp bạn theo dõi tiến độ dự án và hiệu suất làm việc của từng thành viên.
Nhược điểm:
- Gói cơ bản có thể hạn chế tính năng: Các tính năng nâng cao thường được tập trung ở các gói dịch vụ cao cấp.
- Giao diện có thể phức tạp đối với người mới bắt đầu: Với nhiều tính năng và tùy chọn, Wrike có thể hơi phức tạp đối với những người mới làm quen với công cụ quản lý dự án.
2.8 Phần mềm lập thời gian biểu hiệu quả Trello
Nhắc đến những phần mềm lập kế hoạch cá nhân hiệu quả thì không thể không kể đến ứng dụng Trello. Ứng dụng này chạy tốt trên nền tảng web và cả thiết bị di động Android và iOS. Trello cung cấp hệ thống tạo các nhiệm vụ nhóm theo dạng bảng, danh sách, thẻ trực quan phân theo tiến độ To do, Doing và Done.
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc này còn hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức các phòng làm việc nhóm theo từng dự án cụ thể. Bạn có thể thêm thành viên bất cứ lúc nào và ủy quyền vai trò cũng như công việc để họ có thể theo dõi một cách chính xác nhất.
Tính năng nổi bật:
- Tự tạo các list mới và bổ sung công việc cụ thể vào đó
- Tính năng gửi lời mời thông báo cho các đồng nghiệp cùng tham gia
- Áp dụng cho cả dự án lớn, nhỏ của doanh nghiệp
- Phần mềm lập thời gian biểu công việc hoàn toàn miễn phí
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng với trải nghiệm người dùng về thẩm mỹ cao
- Dễ dàng chỉnh sửa các chi tiết trong công việc dễ dàng
- Bảng cá nhân miễn phí với 10 bảng công việc và rất nhiều tính năng không giới hạn (dung lượng lưu trữ, nhật ký hoạt động, tùy chỉnh thiết kế)
Nhược điểm:
- Tính năng báo cáo còn hạn chế, Trello chưa đưa ra được các báo cáo trực quan và chi tiết về hiệu quả công việc và đội nhóm quản lý thời gian tốt hay không.
- Tính năng tự động hóa các công việc phức tạp của Trello còn hạn chế, ví dụ như chưa cung cấp các quy trình tự động hóa phức tạp hoặc tự động cập nhật trạng thái dự án khi một nhiệm vụ hoàn thành.
3. Phần mềm lên kế hoạch làm việc cá nhân tốt nhất
3.1 Phần mềm lên kế hoạch làm việc nhanh chóng Evernote
Tiếp theo là một phần mềm lập kế hoạch công việc được sử dụng rộng rãi đó là Evernote. Phần mềm này có thể lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau từ bài blog báo, ảnh, ghi âm, bản vẽ phức tạp và các loại tệp khác.
Evernote phù hợp với đa dạng ngành nghề kinh doanh khác nhau, tệp sử dụng của phần mềm có thể là học sinh, nhân viên văn phòng. Phần mềm sử dụng được ở cả bản website và PC. Ngoài ra, bạn có thể quản lý được nhiều task cùng một lúc ngay cả khi đang ở trạng thái offline thông qua việc đồng bộ dữ liệu trên máy tính và điện thoại di động. Evernote cũng tích hợp với các tền tảng lưu trữ dữ liệu như Google Drive và Dropbox.
Tính năng nổi bật:
- Giao diện dễ dùng, thiết kế đẹp mắt
- Dễ dàng chia sẻ ghi chú với mọi người
- Tự động thông báo nhắc nhở mỗi khi đến hạn deadline
Ưu điểm:
- Có cộng đồng người dùng đông đảo, dễ dàng trao đổi về thắc mắc và tìm hiểu kiến thức phần mềm
- Có thể tùy chỉnh giao diện theo sở thích cá nhân
Nhược điểm:
- Không có sự trợ giúp từ chuyên gia như Notion
- Không thể tạo các bình luận, nhắc tên trực tiếp cá nhân khác trong các ghi chú
- Tính năng quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ còn hạn chế so với Notion
3.2 Phần mềm lập kế hoạch làm việc Any.do
Any.do là phần mềm lên kế hoạch làm việc cá nhân với nhiều tính năng ưu việt. Bạn sẽ quan sát được tiến độ của từng dự án thông qua trạng thái “Hoàn thành” hoặc “Chưa hoàn thành”. Giao diện any.do khá đơn giản để làm quen và dùng ngay.
Công cụ hỗ trợ tải và sử dụng dễ dàng ngay trên máy tính bàn hoặc laptop cá nhân. Người dùng cũng có thể tạo các widget ngoài màn hình chính của máy tính và điện thoại để xem nhanh danh sách việc cần làm mà không cần phải vào trực tiếp ứng dụng.
