Chất lượng và năng suất làm việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Bạn muốn tăng năng suất làm việc cho bản thân, nhân viên, doanh nghiệp? Vậy hãy tham khảo ngay mẹo 21 cách tăng năng suất làm việc qua bài viết của FASTDO dưới đây nhé!
1. Cách tăng năng suất làm việc cho bản thân
Nếu bạn muốn tăng năng suất doanh nghiệp, trước tiên bạn hãy bắt đầu cải thiện ngay chính hiệu suất làm việc của bản thân.
1.1 Chính bản thân phải biết nỗ lực
Việc nỗ lực khiến bản thân bạn sẽ làm việc trở nên hiệu quả. Quá trình này không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty mà còn giúp bạn tìm được các phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình.
>>> KHÁM PHÁ NGAY: Lãnh đạo và quản lý khác nhau như thế nào? Những điều cần biết về nhà lãnh đạo và nhà quản lý
1.2 Làm việc trong khoảng 90 phút
Khác với máy móc hoạt động theo tuyến tính thì con người hoạt động theo chu kỳ. Để có ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên bạn cần chú ý đến các chu kỳ Ultradian.
Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não của con người có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng thời gian 90 – 120 phút. Sau 90 phút, hiệu suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, vì vậy cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hóa năng suất làm việc, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 – 5 phiên 90 phút, mỗi phiên sẽ hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
>>> ĐỌC THÊM: Employee Experience là gì? 6 mẹo giúp cải thiện trải nghiệm nhân viên
1.3 Đặt deadline công việc và thông báo với người khác
Bạn hãy tự đặt một deadline cho bản thân, để có động lực làm việc chăm chỉ hơn cho những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng. Bên cạnh đó, nên thông báo với người khác về deadline bạn tự đặt ra. Điều này sẽ giúp bạn có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline của mình.
>>>> TÌM HIỂU VỀ: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)
1.4 Tuân theo quy tắc 2 phút
Đối với công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn so với việc quay lại làm sau. Thực tế, các công việc mà bạn trì hoãn đều không khó làm. Bạn thường có đủ khả năng để thực hiện các công việc, chỉ là bạn đang né tránh vì một vài lý do nào đó. Vì vậy, quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng và bắt tay thực hiện công việc với 2 nguyên tắc:
- Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút thì hãy làm ngay.
- Để tạo một thói quen mới bạn hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Mặc dù bạn không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút nhưng chỉ cần 2 phút để bắt đầu.
>>> ĐỌC THÊM: POLC – Nền tảng cốt lõi quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp
1.5 Nghỉ ngơi thường xuyên hơn
Theo các nhà khoa học, nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn sẽ giúp duy trì sự tập trung tốt hơn, ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Vì vậy bạn cần tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 – 2 phút, khoảng 2 – 3 lần một giờ. Việc này sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc.
Bên cạnh đó, hãy tập thể thao ít nhất 1 lần trong ngày. Điều này cũng sẽ giúp năng suất thực hiện làm việc của bạn được tốt hơn.
>>> XEM NGAY: Động lực là gì? 15 Bí quyết giúp gia tăng động lực cho nhân sự
1.6 Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo
Tất cả công việc mà bạn cần thực hiện nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt. Sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó trở nên hoàn hảo. Bạn sẽ thấy mình có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu thực hiện chúng trong bốn hoặc năm “bản nháp”, thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên.
1.7 Tận dụng khoảng thời gian trống khi chờ đợi
Khi có thời gian trống, bạn có thể tận dụng để trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp,… Ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi để di chuyển tới chỗ làm hoặc đợi trong phòng chờ của sân bay.
>>>> ĐỌC NGAY: Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả
2. Mẹo tăng năng suất công việc của nhân viên
Chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
2.1 Vận dụng phương pháp tăng năng suất của bản thân cho nhân sự
Khi đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, nhà quản lý có thể chọn những cách phù hợp và áp dụng cho bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc: Bạn có thể tạo ra các hoạt động trong khoảng thời gian này như chúc mừng sinh nhật, tổ chức hoạt động nhóm hàng tuần, cùng ăn trưa hàng tuần,…
- Ra quy định làm việc với email: Nếu nhân viên muốn có phản hồi ngay lập tức họ cần gọi cho nhau hoặc đến văn phòng của nhau. Bởi việc đợi email được đọc ngay lập tức sẽ khiến họ có thói quen check email liên tục dẫn đến lãng phí thời gian.
- Đặt ra deadline: Đối với bất kỳ dự án nào, nhà quản lý cũng nên đặt ra deadline cho nhân viên. Điều này sẽ tạo động lực cho họ tập trung và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
- Cấp cho nhân viên quyền sử dụng phòng gym: Cần có một phòng gym ở văn phòng hoặc cho nhân viên một thẻ thành viên tại phòng gym gần đó. Điều này có thể tăng hiệu suất làm việc của họ.
2.2 Cho phép nhân viên làm việc từ xa, linh hoạt
Những nhân viên được phép làm việc từ xa thường sẽ gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Vì vậy, hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất.
Tuy nhiên, hình thức này sẽ phù hợp nếu công ty của bạn đã có quy trình rõ ràng, nhân viên đã biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của mình. Đối với các công ty startup đang trong quá trình xây dựng hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức thì làm việc tập trung cùng nhau sẽ là hình thức tốt hơn.
>>>> XEM THÊM VỀ: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC
2.3 Xây dựng văn hoá làm việc có trách nhiệm
Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ và có trách nhiệm hơn. Điều này còn giúp nhân viên của bạn có định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của doanh nghiệp, biết được ý nghĩa việc mà họ đang làm. Từ đó thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên.
Gợi ý cho việc này đó chính là đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với công sức mà nhân viên bỏ ra. Ngoài ra, việc này còn làm tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2.4 Ghi nhận thành quả, thể hiện sự tôn trọng nhân viên
Khi nhân viên cảm thấy mình được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và sẽ có hiệu suất làm việc cao hơn. Hãy dành những lời khen trong cuộc họp và trao thưởng nếu nhân viên có kết quả làm việc tốt. Đồng thời, nếu nhân viên làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ.
2.5 Làm việc theo nhóm
Làm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận, tỉ mỉ hơn. Vì họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng sẽ ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng.
2.6 Đa dạng hoá loại công việc
Việc làm đi làm lại công việc có thể khiến nhân viên của bạn nhàm chán. Hãy đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) để công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kỹ năng của các nhân sự. Đồng thời giúp nhân viên có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.
2.7 Cam kết cải tiến quy trình tổ chức
Để cải thiện năng suất công việc, các nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức doanh nghiệp. Các bước cho việc cải tiến này là:
- Đặt ra một mức cơ bản: Nếu bạn là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, thì tổng doanh thu mỗi giờ làm việc là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản mà bạn cung cấp là gì? Nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi khi sản xuất lần đầu tiên là bao nhiêu?…
- Xác định các mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi bằng cách tăng số lượng nhân viên, hoặc làm tinh gọn lại quy trình sản xuất. Bạn muốn tăng quy mô doanh nghiệp, bắt đầu từ việc thay đổi cơ cấu phòng ban,… Hãy xác định các mảng cụ thể cần cải thiện, để từng bước đạt được mục tiêu dài hạn.
- Thiết lập quy trình thay đổi và xác định các chỉ số thành công: Quá trình này có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần thử nghiệm các quy trình mới để xem chúng có đang cải thiện các chỉ số đặt ra hay không.
- Đào tạo đội ngũ quản lý: Để một quy trình hoạt động, trước tiên bạn sẽ cần đào tạo người quản lý của mình, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai nó.
2.8 Đầu tư các chương trình đào tạo nhân viên
Đào tạo năng lực của nội bộ doanh nghiệp vừa giúp chất lượng bộ máy nhân sự trở nên tốt hơn, vừa tạo cho nhân viên cảm giác mong muốn “đền đáp” cho công ty. Hãy thường xuyên chú ý tới những leader tầm trung, bởi họ là những nhân sự chủ chốt dẫn dắt team thực thi tầm nhìn doanh nghiệp thành hiện thực. Vì vậy, những buổi huấn luyện về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ trực tiếp cải thiện năng suất làm việc của công ty.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Servant leadership là gì? Lãnh đạo phục vụ đem lại lợi ích gì?
3. Tăng năng suất làm việc thông qua công nghệ, phần mềm
Công nghệ và phần mềm sẽ là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ hiệu quả cho việc tăng hiệu suất làm việc.
3.1 Đầu tư vào các sản phẩm công nghệ
Sử dụng công nghệ trong trong kinh doanh sẽ làm tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Nếu phải mất một đội ngũ nhân sự toàn thời gian để duy trì công nghệ hoặc nhân viên của bạn liên tục gặp vấn đề, điều đó cho thấy sản phẩm công nghệ đó không hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ bạn nên chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.
3.2 Trang bị cho nhân viên máy tính mới
Sử dụng máy tính cũ có thể tiết kiệm chi phí nhưng từng giây dành cho việc khởi động máy hoặc chờ loading,… sẽ làm giảm năng suất của nhân sự. Vì vậy, việc đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất. Điều này giúp nhân viên làm việc với năng suất cao nhất.
3.3 Sử dụng công cụ theo dõi công việc online
Hiện nay có những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Wework, sẽ cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại và làm tăng hiệusuất làm việc hiệu quả gấp nhiều lần.
3.4 Xây dựng nền tảng công nghệ để nhân viên làm việc ở bất cứ đâu
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân sự được phép làm việc từ xa sẽ năng suất hơn. Bạn có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi. Để làm được những điều trên nhân viên cần được hỗ trợ bởi các sản phẩm công nghệ như:
- Laptop: Đây là công cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với máy tính và program của công ty.
- Điện thoại thông minh và máy tính bảng (tablet): Công cụ này sẽ cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.
- Các chương trình (program) có thể đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau: Mọi thứ trên desktop của nhân viên cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Điều này tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt, được kết nối. Nếu nhân viên chỉ có thể truy cập program tại bàn làm việc, họ sẽ mất khả năng linh hoạt và khó thể làm việc ngoài giờ.
- Nền tảng công nghệ cộng tác: ví dụ như mạng xã hội Jive hay Yammer, các công cụ giao tiếp như Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối ngay cả khi họ không gặp nhau trực tiếp.
- Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.
3.5 Khuyến khích nhân viên dùng ứng dụng nhắc việc, To-do list
Những ứng dụng To-do list sẽ cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc fTodolist. Với giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc cần làm, không chỉ của cá nhân mà còn của tất cả nhân viên trong những dự án cụ thể.
fTodolist là một phần mềm quản lý và sắp xếp công việc được phát triển bởi Fastdo. Phần mềm này sở hữu tính năng nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh chức năng thiết lập to-do list hàng ngày, phần mềm còn hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ và thống kê kết quả công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban.
Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
3.6 Nên chọn đầu tư vào các phần mềm chuyên biệt
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp thì hãy chọn F-Todolost. Đây là phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc và cộng tác nhóm, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp, với các ưu điểm sau:
- Không cần cài đặt, dùng online trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và làm việc ở bất cứ đâu.
- Không tốn nhân sự duy trì hệ thống, bởi Wework có đội ngũ hỗ trợ triển khai trực tiếp tại Việt Nam
- Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng công việc, tiết kiệm thời gian meeting, tăng năng suất công việc lên tới 200%.
- Tính năng nhắc việc, đặt ưu tiên công việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline.
- Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart. Rất linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc của các team khác nhau.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY:
- Business Model Canvas là gì? Cách sử dụng mô hình Canvas
- Những nhà lãnh đạo tài ba và các bài học đắt giá về quản trị
Năng suất làm việc chính là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Đây sẽ là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Hy vọng rằng qua bài tổng hợp 21 cách tăng năng suất làm việc của Fastdo sẽ giúp các bạn thực hiện được điều này!
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: support@fastdo.vn
- Website: https://fastdo.vn/
