Có một sự thật ít ai biết: Đằng sau những hoạt động thường nhật của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự đang âm thầm thực hiện một khối lượng công việc lập kế hoạch khổng lồ. Trong khi các bộ phận khác tập trung vào sản phẩm, tài chính hay marketing, thì HR cũng miệt mài xây dựng tương lai cho tổ chức.
Từ tuyển dụng, giữ chân nhân tài, đào tạo và phát triển, đến kế nhiệm và tuân thủ pháp luật – tất cả đều nằm trong kế hoạch tỉ mỉ của HR. Cùng Fastdo tìm hiểu các mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty để giúp HR tiết kiệm thời gian và giảm tải khối lượng công việc nhé!
1. Kế hoạch nguồn nhân lực là gì?
Kế hoạch nhân sự (Human Resource Planning) là quá trình các tổ chức chủ động lập kế hoạch và triển khai các chương trình nhân sự, đảm bảo sự đồng nhất hoàn hảo với mục tiêu phát triển dài hạn. Các chương trình nhân sự này bao gồm: phân tích dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ, truyền bá văn hóa công ty,… Đây là cầu nối giữa chiến lược tổng thể của công ty và nhu cầu nhân lực hiện tại lẫn tương lai.
Tuy nhiên, đối với phần lớn nhân viên, sự tương tác với bộ phận nhân sự thường chỉ diễn ra trong những thời điểm quan trọng như tuyển dụng, giới thiệu và chấm dứt hợp đồng. Ít ai nhận ra rằng, đằng sau những lần gặp gỡ ngắn ngủi ấy, công tác hoạch định nhân lực đang âm thầm tác động đến mọi khía cạnh của công việc và sự phát triển của họ.
Vì vậy, hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch nhân lực là điều cần thiết cho tất cả các bên liên quan, tạo nên sự gắn kết và minh bạch trong tổ chức.
2. Vai trò của việc lập kế hoạch nhân lực
Đội ngũ nhân sự tài năng chính là trái tim và khối óc của bất kỳ tổ chức nào. Không có họ, doanh nghiệp khó lòng phát triển bền vững. Do đó, việc lập kế hoạch nhân sự chính là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của nguồn lực quý giá này.
Đầu tiên, việc lập kế hoạch nhân lực không chỉ giúp các nhà quản trị giải quyết các thách thức nhân sự ngắn hạn, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với những thay đổi của thị trường trong dài hạn. Nó cho phép các doanh nghiệp chủ động đối mặt với các thay đổi, thay vì bị động phản ứng.
Tiếp theo, một bản kế hoạch nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được một lượng chi phí đáng kể. Các khoản chi lớn có thể sẽ được dự báo từ trước, cho phép công ty phân bổ chúng một cách hiệu quả nhất.
Nhìn vào các tập đoàn hàng đầu thế giới, ta thấy rõ vai trò then chốt của nguồn nhân lực. Từ những kỹ sư tài năng của các ông lớn công nghệ, chuyên gia hậu cần của các đế chế bán lẻ, đến những ngôi sao thể thao lừng danh, tất cả đều là minh chứng cho sức mạnh của con người. Những tổ chức này không tiếc công đầu tư vào kế hoạch nhân sự, bởi họ hiểu rằng: con người chính là yếu tố tạo nên lợi nhuận và thành công bền vững.
3. Nội dung cần có của mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty
Mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty được xây dựng thông qua quá trình xác định, phân tích và đánh giá nhu cầu nhân lực của tổ chức. Việc xây dựng một bản kế hoạch nhân sự hiệu quả có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức, là nền tảng để vận hành hiệu quả mọi bộ phận trong toàn bộ doanh nghiệp.
Việc xây dựng được mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty thành công sẽ giúp nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đó được phát triển bền vững. Thêm vào đó, một bản kế hoạch nhân sự chi tiết sẽ đảm bảo sự thoải mái trong đời sống tinh thần của nhân viên, từ đó giúp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và bình đẳng cho mọi thành viên trong tổ chức.
Một mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty hiệu quả cần đảm bảo những nội dung cơ bản sau:
3.1. Dữ liệu đầu vào
Những dữ liệu đầu vào quan trọng cần có, bao gồm: Mục đích và kế hoạch kinh doanh của tổ chức.
- Hệ thống triết lý, giá trị, các chiến lược đãi ngộ và phát triển nguồn nhân lực.
- Chiến lược dự kiến về sản phẩm/ dịch vụ, doanh số và hệ thống nguyên tắc định mức lao động, xác định biên nhân sự.
- Bảng tham chiếu các thông số đầu vào trong từng đầu mục về chi phí quản lý nhân sự của tổ chức (lương cơ bản, mức thưởng, BHXH, phúc lợi, chi phí đào tạo, chi phí tuyển dụng,…)
3.2. Kế hoạch nhân sự định biên
Bản kế hoạch nhân sự định biên mô tả dự kiến số lượng nhân sự đáp ứng được các điều kiện phù hợp tương ứng với vị trí công việc cụ thể trong tương lai. Khi thực hiện định biên mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty, bộ phận nhân sự cần lưu ý nêu rõ các đặc điểm sau:
- Số lượng nhân sự cần thiết ở mỗi phòng ban trong mỗi thời điểm cụ thể.
- Xác định cấp bậc ở mỗi vị trí.
- Mô tả công việc và các yêu cầu đối với từng vị trí.
3.3. Bản dự trù chi phí cho nhân sự
Với số lượng nhân sự dự kiến ở mỗi thời điểm, bộ phận nhân sự cần liệt kê rõ các đầu mục chi phí liên quan như lương cơ bản, mức BHXH, khoản phúc lợi, phí công đoàn, phí đào tạo, phí tuyển dụng và những mục chi phí phát sinh khác. Từ đó, bộ phận HR tiến hành xây dựng bản dự trù ngân sách dành cho các khoản chi liên quan đến nhân sự trong năm đó. Hãy nhờ sự hỗ trợ của bộ phận Kế toán đề căn chỉnh phù hợp với kế hoạch chi phí chung của toàn bộ tổ chức.
3.4. Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới
Một nội dung cơ bản cần có tiếp theo trong mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty đó là kế hoạch chiêu mộ người tài cho tổ chức. Từ chiến lược nhân sự định biên, bản dự trù chi phí nhân sự và định biên hiện tại của doanh nghiệp; bộ phận nhân sự tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng mới trong năm hoạt động. Cần lưu ý, kế hoạch chiêu mộ nhân sự cần liệt kê rõ số lượng nhân sự mới cần tuyển, thời điểm tuyển dụng, kênh tuyển dụng, các khoản chi phí liên quan, những kiến nghị và nguồn lực cần được hỗ trợ,…
3.5. Kế hoạch hành động
Cuối cùng, bộ phận HR cần đưa ra nhận xét tổng quan về hệ thống quản trị nhân sự hiện tại của doanh nghiệp. Hãy chỉ rõ những ưu điểm, khiếm khuyết và đề xuất các kế hoạch cải thiện, khắc phục đi kèm.
4. 5 bước chi tiết lập mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty
Sau đây là quy trình xây dựng mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty vô cùng chi tiết:
4.1 Bước 1: Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược
Một kế hoạch chi tiết, mục tiêu rõ ràng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc theo dõi sự phát triển chất lượng của nguồn nhân lực. Ban lãnh đạo cần phối hợp cùng các bộ phận, phòng ban để xây dựng hướng đi cho sản phẩm, dịch vụ trong một kỳ thời gian cụ thể.
4.2 Bước 2: Phân tích hiện trạng nguồn nhân sự của tổ chức
Sau khi đã xây dựng mục tiêu và chiến lược, công ty cần nắm bắt thực trạng của việc quản trị nhân sự hiện tại trong tổ chức. Một số câu hỏi gợi ý như sau:
Số lượng nhân sự cần thiết đối với mỗi vị trí là bao nhiêu? Mất bao lâu để thực hiện công việc?
- Thực trạng nguồn nhân lực ngoài thị trường như thế nào?
- Những ưu, khuyết điểm của nhân sự hiện tại trong tổ chức là gì?
- Năng suất làm việc của nhân viên trong tổ chức như thế nào?
- Mức độ gắn bó trung bình của nhân viên trong tổ chức là bao lâu?
- Những ưu điểm và hạn chế của môi trường, chính sách,… của tổ chức là gì?
Trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát nhất về thực trạng nhân lực trong tổ chức mình.
4.3 Bước 3: Dự đoán mức nhân sự tối ưu
Tiếp nhận, ban quản lý cần so sánh nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức với thị trường nguồn nhân lực hiện lại để xác định các hành động kế tiếp. Nếu ngân sách của công ty không đủ để thuê nhân viên full-time, hãy cân nhắc đến việc tuyển cộng tác viên, part-time hoặc freelancer. Ban quản lý cần căn cứ vào nhu cầu và nguồn lực của tổ chức để xây dựng hiệu quả mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty mình.
4.4 Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai
Ở bước này, doanh nghiệp của bạn cần tiến hành xây dựng kế hoạch phân bổ nhân sự. Các công việc cụ thể cần làm là:
- Tái cơ cấu nhân sự tổ chức: Căn chỉnh, tái bố trí nhân sự ở các bộ phận sao cho hợp lý nhất.
- Luân chuyển nhân viên: Đề xuất, tiến cử hoặc luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận dựa trên những tiêu chí cụ thể, rõ ràng.
- Tuyển dụng: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể và đảm bảo việc thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
4.5 Bước 5: Đánh giá kế hoạch
Theo dõi, đo lường và đánh giá lại những điều mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty đã và chưa thực hiện được; từ đó xây dựng kế hoạch điều chỉnh phù hợp nhất.
5. Tải miễn phí 5 mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty
>>> TẢI MIỄN PHÍ: 5 MẪU KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
Sau đây là 5 mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty mà bạn có thể tham khảo:
5.1 Mẫu phân tích biến động nhân sự
5.2 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự
5.3 Mẫu phân tích quỹ lương trong doanh nghiệp
5.4 Mẫu bảng chấm công
5.5 Mẫu khen thưởng, kỷ luật nhân sự
6. Những thách thức khi lập kế hoạch nhân sự
Việc lập kế hoạch nhân sự có thể mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng không thiếu những chông gai. Tương lai luôn ẩn chứa những bất ngờ khó lường: một đột phá về công nghệ, những vấn đề nội bộ như nhân viên nghỉ việc do sức khỏe hoặc bị đối thủ cạnh tranh lôi kéo.
Những yếu tố đó đều là những tác nhân ảnh hưởng đến việc dự đoán tương lai của tổ chức. Do đó, một kế hoạch nhân sự chính xác tuyệt đối hầu như là bất khả thi
Ngoài ra, sự toàn cầu hóa cũng đặt ra những thách thức mới cho việc lập kế hoạch nhân lực đối với các doanh nghiệp đa quốc gia. Các quy định lao động khác nhau giữa các quốc gia, cùng với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, đòi hỏi các phòng nhân sự phải liên tục đổi mới phương pháp và công cụ để tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài.
Để vượt qua những thử thách này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kế hoạch nhân lực linh hoạt, thích ứng nhanh chóng với những biến động của thị trường và môi trường làm việc. Sự chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đối phó hiệu quả với các sự cố bất ngờ, mà còn có thể biến chúng thành cơ hội phát triển.
Nếu bạn muốn chuyển từ hệ thống chấm công, quản trị nhân sự cũ kỹ sang một giải pháp hiện đại hơn? fCheckin chính là giải pháp dành cho Doanh nghiệp của bạn! Fastdo cung cấp giải pháp chấm công và quản trị nhân sự dễ sử dụng và đáng tin cậy để bạn có thể chấm công từ xa, theo dõi giờ làm việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đừng để công việc chấm công trở thành gánh nặng – hãy thử phần mềm chấm công fCheckin ngay hôm nay.
Kế hoạch nguồn nhân lực không chỉ là một công việc hành chính đơn thuần, mà còn là một chiến lược then chốt, góp phần định hình tương lai của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của các công cụ và giải pháp hiện đại, như những mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty mà Fastdo cung cấp, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch nhân sự, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
>>> ĐỌC THÊM:
