Hướng dẫn 8 bước xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự đơn giản

Mẫu lập ngân sách nhân sự từ lâu đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với Doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp các nhà kinh doanh kiểm soát được các chi phí hoạt động liên quan đến nhân sự. Từ đó, công ty sẽ luôn có những phương án để sẵn sàng đối mặt với các thử thách trong tương lai. Vậy mẫu lập ngân sách là gì và các bước xây dựng mẫu này như thế nào? Cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây của Fastdo để tìm câu trả lời nhé!

1. Phân loại mẫu lập ngân sách nhân sự

Trước khi tìm hiểu về các bước xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự, trước hết bạn cần hiểu ngân sách nhân sự là gì? Ngân sách nhân sự gồm các khoản chi phí được phân bổ cho tất cả hoạt động thuộc bộ phận nhân sự của Doanh nghiệp. Nguồn ngân sách này được xây dựng cẩn thận và do ban lãnh đạo phê duyệt bởi con người chính là tài sản quý giá nhất của tổ chức.

Thông thường, có 2 loại mẫu lập ngân sách nhân sự mà các tổ chức thường sử dụng bao gồm:

1.1 Mẫu lập ngân sách gia tăng

Mẫu lập ngân sách gia tăng là một mẫu được xây dựng bằng cách sử dụng ngân sách của kỳ trước hay lấy hiệu suất thực tế làm căn cứ, sau đó cộng với khoản tiền gia tăng để tạo ngân sách mới. Theo đó, người lập sẽ giả định là doanh thu và chi phí phát sinh trong năm hiện tại sẽ là cơ sở để dự tính cho năm hoạt động tiếp theo của Doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, một khoản chi phí dự phòng cũng sẽ được thêm vào ngân sách mới này, phòng cho những thay đổi về giá bán, chi phí và lạm phát liên quan.

1.2 Mẫu lập ngân sách xây dựng từ số không

Mẫu lập ngân sách dựa trên số không liên quan đến hệ thống lập ngân sách. Ở đó, tất cả các khoản doanh thu và chi phí phải được điều chỉnh cho từng năm kế toán mới. Lập ngân sách dựa trên số không bắt đầu từ cơ sở bằng không –  mức mà doanh thu sẽ tương ứng với chi phí. Các khoản ngân sách này có thể cao hơn hay thấp hơn năm trước.

Mẫu lập ngân sách nhân sự dựa trên số không này rất phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ. Đây là một yếu tố quan trọng giúp các công ty có thể chú trọng đến việc cắt giảm chi phí và đầu tư nguồn lực tiềm năng một cách hiệu quả.

2. 8 Yếu tố cần xét đến khi xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự

Phòng nhân sự gồm rất nhiều bộ phận. Do đó, Doanh nghiệp cần đảm bảo ngân sách nhân sự được chia đủ cho tất cả các ban theo nhu cầu cụ thể:

• Chi phí để tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân sự.
• Lương thưởng và các phúc lợi, hay nguồn kinh phí liên quan đến thưởng văn hóa Doanh nghiệp.
• Sự an toàn và đời sống tinh thần của công nhân viên.
• Công nghệ hóa máy móc, thiết bị, phần mềm, ứng dụng vào làm việc.
• Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả.

3. 3 Lợi ích của việc xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự

Lên kế hoạch xây dựng ngân sách nhân sự rất quan trọng đối với các tổ chức dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào. Dưới đây là 3 lợi ích của việc lập ngân sách nhân sự mà Doanh nghiệp cần quan tâm.

• Quản lý chi phí vốn nhân lực: Việc xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự sẽ giúp tổ chức tránh việc chi quá nhiều hay tệ hơn là không đủ vốn để xoay vòng. Một nguồn ngân sách cụ thể sẽ cho phép bạn phân bổ hiệu quả nguồn lực khi có sự thay đổi.
• Đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của bộ phận nhân sự: Mẫu lập ngân sách nhân sự sẽ giúp bạn hình dung được nguồn ngân sách rõ ràng và cụ thể hơn. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về những khoản cần chi. Qua đó, kế hoạch về nguồn ngân sách sẽ trở nên rõ ràng, giúp cho việc hoạt động cảu các bộ phận được trơn tru hơn.
• Đem lại thành công cho Doanh nghiệp: Đầu tư vào việc xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Qua đó, Doanh nghiệp có thể khai thác tối đa nguồn lực của mình. Điều này sẽ giúp đơn vị đạt được năng suất và mục tiêu đề ra.

4. Quy trình 8 bước xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết, tiết kiệm nhất

Dưới đây là quy trình 8 bước xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết. Quý công ty có thể tham khảo các bước này để áp dụng vào việc xây dựng một bản ngân sách nhân sự cho đơn vị để đạt kết quả tốt.

4.1 Định hướng mục tiêu kinh doanh

Các kế hoạch nhân sự cần phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của năm. Đầu tiên, Doanh nghiệp cần xác định được điều gì cần ưu tiên để điều chỉnh các mục tiêu nhân sự tốt nhất. Sau đó, công ty mới nên chuyển dần sang những lĩnh vực ít quan trọng hơn. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp có một cái nhìn rõ về hệ thống mục tiêu và thứ tự ưu tiên, từ đó có thể phân bổ nguồn lực được hợp lý nhất.

Cụ thể doanh nghiệp cần xác định định hướng chung trong năm 2024 là gì, tập trung đẩy mạnh mở rộng bộ máy cấu trúc hay tinh gọn. Xác định rõ mảng nhân sự ở bộ phận nào cần được đầu tư mạnh hơn hoặc thu gọn và giải thể nếu cần để tối ưu nguồn lực.

4.2 Xem xét lại tính hiệu quả của ngân sách năm trước

Việc xem xét lại tính hiệu quả của các cách lập ngân sách, chi tiêu và hiệu suất của bộ phận vào năm trước sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở để dự toán cho kế hoạch ngân sách năm nay. Thông qua các căn cứ trong quá khứ, bạn cần cân nhắc và so sánh về cách sử dụng chi phí và hiệu quả mà nó mang lại, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn cho kế hoạch năm nay.

Ví dụ, sau khi thực hiện đánh giá về kế hoạch nhân sự năm 2023, công ty có thể nhận diện được các vấn đề còn tồn tại cũng như các hiệu suất đã đạt được. Từ cơ sở đó, doanh nghiệp cần điều chỉnh mẫu lập ngân sách nhân sự năm 2024 tối ưu hơn, cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp có xu hướng thâm hụt ngân sách: Xác định các nguyên nhân dẫn đến vấn đề, bộ phận nào cần được điều chỉnh, kế hoạch cần thay đổi như thế nào,v.v.
• Nếu doanh nghiệp đang thặng dư ngân sách: Điểm sáng trong kế hoạch ở đâu, vấn đề nào vẫn còn tồn đọng, điểm mạnh nào cần được kế thừa trong kế hoạch sắp tới,v.v.

4.3 Phân tích nhu cầu của nhân viên

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch trước cho việc tuyển dụng. Theo đó, công ty của bạn cần phân tích và đánh giá các nhu cầu liên quan đến chi phí thuê, đào tạo, bồi thường, lương và các khoản phúc lợi. Đặc biệt là phải hiểu rõ về số lượng người hiện tại ở bộ phận với tỷ lệ doanh thu và hiệu suất của dự án. Điều này nhằm sử dụng các nguồn lực của đơn vị đúng chỗ để đạt hiệu quả tối ưu.

4.4 Xác lập ngân sách dựa trên dữ liệu phân tích

Hiệu suất năm trước, kế hoạch phát triển và dự toán là những căn cứ quan trọng để lập một kế hoạch ngân sách một cách chính xác. Sử dụng dữ liệu phân tích gần nhất để đưa ra quyết định giúp loại trừ các dự đoán không có khả năng xảy ra. Từ đó, Doanh nghiệp sẽ tiến hành phân bổ chi tiêu hợp lý theo nhu cầu của từng hoạt động.

4.5 Lên kế hoạch dự phòng rủi ro

Trong quá trình hoạt động, Doanh nghiệp phải luôn trong tâm thế sẵn sàng đối mặt với những tình huống khó khăn nhất có thể xảy đến. Vì vậy các Doanh nghiệp cần xây dựng một khoản ngân sách vững chắc để có thể đứng vững khi khó khăn bất ngờ ập đến.

Trải qua khoảng thời gian khủng hoảng đại dịch 2020-2023, chúng ta có thể nhận thấy được tầm quan trọng của việc dự trữ được các nguồn lực để dự phòng rủi ro. Chủ động xác định được khó khăn có thể xảy ra ngay từ khi bắt đầu là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp đối mặt với các khủng hoảng có thể xảy ra bất kỳ lúc nào.

4.6 Xem xét các khoản đầu tư dài hạn

Hiện nay, công nghệ phát triển rất nhanh. Đây chính là thời điểm tốt để nâng cao hệ thống nhân sự bằng việc triển khai các công nghệ mới cho Doanh nghiệp. Điều này như là một khoản đầu tư dài hạn. Chỉ cần bạn có khả năng, hãy thêm khoản này vào kế hoạch ngân sách của đơn vị. Kế hoạch đó sẽ bao gồm cả hiệu suất lợi nhuận (ROI) mà công ty bạn mong muốn.

4.7 Kiểm tra lại tính thực tế

Trong quá trình xây dựng mẫu lập ngân sách nhân sự, công ty bạn nên có sự đánh giá thực tế về những gì năm tới có thể mang lại. Doanh nghiệp không nên chi tiêu quá mức, cũng không thể cắt giảm lĩnh vực quan trọng nào. Xây dựng ngân sách một cách rõ ràng và cụ thể, sử dụng các con số để quản lý các khoản chi tốt và hiệu quả hơn trong quá trình Doanh nghiệp hoạt động.

4.8 Phê duyệt

Phê duyệt là bước cuối cùng trước khi triển khai ngân sách nhân sự. Hãy cho ban lãnh đạo thấy được mẫu lập ngân sách nhân sự của bạn phù hợp như thế nào với các định hướng của công ty trong năm hoạt động. Chứng minh được điều này, khả năng thuyết phục thành công của bạn sẽ cao hơn.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý kế hoạch và theo dõi tiến độ thực thi của nhân viên, phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch fPlan là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Với quy trình xây dựng kế hoạch chuẩn hóa, fPlan không chỉ giúp chấm dứt tình trạng loạn kế hoạch trong toàn doanh nghiệp mà còn giúp bạn tối ưu quy trình phân việc với tính năng đẩy việc tự động. Các nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát quá trình thực thi của nhân viên bất lỳ lúc nào.

ĐĂNG KÝ NGAY để tìm hiểu chi tiết hơn về fPlan và nhận tư vấn 1-1 từ chuyên gia.

5. Tổng hợp biểu mẫu liên quan đến ngân sách nhân sự

Fastdo đã tổng hợp các mẫu lập ngân sách nhân sự chi tiết. Hãy tham khảo và tải miễn phí 3+ cách lập ngân sách nhân sự được tổng hợp bởi Fasrdo.

8 bước về mẫu lập ngân sách nhân sự năm 2024 trên đây sẽ là một gợi ý tuyệt vời cho quá trình hoạt động hiệu quả của một Doanh nghiệp. Có thể nói, đây là công việc đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu về các loại chi phí hay phân tích dữ liệu. Hy vọng bài viết này của Fastdo đã giúp ích cho mọi người biết được các bước xây dựng mẫu lập ngân sách chi tiết nhất. Đặc biệt là giúp các nhà kinh doanh có cái nhìn tổng quan hơn trong việc lập ngân sách nhân sự cho Doanh nghiệp mình.

>>> CẬP NHẬT CÁC BIỂU MẪU KHÁC:

• [TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu hợp đồng dịch vụ với cá nhân chi tiết nhất
• [TẢI MIỄN PHÍ] – Hướng dẫn xây dựng mẫu kế hoạch Marketing cụ thể từ A-Z
• Bộ tài liệu – biểu mẫu doanh nghiệp của Fastdo