Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả

Quản lý tiến độ dự án là một trong các công việc quan trọng và khó nhất đối với người quản lý. Để có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả, bạn cần phải có chiến lược và tiến hành theo các bước nhất định. Trong bài viết dưới đây, FASTDO sẽ chia sẻ 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ một cách hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Để hiểu rõ hơn về cách quản lý tiến độ dự án, bạn cần phải nắm rõ 2 vấn đề sau:

1.1 Khái niệm

Quản lý tiến độ dự án (Project Schedule Management) là quá trình theo dõi dự án nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình này gồm có các công việc như: Lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện, so sánh với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh các công việc để đảm bảo hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch.

1.2 Nội dung công việc

Nội dung quản lý tiến độ bao gồm các công việc sau:

• Xác định các hoạt động: Nhằm tạo ra các nhiệm vụ cần thực hiện.
• Xác định các trình tự thực hiện công việc: Xác định các mối liên hệ giữa các công việc dự án.
• Ước tính các nguồn lực để thực hiện công việc: Ước tính số lượng và loại nguyên vật liệu, nhân lực, thiết bị máy móc để thực hiện từng công việc.
• Ước tính thời gian thực hiện công việc: Dựa vào các nguồn lực cần sử dụng để ước tính thời gian cần hoàn thành từng công việc.
• Phát triển kế hoạch tiến độ: Phân tích trình tự, thời gian thực hiện công việc, nhu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về thời gian thực hiện để phát triển kế hoạch tiến độ.
• Kiểm soát tiến độ: Theo dõi tiến độ và phân tích tình hình thực hiện để đưa ra thay đổi hợp lý về kế hoạch tiến độ.

2. Quy trình quản lý tiến độ dự án

Dưới đây là 6 bước giúp bạn quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả hơn:

2.1 Bước 1: Xác định các hoạt động 

Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lập sơ đồ phân công công việc để có tiến độ làm việc phù hợp và hiệu quả. Tiếp theo, bạn hãy chia nhỏ các công việc để có kế hoạch tiến độ cụ thể cho từng nhiệm vụ.

2.2 Bước 2: Sắp xếp các hoạt động

Sắp xếp các hoạt động theo trình tự là việc làm cần thiết trong quản lý tiến độ của dự án. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể tư duy một cách rõ ràng, tổng quan hơn về hoạt động trong dự án. Để làm tốt bước này thì trong mỗi công việc cụ thể bạn hãy chia ra nhỏ các đầu việc sao cho công việc sau có thể hỗ trợ các công việc trước.

2.3 Bước 3: Đánh giá nguồn lực cần có

Ở bước này, người quản lý cần phải ước tính được những nguồn lực cần sử dụng để tạo ra hiệu quả cao nhất cho các hoạt động đề ra. Công việc phải làm ở bước này là định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động.

2.4 Bước 4: Đánh giá thời gian cần có

Đây là bước rất quan trọng trong quản lý tiến độ. Để đánh giá thời gian cần có cho quá trình thực hiện dự án, 4 cách sau sẽ giúp bạn có sự ước tính chính xác:

• Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc.
• So sánh các dự án tương đương: Giúp cho nhà quản lý ước tính được thời gian, từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.
• Ước lượng tham số hóa Parametric estimating: Đây là một công cụ hỗ trợ ước lượng hiệu quả trong quản lý dự án được PMI đưa ra.
• Đánh giá 3 điểm: Đây là một phương pháp hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động, chỉ cần đưa ra một thời gian hoàn thành công việc theo 3 xu hướng bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá này là: (Thời gian bi quan + 4x thời gian khả quan + thời gian khả quan)/ 6

2.5 Bước 5: Xây dựng tiến độ

Việc xây dựng tiến độ một cách rõ ràng sẽ giúp tạo ra một khung tham chiếu nhằm đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ dự án. Những công cụ nên được sử dụng trong bước này bao gồm phương pháp Đường găng (/critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

2.6 Bước 6: Theo dõi và quản lý 

Việc theo dõi và quản lý dự án giúp cho việc thực hiện kế hoạch không gặp nhiều khó khăn. Việc này cũng giúp cho các nhà quản lý loại bỏ được những rủi ro và linh hoạt hơn trong việc xử lý các tình huống.

3. Phần mềm quản lý tiến độ dự án

Dưới đây là TOP những phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay mà Fastdo muốn giới thiệu đến bạn.

