Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học để đạt thành công

Sắp xếp công việc là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu mà mỗi người cần có. Việc phân bổ thời gian, lên kế hoạch cũng như lịch trình hợp lý sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn dễ dàng, theo đúng tiến độ đã đặt ra, nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng Fastdo tìm hiểu tất tần tật những cách sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, khoa học qua bài viết dưới đây.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Hệ thống lương 3P là gì? 5 bất cập khi áp dụng 3P trong tổ chức
• Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là sự phân chia hợp lý từng khoảng thời gian khác nhau tương ứng với mỗi nhiệm vụ cụ thể cần phải làm trong ngày. Đây là một trong những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đặt ra cho bạn để biết có phù hợp với vị trí nhân viên ứng tuyển hay không. Vì vậy, mỗi người đều cần phải biết những phương pháp sắp xếp lịch trình công việc sao cho khoa học nhất.

>>>> ĐỌC NGAY: Binh pháp Tôn Tử: 09 chiến lược giúp doanh nghiệp có được chiến thắng​​

2. Cách sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả

2.1 Lập danh sách công việc phải làm

Trong một ngày sẽ có rất nhiều việc để bạn ghi nhớ và đôi khi vô tình quên hẳn một vấn đề nào đó là điều có thể xảy ra. Cách sắp xếp công việc hiệu quả ngay lúc này đó chính là hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày/ tuần/ tháng… một cách rõ ràng. Kèm theo đó, bạn cần xác định mốc thời gian hoàn thành phù hợp để dễ dàng kiểm soát và theo dõi.

>>> ĐỌC THÊM: Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho Doanh nghiệp

2.2 Đặt giấy ghi chú ở nơi bắt mắt

Cách sắp xếp lịch làm việc hiệu quả tiếp theo là hãy sử dụng những tờ giấy note có màu sắc bắt mắt để ghi chú chi tiết kế hoạch, nhiệm vụ cần làm và dán xung quanh nơi làm việc của mình. Mỗi khi thực hiện xong, bạn cần đánh dấu “tick” để chắc chắn không có việc nào bị bỏ sót.

Bên cạnh phương pháp này, bạn cũng nên dự trữ một bảng kế hoạch công việc được lưu sẵn vào máy tính hay điện thoại. Điều này nhằm đề phòng những trường hợp bạn cần xem chúng ở mọi lúc mọi nơi. 

>>>> THAM KHẢO NGAY: 8+ Giải pháp giúp cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên

2.3 Tập trung làm việc, tận dụng tối đa thời gian

Kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả tiếp đến là “lên dây cót” tập trung cao độ vào bảng kế hoạch đã được lập chi tiết. Một khi đã có sẵn danh sách nhiệm vụ kèm theo khung thời gian cần phải hoàn thành, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và chú tâm thực hiện một cách tốt nhất để đảm bảo kịp tiến độ.

>>>> XEM THÊM: TOP 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên

2.4 Có chế độ nghỉ ngơi hợp lý

Khi phân chia thời gian kế hoạch, bạn cũng cần dành ra khoảng 5-15 phút giữa giờ để thư giãn. Điều này không những giúp cơ thể phục hồi lại nguồn năng lượng tích cực mà còn hỗ trợ não bộ tập trung tối đa hơn cho nhiệm vụ tiếp theo. Đừng quá lao đầu vào công việc mà không có một chế độ nghỉ ngơi hợp lý sẽ khiến bạn dễ rơi vào tình trạng stress, kiệt sức, giảm hiệu suất làm việc.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án

2.5 Kiểm tra tiến độ công việc

Mỗi nhiệm vụ luôn luôn đi kèm với thời gian bắt đầu triển khai đến khi kết thúc nhằm mục đích dễ dàng nắm bắt, theo dõi và thực hiện đúng tiến độ. Sau khi hoàn thành, bạn cần thường xuyên xem đi xem lại nhiều lần để chắc chắn đáp ứng chính xác yêu cầu kế hoạch đã đặt ra. Đây cũng là một trong những bước thể hiện tính kỹ lưỡng của bạn.

