Phụ cấp ca đêm là khoản tiền trả thêm cho người lao động làm việc trong khung giờ ban đêm, từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau. Luật đặt mức tối thiểu là 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường.
Bài này tập trung vào góc người làm chính sách lương: mức luật định, cách so với khoản phụ cấp doanh nghiệp tự đặt, cách ghi vào hợp đồng và cách xử lý bảo hiểm, thuế, tình hình đến ngày 20/10/2026. Công thức làm thêm giờ ban đêm đầy đủ nằm ở bài cách tính lương làm thêm giờ.
1. Phụ cấp ca đêm theo luật: căn cứ và mức tối thiểu
Phụ cấp ca đêm trong thực tế chính là khoản “trả thêm khi làm việc ban đêm” mà Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu, nên mức tối thiểu không do doanh nghiệp quyết định.
Các căn cứ chính:
- Điều 106 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021): giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.
- Điều 98 khoản 2: làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường.
- Điều 56 và Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (hiệu lực 01/02/2021): hướng dẫn cách tính tiền lương làm việc ban đêm và làm thêm giờ vào ban đêm.
Đến ngày 21/10/2026, Nghị định 145/2020/NĐ-CP vẫn là văn bản hướng dẫn hiện hành. Bộ Nội vụ đang soạn nghị định sửa đổi, bổ sung nghị định này, doanh nghiệp nên theo dõi Công báo.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
2. Phụ cấp ca đêm khác tiền làm thêm giờ ban đêm thế nào?
Hai khoản này hay bị gộp, nhưng chỉ phụ cấp ca đêm trả cho giờ làm trong ca bình thường; làm thêm giờ vào ban đêm có công thức riêng.
| Tình huống | Khoản được trả | Căn cứ |
|---|---|---|
| Làm ca bình thường, có giờ từ 22 giờ đến 06 giờ | Lương ca + ít nhất 30% cho các giờ ban đêm | Điều 98 khoản 2 |
| Làm thêm giờ vào ban đêm | Mức làm thêm (150%, 200% hoặc 300%) + 30% + 20% lương ban ngày tương ứng | Điều 98 khoản 3, Điều 57 Nghị định 145/2020 |
| Làm ca ngày, không có giờ ban đêm | Không phát sinh khoản này | Điều 106 |
Một điểm hay sai: phần trả thêm chỉ áp dụng cho các giờ nằm trong khung 22 giờ đến 06 giờ, không phải cả ca. Ca 18 giờ đến 02 giờ có 4 giờ đêm (từ 22 giờ đến 02 giờ), không phải 8 giờ.
3. Cách tính phụ cấp ca đêm theo luật
Phụ cấp ca đêm theo luật bằng số giờ ban đêm nhân lương giờ thực trả nhân tỷ lệ tối thiểu 30%.
Phụ cấp ca đêm tối thiểu = Lương giờ thực trả x 30% x Số giờ làm trong khung 22 giờ đến 06 giờ
Theo Điều 55 khoản 1 điểm a Nghị định 145/2020, lương giờ thực trả bằng tiền lương thực trả của công việc đang làm trong tháng chia cho tổng số giờ thực tế làm việc tương ứng.
Khoản này không gồm tiền làm thêm giờ, tiền trả thêm khi làm đêm, lương ngày lễ, thưởng, tiền ăn giữa ca và các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ. Cách xác định chi tiết xem bài cách tính lương làm thêm giờ.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): lương theo công việc 8.800.000 đồng/tháng, công chuẩn 26 ngày, mỗi ngày 8 giờ (208 giờ). Lương giờ = 8.800.000 : 208 = khoảng 42.308 đồng.
| Ca làm | Giờ đêm | Phụ cấp tối thiểu mỗi ca | 20 ca/tháng |
|---|---|---|---|
| 22:00 – 06:00 | 8 giờ | 42.308 x 30% x 8 = 101.539 đồng | khoảng 2.030.784 đồng |
| 18:00 – 02:00 | 4 giờ | 42.308 x 30% x 4 = 50.770 đồng | khoảng 1.015.392 đồng |
| 14:00 – 22:00 | 0 giờ | 0 | 0 |
Số liệu đã làm tròn theo từng bước; kế toán nên tính trên bảng lương thực tế. Nếu có giờ làm thêm vào ban đêm, tách riêng và áp công thức làm thêm giờ ban đêm.
4. Doanh nghiệp tự đặt phụ cấp ca đêm cố định có được không?
Được, miễn là tổng số tiền không thấp hơn mức luật định cho số giờ ban đêm thực tế. Nhiều doanh nghiệp trả cố định theo ca cho dễ tính, nhưng cần so với mức 30%.
Ví dụ minh hoạ (số giả định, lương giờ 42.308 đồng): doanh nghiệp quy định phụ cấp ca đêm cố định 50.000 đồng/ca.
| Ca làm | Mức luật định tối thiểu | Phụ cấp cố định 50.000 đồng | Kết luận |
|---|---|---|---|
| 22:00 – 06:00 (8 giờ đêm) | 101.539 đồng | 50.000 đồng | Thấp hơn luật, phải bù |
| 18:00 – 02:00 (4 giờ đêm) | 50.770 đồng | 50.000 đồng | Thấp hơn nhẹ, phải bù |
| 00:00 – 04:00 (4 giờ đêm) | 50.770 đồng | 50.000 đồng | Thấp hơn nhẹ, phải bù |
Cách an toàn là ghi công thức theo giờ đêm (ví dụ 35% lương giờ cho mỗi giờ làm từ 22 giờ đến 06 giờ), hoặc đặt mức cố định đủ cao so với ca đêm dài nhất. Khi lương cơ bản tăng, phụ cấp cố định cần rà soát lại để không tụt dưới mức tối thiểu.
5. Cách ghi phụ cấp ca đêm vào hợp đồng và quy chế lương
Hợp đồng lao động phải ghi phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (Điều 21 khoản 1 điểm đ Bộ luật Lao động 2019). Với ca đêm, nên ghi bằng công thức để áp dụng cho mọi người.
Sáu thông tin nên có:
- Khung giờ đêm. Ghi rõ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau theo Điều 106.
- Cách tính. Phần trăm lương giờ hoặc số tiền mỗi giờ, không thấp hơn 30%.
- Đối tượng. Vị trí hoặc ca làm việc được áp dụng.
- Cách ghi nhận giờ. Dựa vào dữ liệu chấm công theo ca, không ước lượng.
- Kỳ trả. Trả cùng kỳ lương và thể hiện thành dòng riêng trên bảng kê (Điều 95 khoản 3 yêu cầu bảng kê nêu rõ tiền làm đêm).
- Xử lý bảo hiểm, thuế. Ghi “theo quy định pháp luật hiện hành”.
Mẫu điều khoản có thể điều chỉnh: “Người lao động làm việc từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau được trả thêm [tỷ lệ, tối thiểu 30%] tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường cho mỗi giờ làm việc ban đêm, trả cùng kỳ lương.”
Khi thay đổi mức hoặc cách tính, thống nhất bằng phụ lục có chữ ký, xem bài phụ lục hợp đồng lao động.
6. Phụ cấp ca đêm có tính đóng bảo hiểm xã hội và thuế không?
Với bảo hiểm xã hội, Điều 7 khoản 1 Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) tính vào tiền lương đóng: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Phụ cấp lương phải bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động, ghi trong hợp đồng. Khoản bổ sung khác phải có mức tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương.
Cả hai nhóm loại khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Nghị định không nêu riêng tiền làm đêm.
Vì vậy, phụ cấp ca đêm ghi cố định mỗi tháng trong hợp đồng xếp vào nhóm phụ cấp lương bù đắp điều kiện lao động. Tiền trả theo số giờ đêm thực tế mỗi tháng thay đổi theo khối lượng làm việc nên xử lý như khoản biến động.
Doanh nghiệp nên xin cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý xác nhận cách ghi trước khi áp dụng. Mức sàn, trần xem bài cách tính bảo hiểm xã hội.
Với thuế thu nhập cá nhân, Điều 26 khoản 1 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026) miễn thuế đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ.
Điều kiện là phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động.
Khoản 3 điều này quy định phần vượt mức pháp luật quy định thì tính vào thu nhập chịu thuế. Nghị định chưa nêu cách tách chi tiết phần vượt, nên doanh nghiệp trả cao hơn mức luật cần hỏi cơ quan thuế.
Doanh nghiệp phải lập bảng kê ghi rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ và số tiền đã trả, lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Nếu không lập bảng kê riêng, phải chứng minh bằng bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và tài liệu hợp pháp khác. Mẫu chấm công xem bài mẫu bảng chấm công làm thêm giờ.
Ví dụ minh hoạ (số giả định): doanh nghiệp trả 30% tiền lương giờ cho giờ đêm, đúng mức tối thiểu, thì phần này nằm trong phạm vi miễn thuế nêu trên. Nếu trả 60%, phần cao hơn mức luật định tính vào thu nhập chịu thuế theo khoản 3 Điều 26; kế toán cần xác định đúng phần vượt.
Thông tin mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
7. Những điều cần lưu ý khi xếp ca đêm
Xếp ca đêm không chỉ là tính tiền: còn nhiều ràng buộc về nghỉ ngơi và nhóm lao động.
- Nghỉ giữa giờ: người làm đủ 6 giờ trở lên được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút, nếu làm ban đêm thì ít nhất 45 phút (Điều 109 khoản 1).
- Nhóm lao động hạn chế làm đêm: lao động nữ mang thai từ tháng thứ 07 hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp được người lao động đồng ý (Điều 137); người chưa đủ 15 tuổi không được làm đêm (Điều 146); người khuyết tật nặng chỉ làm đêm khi đồng ý (Điều 160).
- Ca qua đêm sang ngày hôm sau: xác định rõ ngày công, và tách giờ đêm theo mốc 22 giờ và 06 giờ.
- Dữ liệu chấm công: nếu chỉ ghi “đi làm” mà không ghi giờ vào, giờ ra, không tách được giờ đêm.
Cách tính ngày công và công ca xem bài cách tính ngày công.
8. Câu hỏi thường gặp về phụ cấp ca đêm
Phụ cấp ca đêm tính từ mấy giờ?
Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Chỉ các giờ nằm trong khung này mới được trả thêm.
Phụ cấp ca đêm tối thiểu bao nhiêu phần trăm?
Ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả của ngày làm việc bình thường (Điều 98 khoản 2). Doanh nghiệp được trả cao hơn, không được trả thấp hơn.
Làm ca đêm có phải làm thêm giờ không?
Không. Ca đêm trong thời giờ làm việc bình thường chỉ hưởng phần trả thêm 30%. Chỉ khi làm vượt thời giờ bình thường mới tính làm thêm giờ, và khi đó có thêm mức 150%, 200%, 300% và 20%.
Phụ cấp ca đêm cố định mỗi ca có hợp pháp không?
Hợp pháp nếu tổng số tiền không thấp hơn mức 30% cho số giờ đêm thực tế. Ca đêm dài nên so sánh với công thức theo giờ trước khi chọn mức cố định.
Phụ cấp ca đêm có đóng bảo hiểm xã hội không?
Phụ thuộc cách ghi: phụ cấp cố định mỗi tháng ghi trong hợp đồng thuộc nhóm phụ cấp lương, khoản trả theo số giờ đêm thực tế mỗi tháng được xử lý như khoản biến động. Nên xin cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận.
9. Fastdo hỗ trợ ghi nhận giờ làm ca đêm
Phụ cấp ca đêm chỉ tính đúng khi biết chính xác ai làm giờ nào. fCheckin của Fastdo chấm công bằng Wifi hoặc GPS trên điện thoại (iOS, Android) và web, thiết lập được nhiều loại ca, tự tổng hợp công ca, đơn từ, nghỉ phép và xuất báo cáo Excel.
Doanh nghiệp vẫn quyết định mức phụ cấp và cách xử lý bảo hiểm, thuế; xem bảng giá hiện hành tại fastdo.vn.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 21, 95, 98, 106, 109, 137, 146, 160, bản đăng Công báo số 993 + 994 ngày 26/12/2019: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/bo-luat-so-45-2019-qh14-30232.htm (truy cập 21/10/2026)
- Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH hợp nhất Bộ luật Lao động (ký 12/02/2026; các luật sửa gần đây không đổi Điều 98, 106, 109, 137): https://luatvietnam.vn/lao-dong/van-ban-hop-nhat-18-vbhn-vpqh-2026-hop-nhat-bo-luat-lao-dong-426612-d5.html (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020, Điều 55, 56, 57, Công báo số 1203 + 1204 ngày 28/12/2020: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-145-2020-nd-cp-32732.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, Điều 26 (ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, Công báo số 402 ngày 16/07/2026): https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-253-2026-nd-cp-469959.htm (truy cập 21/10/2026)
- Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, Điều 7 (ban hành 25/06/2025, hiệu lực 01/07/2025), Công báo số 851 + 852: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-158-2025-nd-cp-45240.htm (truy cập 21/10/2026)