Tính năng nổi bật:
- Tính năng Task & To-do-list giúp bạn lên lịch làm việc nhanh chóng
- Giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng thông qua tính năng đồng bộ ghi chú.
- Ứng dụng chạy được trên cả nền tảng điện thoại di động (IOS, Android).
Ưu điểm:
- Kết hợp được với Google Calendar và Outlook để đồng bộ hóa lịch trình
- Phiên bản miễn phí với tính năng tính năng tương đối đầy đủ để quản lý công việc cá nhân
Nhược điểm:
- Các tính năng nâng cao còn hạn chế so với Notion hay Evernote, chỉ phù hợp với các công việc hằng ngày đơn giản.
3.3 Ứng dụng lập kế hoạch làm việc cá nhân Due
Bạn đang phân vân không biết phần mềm lập lịch làm việc nào mang lại hiệu quả cao? Vậy thì hãy tham khảo Due ngay nhé! Ứng dụng sẽ giúp bạn giải quyết hết tất tần tật mọi khó khăn trong việc lên lịch trình, phân bổ thời gian sao cho hợp lý nhất.
Tính năng nổi bật:
- Ứng dụng cài đặt nhanh chóng trên điện thoại cho hệ điều hành IOS, tạo thông báo trên app iOS
- Ưu tiên thông báo những công việc cần thực hiện trước
Ưu điểm:
- Tính năng nhắc nhở liên tục
- Tính năng đồng hồ đếm ngược
- Tùy chỉnh giao diện với nhiều chủ đề khác nhau
Nhược điểm:
- Chỉ hỗ trợ phần mềm iOS
- Tính năng lưu trữ thông tin, tạo các ghi chú công việc phức tạp hay đính kèm tài liệu còn hạn chế
3.4 Phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí Microsoft To Do
Là một phần mềm nổi tiếng có sẵn trên các máy tính hệ điều hành Windows, Microsoft To Do chuyên tạo ra các danh sách kiểm tra đầu việc hằng ngày nhanh chóng. App lập kế hoạch công việc này rất dễ sử dụng, tạo mới công việc. Thuộc hệ sinh thái của Microsoft, phần mềm này tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Cortana,…
Phần mềm này có giao diện đơn giản, người dùng có thể tạo nhiều công việc và cho chúng vào các nhóm công việc khác nhau. Giống như đa số các phần mềm lập kế hoạch cá nhân khác, Microsoft To Do cho phép thêm ghi chú, đính kèm tệp, tạo các công việc lặp theo chu kỳ,…
Tính năng chủ yếu:
- Chuyển hóa email trên Outlook thành các công việc trên Microsoft To Do để nhắc nhở công việc
- Liên kết với phần mềm ghi chú OneNote
- Nhiều chủ đề và màu sắc để dễ dàng tùy chỉnh
Ưu điểm:
- Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng cài đặt
- Có cả phiên bản trên máy tính và điện thoại
- Chia sẻ danh sách công việc dễ dàng
Nhược điểm:
- Tính năng nâng cao còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc tạo và thông báo các công việc cá nhân đơn giản
- Không phù hợp cho quản lý dự án với nhiều nhóm công việc và công việc phụ vì chỉ có phân chia các công việc thành nhóm lớn
3.5 Phần mềm lập kế hoạch công việc cá nhân Google Task
Một ứng dụng lập kế hoạch khá giống với Microsoft To Do là Google Task được phát triển bởi Google. Ứng dụng này dễ dàng truy cập từ website và ứng dụng trên điện thoại, ngoài ra cũng được tích hợp với Gmail, Google Calendar và Google Assistant. Phần mềm có thể được sử dụng từ trên điện thoại và máy tính với tính năng đồng bộ hóa mạnh mẽ. Phần mềm này hoàn toàn miễn phí, bạn có thể dùng nó trên trang website riêng hoặc trên cùng giao diện với Gmail.
Tính năng chính:
- Tạo nhiệm vụ từ Gmail, Google Calendar và tìm kiếm bằng trợ lý Google Assistant
- Tổ chức các nhiệm vụ theo hệ thống bằng cách tạo các hệ thống nhiệm vụ con
Ưu điểm:
- Giao diện rất đơn giản và dễ dàng sử dụng
- Chia sẻ danh sách công việc dễ dàng
Nhược điểm:
- Tính năng còn hạn chế so với các ứng dụng quản lý kế hoạch khác, không phù hợp với các dự án phức tạp, hoặc các công việc cần phân thành nhiều nhiệm vụ nhỏ chi tiết
3.6 Phần mềm lập lịch làm việc tối ưu Wunderlist
Phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí, hiệu quả tiếp theo là Wunderlist. Bạn có thể dàng lên danh sách công việc cần làm và sắp xếp thời gian sao cho khoa học nhất ngay trên ứng dụng. Đặc biệt, công cụ được sử dụng miễn phí trên mọi hệ điều hành và tính năng đồng bộ với thiết bị di động vô cùng tiện lợi.
Wunderlist hỗ trợ nhà quản lý phân bổ công việc cụ thể cho từng dự án để dễ dàng theo dõi một cách chi tiết nhất. Bên cạnh đó, ứng dụng còn cho phép cài đặt thời gian bắt đầu đến lúc hoàn thành dự án, nhờ vậy nhân viên có thể nắm bắt thực hiện đúng tiến độ. Với tính năng đẩy thông báo làm việc mỗi ngày sẽ giúp mọi người nâng cao tinh thần tự giác và năng suất hoạt động.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép cài đặt avatar, đính kèm tài liệu như video hoặc audio
- Ứng dụng chạy được trên mọi hệ điều hành: IOS, Android, PC
- Tính năng đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc hàng ngày
Việc sở hữu một phần mềm lập kế hoạch công việc sẽ giúp doanh nghiệp vận hành, hoạt động một cách đơn giản và hiệu quả hơn. Giải pháp này mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội, cụ thể như sau:
4.1 Thực hiện quản lý công việc trực tuyến
Đối với những doanh nghiệp có khối lượng công việc “khổng lồ” nếu cứ mãi duy trì thao tác nhập liệu trên excel, drive… sẽ rất mất nhiều thời gian và không thể nào tránh khỏi những sai sót, lẫn lộn. Bên cạnh đó, bạn còn phải bỏ nhiều chi phí vào các giấy tờ photo cũng như mua máy in để xuất những file báo cáo.
Một khi sở hữu phần mềm lên kế hoạch làm việc thì những thao tác sẽ được đơn giản hóa và có thể theo dõi ngay trên thiết bị mà không cần in ấn mất thời gian, công sức. Các dữ liệu đều tự động lưu trữ và đồng bộ một cách chính xác theo từng dự án. Ngoài ra, mọi người có thể dễ dàng tương tác trực tuyến với nhau, bình luận, cập nhật trạng thái… vô cùng nhanh chóng.
4.2 Cho phép sử dụng trên mọi thiết bị
Phần mềm lập kế hoạch công việc tốt nhất sẽ cho phép doanh nghiệp quản lý linh hoạt trên các thiết bị khác nhau như: Máy tính bàn, máy tính bảng, laptop cá nhân, điện thoại di động… Nhờ đó, mọi người tiếp cận nhanh hơn với môi trường làm việc hiện đại theo xu hướng 4.0, dễ dàng xử lý và giải quyết vấn đề mà không phải đợi thông báo.
4.3 Sử dụng quỹ thời gian hiệu quả
Phần mềm lên kế hoạch giúp các nhân viên điều chỉnh thời gian làm việc sao cho hiệu quả nhất. Cụ thể là:
- Theo dõi được chi tiết từng nhiệm vụ cần thực hiện cho mỗi dự án để đảm bảo không bỏ sót việc nào.
- Nhận biết được các công việc cần ưu tiên làm trước. .
- Biết sắp xếp thời gian làm việc sao cho hợp lý để kịp deadline.
- Tăng sự tương tác với đồng nghiệp, giúp đỡ nhau cùng hoàn thành tốt tiến độ dự án.
4.4 Hỗ trợ cho công tác quản lý
Bên cạnh việc giúp nhân viên biết cách sử dụng quỹ thời gian hiệu quả thì phần mềm lập kế hoạch công việc còn hỗ trợ nhà quản lý thực hiện tốt các vấn đề sau:
- Giám sát tiến độ công việc và theo dõi tổng quan quy trình hoạt động của từng dự án ở tất cả bộ phận.
- Đưa ra giải pháp xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.
- Sắp xếp thời gian một cách khoa học, phân chia nguồn lực đầy đủ để đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả.
- Mọi dự án đều được theo sát tiến độ và nhắc nhở hoàn thành đúng thời gian.
5. 8 cách lập kế hoạch công việc cơ bản cho từng cá nhân
Sau khi nắm bắt được các lợi ích mà công cụ này mang lại. Vậy thì làm cách nào để lên kế hoạch làm việc hiệu quả cho bản thân? Ngay sau đây Fastdo sẽ hướng dẫn bạn cụ thể từng bước thực hiện. Xem ngay nhé!
5.1 Xác định mục tiêu của bản thân
Bước đầu tiên mà bạn cần làm là xác định mục tiêu bản thân phải đạt được dựa trên năng lực cá nhân. Lưu ý, không nên vạch ra yêu cầu quá cao, tránh trường hợp không hoàn thành tốt sẽ gây áp lực và mất niềm tin vào việc lên kế hoạch.
5.2 Lên list công việc cần làm
Lập danh sách là một trong những bước quan trọng trước khi bắt tay vào làm bất kỳ công việc gì. Một kế hoạch cụ thể theo từng hạng mục có thể sắp xếp với thứ tự như sau: Việc mang tính khẩn cấp, quan trọng, cần nhiều thời gian để hoàn thành,…
>>> THAM KHẢO NGAY: Cách đơn giản hóa chấm công với phần mềm fCheckin
5.3 Thiết lập deadline cho từng công việc
Sau khi lên danh sách những việc cần làm, bạn cần đặt ra thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nhóm, hạng mục. Duy trì thói quen này vừa giúp bạn kiểm soát tốt thời gian, vừa đáp ứng lượng công việc hoàn thành kịp tiến độ.
5.4 Sắp xếp theo trình tự khoa học
Dựa trên list công việc cũng như deadline đã đặt ra, bạn cần xem lại và sắp xếp theo đúng thứ tự quy trình cần ưu tiên thực hiện trước. Điều này giúp bạn kiểm soát tốt lượng việc, tiết kiệm tối đa thời gian và tập trung vào những vấn đề quan trọng. Các app sắp xếp công việc có thể là một trợ thủ đắc lực giúp bạn làm được việc này.
5.5 Tập trung tối đa vào công việc
Bất cứ việc làm nào cũng cần đòi hỏi sự tập trung cao độ thì mới mang lại hiệu quả cao. Một khi công việc được theo dõi một cách chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc sẽ giúp bạn hoàn thành đúng tiến độ và tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề không quan trọng.
5.6 Chủ động, linh hoạt thực hiện nhiệm vụ
Việc lập kế hoạch giúp bạn dễ hình dung lượng công việc cần phải thực hiện. Thế nhưng, thực tế có thể xảy ra những vấn đề khó khăn, phát sinh ngoài ý muốn. Do đó, bạn cần dành ra một khoảng thời gian dự phòng để linh động giải quyết những công việc không nằm trong dự kiến. Điều này cũng hình thành một phản xạ nhạy bén để xử lý các yếu tố cấp bách một cách kịp thời.
5.7 Kiểm tra công việc hằng ngày
Khi đã hoàn thành xong công việc, bạn nên dành một ít thời gian để kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch một cách kỹ lưỡng. Điều này không những hình thành nên thói quen cẩn thận mà còn giúp bạn nắm bắt tiến trình thực hiện công việc, dò tìm những lỗi sai hoặc các khó khăn thường gặp để từ đó vạch ra giải pháp cải thiện tốt hơn.
5.8 Ghi nhận thành quả của bản thân
Mỗi ngày sau khi kết thúc công việc, bạn nên đánh dấu vào ô “đã hoàn thành” như một hành động ghi nhận kết quả đã đạt được vào hôm nay. Điều này cũng tượng trưng cho sự khích lệ, tiếp thêm động lực để thực hiện kế hoạch trong những ngày kế tiếp.
Trên đây là tổng hợp những review phần mềm lập kế hoạch cá nhân miễn phí tốt nhất. Mỗi phần mềm trên đều có những ưu, nhược điểm riêng, đáp ứng nhu cầu sử dụng từ đơn giản đến phức tạp. Fastdo hy vọng đây sẽ là nguồn thông tin tham khảo hữu ích để bạn có sự lựa chọn chuẩn xác nhất.
>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:
- Mailchimp là gì? Cách sử dụng phần mềm Mailchimp A – Z
- 13+ trang web đăng tin tuyển dụng miễn phí cho Doanh nghiệp
- 10 phần mềm quản lý công việc nhóm online miễn phí hiệu quả
Lợi ích khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc?
Khối lượng công việc “khổng lồ” nếu cứ mãi duy trì thao tác nhập liệu trên Excel, Drive… sẽ rất mất nhiều thời gian và dễ sai xót. Việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc hàng ngày sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc trực tuyến, cho phép sử dụng trên mọi thiết bị, sử dụng quỹ thời gian hiệu quả.
Cách lập kế hoạch công việc cơ bản cho từng cá nhân?
Xác định mục tiêu của bản thân, thêm list công việc cần làm, thiết lập deadline cho từng công việc, sắp xếp theo trình tự khoa học, tập trung tối đa vào công việc, chủ động, linh hoạt thực hiện nhiệm vụ, kiểm tra công việc hàng ngày, ghi nhận thành quả của bản thân.
