KIẾN THỨC QUẢN TRỊ

Phần mềm Microsoft Teams là gì? Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
5/5 - (101 bình chọn)

Phần mềm Microsoft Teams hiện đang là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến phổ biến hiện nay vì sở hữu nhiều tính năng nổi bật. Để hiểu rõ hơn về phần mềm họp trực tuyến này, bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích và hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm hiệu quả. 

1. Phần mềm Microsoft Teams là gì?

Phần mềm Microsoft Teams là công cụ hỗ trợ họp trực tuyến, bao gồm các chức năng meeting video, lưu trữ tệp và có thể tích hợp với bộ Office 365. Hiện nay, Microsoft Teams đang dần thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác của chính tập đoàn Microsoft như Sky For Business, Microsoft Classroom.

phần mềm microsoft teams
Phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

MS Teams gồm 3 thành phần chính là:

  • Nhóm: Bao gồm tất cả những người làm việc cùng nhau.
  • Kênh: Là các cuộc hội thoại để trao đổi công việc giữa các thành viên trong cùng một nhóm. Bạn có thể chat, video call, tổ chức các cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ tệp,thông tin, dữ liệu… tại đây.
  • Tab: Có thể hiểu đơn giản là công cụ giúp mọi người trong cùng một kênh có thể trao đổi thông tin với nhau. Một kênh mặc định sẽ có 3 tab: Trò chuyện, Tệp và Wiki. Ngoài ra, bạn có thể linh hoạt tạo thêm các tab mới phù hợp hơn với nhu cầu công việc. 

2. Tính năng của phần mềm Teams 365

Hiện nay, Microsoft Teams đang dần thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu xem phần mềm này có những tính năng nổi bật gì mà được nhiều người tin tưởng sử dụng qua nội dung dưới đây nhé!

2.1 Đội và kênh/ Teams & Channels

Các đội (teams) được tạo thành từ các kênh (channels), đây là nơi làm việc giữa các thành viên với nhau. Bạn có thể coi Team và Channel như văn phòng online bởi đây được tích hợp rất nhiều chức năng mà một văn phòng cần có.

đăng nhập phần mềm microsoft teams
Đội và kênh/ Teams & Channels

2.2 Cuộc trò chuyện trong các kênh và nhóm

Tất cả các thành viên trong nhóm có thể xem và trao đổi với nhau thông qua kênh Chung (General Channel). Ngoài ra, bạn có thể tạo các nhóm chat nhỏ hơn từ 2 cho đến 100 người. Bạn cũng có thể mời các thành viên khác tham gia các cuộc trò chuyện khác nhau bằng cách sử dụng chức năng @ của phần mềm.

phần mềm microsoft teams là gì
Cuộc trò chuyện trong các kênh và nhóm

2.3 Chức năng Chat

Chat là chức cơ bản trong hầu hết các ứng dụng cộng tác, làm việc online. Các thành viên trong nhóm có thể trao đổi thông tin qua tin nhắn chữ, thoại hoặc hình ảnh. Bạn có thể sử dụng chức năng này trong nhóm hoặc với một cá nhân cụ thể.

phần mềm microsoft teams
Chức năng Chat

2.4 Lưu trữ tài liệu trong SharePoint

Mỗi nhóm trong phần mềm Microsoft Teams sẽ có một trang lưu trữ dữ liệu trong SharePoint Online.Tất cả tài liệu được chia sẻ trên các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Trưởng nhóm có thể cấp phép hoặc giới hạn những người có thể truy cập vào thư mục.

giá microsoft team
Lưu trữ tài liệu trong SharePoint

2.5 Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình

Tính năng gọi video trực tuyến là lý do khiến nhiều người bắt đầu sử dụng phần mềm MS Teams. Mọi người trong cùng một công ty có thể chia sẻ màn hình máy tính/ điện thoại đơn giản và nhanh chóng. Nhờ đó, việc trao đổi thông tin sẽ trở nên dễ dàng hơn.

