Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khái niệm về sổ tay nhân viên còn khá mơ hồ và cho rằng đây là dòng văn bản chỉ dành cho những tập đoàn lớn. Bạn hãy cùng Fastdo tìm hiểu về khái niệm và cách xây dựng sổ tay nhân sự hiệu quả qua bài viết dưới đây. Cùng xem ngay nhé!
1. Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân sự được hiểu là một bộ tài liệu tổng hợp được doanh nghiệp ban hành để truyền đạt các nhiệm vụ, chính sách và kỳ vọng đối với người lao động. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn tổng hợp tất cả các thông tin về chính sách, quy định làm việc và hình thức khen thưởng, xử phạt của nội bộ công ty.
Sổ tay nhân sự là gì?
Mục đích của loại sổ tay này là giúp doanh nghiệp thiết lập những quy định trong nội bộ tổ chức. Sổ tay nhân sự này cho phép nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình từ phía doanh nghiệp và ngược lại. Từ đó, tài liệu này sẽ là chiếc cầu nối minh bạch giúp quan hệ cộng tác giữa doanh nghiệp và người lao động diễn ra hiệu quả hơn.
Với những thông tin tổng quát trong sổ tay nhân sự sẽ rất có ích với nhân viên mới. Một quyển sổ tay được viết kỹ càng và hoàn chỉnh sẽ giúp các nhân viên có thể nhanh chóng bắt kịp môi trường làm việc mới.
Việc doanh nghiệp làm sổ tay nhân sự sẽ giúp các nhân sự mới có thể tiếp thu và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới. Bên cạnh đó, loại sổ tay này còn đem lại nhiều lợi ích như:
Hỗ trợ các nhân sự mới bắt kịp: Nhân viên có thể tự chủ động tra cứu những thắc mắc về nội quy hay những phương pháp làm việc thay vì phải đi tìm những nhân sự liên quan để tham khảo ý kiến.
Xây dựng một văn hóa có tính minh bạch trong tổ chức: Tất cả thông tin, chính sách khi được phân bố rộng rãi sẽ giúp đem lại tính minh bạch trong tổ chức công ty rõ ràng hơn.
Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân sự giúp xác định rõ quyền và trách nhiệm của từng nhân viên rồi từ đó khuyến khích những hoạt động mang lại lợi ích đồng thời loại trừ những hành vi sai trái.
Thiết lập các chính sách làm việc tốt hơn: Việc thiết lập các chính sách một cách tổng quát kể các cách thức doanh nghiệp vận hành trong sổ tay sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra những phương án củng cố và cải thiện những điểm yếu còn tồn tại.
Hạn chế các rắc rối liên quan đến pháp lý: Sổ tay nhân sự sẽ chỉ ra những trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những tham khung chiếu chuẩn để khen thưởng hay xử phạt người lao động mà không bị vướng vào kiện cáo vô nghĩa.
Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay nhân sự
Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các giải pháp công nghệ để hỗ trợ cho những vấn đề này. Thông qua các phần mềm đào tạo, Doanh nghiệp có thể tải lên các bài học về chính sách công ty, văn hóa Doanh nghiệp, các tuyên bố và giá trị mà nhân viên cần nắm. Qua đó, nhân sự có thể chủ động trong việc nắm bắt và học tập các thông tin cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi, phòng trường hợp bỏ quên hay làm mất sổ tay nhân sự trong các dịp quan trọng.
Phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo được tối ưu hóa để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách dễ dàng, nhanh chóng. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để nhân sự có thể theo dõi và học tập vô cùng thuận tiện. Ngoài ra, phần mềm đào tạo fTrain của Fastdo còn giúp:
Bạn muốn chuyển từ hệ thống chấm công cũ kỹ sang một giải pháp hiện đại hơn? fCheckin chính là giải pháp dành cho Doanh nghiệp của bạn! Fastdo cung cấp giải pháp chấm công dễ sử dụng và đáng tin cậy để bạn có thể chấm công từ xa, theo dõi giờ làm việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đừng để công việc chấm công trở thành gánh nặng – hãy thử fCheckin ngay hôm nay.
Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo
Sổ tay công nhân viên là loại hình không bị ràng buộc với các định dạng tiêu chuẩn. Mỗi doanh nghiệp có thể biến sổ tay dành cho nhân viên thành tài liệu độc nhất vì vậy việc xây dựng loại sổ tay này sẽ tùy thuộc vào mỗi tổ chức.
4.1 Nguyên tắc về nội dung
Nội dung sổ tay dành cho nhân viên không có khuôn mẫu nhất định và doanh nghiệp có thể tùy biến sao cho phù hợp với mục đích, nhu cầu sử dụng. Một quyển sổ tay nhân sự cần phải đảm bảo những nội dung sau:
Giới thiệu về doanh nghiệp.
Tầm nhìn sứ mệnh và văn hóa làm việc.
Quy tắc ứng xử được dùng trong và ngoài doanh nghiệp.
Nội quy công việc.
Cơ chế khen thưởng, phúc lợi.
Một số quy tắc làm việc chung mà nhân viên cần nắm.
Ngoài phải đảm bảo nội dung thì yếu tố hình thức trình bày cũng phải đủ hấp dẫn để có thể lôi kéo nhân viên sử dụng. Hai xu hướng trình bày sổ tay dành cho nhân viên hiện nay là:
Bản in: Đây là hình thức mà nhiều đơn vị lựa chọn vì tính sáng tạo và cá nhân hóa mà sổ tay mang lại. Tuy nhiên, xu hướng trình này có nhược điểm là chi phí khá cao và phải tái bản nếu có điều gì đó thay đổi .
Sổ tay điện tử hay website tương tác: Xu hướng trình bày này có giao diện ấn tượng, dễ dàng chỉnh sửa và chi phí thấp. Đây hiện là hình thức sổ tay được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng.
Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay dành cho nhân viên không nhất thiết trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh. Ngôn ngữ viết có thể thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu ngôn ngữ viết sổ tay.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Kể cả khi đưa những ngôn từ mang tính chất cấm (như cấm hút thuốc…) bạn cũng cần phải sử dụng những ngôn ngữ mang tính hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh.
Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Bạn có thể thay đổi những ngôi xưng như “nhân viên” hay doanh nghiệp” bằng “bạn” và tên của doanh nghiệp để tạo thiện cảm.
Nếu có thể hãy thêm vài điều hài hước: Tuy mục đích của cuốn sổ này không phải để chọc cười nhân viên nhưng những hình ảnh vui nhộn sẽ tạo nên những trải nghiệm đọc và tiếp thu thông tin tốt hơn rất nhiều.
Sử dụng từ ngữ đơn giản và ngắn gọn: Mặc dù phải cung cấp đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp nhưng bạn hãy cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt tất cả thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Fastdo hy vọng với những thông tin hữu ích trên giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ tay nhân viên và có thể xây dựng được sổ tay này cho doanh nghiệp của mình. Hiện Fastdo đang phát triển và cung cấp một phần mềm quản trị nhân sự F-HRs. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc sử dụng phần mềm này thì hãy liên hệ đến chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
Địa chỉ:
Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Tài khoản & nội dung đã được xác minh và kiểm duyệt gắt gao qua phần mềm fWorkflow của Fastdo.vn.
Tuyết Nhung
, thế hệ GenZ lãnh đạo về nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tại Fastdo - công ty cung cấp phần mềm quản trị công việc #1 Việt Nam. Để đóng góp chung vào triết lý "Làm nhanh hơn, tiền nhiều hơn", Tuyết Nhung đã thiết kế các hoạt động văn hóa, đào tạo, ứng dụng phần mềm vào quy trình nội bộ, giúp nhân viên tiết kiệm 200% thời gian và hoàn toàn tập trung vào chuyên môn. Đây chính là tiền đề để nhân viên Fastdo tạo nên cú "đại nhảy vọt" với hơn 48 lần cải tiến sản phẩm.