>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking

2.6 Tạo thời gian dự phòng

Thời gian dự phòng phải luôn được tạo sẵn mỗi khi sắp xếp lịch làm việc. Bởi lẽ không phải lúc nào mọi thứ cũng vận hành suôn sẻ như kế hoạch đã đặt ra. Có một số vấn đề phát sinh ngoài ý muốn mà mọi người sẽ không thể trở tay kịp. Vì vậy, phương pháp này sẽ giúp bạn giải quyết chúng một cách nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.

>>> THAM KHẢO NGAY: 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party

2.7 Giữ gìn sức khỏe

Song song với việc dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý thì giữ gìn sức khỏe cũng là một trong những yếu tố bạn cần quan tâm. Vì một khi cơ thể mệt mỏi, căng thẳng sẽ khiến đầu óc mất tập trung và rơi vào trạng thái mất cân bằng. Ngay lúc này, bạn hãy dành 30-60 phút thư giãn bằng những bài tập nhẹ nhàng, ăn uống đủ chất để tiếp tục công việc.

>>>> XEM NGAY: Điểm danh những thói hư tật xấu nơi công sở và các giải pháp để hạn chế tình trạng này

3. Tại sao nên sắp xếp công việc hợp lý

3.1 Tránh lúng túng khi làm quá nhiều công việc

Mỗi công việc sẽ có liên tiếp nhiều nhiệm vụ đan xen lẫn nhau và có thể phát sinh thêm nếu như kế hoạch thay đổi. Việc thành thạo kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc sẽ giúp bạn phân chia rõ ràng từng khoảng thời gian thực hiện để hoàn thành một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.

>>>> XEM CHI TIẾT: Top 10 Cách kết thúc bài thuyết trình hay: Mẹo và ví dụ

3.2 Hiệu quả làm việc được nâng cao

Việc lên kế hoạch sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn nhận biết rõ nhiệm vụ nào cần ưu tiên hoàn thành trước và sau để tránh trường hợp “cuống cuồng” mỗi khi sếp hỏi về kết quả công việc. Kỹ năng này sẽ tạo nên thói quen chủ động giải quyết mọi vấn đề, nâng cao hiệu suất làm việc.

>>> ĐỌC NGAY: Chiến lược đại dương xanh là gì? 6 nguyên tắc quan trọng của chiến lược đại dương xanh

3.3 Dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh

Một người có khả năng xếp lịch làm việc tốt sẽ luôn cố gắng dành một khoảng thời gian ngắn dự phòng để giải quyết những tình huống phát sinh khẩn cấp. Chính vì điều này đã giúp họ luôn hoàn thành và xử lý mọi vấn đề một cách chuyên nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ đã đặt ra.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 5 lưu ý để xây dựng thương hiệu tuyển dụng vô cùng hiệu quả

3.4 Có thêm thời gian cho bản thân

Một khi đã biết cách sắp xếp công việc khoa học, bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và có một khoảng để dành riêng cho bản thân. Chẳng hạn như bạn có thể học thêm các chứng chỉ để phát triển nghiệp vụ của mình, tập luyện thể dục thể thao, chăm sóc gia đình, lên kế hoạch làm việc cho những ngày/ tháng tiếp theo.

>>> XEM NGAY: Trí tuệ cảm xúc là gì? EQ là yếu tố nâng tầm sự thành công

3.5 Tập trung làm việc tốt hơn

Với một bảng công việc được sắp xếp hợp lý kèm theo deadline đã được phân chia cụ thể, bạn sẽ tạo được thói quen nhắc nhở bản thân tập trung tối đa hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn giúp bạn tránh bị chi phối bởi những việc lướt web, nói chuyện tán gẫu gây mất thời gian.

>>> ĐỌC NGAY: Phễu Marketing là gì? Top 06 những sai lầm khi xây dựng phễu Marketing

3.6 Được cấp trên đánh giá cao

Một nhân viên biết cách sắp xếp công việc khoa học sẽ luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được bàn giao và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch. Điều này sẽ là một điểm cộng lớn để nhà lãnh đạo có thể nhìn nhận và đánh giá cao khả năng làm việc chuyên nghiệp của bạn, từ đó đề bạt thăng chức cũng như khen thưởng xứng đáng.

>>> ĐỌC THÊM: Quyền lực chuyên gia và 7 bước để xây dựng hiệu quả

4. Ứng dụng hỗ trợ sắp xếp công việc online

Việc sở hữu một ứng dụng sắp xếp lịch làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian khi lên kế hoạch cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng, nhanh chóng. Dưới đây là các phần mềm mang lại hiệu quả cao được Fastdo chọn lọc. Cùng tìm hiểu chi tiết nhé!

4.1 Ứng dụng sắp xếp công việc trên điện thoại

4.1.1 Asana

Asana là gì? Đây là một trong những phần mềm sắp xếp công việc được nhiều người tin dùng và đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ quản lý kế hoạch vô cùng hiệu quả. Phần mềm có những tính năng thông minh như theo dõi tiến độ nhanh chóng, ghi chú và thay đổi những nhiệm vụ cần thực hiện, cho phép đính kèm file hoặc tài liệu của mỗi dự án…

Ứng dụng tạo cho bạn một môi trường làm việc Workspace chuyên nghiệp, thể hiện chi tiết thông tin mỗi dự án như tên, hạng mục công việc, nhiệm vụ, nhân viên đảm nhiệm… theo trình tự ưu tiên và thời gian cần hoàn thành để đáp ứng tiến độ. Asana còn hỗ trợ bản dùng thử miễn phí cho nhóm từ 15 người trở xuống.

>>>> KHÁM PHÁ THÊM: Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 15 phút mỗi ngày hiệu quả 

4.1.2 Google Keep

Google Keep là một trong số ứng dụng sắp xếp công việc online nằm trong hệ sinh thái của Google. Bạn có thể lên danh sách những nhiệm vụ cần làm một cách dễ dàng, thao tác nhanh ở mọi lúc mọi nơi. Công cụ cho phép người dùng khởi tạo nhiều ghi chú, lên list công việc bằng giọng nói “cực kỳ” tiện lợi.

Bên cạnh đó, Google Keep hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp và bàn giao công việc cho từng nhân viên một cách nhanh nhất. Tính năng thông báo nhắc nhở tự động giúp người dùng nắm bắt đúng thời hạn theo kế hoạch để thực hiện. Ngoài ra, ứng dụng còn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị như điện thoại, tablet, PC…

>>> ĐỌC THÊM: Năng suất là gì? 2 Tiêu chí đánh giá năng suất hiệu quả

4.1.3 Trello

Trello là gì? Trello hỗ trợ người dùng sắp xếp mọi công việc cũng như lên kế hoạch một cách khoa học. Bạn có thể khởi tạo nhiều Board để kiểm soát nhiều dự án cùng lúc. Các tính năng nổi bật của ứng dụng mang lại như: Thông báo nhắc nhở đến email từng cá nhân cùng tham gia chung trong dự án, bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên nhanh chóng, điều chỉnh tác vụ dễ dàng…

4.1.4 Google Calendar

Ứng dụng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả tiếp theo chính là Google Calendar. Người dùng sẽ dễ dàng lập kế hoạch và lên lịch biểu hàng ngày nhanh chóng. Đặc biệt, công cụ còn có khả năng kết nối với Drive, Gmail… và chia sẻ kế hoạch đã đặt ra với đồng nghiệp, đội nhóm để cùng nhau thực hiện.

4.1.5 Any.do

Any.do cũng là một trong các ứng dụng sắp xếp công việc được sử dụng phổ biến hiện nay. Bạn có thể dễ dàng phân chia từng nhiệm vụ theo trình tự ưu tiên từ cao đến thấp. Với tính năng đồng bộ hóa dữ liệu trên mọi thiết bị, công cụ có thể giúp người dùng chia sẻ tài liệu nhanh chóng với các thành viên trong cùng đội nhóm, doanh nghiệp.

>>>> ĐỌC THÊM: Slack là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm Slack thành thạo

4.2 Phần mềm sắp xếp lịch làm việc trên máy tính

4.2.1 fTodolist

Đứng đầu “TOP” những phần mềm sắp xếp công việc trên máy tính hiệu quả nhất đó là fTodolist. Ứng dụng hỗ trợ người dùng lên danh sách chi tiết kế hoạch phải làm trong ngày cùng thời gian tương ứng cần hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thay đổi các task dễ dàng và check-in/ out nhiệm vụ cá nhân với đội nhóm, leader một cách nhanh chóng.

fTodolist hiện đang là ứng dụng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi đáp ứng nhiều tính năng thông minh vượt trội. Chẳng hạn như: Lên todolist nhanh chóng; Sắp xếp và chỉnh sửa linh hoạt các nhiệm vụ; Liên kết với các đồng nghiệp cùng chung dự án; Thông báo và cập nhật tiến độ nhanh chóng; Cung cấp báo cáo thống kê năng suất làm việc…

Nếu bạn có nhu cầu muốn tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm fTodolist của Fastdo, liên hệ ngay:

Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fTodolist

Nhận ngay bản Demo phần mềm fTodolist

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

4.2.2 MyXteam

MyXteam tiếp tục là phần mềm hỗ trợ cá nhân cũng như doanh nghiệp sắp xếp công việc hàng ngày hiệu quả. Với đầy đủ các tính năng như: Lên kế hoạch quản lý, bàn giao nhiệm vụ cho từng nhân viên, thảo luận và trao đổi việc ngay trên máy tính… công cụ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh nhất.

4.2.3 Facework

Đây cũng là một trong các phần mềm sắp xếp lịch làm việc trên máy tính được yêu thích hiện nay. Facework hỗ trợ từng cá nhân quản lý kế hoạch thông qua các tính năng như: Thông báo nhắc nhở mỗi khi đến hạn, lên lịch trình nhanh chóng, chỉnh sửa và sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự ưu tiên, theo dõi tiến độ, ghi chú thông tin liên quan đến dự án…

Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện tốt kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc như: Giám sát tiến độ của từng phòng ban/đội nhóm, đánh giá chính xác dựa trên hiệu suất hoạt động, phân chia nhiệm vụ nhanh chóng, lưu lại lịch sử và các thông tin liên quan đến dự án…

4.2.4 Microsoft To – Do

Microsoft To-Do hỗ trợ người dùng liệt kê chi tiết các nhiệm vụ cần làm trong một ngày và dễ dàng theo dõi qua các task công việc. Khi kết thúc mỗi dự án, phần mềm sẽ đánh dấu trạng thái “đã hoàn thành” để bạn có thể an tâm thực hiện những kế hoạch tiếp theo. Bên cạnh đó, công cụ cũng có tính năng thông báo nhắc nhở mỗi khi đến hạn deadline vô cùng tiện lợi.

4.2.5 Base Wework

Cuối cùng trong “TOP” những phần mềm sắp xếp công việc hiệu quả trên máy tính đó là Base Wework. Ứng dụng đáp ứng các tính năng cơ bản để quản lý những kế hoạch đã đặt ra. Cụ thể là các tính năng: Lập báo cáo, lên lịch trình chi tiết, kiểm soát tiến độ từng dự án qua sơ đồ Gantt, giám sát quá trình làm việc của nhân sự/ đội nhóm/ phòng ban…

Vậy là toàn bộ những cách sắp xếp công việc hiệu quả đã được chia sẻ trên đây. Để có thể lên lịch trình một cách thông minh và thuận tiện nhất, Fastdo vẫn muốn khuyên các bạn nên sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý công việc. Như vậy, bạn sẽ hoàn thành mọi thứ nhanh chóng và tiết kiệm tối đa thời gian. Đừng quên liên hệ với Fastdo nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm F-Todolist sắp xếp lịch làm việc nhé!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN:

• Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso
• Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên