Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ với quy trình 8 bước chi tiết

Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ là một trong những công việc thiết yếu trong mỗi Doanh nghiệp. Đội ngũ lao động được đào tạo bài bản về kiến thức chuyên môn, năng lực làm việc,… sẽ nâng cao năng suất lao động cũng, từ đó hiệu quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay quy trình xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé!

1. Hiểu đúng về việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ tại Doanh nghiệp

Nhiều Doanh nghiệp chưa thật sự quan tâm đến việc đầu tư xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ bài bản. Họ nghĩ rằng, chỉ cần đào tạo và hướng dẫn công việc cho nhân viên mới trong vài ngày đầu là đủ. Đây là một suy nghĩ sai lầm!

Để đội ngũ nhân viên đồng đều về năng lực, kỹ năng và gắn bó lâu dài cùng tổ chức, Doanh nghiệp cần phải xây dựng chiến lược đào tạo dài hạn nhằm nâng cao trình độ cũng như tạo động lực cho nhân sự cống hiến hết mình. Đối tượng tham gia các chương trình huấn luyện nội bộ không chỉ có nhân viên mới tuyển dụng mà còn bao gồm các nhân sự đang công tác và đội ngũ quản lý.

CocaCola – thương hiệu sản xuất nước có gas hàng đầu thế giới luôn tâm niệm: Chỉ khi tinh thần làm việc của nhân viên luôn hạnh phúc, hiệu quả của công việc mới đạt ở mức cao nhất. Do đó, CocaCola liên tục đầu tư vào việc phát triển nhân sự thông qua các mục tiêu được xác định dựa trên cả nhu cầu kinh doanh lẫn phát triển cá nhân. Không những thế, họ còn xây dựng chương trình đào tạo nội bộ nhằm mục đích xác định năng lực lãnh đạo, từ đó tạo nền tảng vững vàng cho các nhà lãnh đạo tiềm năng của công ty trong tương lai.

Cần lưu ý rằng, case study của CocaCola không mang ý nghĩa chỉ có những thương hiệu lớn mới cần quan tâm đến việc đào tạo nội bộ. Trái lại, các công ty SMEs (đặc biệt là Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam) cần tập trung nhiều vào việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ để nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực. Đây sẽ là nền tảng giúp tổ chức gia tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, mở rộng và phát triển quy mô hơn nữa trong tương lai.

Như vậy, Doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao cơ hội kinh doanh, gia tăng hiệu suất làm việc. Nhìn thấy được lợi ích và tầm quan trọng của việc xây dựng chương trình đào tạo là thế, tuy nhiên một số Doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn gặp một số khó khăn trong việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ như:

• Thiếu nhân sự có chuyên môn phụ trách đào tạo.
• Không có kế hoạch và chương trình đào tạo bài bản.
• Nhân viên không nhìn thấy được lợi ích và không tham gia tích cực.
• Các chương trình đào tạo không nhận được sự phân bổ về tài chính hợp lý.

>>> XEM THÊM: Cách đào tạo nhân viên bán hàng hiệu quả cho hiệu suất x2

2. 4 Căn cứ để xây dựng chương trình đào tạo nội bộ phù hợp

Để có thể dễ dàng hơn trong việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, Doanh nghiệp có thể dựa vào 4 nhóm căn cứ dưới đây để có thể lên kế hoạch và chương trình một cách phù hợp nhất:

2.1 Căn cứ trên định hướng nội dung

Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài thì lực lượng lao động phải đảm bảo được các yếu tố như trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, linh hoạt trong công việc. Về định hướng đào tạo nội bộ theo căn cứ nội dung thì sẽ có 2 căn cứ đào tạo chính bao gồm đào tạo định hướng theo công việc hoặc định hướng theo Doanh nghiệp:

• Đào tạo nội bộ định hướng theo công việc: Đây chính là hình thức đào tạo nhằm nâng cao năng lực cũng như kinh nghiệm của nhân viên và đội ngũ quản lý ứng với từng vị trí để đáp ứng nhu cầu công việc. Việc thực hiện đào tạo định hướng theo công việc sẽ giúp nhân sự có thể áp dụng trực tiếp vào quá trình làm việc của mình. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thuần thục công việc, hiệu quả đạt được là tối ưu nhất.
• Đào tạo nội bộ định hướng theo Doanh nghiệp: Kỹ năng mềm là nội dung đào tạo chủ yếu cho đội ngũ nhân sự khi công ty xây dựng chương trình đào tạo nội bộ dựa trên định hướng Doanh nghiệp. Đây là quá trình đào tạo nhằm giúp cho nhân viên đạt được những mục tiêu cũng như rèn luyện cho bản thân phong cách làm việc phù hợp hơn với văn hóa Doanh nghiệp. Vì văn hóa mỗi Doanh nghiệp mỗi khác nên nhân viên khó có thể áp dụng kiến thức học được ở công ty này vào một môi trường làm việc mới.

2.2 Căn cứ trên mục đích đào tạo

Mục đích đào tạo cũng là yếu tố cần được chú trọng để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Doanh nghiệp đề ra. Sau đây là 3 nhóm mục đích đào tạo mà công ty thường căn cứ khi xây dựng chương trình đào tạo nội bộ:

• Đào tạo, định hướng nhằm làm quen công việc: Đào tạo và định hướng nhằm làm quen với công việc là cung cấp những kiến thức cơ bản cho đội ngũ nhân sự để phục vụ và hoàn thành các yêu cầu của công việc đề ra. Hình thức đào tạo này thường được áp dụng cho nhân sự mới. Việc này giúp nhân viên làm quen với môi trường làm việc và áp dụng những kiến thức được học vào công việc của mình.
• Huấn luyện và phát triển năng lực nhân viên: Với mục đích huấn luyện và phát triển năng lực nhân sự, việc lên chương trình đào tạo sẽ không phân biệt cho đối tượng nhân viên mới hay nhân viên hiện tại của tổ chức. Nói cách khác, tất cả nhân sự đều cần phải được quan tâm với mục đích đào tạo này. Điều này giúp cho nhân sự nâng cao kỹ năng để đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao trong công việc.
• Đảm bảo an toàn trong lao động: Việc đào tạo kỹ thuật về an toàn lao động giúp đội ngũ nhân sự biết cách bảo vệ bản thân và làm việc một cách an toàn. Nắm bắt rõ kiến thức để tránh xảy ra những trường hợp tai nạn trong lao động. Phương pháp đào tạo này thường được áp dụng cho các Doanh nghiệp thường xảy ra rủi ro về lao động cao.

2.3 Căn cứ trên cách thức tổ chức

Căn cứ vào cách thức tổ chức, thông thường Doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình đào tạo theo 2 cách thức là chính quy và tại chức:

• Đào tạo nhân sự theo hình thức chính quy: Đào tạo chính quy là hình thức đào tạo mà đội ngũ nhân sự sẽ tạm gác công việc lại vài ngày để dành toàn bộ thời gian cho khóa học. Việc đào tạo chính quy luôn luôn đảm bảo hiệu quả hơn so với các hình thức đào tạo khác. Tuy nhiên, việc gián đoạn công việc vì lý do đào tạo cũng sẽ ảnh hưởng một phần nào đó đến tiến độ công việc của công ty.
• Đào tạo nhân sự theo hình thức tại chức: Đào tạo tại chức là hình thức đào tạo được sử dụng rộng rãi ở nhiều công ty hiện nay. Đây là hình thức đào tạo mà nhân sự sẽ vừa làm việc vừa tham gia khóa học. Tùy thuộc vào điều kiện và quy mô của Doanh nghiệp mà công tác đào tạo sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian sau giờ làm việc hoặc trong giờ làm việc của người học.

Bạn đã mệt mỏi với việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày? fCheckin sẽ giúp hoạt động chấm công của Doanh nghiệp bạn diễn ra dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian và năng suất, hãy để fCheckin đồng hành cùng bạn trên hành trình quản lý hiệu quả hơn.

2.4 Căn cứ trên địa điểm tổ chức đào tạo

Có nhiều địa điểm tổ chức đào tạo nội bộ cả trong và ngoài Doanh nghiệp như tại nơi làm việc, tổ chức các chương trình hội thảo, phương pháp đào tạo trực tuyến. Tùy thuộc vào nhu cầu, mục đích và hình thức đào tạo mà Doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm đào tạo cho nhân sự phù hợp nhất, tối ưu nhất cho cả nhân viên lẫn ban lãnh đạo:

• Tại nơi làm việc: Nơi làm việc chính là địa điểm được nhiều công ty áp dụng để đào tạo nhân sự của mình. Nhân viên sẽ được hướng dẫn tại nơi làm việc và áp dụng kiến thức vào công việc ngay lập tức. Thông thường, những nhân sự có thâm niên làm việc lâu năm sẽ hướng dẫn công việc cho các nhân viên mới.
• Tại các chương trình, hội thảo: Các chương trình, hội thảo, những buổi thuyết trình là địa điểm đào tạo nhằm đề nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Đây là những buổi đào tạo ngắn hạn giúp nhân viên tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng. Đối với địa điểm đào tạo này, diễn giả nên chú trọng vào chiều sâu của bài giảng hơn.
• Đào tạo trực tuyến: Đào tạo trực tuyến đang là xu hướng và được áp dụng khá rộng rãi. Đây là hình thức đào tạo nội bộ được ưu tiên nhất đối với doanh nghiệp. Nhân viên chỉ cần sử dụng thiết bị thông minh và có kết nối Internet là đã có thể tham gia vào quá trình đào tạo. Không chỉ được áp dụng cho đào tạo mà doanh nghiệp còn sử dụng ứng dụng, phần mềm để linh hoạt hơn trong việc trao đổi công việc với những nhân sự không thể đến và tham gia làm việc trực tiếp.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm đào tạo nội bộ để xây dựng và thiết kế các chương trình đào tạo nội bộ. Thông qua đó, nhân sự có thể tham gia học bất cứ lúc nào và sẽ đo lường được hiệu quả sau huấn luyện.

Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:

• Hỗ trợ lưu trữ tốt các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần nắm bắt.
• Hỗ trợ đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó sắp xếp lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Bạn quan tâm đến Bộ giải pháp phần mềm đào tạo nội bộ (fTrain) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fTrain

Nhận ngay bản Demo phần nềm fTrain

>>> XEM NGAY: TOP 6 phần mềm quản lý đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp

3. Quy trình xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả với 8 bước

Để xây dựng chương trình đào tạo nội bộ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao, bạn có thể tiến hành thực hiện theo 8 bước sau:

3.1 Xác định và đánh giá nhu cầu đào tạo nội bộ

Trước khi bước vào xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, Doanh nghiệp cần phải xác định và đánh giá nhu cầu, xác định kết quả đào tạo cần đạt được là gì thông qua các buổi brainstorm giữa các cấp lãnh đạo, các phòng ban, giữa các nhóm chuyên môn. Điều này sẽ giúp xác định đích đến mà chương trình đào tạo đang hướng tới.

3.2 Thiết lập mục tiêu đào tạo

Thiết lập mục tiêu đào tạo là nội dung cần có khi xây dựng chương trình đào tạo nội bộ. Mục tiêu cuối cùng là thu hẹp khoảng cách giữa kiến ​​thức, trình độ chuyên môn và mong muốn trong tương lai của từng nhân sự trong Doanh nghiệp. Việc đào tạo phải phù hợp với những mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Để xác định những điều này, Doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng và triển khai các cuộc khảo sát.

3.3 Xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo

Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch đào tạo sau khi đã xác định được nhu cầu và mục tiêu đào tạo. Một chương trình đào tạo nội bộ bao gồm các yếu tố như tên chương trình, mục tiêu cần đạt, các thành phần tham gia, người phụ trách đào tạo, nội dung triển khai, thời gian và địa điểm, các vấn đề cần lưu ý khác,…

3.4 Phân loại các biểu mẫu đào tạo

Dựa vào đối tượng và thời gian đào tạo, nhà quản lý có thể phân chia mẫu kế hoạch đào tạo thành 2 loại như sau:

• Mẫu đào tạo theo cấp bậc nhân viên: Tùy vào từng đối tượng đào tạo mà Doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. Đối với đào tạo lãnh đạo, những nhà quản lý có khả năng lên cấp lãnh đạo sẽ có chương trình đào tạo riêng. Mẫu kế hoạch đào tạo cho chuyên viên phù hợp với những nhân sự có mong muốn nâng cao tay nghề. Đối tượng còn lại là nhân viên mới, Doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch training nhân viên mới.
• Phân loại theo thời gian: Có 2 loại biểu mẫu đào tạo là đào tạo ngắn ngày (1 đến vài ngày) và dài ngày tùy vào mục tiêu đào tạo của Doanh nghiệp (1 tuần đến vài tháng)

>>> BỎ TÚI NGAY: 4 Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn nhất

3.5 Thực hiện công tác hậu cần đào tạo

Bước tiếp theo là chuẩn bị các công cụ đào tạo bao gồm thiết kế nội dung bài giảng, tài liệu… Để làm tốt bước này, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề sau:

• Bài giảng cần được trình bày dễ hiểu, phù hợp với đối tượng được đào tạo.
• Chuẩn bị nội dung đào tạo và các đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu đào tạo.
• Chuẩn bị các ví dụ thực tiễn để mọi người sẽ ghi nhớ tốt hơn bằng các tình huống cụ thể.
• Chuẩn bị các tình huống để trò chuyện và tương tác với nhau trong quá trình đào tạo.
• Tạo cơ hội cho tất cả mọi người đều có thể chủ động đưa ra ý kiến.
• Chia nội dung đào tạo thành từng phần nhỏ để người học dễ tiếp thu.
• Chuẩn bị quà tặng để giúp người học cảm thấy hứng thú hơn.

3.6 Triển khai kế hoạch chương trình đào tạo nội bộ

Trước tiên, Doanh nghiệp cần truyền đạt cho những người được tham gia đào tạo về tinh thần và mục tiêu của chương trình đào tạo. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp nên triển khai chương trình đào tạo nội bộ theo đúng như kế hoạch đề ra để đảm bảo chất lượng đạt được là tối đa. Từ đó, Doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá sau đào tạo.

3.7 Thực hiện đánh giá sau đào tạo

Sau khi kết thúc khóa đào, học viên sẽ làm bài test để kiểm tra lại kiến thức đã học. Cần đưa ra tiêu chuẩn số điểm đạt tối thiểu. Nếu người học không đạt yêu cầu, Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo lại để bổ sung kiến thức. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu người học đánh giá bài giảng nhằm đánh giá thi đua giảng viên, cuối năm trao thưởng cho giảng viên xuất sắc, giảng viên cống hiến,… góp phần xây dựng và củng cố văn hóa Doanh nghiệp.

3.8 Hiệu chỉnh lại chương trình đào tạo

Vì mục tiêu đào tạo, tình trạng nguồn nhân lực hay các chiến lược phát triển nhân lực luôn thay đổi. Do đó, tùy vào từng giai đoạn cụ thể, Doanh nghiệp cần phải tinh chỉnh lại việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ sao cho phù hợp nhất.

Doanh nghiệp cần thu thập các phản hồi từ tất cả các bên liên quan sau khi kết thúc khóa học. Từ đó phân tích và đánh giá những ưu nhược điểm của bài giảng cũng như hiệu suất tiếp thu của nhân viên. Nếu chương trình không mang lại hiệu quả như dự kiến, Doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi lại chương trình.

Việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ cần dựa vào thực tiễn của Doanh nghiệp. Chương trình đào tạo nên được xây dựng ngay từ đầu và thực hiện chỉnh sửa để phù hợp với kế hoạch chung của công ty. Doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển lâu dài nếu sở hữu đội ngũ lao động, lực lượng nhân viên có đầy đủ trình độ, kiến thức chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp tốt. Fastdo hy vọng, những kiến thức bổ ích trên đây sẽ giúp các Doanh nghiệp ngày càng thành công hơn.

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

• Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định chi tiết
• Kế hoạch ngày 30-60-90: Lộ trình hòa nhập cho nhân viên mới