cách tải phần mềm microsoft teams về máy tính
Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình

2.6 Các cuộc họp trực tuyến (online meetings)

Tính năng meeting online giúp bạn tạo một phòng họp trực tuyến có thể chứa đến 10.000 người. Bất cứ ai trong hoặc ngoài nhóm đều có thể tham gia cuộc họp này. Đây là một công cụ hết sức tuyệt vời đối với các công ty có nhiều chi nhánh nằm cách xa nhau.

phần mềm microsoft teams
Các cuộc họp trực tuyến (online meetings)

2.7 Hội nghị âm thanh (Audio conferencing)

Một tính năng của MS Teams mà bạn sẽ khó tìm được trên nhiều phần mềm họp trực tuyến khác đó là hội nghị âm thanh. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp của công ty thông qua điện thoại. Đặc biệt, nếu bạn mua tính năng license bổ sung thì sẽ có thể tham gia hội nghị âm thanh thông qua số điện thoại mà không cần internet.

mua phần mềm microsoft office
Hội nghị âm thanh (Audio conferencing)

2.8 Điện thoại đầy đủ

Business Voice là một hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp hỗ trợ bạn tổ chức hội thảo âm thanh với số lượng người tham gia cao nhất là 300. Vì có nhiều ưu điểm nổi bật, tính năng này có khả năng thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại hiện có của doanh nghiệp.

phần mềm microsoft teams
Điện thoại đầy đủ

3. Cách cài đặt phần mềm Microsoft Teams

Hiện tại, phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams đã có thể cài đặt đặt trên cả điện thoại lẫn máy tính. Nếu bạn chưa biết thao tác để cài đặt thì hãy xem hướng dẫn sau đây.

3.1 Cách cài đặt phần mềm MS Teams trên máy tính

  • Bước 1: Truy cập vào trang chủ Microsoft.
  • Bước 2: Chọn mục “Download Teams” hoặc “Tải xuống Teams” có hình mũi tên đi xuống trên thanh điều hướng.
phần mềm microsoft teams là gì
Tải phần mềm MS Teams
  • Bước 3: Nhấn vào mục “Tải xuống cho máy tính” như ảnh minh họa.
phần mềm microsoft teams
Tải phần mềm cho phiên bản máy tính
  • Bước 4: Nhấn vào ô “Tải xuống Teams” để tiến hành cài đặt phần mềm. Nếu chưa có tài khoản, bạn hãy thực hiện đăng ký bằng cách sử dụng email có sẵn hoặc số điện thoại (khuyến khích nên là của chính bạn).

3.2 Cài đặt phần mềm MS Team trên điện thoại

  • Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Google Play/ App Store (tùy loại máy).
  • Bước 2: Ở thanh tìm kiếm, nhập vào keyword “Microsoft Teams”.
  • Bước 3: Chọn kết quả được cung cấp bởi tập đoàn Microsoft và nhấn “Cài đặt”.
cách cài đặt phần mềm microsoft teams trên máy tính
Truy cập vào cửa hàng ứng dụng để tải phần mềm

4. Hướng dẫn tạo tài khoản phần mềm Microsoft Teams

Nếu bạn đang loay hoay không biết đăng nhập vào MS Teams thế nào vì giao diện toàn là Tiếng Anh thì hãy làm theo các bước như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào đường link https://teams.microsoft.com/ để vào trang tải công cụ Microsoft Teams. Bạn nhấn Get the Windows app để tải phần mềm xuống, sử dụng phần mềm theo cách offline hoặc nhấn Use the web app instead để sử dụng Microsoft Teams phiên bản online.
phần mềm microsoft teams
Hướng dẫn đăng ký phần mềm Microsoft Teams
  • Bước 2: Hãy khởi động phần mềm. Lúc này, bạn sẽ được yêu cầu nhập tài khoản, mật khẩu. Sau khi nhập xong, bạn nhấn Sign in (đăng nhập) để tiếp tục.
mua phần mềm microsoft office
Nhấn Sign in (đăng nhập) để tiếp tục
  • Bước 3: Tiếp đến bạn hãy nhấn Sign Up For Teams. Một trang web sẽ hiện ra, nếu bạn đã có nhóm làm việc thì nhấn Sign in, chưa có thì nhấn Sign Up For Free. Bạn hãy điền địa chỉ email đã đăng ký công việc rồi nhấn Next để tiếp tục.
  • Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty rồi hãy nhấn Set Up Teams để tạo nhóm mới. Bạn sẽ có nhóm làm việc trên Microsoft Teams thành công.
cách vào phần mềm microsoft teams
Nhập đầy đủ thông tin tên bạn và tên công ty