3.1 FASTDO WORK

Fastdo Work là bộ phần mềm quản lý dự án, giúp các SMEs Việt Nam gia tăng hiệu suất bằng sức mạnh tự động hóa. Fastdo Work bao gồm các module sau:

• Phần mềm quản lý công việc fTodolist: Tổng hợp danh sách công việc hằng ngày, hỗ trợ lập kế hoạch làm việc hiệu quả với tính năng liên kết với fPlan, fWorkflow và fMeeting.
• Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan: Hỗ trợ đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý tiến độ dự án, kế hoạch
• Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow: Tự động hóa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp
• Phần mềm quản lý cuộc họp fMeeting: Tối ưu hóa từng phút họp để xử lý công việc phát sinh nhanh nhất

Do đó, Fastdo Work có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình, kế hoạch trên một nền tảng duy nhất. Với Fastdo Work, doanh nghiệp có thể giao việc tự động cho các nhân sự liên quan ở một nơi duy nhất, tránh tình trạng quên việc. Mọi công việc từ kế hoạch, quy trình hay cuộc họp đều được đẩy về fTodolist, không lo quên việc, đảm bảo gấp 3 hiệu suất.

Hơn nữa, Fastdo Work còn tích hợp tính năng báo cáo tiến độ thực hiện dự án bằng các biểu đồ thống kê trực quan. Từ đó, các nhà quản lý và nhân sự có theo dõi tiến độ, đánh giá chính xác và đưa ra các phương án chỉnh sửa kịp thời.

Bấm vào ảnh để đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý tiến độ dự án Fastdo Work ngay nhé!

3.2 Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý tiến độ phổ biến hiện nay. Phần mềm này có các tính năng hữu ích như thống kê thông tin, lưu trữ, lên kế hoạch và báo cáo dự án. Phần mềm còn tự động phân tích dữ liệu và báo cáo, đánh giá tiến độ dự án dựa vào các thông tin được cung cấp.

3.3 Open Project

Open Project là công cụ quản lý tiến độ bằng hệ thống thông qua vòng đời, quản lý nhiệm vụ, thống kê thời gian… Phần mềm này có thể lên kế hoạch, sắp xếp lộ trình, quản lý công việc, phân phối công việc, theo dõi thời gian, chi phí báo cáo và ngân sách hàng tuần.

3.4 MyCollab

Phần mềm MyCollab là giải pháp toàn diện cho việc quản lý dự án, tài liệu và mối quan hệ với khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp chủ dự án nắm bắt được thời gian biểu, deadline hoàn thành. Công cụ quản lý tiến độ dự án này còn giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin dưới dạng CSV, Excel, PDF.

3.5 Microsoft Office Project

Microsoft Office Project là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án từ việc lập dự án đến quản lý tiến trình làm việc. Phần mềm này thường được sử dụng kết hợp với phần mềm kế toán nhằm quản lý tiến độ cũng như hoạch định tài chính. Đặc biệt, Microsoft Office Project còn rất phù hợp để áp dụng trong việc quản lý các dự án có dữ liệu phức tạp, thay đổi liên tục.

4. Cách quản lý tiến độ dự án hiệu quả

4.1 Giá trị thu được 

Một cách quản lý tiến độ và giám sát hiệu suất làm việc hiệu quả đầu tiên đó là giá trị thu được. Tuy nhiên, phương pháp này cũng khá phức tạp khi triển khai, đặc biệt là khi bạn không có kinh nghiệm sử dụng. Với một dự án nhỏ, sử dụng phương pháp giá trị thu được sẽ tiêu tốn rất nhiều nguồn lực.

4.2 Chỉ số RAG/RYG

Quản lý dự án thông qua mã hóa màu cơ bản là phương pháp khá đơn giản. Cách quản lý này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào từng dự án cụ thể trong danh mục đầu tư. Bạn cần suy nghĩ về ý nghĩa riêng cho từng màu để làm giảm sự mâu thuẫn không đáng có trong nội bộ. Bạn hãy lưu ý đặt bảng mã màu hoặc sử dụng thông số mà PMO đã cài đặt sẵn trước khi thực hiện dự án.

4.3 Dựa vào cột mốc

Dựa vào dữ liệu trên cột mốc, nhà quản lý sẽ có thể đo lường tiến độ thực hiện dự án dễ dàng hơn. Bạn hãy liệt kê các mốc quan trọng của tiến độ và liên tục theo dõi xem công việc có đạt mục tiêu không. Dựa vào cột mốc trong timeline dự án là cách quản lý trực quan, đơn giản giúp bạn biết được dự án có đi đúng hướng hay không.

4.4 Tinh thần làm việc của cả nhóm

Một nhóm dự án có tinh thần đoàn kết và yêu thích những gì mà nhóm đang làm sẽ giúp mang lại hiệu suất cao hơn. Tuy nhiên, đôi khi lượng công việc quá nhiều sẽ khiến các thành viên phải làm thêm giờ và dễ cảm thấy mệt mỏi. Cho nên, bạn hãy lập kế hoạch dự trù trường hợp nhóm dự án của mình có thể cạn kiệt năng lượng bất cứ lúc nào.

4.5 Theo dõi biểu đồ Gantt

Theo dõi biểu đồ Gantt là một cách trực quan để hiển thị tiến độ thực hiện dự án. Biểu đồ Gantt trên phần mềm có thể giúp tạo các đường cơ sở và hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc thực tế nhất. Việc này sẽ cho bạn theo dõi sự tiến triển của quá trình hiện tại so với dự đoán ban đầu trực quan hơn.

4.6 Họp đánh giá hiện trạng

Người thực hiện dự án không thể sử dụng dữ liệu thành công nếu không hiểu bối cảnh đang diễn ra. Vì vậy, việc họp với nhóm dự án sẽ giúp bạn và các thành viên có góc nhìn rõ hơn về tiến độ dự án so với dự kiến ban đầu. Khi kết hợp báo cáo này với dữ liệu từ các hệ thống quản lý dự án, bạn sẽ có được cái nhìn tổng thể tốt nhất.

5. Kinh nghiệm quản lý tiến độ hiệu quả

Để quản lý tiến độ một cách hiệu quả thì cần phải làm gì? Fastdo sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm hữu ích giúp bạn quản lý tiến độ dự án khoa học hơn.

5.1 Hiểu rõ nội dung, mục tiêu của dự án

Một kinh nghiệm quản lý tiến độ mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn là phải thật sự hiểu rõ nội dung, mục tiêu của dự án. Việc hiểu nội dung và mục tiêu sẽ giúp quá trình theo dõi tiến độ được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc này còn đảm bảo được tính chính xác và khoa học của dự án.

5.2 Linh hoạt khi quản lý

Trong quá trình thực hiện dự án sẽ không thể tránh khỏi sự tác động của các yếu tố nên bạn phải luôn linh hoạt và biết cách điều khiển đường đi của dự án mà không phụ thuộc vào kế hoạch. Việc đi đúng hướng theo kế hoạch ban đầu là điều cần thiết nhưng khi xảy ra vấn đề thì bạn cần phải chủ động tìm cách giải quyết kịp thời và không nhất thiết phải theo đúng kế hoạch đã đề ra.

5.3 Đảm bảo chặt chẽ độ chính xác của dữ liệu

Đảm bảo chặt chẽ độ chính xác của dữ liệu sẽ giúp việc báo cáo và đánh giá chất lượng dự án một cách hiệu quả. Một số liệu, dữ liệu sai sót có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án và nhiều hậu quả khác. Việc kiểm tra dữ liệu nhiều lần sẽ giúp công việc trở nên thuận lợi hơn.

Bên cạnh đó, sự trung thực và chu đáo chính là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện được phương pháp này. Vì vậy, bạn hãy cố gắng trở thành một người quản lý thông minh và chỉn chu để quá trình quản lý tiến độ được hiệu quả hơn.

5.4 Đảm bảo đúng deadline

Người thực hiện dự án luôn phải chạy đua cùng thời gian nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng. Vì nếu có điều gì sai sót và chậm trễ, không những thời gian bị kéo dài mà chất lượng, chi phí và nguồn lực của dự án cũng đều bị ảnh hưởng.

Vì vậy để đảm bảo tiến độ công việc, người quản lý cần có những hành động sao cho công việc thực hiện đúng deadline. Đồng thời, hãy đảm bảo các nhân viên, bộ phận biết được deadline và hoàn thành công việc đúng chỉ tiêu.

5.5 Làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là yếu tố quan trọng để thực hiện dự án một cách hiệu quả. Để mọi người trong cùng một dự án có thể hợp tác tích cực, việc đầu tiên mà người quản lý cần làm là quán triệt mục tiêu chung. Nhờ đó, mỗi người trong một nhóm có thể tập trung tối đa vào công việc.

Ngoài ra, người quản lý cần tạo ra một môi trường chung để tương tác, trao đổi công việc. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo cho dữ liệu, kế hoạch và thông tin phải được đồng bộ vì như vậy nhóm dự án mới có thể làm việc hiệu quả.

5.6 Sử dụng công cụ hỗ 

Sử dụng công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn có thể thực hiện quản lý tiến độ, thực hiện dự án một cách nhanh chóng, khoa học hơn so với những phương pháp truyền thống. Một trong những phần mềm bạn nên tham khảo đó là Fastdo Work của Fastdo. Phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý dự án, tự động cập nhật tiến độ, qua đó nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành dự án đúng thời gian.

Fastdo hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quản lý tiến độ dự án. Nếu bạn còn thắc mắc về bất cứ vấn đề nào hoặc muốn tư vấn thêm về phần mềm hỗ trợ quản lý dự án, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây. Cảm ơn vì đã đọc bài viết.