Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản

Chất lượng và năng suất làm việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp. Bạn muốn tăng năng suất làm việc cho bản thân, nhân viên, doanh nghiệp? Vậy hãy tham khảo ngay mẹo 21 cách tăng năng suất làm việc qua bài viết của FASTDO dưới đây nhé! 

1. Cách tăng năng suất làm việc cho bản thân

Nếu bạn muốn tăng năng suất doanh nghiệp, trước tiên bạn hãy bắt đầu cải thiện ngay chính hiệu suất làm việc của bản thân.

1.1 Chính bản thân phải biết nỗ lực

Nỗ lực không ngừng trau dồi bản thân chính là chìa khóa dẫn đến thành công trong công việc. Quá trình này không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu quả cá nhân mà còn góp phần thúc đẩy năng suất chung của công ty.

Bằng cách liên tục học hỏi, rèn luyện và phát triển bản thân, bạn sẽ tự tin khám phá những phương pháp làm việc hiệu quả nhất. Từ đó, bạn có thể truyền cảm hứng và định hướng cho nhân viên của mình đạt được những mục tiêu cao hơn.

1.2 Làm việc trong khoảng 90 phút

Khác với máy móc hoạt động tuyến tính, con người vận hành theo chu kỳ. Để có ngày làm việc hiệu quả và đồng điệu với bản chất tự nhiên, bạn cần chú ý đến các chu kỳ Ultradian.

Theo nghiên cứu, não bộ con người có thể tập trung cao độ vào một công việc trong khoảng 90 – 120 phút. Sau khoảng thời gian này, hiệu suất làm việc sẽ bắt đầu giảm sút. Do đó, để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu quả cao trong phiên làm việc tiếp theo, bạn cần dành 20 phút để nghỉ ngơi.

Để tối ưu hóa năng suất làm việc, hãy chia ngày làm việc thành 4 – 5 phiên 90 phút, mỗi phiên tập trung hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.

1.3 Đặt deadline công việc và thông báo với người khác

Nhiều khi, những công việc hay dự án không có thời hạn cụ thể khiến bạn trì hoãn và mất đi động lực hoàn thành. Bí quyết để “chinh phục” những thử thách này chính là tự đặt deadline cho bản thân.

Khi có deadline cụ thể, bạn sẽ có cảm giác cấp bách và buộc bản thân phải tập trung hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, nên thông báo với người khác về deadline bạn tự đặt ra. Điều này sẽ giúp bạn có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline của mình.

1.4 Tuân theo quy tắc 2 phút

Đối với công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn so với việc để đó rồi quay lại làm sau.

Thực tế, các công việc mà bạn trì hoãn đều không khó để thực hiện. Bạn thường có đủ khả năng để thực hiện các công việc, chỉ là bạn đang né tránh vì một vài lý do nào đó. Vì vậy, quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng và bắt tay thực hiện công việc với 2 nguyên tắc:

• Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút thì hãy làm ngay.
• Để tạo một thói quen mới bạn hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Mặc dù bạn không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút nhưng chỉ cần 2 phút để bắt đầu.

1.5 Nghỉ ngơi thường xuyên hơn

Theo các nhà khoa học, nghỉ ngơi ngắn hạn mang lại nhiều lợi ích cho não bộ, giúp con người duy trì sự tập trung tốt hơn, ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Vì vậy bạn cần tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 – 2 phút, khoảng 2 – 3 lần một giờ. Việc này sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc.

Bên cạnh đó, hãy tập thể thao ít nhất 1 lần trong ngày, thay vì ngồi làm việc liên tục, hãy đứng dậy và di chuyển xung quanh sau mỗi 30 phút. Điều này cũng sẽ giúp năng suất thực hiện làm việc của bạn được tốt hơn.

1.6 Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo

Thay vì dành hàng giờ để hoàn thiện từng chi tiết nhỏ, hãy tập trung hoàn thành dự án một cách nhanh chóng và tiếp thu phản hồi để chỉnh sửa sau. Phương pháp này, được gọi là “phác thảo nhiều lần”, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành dự án hiệu quả hơn.

1.7 Tận dụng khoảng thời gian trống khi chờ đợi

Bạn thường lãng phí thời gian chờ đợi di chuyển hay những lúc rảnh rỗi trong ngày? Hãy biến những khoảnh khắc “chết” này thành giờ vàng, bạn có thể tận dụng để trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp,… Hãy nhớ rằng, mỗi phút giây đều quý giá và bạn có thể biến nó thành giá trị cho bản thân!

2. Mẹo tăng năng suất công việc của nhân viên

Chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên là nền tảng cho sự thành công và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để xây dựng đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và cống hiến, bạn có thể áp dụng một số chiến lược hiệu quả sau:

2.1 Vận dụng phương pháp tăng năng suất của bản thân cho nhân sự

Khi đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, nhà quản lý có thể chọn những cách phù hợp và áp dụng cho bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc: Bên cạnh những giờ làm việc tập trung cao độ, đừng quên tạo ra những giờ nghỉ ngắn để tăng hiệu quả và gắn kết tinh thần cho nhân viên. Bạn có thể tạo ra các hoạt động trong khoảng thời gian này như chúc mừng sinh nhật, tổ chức hoạt động nhóm hàng tuần, cùng ăn trưa hàng tuần,…
• Ra quy định làm việc với email: Nếu nhân viên muốn có phản hồi ngay lập tức họ cần gọi cho nhau hoặc đến văn phòng của nhau. Bởi việc đợi email được đọc ngay lập tức sẽ khiến họ có thói quen check email liên tục dẫn đến lãng phí thời gian.
• Đặt ra deadline: Đối với bất kỳ dự án nào, nhà quản lý cũng nên đặt ra deadline cho nhân viên. Điều này sẽ tạo động lực cho họ tập trung và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

2.2 Cho phép nhân viên làm việc từ xa, linh hoạt

Những nhân viên được phép làm việc từ xa thường sẽ gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Làm việc từ xa giúp nhân viên cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó giảm bớt căng thẳng và nâng cao tinh thần làm việc.

Khi được trao quyền tự chủ thời gian và địa điểm làm việc, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm và gắn kết với công ty.. Ngoài ra, điều này cũng giúp loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng tại văn phòng như tiếng ồn, hay cuộc trò chuyện, giúp nhân viên tập trung cao độ và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, hình thức này sẽ phù hợp nếu công ty của bạn đã có quy trình rõ ràng, nhân viên đã biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của mình. Đối với các công ty startup đang trong quá trình xây dựng hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức thì làm việc tập trung cùng nhau sẽ là hình thức tốt hơn.

2.3 Xây dựng văn hoá làm việc có trách nhiệm

Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ và có trách nhiệm hơn. Điều này còn giúp nhân viên của bạn có định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của doanh nghiệp, biết được ý nghĩa việc mà họ đang làm. Từ đó thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên.

Gợi ý cho việc này đó chính là đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với công sức mà nhân viên bỏ ra. Ngoài ra, việc này còn làm tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

2.4 Ghi nhận thành quả, thể hiện sự tôn trọng nhân viên

Sự ghi nhận đóng vai trò quan trọng trong việc khơi dậy động lực và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy mình được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và sẽ có hiệu suất làm việc cao hơn.

Hãy dành những lời khen trong cuộc họp và trao thưởng nếu nhân viên có kết quả làm việc tốt. Ngoài ra, các nhà quản trị có thể trao đổi riêng với từng nhân viên để khen ngợi những nỗ lực và đóng góp cụ thể của họ. Đồng thời, nếu nhân viên làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ. 

2.5 Làm việc theo nhóm

Làm việc nhóm mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận, tỉ mỉ hơn. Vì họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc bị lép vế hơn so với những người trong nhóm.

Khi làm việc nhóm, mỗi thành viên có thể đóng góp những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm riêng biệt, tạo nên sức mạnh cộng hưởng giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng sẽ ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng.

2.6 Đa dạng hoá loại công việc

Việc làm đi làm lại công việc có thể khiến nhân viên của bạn nhàm chán. Hãy đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) để công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kỹ năng của các nhân sự. Đồng thời giúp nhân viên có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.

2.7 Cam kết cải tiến quy trình tổ chức

Để cải thiện năng suất công việc, các nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức doanh nghiệp. Các bước cho việc cải tiến này là:

• Đặt ra một mức cơ bản: Nếu bạn là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, thì tổng doanh thu mỗi giờ làm việc là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản mà bạn cung cấp là gì? Nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi khi sản xuất lần đầu tiên là bao nhiêu?…
• Xác định các mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi bằng cách tăng số lượng nhân viên, hoặc làm tinh gọn lại quy trình sản xuất. Bạn muốn tăng quy mô doanh nghiệp, bắt đầu từ việc thay đổi cơ cấu phòng ban,… Hãy xác định các mảng cụ thể cần cải thiện, để từng bước đạt được mục tiêu dài hạn. 
• Thiết lập quy trình thay đổi và xác định các chỉ số thành công: Quá trình này có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần thử nghiệm các quy trình mới để xem chúng có đang cải thiện các chỉ số đặt ra hay không. 
• Đào tạo đội ngũ quản lý: Để một quy trình hoạt động, trước tiên bạn sẽ cần đào tạo người quản lý của mình, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai nó.

2.8 Đầu tư các chương trình đào tạo nhân viên

Đầu tư vào đào tạo nội bộ mang lại lợi ích kép cho doanh nghiệp, các lợi ích này như: Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự và khơi dậy tinh thần cống hiến của nhân viên. Đào tạo giúp nhân viên nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực chuyên môn, từ đó hoàn thành tốt hơn công việc được giao. 

Hãy trân trọng vai trò của đội ngũ leader tầm trung – những nhân sự chủ chốt biến tầm nhìn thành hiện thực. Leader tầm trung là cầu nối giữa ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt chiến lược và tầm nhìn của doanh nghiệp. Các chương trình huấn luyện lãnh đạo dành cho họ chính là chìa khóa thúc đẩy năng suất làm việc và thành công chung của doanh nghiệp.

3. Tăng năng suất làm việc thông qua công nghệ, phần mềm

Công nghệ và phần mềm sẽ là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ hiệu quả cho việc tăng hiệu suất làm việc.

3.1 Đầu tư vào các sản phẩm công nghệ

Sử dụng công nghệ trong trong kinh doanh sẽ làm tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Nếu phải mất một đội ngũ nhân sự toàn thời gian để duy trì công nghệ hoặc nhân viên của bạn liên tục gặp vấn đề, điều đó cho thấy sản phẩm công nghệ đó không hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ bạn nên chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.

3.2 Trang bị cho nhân viên máy tính mới

Sử dụng máy tính cũ có thể tiết kiệm chi phí nhưng từng giây dành cho việc khởi động máy hoặc chờ loading,… sẽ làm giảm năng suất của nhân sự. Vì vậy, việc đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất. Điều này giúp nhân viên làm việc với năng suất cao nhất.

3.3 Sử dụng công cụ theo dõi công việc online

Hiện nay có những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Wework, sẽ cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại và làm tăng hiệusuất làm việc hiệu quả gấp nhiều lần.

3.4 Xây dựng nền tảng công nghệ để nhân viên làm việc ở bất cứ đâu

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân sự được phép làm việc từ xa sẽ năng suất hơn. Bạn có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi. Để làm được những điều trên nhân viên cần được hỗ trợ bởi các sản phẩm công nghệ như:

• Laptop: Đây là công cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với máy tính và program của công ty.
• Điện thoại thông minh và máy tính bảng (tablet): Công cụ này sẽ cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.  
• Các chương trình (program) có thể đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau: Mọi thứ trên desktop của nhân viên cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Điều này tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt, được kết nối. Nếu nhân viên chỉ có thể truy cập program tại bàn làm việc, họ sẽ mất khả năng linh hoạt và khó thể làm việc ngoài giờ.
• Nền tảng công nghệ cộng tác: ví dụ như mạng xã hội Jive hay Yammer, các công cụ giao tiếp như Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối ngay cả khi họ không gặp nhau trực tiếp.
• Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.

3.5 Khuyến khích nhân viên dùng ứng dụng nhắc việc, To-do list

Những ứng dụng To-do list sẽ cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc fTodolist. Với giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc cần làm, không chỉ của cá nhân mà còn của tất cả nhân viên trong những dự án cụ thể. 

fTodolist là một phần mềm quản lý công việc được phát triển bởi Fastdo. Phần mềm này sở hữu tính năng nổi bật được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh chức năng thiết lập To-do list hàng ngày, phần mềm còn hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ và thống kê kết quả công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban.

Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.

Nhận ngay bản Demo phần mềm fTodolist tại đây

3.6 Nên chọn đầu tư vào các phần mềm chuyên biệt

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp thì hãy chọn fTodolist. Tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp lên 200% với fTodolist – Giải pháp quản lý công việc và cộng tác nhóm đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp bạn:

Làm việc mọi lúc mọi nơi:

• Truy cập dễ dàng qua nền tảng đám mây, không cần cài đặt.
• Nhân viên có thể làm việc từ xa, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Quản lý thông minh:

• Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm thiểu báo cáo thủ công.
• Tiết kiệm thời gian họp hành, tăng năng suất tối ưu.
• Nâng cao hiệu quả làm việc lên tới 200%.

Tăng cường trách nhiệm:

• Nhắc nhở công việc, đặt mức độ ưu tiên và hạn chót rõ ràng.
• Hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline, tăng tinh thần trách nhiệm.

Linh hoạt và dễ dàng sử dụng:

• Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart trực quan.
• Phù hợp với đặc thù công việc của từng team.

Năng suất làm việc chính là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Đây sẽ là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Hy vọng rằng qua bài tổng hợp 21 cách tăng năng suất làm việc của Fastdo sẽ giúp các bạn thực hiện được điều này!

>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 

• 8 bước đơn giản để có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
• 9 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp
• 10 nguyên nhân gây lãng phí thời gian và 6 giải pháp khắc phục