Tiếp đó, bạn hãy gửi link nhóm đến các thành viên khác. Khi có người muốn tham gia vào nhóm làm việc thì bạn sẽ nhận được email, bạn có quyền từ chối bằng cách Cancel hoặc đồng ý thì nhấn Accept.

phần mềm microsoft teams
Copy và gửi link tham gia cho các thành viên khác
  • Bước 5: Bạn hãy nhấn vào Meet now trong mục Teams để tổ chức cuộc họp trực tuyến dạng video ngay lập tức.
hướng dẫn cài đặt phần mềm microsoft teams
Nhấn vào Meet now trong Teams để tổ chức cuộc họp trực tuyến
  • Bước 6: Bạn có thể gọi điện cho 1 thành viên hoặc tạo nhóm để gọi thoại tới nhiều người ở mục Call của phần mềm.

5. Hướng dẫn sử dụng MS Teams

5.1 Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên máy tính

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm họp trực tuyến trên máy tính:

  • Bắt đầu cuộc trò chuyện mới: Bạn có thể trò chuyện bằng tin nhắn với các người khác hoặc cả một nhóm dễ dàng bằng cách chọn New chat ở đầu danh sách trò chuyện.
  • Bắt đầu cuộc gọi hoặc cuộc gọi video: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng “Cuộc gọi” hoặc “Cuộc gọi video” ở thanh công cụ bên trên cuộc trò chuyện.
  • Chia sẻ tập tin vào nhóm: Bạn hãy chọn “Đính kèm tệp” ở hộp thư chat rồi sau đó chọn tệp rồi chọn “Chia sẻ” hoặc “Mở”.
  • Cách chia sẻ màn hình: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ nội dung” trong thanh công cụ điều điều khiển cuộc họp của bạn.
cách sử dụng phần mềm microsoft teams trên máy tính
Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên máy tính

5.2 Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên điện thoại

Tính năng của Microsoft Teams trên điện thoại giống hoàn toàn như trên máy tính. Tuy nhiên, cách sắp xếp vị trí hiển thị của các chức năng sẽ khác. Bạn chỉ cần mất một thời gian ngắn để làm quen giao diện của phần mềm này trên điện thoại nếu trước đó bạn đã sử dụng qua phiên bản máy tính.

cách sử dụng phần mềm microsoft teams trên điện thoại
Cách sử dụng phần mềm MS Teams trên điện thoại

6. Microsoft Team có miễn phí không?

Microsoft Teams có cả 2 gói dịch vụ miễn phí và tính phí. Bạn hãy tìm hiểu kỹ về 2 gói dịch vụ này để đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp nhé.

6.1 Gói dịch vụ miễn phí

Với gói dịch vụ miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng cơ bản như chat, nghe gọi không giới hạn. Ngoài ra, mỗi nhóm sẽ có 10GB bộ nhớ và mỗi cá nhân có thêm 2GB. Số lượng người dùng tối đa sẽ là 500.000 người.

phần mềm microsoft teams
Gói dịch vụ miễn phí

6.2 Gói dịch vụ tính phí

Bên cạnh gói miễn phí, Microsoft Teams còn cung cấp thêm những gói tính phí. Người sử dụng gói dịch vụ này sẽ được dùng thêm nhiều chức năng tuyệt vời của phần mềm. Đặc biệt, bạn sẽ được dùng thử 1 tháng miễn phí trước khi đưa ra quyết định.

giá phần mềm microsoft team
Gói dịch vụ tính phí

7. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Ms Team

Dưới đây là phần đánh giá chi tiết về ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Teams:

7.1 Ưu điểm

Microsoft Teams có khả năng hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong công ty/ doanh nghiệp. Điểm mạnh của công cụ này là các tính năng được phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong cộng tác, bao gồm:

  • Chi phí: Doanh nghiệp không cần trả thêm khoản phí nào nữa nếu đã sử dụng trọn bộ Microsoft Office 365 bản quyền.
  • Thực hiện cuộc họp trực tuyến, chat và gọi điện ở mọi lúc mọi nơi: Microsoft Teams hỗ trợ thực hiện các cuộc họp trực tuyến với số lượng tham gia tối đa là 300 người.
  • Dữ liệu được tập trung về một nơi: Giúp thành viên trong nhóm sẽ ít bị phân tâm và tập trung làm việc.
  • Cộng tác với nhiều ứng dụng tích hợp: Cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
  • Bảo mật dữ liệu cao: Bạn có thể kiểm soát và hạn chế tính năng cho nhân viên sử dụng.
phần mềm microsoft teams
Ưu điểm của MS Teams

7.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, phần mềm MS Teams cũng có các nhược điểm:

  • Số lượng kênh bị giới hạn: Bạn chỉ có thể tạo 100 kênh mỗi nhóm.
  • Cách sắp xếp các tệp chia sẻ còn nhiều bất cập: Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc phân chia tài liệu nếu chưa áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải dữ liệu lên phần mềm.
  • Bị hạn chế phân quyền: Bạn chỉ có thể kiểm soát và hạn chế quyền hạn của các thành viên.
  • Không cung cấp quyền hạn nhà quản trị: Bạn không thể chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên.
sử dụng phần mềm microsoft teams
Nhược điểm của MS Teams

8. Phần mềm F-OKRs kết hợp MS Teams hỗ trợ quản trị doanh nghiệp

Phần mềm F-OKRs là một công cụ quản trị mục tiêu thuộc bộ giải pháp phần mềm quản trị của Fastdo. Với tiêu chí mang đến cho người dùng trải nghiệm tuyệt vời nhất, F-OKRs được Fastdo phát triển thêm nhiều tính năng nổi bật nhằm kết hợp với MS Teams, giúp công ty triển khai, tương tác, quản lý công việc một cách tốt nhất.

phần mềm microsoft teams
Phần mềm F-OKRs thay thế cho MS Teams

Một số tính năng vượt trội của F-OKRs mà MS Teams không có như:

  • Tạo mục tiêu làm việc cho từng cá nhân trong doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc theo mục tiêu đã đề ra.
  • Xem xét tổng quan hệ thống tổng quan của toàn công ty, bộ phận, team hoặc cá nhân…
  • Tạo không gian làm việc riêng cho từng bộ phận, phòng ban.
  • Nhắc nhở nhân viên khi có công việc chưa hoàn thành đúng hạn.
  • Đảm bảo quyền riêng tư của từng cá nhân và độ bảo mật dữ liệu tuyệt đối.

Do đó, F-OKRs hứa hẹn là giải pháp tối ưu hỗ trợ khắc phục cho những bất cập của phần mềm MS Teams. Bạn có thể truy cập vào website Fastdo.vn để tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng tuyệt vời của công cụ và nhận báo giá chính xác.

Qua bài viết về phần mềm Microsoft Teams, Phần mềm Fastdo hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về các tính năng và cách sử dụng MS Teams. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về F-OKRs, hãy liên hệ cho chúng tôi qua Hotline 0974 998 968 để nhận được tư vấn tận tình . Cảm ơn vì đã theo dõi bài viết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *