6 Ưu, nhược điểm của Lãnh đạo theo tình huống mà bạn cần biết

Lãnh đạo theo tình huống là một phương pháp đã được áp dụng phổ biến từ rất lâu đời bởi những lợi ích mà nó mang lại. Vậy bạn đã biết ý nghĩa của mô hình lãnh đạo này là gì cũng như những ưu – nhược điểm của nó chưa? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Giới thiệu về phương pháp lãnh đạo theo tình huống

Lãnh đạo theo tình huống (situational leadership) là phương pháp lãnh đạo mà trong đó, các nhà lãnh đạo điều chỉnh phong cách của mình sao cho phù hợp với tình hình của đội nhóm và theo tính độc đáo của từng tình huống. Lý thuyết Lãnh đạo theo tình huống được phát triển bởi Paul Hersey và Ken Blanchard vào năm 1969 khi họ đang nghiên cứu về Quản lý hành vi tổ chức, mô hình về lãnh đạo tình huống của họ được gọi là mô hình Hersey-Blanchard.

2. Mô hình Hersey-Blanchard và các mức độ trưởng thành

Mô hình Hersey-Blanchard là mô hình về lý thuyết lãnh đạo theo tình huống được đề cập trong cuốn sách “The One Minute Manager” (Vị Giám Đốc Một Phút). Mô hình này được dùng để giúp lãnh đạo phân loại nhân viên theo mức độ trưởng thành (maturity levels), từ đó có những phong cách lãnh tốt nhất. Hai tiêu chí để đánh giá mức độ trưởng thành bao gồm:

• Khả năng, mức độ trưởng thành (maturity): Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của cá nhân đối với một nhiệm vụ cụ thể.
• Mức độ tự tin (confidence): Mức độ tự tin, cam kết và động lực của nhân viên đối với nhiệm vụ và công việc.

Theo các tiêu chí trên, mô hình Hersey-Blanchard chia mức độ trưởng thành ra 4 cấp cộ từ thấp đến cao:

Cần lưu ý rằng, mức độ trưởng thành sẽ thay đổi theo nhiệm vụ và theo thời gian. Nghĩa là, với các nhiệm vụ khác nhau thì mức độ trưởng thành của một người có thể sẽ khác nhau bởi kiến thức về lĩnh vực chuyên môn đa dạng, họ có thể mạnh ở việc này nhưng yếu ở việc khác. Thêm vào đó, mức độ trưởng thành sẽ thay đổi tùy theo mức độ phát triển theo thời gian của từng nhân viên.

Khảo sát cho thấy hơn 87% doanh nghiệp đang đối mặt với những thách thức hiệu suất kém do quy trình làm việc thiếu hiệu quả, mất đến 2-3 giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu ở khắp mọi nơi. Nếu bạn gặp vấn đề này, phần mềm quản lý quy trình fWorkflow giúp quy trình làm viêc của từng phòng ban đều được thiết lập liền mạch và liên kế trên một kế hoạch duy nhất. Đặc biệt với tính năng tự động giao việc và chuyển bước, các nhà quản lý không còn mất thời gian giao việc, tự động hóa quy trình đẩy việc từ kế hoạch chung đến nhiệm vụ của từng cá nhân. Đăng ký tư vấn ngay để tăng hiệu suất làm việc tăng 200% với fWorkflow, nhấn vào dưới đây:

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

3. 4 phong cách lãnh đạo trong mô hình lãnh đạo theo tình huống (kèm ví dụ)

Mô hình lãnh đạo theo tình huống được Hersey và Blanchard phân ra thành 4 phong cách lãnh đạo mà có thể linh hoạt áp dụng cho cấp dưới của mình theo từng thời điểm khác nhau. Bạn có thể đặt 4 phong cách lãnh đạo khác nhau này theo một biểu đồ thể hiện mức độ hành vi chỉ đạo so với mức độ hành vi hỗ trợ của bạn. Dựa trên hai yếu tố mức độ chỉ đạo và mức độ hỗ trợ:

• Mức độ chỉ đạo (Task Behavior): Người quản lý giao nhiều chỉ dẫn cho nhân viên hay giao quyền tự chủ cao. Điều này được đánh giá qua quản lý và nhân viên đặt mục tiêu, tổ chức và phối hợp về hoàn thành công việc như thế nào.
• Mức độ quan hệ (Relationship Behavior): Người quản lý duy trì mối quan hệ làm việc gần gũi với cấp dưới hay không. Điều này thể hiện qua giao tiếp, sự khích lệ của cấp trên và các sự hỗ trợ liên quan đến tinh thần trong công việc.

Thực hiện so sánh mức độ hành vi hỗ trợ và hành vi chỉ đạo sẽ giúp bạn xác định được phong cách lãnh đạo theo tình huống mà bạn đang sử dụng là gì.

3.1 Telling / Directing – Chỉ đạo

Phong cách S1 là phong cách Telling – Chỉ đạo/ Hướng dẫn/ Chỉ bảo. Ở phong cách này, mức độ chỉ đạo cao, ngược lại, mức độ hỗ trợ thấp. Lãnh đạo đóng vai trò là người chỉ huy, đưa ra các hướng dẫn cụ thể, chi tiết và giám sát chặt chẽ công việc của nhân viên. Nhân viên chủ yếu thực hiện theo sát các chỉ dẫn, lãnh đạo thường không cho nhân viên nhiều cơ hội để phát biểu ý kiến. Phong cách lãnh đạo Telling hiệu quả nhất khi trong nhóm có thành viên cần sự giám sát chặt chẽ của nhà lãnh đạo, bởi sự thiếu kinh nghiệm hoặc mức độ cam kết tập với nhiệm vụ, trách nhiệm được giao.

Ví dụ: Một thành viên trong nhóm của bạn có rất ít kinh nghiệm trong việc gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng. Anh ấy có vẻ không tự tin về việc tự xử lý dự án này vì đây là dự án đầu tiên mà anh ta đảm nhận. Vì vậy, với tư cách là leader, bạn cần sử dụng phong cách lãnh đạo tình huống Chỉ đạo để trực tiếp hướng dẫn anh ấy qua từng bước và đảm bảo không để mắc bất cứ sai lầm nào.

2.2. Selling / Coaching – Bán hàng/ Thuyết phục

Phong cách lãnh đạo tình huống S2 là phong cách Selling – Bán hàng/ Thuyết phục/ Huấn luyện/ Giải thích. Ở phong cách này, mức độ của chỉ đạo và hỗ trợ đều cao. Lãnh đạo vẫn giữ vai trò chủ đạo, nhưng đồng thời cũng giải thích lý do tại sao công việc cần được thực hiện và tầm quan trọng của nó. Nhân viên có cơ hội đặt câu hỏi và được giải đáp thắc mắc. Đây là phong cách lãnh đạo tình huống rất hiệu quả đối với những thành viên mới bắt đầu nhưng rất nhiệt tình. Bạn hoàn toàn có thể quan sát và hỗ trợ họ nhưng không cần phải giám sát chặt chẽ.

Ví dụ: Một thành viên trong nhóm của bạn mong muốn có được kinh nghiệm trong lĩnh vực Truyền thông Marketing mặc dù họ chưa từng làm công việc này trước đây. Mặc dù sự hạn chế về kinh nghiệm chuyên môn, bạn vẫn cho phép cô ấy được làm việc trên một dự án trong lĩnh vực đó. Trong quá trình cô ấy thực hiện, bạn vẫn quan sát và hỗ trợ khi cô ta cần. Sau cùng, bạn cung cấp cho thành viên đó những phản hồi để cô ấy có thể rút kinh nghiệm cho những dự án sau.

3.3 Participating / Surporting – Tham gia/ Hỗ trợ

Phong cách S3 là phong cách lãnh đạo theo tình huống Participating – Tham gia/ Hỗ trợ/ Tạo điều kiện. Lãnh đạo khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình ra quyết định. Lãnh đạo và nhân viên làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề. Phong cách này khác với S1 và S2 bởi nó đề cao hành vi hỗ trợ và tính dân chủ hơn so với hành vi chỉ đạo. Bạn có thể sử dụng phong cách lãnh đạo này khi thành viên trong nhóm có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhưng thiếu sự tự tin hoặc động lực thực hiện. Với cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn có thể đặt những câu hỏi mở để giúp nhân viên xác định vấn đề và định hướng giải pháp.

Ví dụ: Một thành viên ưu tú trong nhóm của bạn đột nhiên làm việc kém hiệu quả hơn. Với tư cách là một Team Leader, bạn biết rằng khả năng của người ấy có thể làm tốt hơn rất nhiều so với bây giờ. Ở trường hợp này, bạn cần sử dụng phong cách lãnh đạo theo tình huống Participating, thiết lập một cuộc họp 1:1 với thành viên đó để trao đổi và cùng nhau tìm ra giải pháp cải thiện.

3.4 Delegating/ Trao quyền

Phong cách lãnh đạo theo tình huống S4 là phong cách Delegating – Trao quyền. Trong trường hợp này, lãnh đạo giao phó toàn bộ quyền quyết định và trách nhiệm cho nhân viên. Lãnh đạo chỉ theo dõi kết quả cuối cùng. Ở phong cách này, cả hành vi chỉ đạo lẫn hành vi hỗ trợ đều thấp bởi đây là phong cách mà bạn sẽ ủy quyền cho nhân viên của mình. Phong cách trao quyền sẽ thúc đẩy sự tự cho và nuôi dưỡng sự hài lòng của nhân viên trong nhóm khi được trao không gian phát triển.

Ví dụ: Một thành viên đã đồng hành cùng bạn vài năm trong nhóm, chia sẻ rằng họ muốn được tự mình hoàn thành một dự án sắp tới. Từ những biểu hiện trong suốt khoảng thời gian làm việc chung, bạn biết rằng họ đủ sức mạnh để làm được điều đó. Do vậy, bạn quyết định trao cho họ sự tự do làm việc mà không cần giám sát. Họ chỉ cần đến và gặp bạn để hỏi và đánh giá khi họ đã hoàn thành.

4. Những đặc điểm của phong cách lãnh đạo theo tình huống

Một nhà lãnh đạo tình huống cần có những đặc điểm như sau:

• Sự uyển chuyển, linh hoạt: Phong cách lãnh đạo theo tình huống buộc nhà lãnh đạo tinh thế trong việc nhận ra các nhu cầu thay đổi của đội nhóm, công việc và tổ chức. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch điều chỉnh phong cách phù hợp để có thể mang lại những điều tốt nhất cho đội nhóm của mình, đồng thời đảm bảo tính thành công của các công việc.
• Khả năng lắng nghe tích cực: Để hiểu những gì đang diễn ra và đáp ứng những nhu cầu của các thành viên trong nhóm, nhà lãnh đạo tình huống cần phải tận dụng kỹ năng lãnh đạo và lắng nghe của mình, nắm rõ mức độ trưởng thành của nhân viên để đưa ra phong cách lãnh đạo.
• Phương hướng và đường lối rõ ràng: Phong cách lãnh đạo theo tình huống buộc nhà lãnh đạo phải vạch ra các phương hướng, kế hoạch hỗ trợ và chỉ đạo mà các thành viên cần.
• Năng lực khuyến khích sự tham gia: Các nhà lãnh đạo theo tình huống sẽ tham gia vào quá trình tạo ra sự an toàn về tâm lý cho các thành viên trong nhóm. Họ tạo ra các cơ hội để các thành viên có thể nói lên những suy nghĩ, trải nghiệm của bản thân. Bên cạnh đó, họ còn phải có các kỹ năng để giao quyền hiệu quả khi thích hợp.
• Có khả năng cố vấn và huấn luyện: Để khai thác được tối đa hiệu quả của phong cách lãnh đạo theo tình huống, các nhà lãnh đạo cần phát triển khả năng huấn luyện của mình ở nhiều cấp độ khác nhau. Kỹ năng này cho phép leader giúp thành viên của mình đạt được những gì mà họ mong muốn.

