4 bước xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để quản trị công ty hiệu quả, tăng cao doanh thu thì bạn cần phải có bộ quy trình quản lý doanh nghiệp khoa học và tối ưu nhất. Vậy vai trò và các bước xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Fastdo nhé!

1. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là một chuỗi các bước quản trị được thực hiện bởi các bộ phận liên quan với nhau trong doanh nghiệp. Mục đích của việc xây dựng bộ quy trình này là để đạt được các mục tiêu cụ thể đã được đề ra. Mỗi bước trong quy trình sẽ được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm thực hiện. 

Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp cũng được coi như là một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Khi tất cả những nhiệm vụ này được hoàn thành, doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu chung đã được đề ra ngay từ ban đầu. Bộ phận quản lý thường sẽ được giao nhiệm vụ xây dựng lên bộ quy trình quản trị cho doanh nghiệp.

2. Các bước xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp

Xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn. Sau đây, hãy cùng Fastdo khám phá quy trình 4 bước xây dựng bộ quy trình quản trị doanh nghiệp đơn giản với nội dung dưới đây:

2.1 Thiết kế quy trình

Công tác thực hiện thiết kế bộ quy trình quản lý nội bộ công ty cần phải được tuân thủ theo 5 yếu tố cốt lõi như sau:

• Xác định nhu cầu, phạm vi của quy trình quản lý và mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp muốn hướng đến khi xây dựng nên bộ quy trình này.
• Mô hình hoá các yếu tố quan trọng trong bộ quy trình thành các bản mô tả chi tiết. Những bản mô tả chi tiết này sẽ được dùng làm hệ khung tham chiếu để nhân việc thực hiện có thể điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả nhất.
• Phân loại các đối tượng tham gia để cho bộ quy trình được vận hành một cách chặt chẽ nhất. Các đối tượng tham gia trực tiếp vào bộ quy trình phải được phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng, hợp lý và tối ưu.
• Trong quá trình xây dựng bộ quy trình, nhà quản lý cần phải xác định rõ các phương pháp kiểm soát và kiểm tra. Việc này sẽ giúp bạn đưa ra các đánh giá và đề xuất các phương án cải thiện phù hợp cho bộ quy trình quản lý.
• Tính toán công tác dự trù và cung cấp thêm những thông tin hướng dẫn vào văn bản quy chuẩn để giúp nhân viên tiếp thu bộ quy trình tốt hơn.

2.2 Mô hình hóa quy trình

Trong giai đoạn thiết kế, phần lớn nội dung sẽ mang đậm tính lý thuyết nhiều hơn. Và khi bước qua giai đoạn này, tất cả những lý thuyết đó sẽ được minh họa lại một lần nữa bằng những hình ảnh, mô hình, biểu đồ… Việc thực hiện mô hình hóa quy trình nhằm thực hiện những mục đích sau:

• Xem xét và đánh giá lại bộ quy trình quản lý tiêu chuẩn bao gồm một phần chất lượng của sản phẩm, dịch vụ đầu ra.
• Thiết kế một bản tham chiếu cho việc tái thiết kế lại quy trình và nhận thấy đâu là vấn đề cần được lượt bỏ hoặc bổ sung thêm.
• Cung cấp một bản tài liệu giúp nhân viên, đặc biệt là những người mới hiểu được cách thức vận hành cả quy trình.

2.3 Triển khai quy trình

Sau khi đã hoàn thành 2 giai đoạn đầu, nhà quản lý sẽ bắt đầu triển khai bộ quy trình quản lý và vận hành vào trong thực tế. Quá trình triển khai trên có thể được thực hiện theo 2 cách sau:

• Triển khai quy trình trên các loại giấy tờ.
• Sử dụng các phần mềm hay ứng dụng công nghệ để triển khai quy trình.

Trong thời kỳ 4.0 hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật và công nghệ phần mềm thì việc áp dụng giấy tờ vào trong quy trình quản lý đã trở nên lỗi thời. Thay vào đó là sự xuất hiện ngày càng phổ biến của các phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị doanh nghiệp, bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0…

2.4 Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình

Đây là giai đoạn cuối cùng cũng như là giai đoạn nền tảng cho việc cập nhật và phát triển cho tất cả hoạt động của bộ quy trình quản trị doanh nghiệp. Bất cứ vấn đề nào xảy ra trong khi triển khai bộ quy trình quản lý sẽ được ghi lại và đánh giá. Từ đó, nhà quản lý sẽ xem xét điều chỉnh, cải tiến bộ quy trình nhằm phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Một quy trình quản lý thường sẽ được vận hành liên tục nên công tác đánh giá và điều chỉnh cũng phải được đảm bảo diễn ra thường xuyên. Mục đích của việc đánh giá hiệu quả và điều chỉnh quy trình là nhằm hạn chế tối đa các lỗi có thể xảy ra trong khi thực hiện bộ quy trình và nâng cao hiệu quả sau cùng của doanh nghiệp.

3. Vai trò của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là tại các doanh nghiệp và công ty có quy mô lớn. Bộ quy trình có vai trò hợp lý hóa tất cả hoạt động khác nhau trong cả một hệ thống và đảm bảo cho các nguồn lực được sử dụng một cách hợp lý, tối ưu nhất.

Dưới đây là cụ thể các của bộ quy trình quản lý trong doanh nghiệp:

• Giúp các nhân viên xác định rõ công việc cần làm và thứ tự thực hiện: Việc áp dụng một quy trình quản trị phù hợp sẽ giúp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ xác định được những việc mình cần làm và phải hoàn thành như thế nào thì mới đạt đúng yêu cầu.
• Phân công lao động rõ ràng: Làm việc theo một quy trình thống nhất sẽ giúp cho cấp quản lý có thể dễ dàng phân việc, xác định các vai trò, trách nhiệm và quản trị nhân sự một cách dễ dàng.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý sẽ giúp các nhân viên có thể chăm sóc khách hàng tận tâm và sát sao hơn. Nhờ đó, tỷ lệ tái mua hàng từ những khách hàng cũ và tiếp cận những khách hàng mới sẽ được gia tăng.
• Tăng lợi thế cạnh tranh: Việc xây dựng một bộ quy trình quản lý nội bộ công ty hiệu quả sẽ giúp bộ máy nhân sự làm việc nhịp nhàng hơn để từ đó tạo ra được lợi thế cạnh tranh đáng kể so với các đối thủ.

4. Đơn giản hóa bộ quy trình quản trị doanh nghiệp với FASTDO

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, việc tích hợp sử dụng phần mềm quản lý là một phương pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa quy trình này. Bạn có thể đơn giản hóa bộ quy trình quản trị doanh nghiệp của Fastdo. Bộ giải pháp FASTDO được phát triển nhằm hướng đến việc nâng cao trải nghiệm nhân sự cho nhân viên và nhà quản lý.

Tính năng nổi bật

• fOKRs: Giúp tạo lập OKRs, xây dựng kế hoạch triển khai, check-in và báo cáo kết quả OKRs.
• fTodolist: Giúp nhân viên lên nhiệm vụ hàng ngày, quản lý thời gian, thống kê kết quả công việc cuối ngày.
• fTrain: Giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống đào tạo cho các vị trí nhân sự như hệ thống vinh danh, các chương trình đào tạo, bài kiểm tra.
• fWork: Giúp tạo kế hoạch, giao việc và quản lý tiến độ hiệu quả.

Trên đây là 4 bước xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc sử dụng bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp FTTM của Fastdo thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được nhân viên hỗ trợ tận tình nhé!

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 

• 7 phương pháp quản lý dự án phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay
• Mẫu bảng tiến độ thi công và phương pháp xây dựng chi tiết năm 2024
• 8+ Giải pháp giúp cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên
• 12 Cách chuyển PDF sang Excel không bị lỗi định dạng
• 9 cách chuyển PDF sang Word nhanh chóng, không lỗi font chữ