Khái niệm hàng tồn kho đang bị nhiều người nhầm lẫn thành những sản phẩm ế, bị lỗi trong quá trình sản xuất, không bán được trên thị trường hoặc hàng thanh lý. Tuy nhiên, đây là các quan điểm hoàn toàn sai lầm và không phản ánh đúng tính chất của hàng tồn kho. Cùng FASTDO tìm hiểu hàng tồn kho là gì và các cách để phân loại hàng tồn kho thông dụng nhất hiện nay!
1. Khái niệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho Việt Nam (VAS 02), hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong quá trình sản xuất, kinh doanh thông thường;
- Đang trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh chưa hoàn thành;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Nhìn chung, đây là những hàng hóa này được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của doanh nghiệp như một tài sản ngắn hạn. Chính vì thế, nhiều người hiểu nhầm khái niệm hàng tồn kho như hàng hóa không tiêu thụ được.
Vậy thực sự thì khái niệm hàng tồn kho là gì và hàng tồn kho bao gồm những loại nào? Theo nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 200, các loại hàng tồn kho gồm:
- Hàng mua đang vận chuyển;
- Nguyên liệu, vật liệu;
- Công cụ, dụng cụ;
- Sản phẩm dở dang;
- Thành phẩm, hàng hoá;
- Hàng gửi bán;
- Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Vì là tài sản ngắn hạn, các sản phẩm chưa thành phẩm, dở dang mà chu kỳ sản xuất vượt quá chu kỳ kinh doanh thông thường sẽ không được tính là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Tương tự, các vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế,… nhưng có thời gian dự trữ quá 12 tháng hoặc vượt quá chu kỳ sản xuất của doanh nghiệp cũng không được tính là hàng tồn kho. Thực tế, chúng sẽ được thể hiện dưới khái niệm tài sản dài hạn.
Ngoài ra, quy định pháp luật này cũng nêu rõ: Các sản phẩm, hàng hóa, vật tư hoặc tài sản mà doanh nghiệp nhận giữ hộ, ký gửi, ủy thác xuất nhập khẩu, hoặc nhận gia công và không thuộc quyền sở hữu hoặc kiểm soát của doanh nghiệp sẽ không được phản ánh dưới dạng hàng tồn kho.
2. Các cách phân loại hàng tồn kho phổ biến hiện nay
Để hiểu hơn về khái niệm hàng tồn kho, Fastdo sẽ thông tin đến bạn một số cách phân loại hàng tồn kho được đa số doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
2.1 Xét về đặc điểm hàng hóa
Xét về đặc điểm hàng hóa, có thể chia hàng tồn kho thành 4 loại:
- Hàng tồn kho là nguồn vật tư: Là tên gọi chung của các vật tư quan trọng cho hoạt động sản xuất. Đó là thể là đồ dùng điện tử, nhiên liệu, vật dụng làm sạch máy,…
- Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: Là các nguyên liệu được dùng cho hoạt động sản xuất ra các sản phẩm cho doanh nghiệp. Chúng bao gồm các nguyên liệu được sản xuất để bán đi; được giữ lại cho hoạt động sản xuất; mua từ bên ngoài đang được gửi về hoặc nguyên liệu gửi sang địa điểm khác để gia công.
- Hàng tồn kho là bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã được đưa vào quy trình sản xuất tuy nhiên dang dở, chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa hoàn thiện các thủ tục để xác nhận đã hoàn thành quá trình sản xuất.
- Hàng tồn kho là thành phẩm: Là các sản phẩm đã được sản xuất thành thành phẩm hoàn chỉnh, được doanh nghiệp giữ lại trong kho hàng.
2.2 Xét về chủng loại hàng hóa
Khi xét trên chuẩn loại hàng hóa trong quản lý hàng tồn kho, thì hàng tồn kho bao gồm:
- Những hàng hóa được doanh nghiệp mua về để bán, bao gồm: hàng mua đang vận chuyển, hàng gửi đang trên đường, hàng được lưu trong kho, bất động sản và hàng gửi đi gia công chế biến.
- Các sản phẩm được đưa vào quy trình sản xuất nhưng còn chưa được hoàn thiện hoặc chưa được làm thủ tục nhập kho theo quy định.
- Các thành phẩm còn tồn kho hoặc đang gửi để bán đi.
- Các nguyên liệu, vật liệu.
- Công cụ, dụng cụ tồn kho, công cụ gửi đi gia công chế biến hoặc đã mua nhưng đang vận chuyển.
- Nguyên liệu, vật liệu được doanh nghiệp nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu.
- Các nguyên vật liệu được lưu giữ tại kho bảo quản thuế.
2.3 Theo công dụng của hàng tồn kho
Khi phân loại hàng tồn kho theo công dụng sẽ, doanh nghiệp sẽ xác định được đúng chính chất hàng hóa và thể hiện cụ thể trong báo cáo của kế toán. Cụ thể, nếu căn cứ trên công dụng, có thể phân loại hàng tồn kho thành:
- Nguyên vật liệu: Các nguyên liệu dùng cho hoạt động sản xuất để tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình sản xuất thành phẩm, nếu không có nguyên vật liệu sẽ không có sản phẩm cuối cùng để bán ra thị trường.
- Sản phẩm bán thành phẩm: Những sản phẩm bán thành phẩm được tạo ra sau mỗi công đoạn của quy trình sản xuất. Nếu doanh nghiệp có nhiều công đoạn sản xuất thì các sản phẩm bán thành phẩm sẽ càng nhiều.
- Thành phẩm: Các sản phẩm đã được đã được sản xuất thành công được gửi bán đi hoặc đang được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp. Có nhiều nguyên nhân để xuất hiện thành phẩm tồn kho như chờ các thành phẩm cho đủ lô sản xuất, các sản phẩm được bán theo thời vụ,…
2.4 Theo nguồn hình thành
Căn cứ vào nguồn gốc hình thành sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát, sử dụng và quản lý hàng tồn kho đúng mục đích hơn. Cụ thể, cách phân loại hàng tồn kho này như sau:
- Hàng tồn kho được mua vào: Là các sản phẩm được hình thành từ việc mua sản phẩm ở bên ngoài hoặc các đơn vị trực thuộc khác trong cùng hệ thống của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho tự sản xuất: Là các sản phẩm được doanh nghiệp tự gia công, sản xuất.
- Hàng tồn kho hình thành từ các nguồn khác: Đó là hàng tặng, cho, nhập từ liên doanh,…
2.5 Theo yêu cầu sử dụng
Khi phân loại hàng tồn kho theo nhu cầu sử dụng, bạn sẽ đánh giá được mức độ hợp lý của các sản phẩm tồn kho hoặc đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp. Cách phân loại hàng tồn kho này như sau:
- Hàng tồn kho dùng sản xuất kinh doanh: Là các sản phẩm được dự trữ để đảm bảo hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp
- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Doanh nghiệp thông thường sẽ dự trữ hàng hóa nhiều hơn mức dự trữ phù hợp cho hoạt động sản xuất. Số lượng chênh lệch này được gọi là các loại hàng tồn kho chưa cần sử dụng.
- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Là các sản phẩm không được sử dụng cho hoạt động kinh doanh do không đảm bảo chất lượng, yêu cầu,…
3. Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho là gì?
Trong kế toán hàng tồn kho để xác định chính xác giá trị hàng tồn kho, doanh nghiệp cần đáp ứng một số nguyên tắc sau:
- Đối với các loại hàng tồn kho được mua vào theo giá ngoại tệ thì cần xem xét tỷ giá tại thời điểm giao dịch để xác định giá trị hàng tồn kho. Phần thuế nhập khẩu thì được tính theo tỷ giá do Hải quan cung cấp.
- Trường hợp đến cuối kỳ kế toán, nếu giá trị hàng tồn kho không thể thu hồi do hư hỏng, lỗi thời hoặc phát sinh chi phí do kinh doanh thì kế toán phải ghi giảm giá gốc bằng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho. Giá trị thuần được tính như sau:
Giá trị hàng tồn kho thuần = Giá ước tính của hàng tồn kho – chi phí để hoàn thiện sản phẩm và dùng cho việc tiêu thụ
- Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho được thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách tính số dự phòng này bằng cách tính giá gốc của hàng tồn kho phải lớn hơn giá trị thuần.
4. Ý nghĩa của hàng tồn kho đối với Doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một tài sản quan trọng đối với bất kỳ Doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nào. Do đó, Doanh nghiệp cần phải thực sự hiểu và nắm được khái niệm hàng tồn kho. Bên cạnh định nghĩa chung về hàng tồn kho, một số ngành như sản xuất và dịch vụ cũng có những khái niệm riêng biệt để cắt nghĩa hàng tồn kho liên quan trong lĩnh vực đó.
Hiểu được các loại hàng tồn kho khác nhau, bao gồm cả những loại không được sử dụng cụ thể trong kế toán, có thể giúp chủ Doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng mà hàng tồn kho mang lại cho tổ chức.
5. Quản lý hàng tồn kho là gì và cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát từ đầu đến cuối, bao gồm việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo các nghiên cứu, mục đích chính của quản lý hàng tồn kho bao gồm:
- Dự phòng để đối phó với các tình huống kinh doanh xấu hoặc khi có sự sụt giảm đột ngột trong việc cung ứng nguyên liệu.
- Đầu cơ để tận dụng lợi thế khi giá cả có sự thay đổi.
- Tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất và bán hàng, đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất và có sẵn hàng hóa thành phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định kế hoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh và điều chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, người quản lý cần lưu ý những vấn đề sau:
- Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
- Kiểm soát hàng tồn kho bằng phương pháp nào?
- Diện tích kho có đủ đáp ứng lượng hàng hóa hiện tại không?
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện có đáp ứng nhu cầu sản xuất không?
- Nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm là gì?
- Chi phí quản lý hàng tồn kho trong bao lâu?
Ngoài ra, quản lý cũng có thể xem xét các giải pháp công nghệ để có thể vừa kiểm soát chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa, vừa đảm bảo rằng mọi hoạt động sản xuất, lưu trữ và phân phối được điều hành nhịp nhàng và hợp lý. Một gợi ý hoàn hảo cho doanh nghiệp là Fastdo Work – một phần mềm quản lý công việc toàn diện của Fastdo.
Với bộ công cụ bao gồm fPlan, fWorkflow, fMeeting và fTodolist, Fastdo Work hỗ trợ doanh nghiệp tạo ra hệ thống quản lý công việc thống nhất, dễ dàng kết nối công việc hàng ngày với các kế hoạch sản xuất, lưu trữ hàng tồn kho và quy trình kinh doanh. Đặc biệt, với tính năng phân quyền và tự động hóa giao việc, Fastdo Work cho phép theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc theo thời gian thực, trực quan hóa quy trình bằng sơ đồ luồng công việc rõ ràng, từ đó đảm bảo mỗi bước trong quy trình đều được thực hiện chính xác và hiệu quả.
Hiện tại, Fastdo Work đang có ưu đãi đặc biệt với giá chỉ từ 30.000 VND/user/tháng (giảm 60% so với giá gốc). Ngoài ra, bạn còn được miễn phí dùng thử 7 ngày với đầy đủ tính năng, cùng các dịch vụ đi kèm như đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm và hỗ trợ thiết lập 24/7. Liên hệ ngay Fastdo để nhận được các ưu đãi.
Trên đây là các thông tin về khái niệm hàng tồn kho và các cách phân loại hàng tồn kho, nguyên tắc xác định giá trị và các gợi ý để quản lý hàng tồn kho chuẩn. Hy vọng các kiến thức được Fastdo tổng hợp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa và mang đến các phương án điều chỉnh phù hợp.
>>> THAM KHẢO NGAY:
- Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 15 phút mỗi ngày hiệu quả
- Những đỉnh cao trong chiến lược phát triển sản phẩm của Apple
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là các tài sản được doanh nghiệp giữ lại để bán trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc trong các giai đoạn sản xuất chưa hoàn thiện. Điều này bao gồm nguyên liệu thô, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, và hàng hóa thành phẩm đang lưu giữ tại kho.
Có những cách phân loại hàng tồn kho nào phổ biến hiện nay?
Hàng tồn kho có thể được phân loại dựa trên:
1. Đặc điểm hàng hóa (nguyên liệu thô, vật tư, sản phẩm bán thành phẩm, thành phẩm)
2. Chủng loại hàng hóa (hàng mua để bán, sản phẩm dở dang, thành phẩm)
3. Công dụng (nguyên liệu sản xuất, bán thành phẩm, thành phẩm)
4. Nguồn hình thành (mua từ bên ngoài, tự sản xuất)
5. Yêu cầu sử dụng: Hàng dùng cho sản xuất, hàng chưa cần sử dụng, và hàng không cần sử dụng
Nguyên tắc nào để xác định giá trị hàng tồn kho?
Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên tỷ giá tại thời điểm giao dịch đối với hàng nhập khẩu. Cuối kỳ kế toán, nếu giá trị hàng tồn kho không thể thu hồi do hư hỏng hoặc lỗi thời, doanh nghiệp phải ghi giảm giá trị gốc và thực hiện dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
Quản lý hàng tồn kho là gì và tại sao nó quan trọng?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát từ khâu đặt hàng, lưu trữ đến sử dụng các loại hàng hóa. Quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp dự phòng, tận dụng giá cả thay đổi và tránh gián đoạn trong sản xuất hoặc bán hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả.
Fastdo Work giúp quản lý hàng tồn kho và công việc như thế nào?
Fastdo Work là phần mềm quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp. Với các tính năng như phân quyền, theo dõi tiến độ và tự động hóa quy trình, Fastdo Work giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và công việc hàng ngày một cách chặt chẽ, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được thực hiện hiệu quả và liền mạch.