5. Ưu và nhược điểm của mô hình lãnh đạo theo tình huống

Cũng như những phương pháp và mô hình khác, phong cách lãnh đạo theo tình huống cũng có những ưu điểm và khuyết điểm như sau:

5.1 Ưu điểm

Mô hình lãnh đạo theo tình huống có những ưu điểm như sau:

• Giúp cải thiện năng suất: Lãnh đạo theo tình huống có thể hỗ trợ cải thiện năng suất tổng thể giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm đều có những đặc điểm riêng biệt và khác nhau, việc sử dụng hình thức lãnh đạo tương ứng cho phép leader đánh giá mọi người theo cách riêng biệt nhất và giúp tối đa hóa kết quả đầu ra của họ.
• Cá nhân hóa sự tập trung vào từng thành viên trong nhóm: Việc áp đặt một phong cách lãnh đạo chung cho cả nhóm giống như việc cố gắng nhồi nhét mọi người vào trong một cái hộp. Mô hình lãnh đạo theo tình huống đảm bảo tính cam kết cao đối với từng thành viên và đem lại cho họ không gian riêng để phát triển.
• Thúc đẩy sự linh hoạt: Phương pháp lãnh đạo theo tình huống thúc đẩy sự linh hoạt vì nó cho phép người trưởng nhóm có thể điều chỉnh phong cách dựa trên mức độ kỹ năng, động lực và sự tự tin của từng thành viên trong nhóm. Các mô hình lãnh đạo kém linh hoạt hơn có thể không quan tâm đến mức độ tự tin và động lực của của các cá nhân trong nhóm. Nhưng phương pháp lãnh đạo theo tình huống buộc phải linh hoạt để cải thiện tối đa năng suất làm việc của đội nhóm.

5.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, lãnh đạo theo tình huống cũng có các nhược điểm như sau:

• Có thể gây ra những nhầm lẫn: Sự thiếu đồng nhất về phong cách lãnh đạo có thể khiến các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi về những gì mà họ phải làm. Ví dụ: một số thành viên có thể gặp khó khăn khi chuyển từ một nhiệm vụ được hỗ trợ sang việc được trao quyền vào tuần tiếp theo. Để tránh sự nhầm lẫn không đáng có, bạn có thể hỏi nhân viên của mình xem họ muốn được hỗ trợ theo phong cách nào hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn: Những thành viên có xu hướng thích tập trung vào các mục tiêu dài hạn thường không thích mô hình lãnh đạo theo tình huống này. Khi chuyển đổi phong cách lãnh đạo, bạn phải tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt thay vì các mục tiêu đã được lên kế hoạch từ trước. Điều này có thể khiến đội nhóm của bạn cảm thấy bất an nếu họ không biết mình sẽ gặp phải phong cách lãnh đạo nào vào thời gian tới.
• Leader phải chịu trách nhiệm: Phương pháp lãnh đạo theo tình huống khiến bạn phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm về cả chuyên môn và động lực của đội nhóm. Mô hình này có thể khiến bạn căng thẳng hơn vì buộc bạn phải luôn sẵn sàng để thay đổi và thích ứng. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đánh giá cảm xúc, năng lực chuyên môn và kỹ năng xã hội của từng thành viên để xác định phong cách phù hợp.

Mặc dù tồn tại những ưu và nhược điểm như thế, tuy nhiên phương pháp Lãnh đạo theo tình huống vẫn đem lại rất nhiều lợi ích cho các đội, nhóm làm việc. Hy vọng những thông tin mà Fastdo vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu thêm về mô hình lãnh đạo này cũng như cung cấp cho bạn thêm một lựa chọn nữa trong việc tìm ra phong cách lãnh đạo phù hợp nhất cho nhóm của mình nhé!

>>> Tham khảo các chủ đề liên quan khác:

• Servant leadership là gì? Lãnh đạo phục vụ đem lại lợi ích gì?
• 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell để trở thành Leader vĩ đại
• Những nhà lãnh đạo tài ba và các bài học đắt giá về quản trị
• Mô hình PEST – Phân tích môi trường kinh doanh
• Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả