12+ Phương Pháp Phỏng Vấn Giúp Tổ Chức Xác Định Ứng Viên Tiềm Năng

Tuyển dụng sai nhân sự có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực cho tổ chức như mất thời gian, chi phí, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của cả đội ngũ. Do đó, việc áp dụng các phương pháp phỏng vấn hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức xác định được ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Vậy phương pháp nào thật sự hiệu quả? Qua bài viết này, FASTDO sẽ chia sẻ 12 phương pháp phỏng vấn được các nhà tuyển dụng hàng đầu sử dụng để giúp bạn xác định ứng viên tiềm năng cho tổ chức của mình.

1. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự hiệu quả trong 6 bước

Để đạt hiệu quả cao khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng thường áp dụng quy trình gồm 6 bước để tiến hành một cuộc phỏng vấn. Mục đích cốt lõi của 6 bước này là nhằm tuyển chọn những ứng viên tiềm năng nhất, có thể đáp ứng các tiêu chí mà doanh nghiệp đã đề ra. Đồng thời, khi áp dụng quy trình này, doanh nghiệp cũng có thể tìm được những ứng viên có thể đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp trong tương lai.

6 bước thuộc quy trình phỏng vấn tuyển dụng bao gồm:

• Bước 1: Giới thiệu và mở đầu – Ở bước này, nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ lần lượt giới thiệu khái quát những điểm chính về bản thân như tên, tuổi,…
• Bước 2: Nhà tuyển dụng giới thiệu sơ lược về tổ chức và liệt kê những đầu việc tương ứng với vị trí đang phỏng vấn
• Bước 3: Nhà tuyển dụng đưa ra những câu hỏi để làm rõ các thông tin trong hồ sơ của ứng viên
• Bước 4: Nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực chuyên môn cũng như khả năng đáp ứng công việc của ứng viên
• Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi (nếu có) – Bước này nhằm giúp ứng viên hiểu hơn về tổ chức cũng như công việc của mình
• Bước 6: Kết thúc phỏng vấn – Nhà tuyển dụng tóm lược lại các thông tin trong buổi phỏng vấn và thông báo đến ứng viên về những bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng

2. 4 phương thức phân chia phương pháp phỏng vấn

Dựa vào quy trình 6 bước ở trên, nhà tuyển dụng có thể áp dụng nhiều cách phỏng vấn khác nhau để khai thác thông tin từ ứng viên. Các phương pháp này được phân chia theo 4 hình thức chính, bao gồm:

• Theo nội dung: phỏng vấn hành vi, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn gây áp lực, phỏng vấn đánh đố, phỏng vấn kỹ thuật
• Theo hình thức: phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tuyến
• Theo số lượng: phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm
• Theo cấu trúc: phỏng vấn có cấu trúc cố định, phỏng vấn không có cấu trúc

Các hình thức phỏng vấn trên đều phục vụ một mục đích chung là nhằm đánh giá một ứng viên tiềm năng. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm khác nhau, nhà tuyển dụng có thể áp dụng linh hoạt các phương pháp để đạt được một buổi phỏng vấn hiệu quả.

3. Phương pháp phỏng vấn theo nội dung

3.1. Behavioral-based interview – Phỏng vấn theo hành vi

Phỏng vấn theo hành vi (Behavioral-based interview) hay còn gọi là phỏng vấn dựa trên năng lực (Competency-based interview) là một trong các phương pháp hiệu quả được áp dụng trong buổi phỏng vấn.

Kỹ thuật của phương pháp này là đặt câu hỏi tình huống dựa trên nhiệm vụ phải làm của ứng viên trong quá khứ. Từ đó đánh giá được ứng viên đã làm ra sao, kết quả như thế nào. Nhà tuyển dụng cần nắm những điều cơ bản sau để áp dụng phương pháp này:

• Có đầy đủ thông tin về quá trình công tác của ứng viên trong quá khứ. Thông thường nhà tuyển dụng có bảng câu hỏi dành riêng cho ứng viên theo form của Công ty.
• Tất cả những thông tin ứng viên cung cấp là người thật việc thật, chứ không phải là trường hợp giả định nào.
• Kỹ thuật S.T.A.R.T (Situation – Task – Activity – Result): Dựa vào bảng mô tả công việc của vị trí tuyển dụng để xem xét ứng viên có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào để đưa ra quyết định tuyển chọn đúng người đúng việc. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần lựa chọn những câu hỏi tập trung cho buổi phỏng vấn, làm nổi bật được điểm mạnh của ứng viên, xoáy vào những câu hỏi trọng điểm cho công việc cần tuyển dụng.

Phương pháp này có một nhược điểm mà nhiều khi người phỏng vấn bị ứng viên “qua mặt” bởi sự khéo ăn nói đã tô điểm cho quá khứ đẹp đẽ hơn, “lấy lòng” được nhà tuyển dụng. Ngược lại, những người có năng lực thực sự nhưng không biết cách trình bày, diễn đạt làm cho người phỏng vấn đánh giá thấp. Vậy nên, cần phối hợp đa dạng các phương pháp khác.

3.2. Case interview – Phỏng vấn theo tình huống

Phương pháp phỏng vấn tình huống sẽ khắc phục được điểm yếu của phỏng vấn hành vi ở chỗ đánh giá được khả năng tư duy của ứng viên mà không dựa trên những dữ liệu có sẵn của họ.

Những tình huống được đặt ra có thể là những tình huống giả định hoặc có thực tế ở doanh nghiệp. Việc của ứng viên là suy nghĩ để tìm ra cách giải quyết chúng. Có khi thông qua câu hỏi, nhà tuyển dụng chỉ là việc kiểm tra lối suy nghĩ, khả năng hiểu và xử lý vấn đề chứ không hẳn là có đáp án cho tình huống đó.

Vì vậy, không thể dựa trên phương pháp này để lựa chọn được ứng viên. Cần phải sàng lọc ứng viên qua các phương pháp khác nữa.

3.3. Stress interview – Phỏng vấn gây áp lực

Nếu như phỏng vấn hành vi và tình huống đánh giá dựa trên năng lực ứng viên, thì với phương pháp phỏng vấn gây áp lực, nhà tuyển dụng thử thách và gây sức ép ứng viên về mặt tâm lý.

Người phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi đánh đố ứng viên, bám sát vào câu trả lời hỏi họ để hỏi vặn, có thể “gây hấn” để ứng viên bộc lộ tính cách thật và năng lực thật của họ.

Phương pháp này thường được dùng để tuyển chọn những vị trí quan trọng trong Công ty như quản lý, giám đốc, trưởng phòng,… hoặc những ngành đòi hỏi ứng viên chịu được áp lực cao.

Phỏng vấn gây áp lực giúp nhà tuyển dụng nắm bắt được tâm lý của ứng viên khi đối đầu với sức ép, căng thẳng. Tuy nhiên, phương pháp này thực sự tạo áp lực trước tiên cho nhà tuyển dụng, vì nó yêu cầu cao cho người đặt câu hỏi, cần đủ tầm và chuyên nghiệp để vấn đáp trực tiếp với ứng viên. Vì nhiều khi sẽ gây hiệu ứng ngược lại làm giảm giá trị của doanh nghiệp và đánh mất người giỏi.

3.4. Puzzle interview – Phỏng vấn đánh đố

Những câu hỏi hóc búa, câu hỏi mẹo để để thử độ nhạy bén của ứng viên được dùng trong phương pháp phỏng vấn đánh đố.

Những câu hỏi mẹo hack não này thường được những tổ chức lớn sử dụng để tìm kiếm ứng viên cho những vị trí đặc biệt, cần có sự sáng tạo, nhanh nhẹn, cần sự ứng biến linh hoạt như marketing, truyền thông.

3.5. Technical interview – Phỏng vấn kỹ thuật

Nhà tuyển dụng sẽ đưa một bài test cho ứng viên, nhiệm vụ của họ là vận dụng những kiến thức, kỹ năng để thực hiện nó, đó là phương pháp phỏng vấn kỹ thuật.

Thông thường, những ngành cần kiểm tra kỹ năng của ứng viên để làm việc như kế toán, IT, marketing, hành chính nhân sự,… Vì những kiến thức này thiên về chuyên ngành nên nếu bạn học ngành khác thì không thể làm những công việc này được.

Đây là phương pháp được sử dụng cho tất cả ứng viên ở vị trí đang cần nhân lực, nên để chọn ra người phù hợp nhất cần sử dụng những câu hỏi của những phương pháp khác nữa.

4. Phương pháp phỏng vấn theo hình thức

Dựa trên tình hình thực tế ứng viên và nhà tuyển dụng hoặc hoàn cảnh chung của xã hội mà tổ chức buổi phỏng vấn theo hình thức phù hợp. Có ba hình thức phỏng vấn đó là: phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn trực tuyến.

4.1. Face-to-Face interview – Phỏng vấn trực tiếp

Hình thức phỏng vấn trực tiếp là hình thức hay sử dụng nhất trong tuyển dụng. Khi gặp mặt để trao đổi trực tiếp luôn giúp đối phương hiểu rõ nhất thái độ của người đối diện, những đặc điểm về kỹ năng mềm trong giao tiếp cũng được bộc lộ rõ.

Ưu điểm: Lựa chọn được ứng viên đúng yêu cầu nhà tuyển dụng cần.

Nhược điểm: Mất thời gian và công sức, có những công ty có quy trình tuyển dụng phải qua nhiều vòng phỏng vấn để chọn ra được ứng viên, nên có thể phải phỏng vấn nhiều lần.

4.2. Telephone interview – Phỏng vấn qua điện thoại

Không giống như phỏng vấn trực tiếp, hình thức phỏng vấn qua điện thoại giúp cho nhà tuyển dụng tiết kiệm khá nhiều thời gian.

Nhưng nhược điểm của hình thức phỏng vấn này là nhà tuyển dụng có thể bị đánh lừa bởi ứng viên có thể dùng công cụ hỗ trợ hoặc nhờ người giúp đỡ cũng như không thể quan sát hết ngoại hình của ứng viên.

4.3. Virtual interview – Phỏng vấn trực tuyến

Công nghệ ngày càng phát triển tác động rất lớn vào thói quen trong đời sống hằng ngày và công việc. Nhiều tổ chức đã thay đổi hình thức phỏng vấn thông qua mạng xã hội như Skype, Zalo,… hoặc các ứng dụng hay công cụ chuyên dùng cho sử dụng video.

Ưu điểm của phỏng vấn online là tiết kiệm thời gian, gọn, hiện đại. Nhưng phỏng vấn online không thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác như các phương pháp phỏng vấn trực tiếp khác.

5. Phương pháp phỏng vấn theo số lượng

Dựa theo số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn mà có hai phương pháp phỏng vấn đó là phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm.

5.1. One-to-One interview – Phỏng vấn cá nhân

Thông thường ứng viên sẽ có một cuộc phỏng vấn với một người đại diện công ty, đây là được xem là phương pháp phỏng vấn cá nhân. Hình thức này không những giúp giảm được áp lực cho ứng viên khi không phải đối diện với nhiều người, công ty cũng sẽ dễ dàng đánh giá và lựa chọn ứng viên hơn.

5.2. Panel interview – Phỏng vấn nhóm

Phương pháp phỏng vấn nhóm là hình thức phỏng vấn dựa trên sự thảo luận nhóm của các ứng viên như cách trình bày vấn đề, cách lắng nghe người khác trình bày, có chen ngang ý kiến của người khác hay thuyết phục đội nhóm hay không. Nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ năng giao tiếp và dẫn dắt đội nhóm của từng ứng viên để lựa chọn người xứng đáng.

6. Phương pháp phỏng vấn theo cấu trúc phỏng vấn

Đối với những ứng viên được phỏng vấn trực tiếp, thông thường nhà tuyển dụng sẽ cho form mẫu điền sẵn hoặc hỏi ứng viên những câu hỏi tự do. Dựa theo cấu trúc phỏng vấn như vậy mà có hai loại phương pháp phỏng vấn theo cấu trúc cố định và không theo cấu trúc sau đây.

6.1. Structured interview – Phỏng vấn có cấu trúc cố định

Phỏng vấn theo cấu trúc cố định hay còn gọi là phỏng vấn theo form mẫu. Đây là form được nhà tuyển dụng soạn sẵn theo bảng hỏi để đánh giá ứng viên theo tiêu chuẩn của Doanh nghiệp.

Phương pháp này có ưu điểm là so sánh được khả năng của từng ứng viên do cùng một thang đánh giá và khám phá được tiềm năng ứng viên cần cho vị trí đang tuyển dụng.

4.2. Unstructured interview – Phỏng vấn không theo cấu trúc

Phỏng vấn không theo cấu trúc hay còn gọi là phỏng vấn tự do. Phương pháp này và phỏng vấn có cấu trúc đối nghịch nhau cho nên nhược điểm của phương pháp này sẽ là ưu điểm của phương pháp kia.

Hay có thể hiểu rằng, phương pháp phỏng vấn tự do giúp khai thác sâu và đa chiều hơn về ứng viên, buổi phỏng vấn không gò bó và áp lực quá mức. Tuy nhiên, kết quả đánh giá không khách quan bằng phỏng vấn theo form mẫu vì các ứng viên không trả lời cùng một câu hỏi.

7. 4 gợi ý để có một cuộc phỏng vấn thành công

Mục đích của cuộc phỏng vấn cuối cùng là tìm được ứng viên xứng đáng nhất với vị trí tuyển dụng cả về năng lực và tính cách phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp. Vậy nên, nhà tuyển dụng cần kết hợp nhiều phương pháp phỏng vấn và tham khảo những gợi ý bên dưới để có một cuộc phỏng vấn thành công:

• Xác định rõ ràng thời gian và mục tiêu của cuộc phỏng vấn: vị trí cần tuyển, ứng viên cần có kỹ năng gì để đáp ứng công việc đang tuyển dụng.
• Xem xét kỹ CV của ứng viên để sàng lọc sơ bộ ứng viên.
• Thông báo với ứng viên về thời gian, địa điểm phỏng vấn, người phỏng vấn.
• Kiểm tra bảng hỏi của công ty và câu trả lời (tùy vào quy trình tuyển dụng của mỗi công ty)

Như vậy, bài viết trên đã phân tích 12 phương pháp phỏng vấn hiệu quả nhằm hỗ trợ xác định ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Mỗi một phương pháp đều có ưu điểm và hạn chế riêng của nó. FASTDO hy vọng các nhà tuyển dụng sẽ vận dụng kết hợp khéo léo những phương pháp trên để nâng tầm ngành nghề nhân sự và góp phần tuyển dụng nhân tài cho tổ chức/doanh nghiệp.