Workflow là gì? 5 Lợi ích & cách xây dựng luồng công việc hiệu quả

Bạn đọc đang thắc mắc khái niệm Workflow là gì? Quy trình này mang lại hiệu quả như thế nào cho các doanh nghiệp? Bài viết sau đây FASTDO sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi này và hướng dẫn bạn cách xây dựng luồng công việc với Workflow sao cho hiệu quả nhất. Cùng xem ngay nhé!

1. Workflow là gì?

Workflow là gì? “Work” có nghĩa là công việc và “flow” là dòng chảy. Hai từ này đi đôi với nhau được hiểu như một luồng công việc hay quy trình công việc, trong đó bao gồm chi tiết những nhiệm vụ được sắp xếp theo trật tự có hệ thống chuẩn hóa. Dựa vào đây mà mọi người có thể theo dõi và nắm bắt rõ vai trò của mình.

Việc sử dụng quy trình này giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng theo đúng trật tự, quy luật đã được gán trước đó. Nhờ vậy mà hiệu suất hoạt động được tăng lên, giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót, tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao chất lượng toàn diện.

Ví dụ về Workflow:

– Trường hợp Workflow được cài đặt sẵn trong quy trình bán hàng: Hệ thống sẽ tự động gửi email kèm theo hóa đơn mua hàng đến cho khách, đối tác, đại lý… Điều này không những giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp mà còn mang tính chính xác cao, giảm thiểu tình trạng sai đơn hàng.

– Trường hợp Workflow được thiết lập vào bộ phận Telesale: Đối với những vấn đề khó khăn mà các nhân viên chăm sóc khách hàng không có khả năng giải quyết được. Hệ thống sẽ tự động gửi email bàn giao nhanh chóng cho các phòng ban liên quan, chẳng hạn như: Marketing, kế toán, kỹ thuật…

2. Lợi ích của Workflow đối với doanh nghiệp

Việc hiểu rõ về Workflow diagram và áp dụng vào công việc sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối giản hóa quy trình đồng thời mang lại hiệu quả cao nhất. Cùng xem chi tiết những công dụng ngay dưới đây nhé!

2.1 Thiết lập quy trình công việc một cách trực quan

Lợi ích đầu tiên mà Workflow mang lại đó là cung cấp cho các doanh nghiệp một bản sơ đồ quy trình làm việc logic, trực quan nhất. Mọi nhiệm vụ sẽ được sắp xếp và thể hiện một cách rõ ràng. Việc áp dụng theo phương pháp này nhằm tránh tối đa tình trạng sai sót trong những trường hợp công việc bị quá tải.

Vận dụng Workflow để truyền tải theo sơ đồ trực quan đúng cách còn giúp kích thích trí nhớ người dùng, từ đó ghi nhận nhiệm vụ nhanh chóng và áp dụng làm việc dễ dàng hơn. Tất cả các khâu, giai đoạn đều được duy trì theo tuần tự và không để xảy ra bất kỳ thiếu sót nào.

2.2 Loại bỏ các quá trình, nhiệm vụ dư thừa

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, “khối lượng” công việc nhiều, do đó các khâu hoạt động sẽ dày đặc và phức tạp hơn. Một khi nhà lãnh đạo đã nắm bắt kỹ càng về Workflow và áp dụng vẽ sơ đồ quy trình làm việc cho công ty thì mọi thứ sẽ được đơn giản hóa và kiểm soát vận hành dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp dựa trên sơ đồ sẽ dễ dàng phát hiện những lỗ hổng hay nhiệm vụ dư thừa trong công việc, từ đó điều chỉnh phương án khắc phục nhanh chóng. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể theo dõi toàn bộ quy trình vận hành từ đầu đến cuối và thay đổi, xóa bỏ các thao tác không cần thiết.

2.3 Tăng cường trách nhiệm

Doanh nghiệp nắm bắt rõ khái niệm “Workflow là gì?” và vận hành công việc theo mô hình này còn giúp nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của toàn thể nhân viên. Mỗi người sẽ xác định rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình để hoàn thành đúng tiến độ quy trình đã đặt ra.

2.4 Workflow giúp đưa công việc vào một trật tự

Workflow là gì và người dùng sẽ nắm bắt được những vấn đề nào khi áp dụng theo quy trình này? Bạn sẽ dễ dàng nhận biết công việc của mình và tiến hành một cách trật tự. Cụ thể như sau:

• Cách bắt đầu một công việc như thế nào?
• Cách thực hiện công việc đó như thế nào?
• Những mục tiêu quan trọng cần nắm
• Tránh tối đa những lỗi sai trong quy trình làm việc

2.5 Giảm chi phí vận hành

Việc áp dụng vận hành theo sơ đồ Workflow hỗ trợ doanh nghiệp nhận biết được đâu là những phương án tốt nhất và hợp lý để phát triển công việc kinh doanh. Từ đó, trật tự các quy trình cũng được đơn giản hóa để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành. Điều này còn giúp tổ chức giảm chi phí tối đa và tăng lợi nhuận.

3. Khi nào cần áp dụng Workflow trong quy trình công việc

Workflow là gì và thời điểm nào cần áp dụng mô hình hoạt động này vào quy trình làm việc? Điều này sẽ thật sự cần thiết khi bạn nắm bắt rõ tình hình hiện tại của công ty và muốn sử dụng Workflow vào trong chiến lược kinh doanh. Bạn có thể tham khảo cụ thể thông qua các yếu tố sau:

• Sử dụng Workflow cho các dự án phức tạp, nhiều quy trình
• Công việc cần nhiều team phối hợp và yêu cầu kỹ năng làm việc nhóm tốt.
• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, quy trình công việc yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ
• Doanh nghiệp muốn cải thiện cách làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức nhiều hơn.

4. 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả

Hiện tại, có 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc dựa trên phương pháp thống kê của W. Edwards Deming và người truyền bá chất lượng Joseph M. Juran. Việc ứng dụng những điều sau đây sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh:

• Six Sigma: Lý thuyết giúp loại bỏ những lỗi sai, hư hỏng trong các sản phẩm ở quy trình cuối. Six Sigma đòi hỏi kỹ năng quan sát, phân tích cao. Có hai cách phổ biến là DMADV và DMAIC.
• Quản lý chất lượng: Lý thuyết nhằm giúp cải tiến và nâng cao chất lượng của các sản phẩm, kiểm soát chặt chẽ môi trường làm việc, tương tác tốt giữa các nhân viên.
• Tái cấu trúc khâu kinh doanh: Lý thuyết cung cấp các thuật toán cho nhà lãnh đạo có thể dễ dàng phân tích ở các cấp độ khác nhau.
• Hệ thống gọn nhẹ (Lean Systems): Lý thuyết giúp giảm chi phí không cần thiết, tạo ra một quy trình “tinh gọn” để hoạt động đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và đối phó với những biến động của thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc (TOC): Phương pháp giúp doanh nghiệp nhận biết các mối liên kết yếu và bị ràng buộc để từ đó loại bỏ khỏi quy trình.

5. Các bước xây dựng một Workflow cơ bản

Các bước cơ bản để xây dựng nên một quy trình Workflow là gì? Ngay sau đây, Fastdo sẽ hướng dẫn chi tiết từng thao tác cho bạn đọc nắm rõ nhất. Xem ngay nhé!

5.1 Xác định nguồn dữ liệu

Để xây dựng nên một Workflow diagram, bạn cần nắm bắt rõ cách thức hoạt động của quy trình làm việc này diễn ra như thế nào? Mô hình có thể được phác thảo trên giấy hoặc thông qua email hay kỹ thuật số. Đồng thời, Workflow phải thể hiện cụ thể từng cá nhân tương ứng với những nhiệm vụ nào và ai là người phê duyệt chúng?

Tất cả dữ liệu sẽ hình thành nên một trình tự công việc và thiết lập giới hạn người tham gia. Quan trọng hơn hết, trước khi tạo một Workflow, bạn cần thảo luận với những người sẽ đóng góp vào quy trình này, tìm ra những khó khăn họ mắc phải khi vận hành phương pháp hiện tại.

5.2 Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Sau khi tìm hiểu “Workflow là gì?” và hoàn thành bước xác định nguồn dữ liệu thì bạn bắt đầu lên một list các nhiệm vụ cần thực hiện nối tiếp nhau. Nếu Workflow phức tạp thì sẽ có dạng một biểu đồ kèm theo đó là chuỗi công việc liên kết song song. Chính vì vậy, người dùng cần xác định rõ mục tiêu, cấu trúc dữ liệu để thiết kế nên một quy trình tương ứng.

5.3 Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Bước tiếp theo khi đã liệt kê rõ từng nhiệm vụ thì bạn cần xem xét những cá nhân nào phù hợp để lựa chọn tham gia vào quy trình Workflow đã lập sẵn. Một số công việc sẽ tự động chuyển sang thao tác tiếp theo mà không cần sự cho phép và một số ít phải có người phê duyệt mới được tiếp tục vận hành.

Lưu ý trong bước này, bạn phải phân chia rõ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân để họ có thể nắm bắt thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.

5.4 Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc

Kế đến là bạn cần lên ý tưởng thiết kế cách vẽ Workflow sao cho phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp người dùng hình dung một cách trực quan các nhiệm vụ để thực hiện dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi chi tiết thời gian thực để hoàn thành đúng tiến độ.

Bạn cũng có thể lựa chọn một công cụ hỗ trợ tạo workflow trong trường hợp không thành thạo vẽ mô hình này bằng tay. Phần mềm sẽ có sẵn những tính năng tiện ích, cho phép người dùng thiết kế sơ đồ tùy ý bất kể quy trình có phức tạp đến đâu cũng có thể thực hiện được.

5.5 Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Đây là bước “cực kỳ” quan trọng để nhận xét cũng như kiểm tra workflow mà bạn đã tạo có đi vào vận hành tốt hay không? Điều này cần sự hợp tác của các thành viên cùng tham gia trong quy trình vận hành. Một chương trình chạy thử sẽ giúp mọi người đánh giá đúng hơn trong việc tìm ra những điểm dư thừa để loại bỏ cũng như giữ lại những bước cần thiết.

5.6 Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Việc mở ra một buổi đào tạo về Workflow và hướng dẫn mọi người áp dụng mô hình này vào quy trình làm việc mới sẽ giúp họ tự tin sử dụng hơn. Bên cạnh đó, bước này cũng cần bạn chia sẻ cách thức lập nên một Workflow hoàn chỉnh để các học viên có thể nắm bắt rõ ràng, hình dung một cách trực quan. Từ đó, từng cá nhân sẽ hiểu rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình.

5.7 Triển khai quy trình công việc mới

Cuối cùng, bạn cần chạy thử nghiệm một lần nữa quy trình Workflow đã tạo để chắc chắn không xảy ra sai sót khi vận hành. Việc làm này tốt nhất là chọn ra một nhóm nhỏ để áp dụng mô hình trong khoảng thời gian nhất định. Khi đó, bạn sẽ có được kết quả đánh giá chính xác nhằm tiếp tục duy trì Workflow hay rút lại để điều chỉnh hoàn hảo hơn.

6. Các ứng dụng, phần mềm Workflow phổ biến

Sau khi giải đáp những thông tin về Workflow và những bước cơ bản để lập nên sơ đồ làm việc, nhiều bạn đọc vẫn còn thắc mắc “Có phần mềm nào tốt giúp tạo nên một Workflow hay không?”. Ngay sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu danh sách các đơn vị cung cấp sản phẩm này chất lượng nhất. Mời bạn đọc cùng tham khảo nhé!

6.1 Phần mềm fWorkflow của Fastdo

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tối ưu hóa quy trình làm việc không chỉ là một lựa chọn, mà còn là yếu tố sống còn để doanh nghiệp bạn phát triển bền vững. Hiểu được điều đó, Fastdo đã cho ra đời Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow – một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp bạn tự động hóa, quản lý và cải tiến quy trình một cách hiệu quả.

Các tính năng chính của Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow:

• Tạo và quản lý mọi loại quy trình doanh nghiệp: Dễ dàng tạo và chỉnh sửa quy trình làm việc bằng giao diện kéo thả trực quan, không cần kiến thức kỹ thuật. Theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình làm việc từ một nơi duy nhất, đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.
• Tự động hóa luồn công việc và giao việc: Tự động hóa giao việc và chuyển bước, giảm tải các tác vụ thủ công truyền thống, cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Phân quyền linh hoạt: Phân công công việc và cấp quyền truy cập cho từng người dùng, đảm bảo an toàn thông tin.
• Kiểm soát và đo lường: Cung cấp các báo cáo trực quan về hiệu suất quy trình, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hỗ trợ phân tích dữ liệu quy trình để tìm ra các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến, giúp doanh nghiệp bạn hoạt động hiệu quả hơn.
• Tích hợp đa nền tảng: Kết nối fWorkflow với Phần mềm fTodolist, mọi công việc đều được tập trung tại một nơi duy nhất, tạo nên một hệ sinh thái làm việc liền mạch.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

6.2 Phần mềm FastWork WorkFlow

Một trong những phần mềm tạo Workflow chất lượng đầu tiên phải kể đến đó là FastWork. Ứng dụng cung cấp những tính năng cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc tương ứng với từng vị trí, bộ phận, phòng ban… Mọi công việc được bàn giao cho nhân viên một cách tự động.

Lợi ích của FastWork đem lại:

• Giúp người dùng xây dựng một quy trình làm việc có trật tự theo từng bộ phận, vị trí…
• Tiết kiệm tối đa thời gian xử lý công việc
• Phát hiện nhanh chóng các lỗ hỏng trong quy trình
• Mọi quy trình đều được tự động hóa và liên kết qua những tính năng thông minh
• Giúp giám sát và theo dõi chặt chẽ tiến độ làm việc theo đúng thời gian đã đề ra
• Hỗ trợ nhà quản lý đo lường hiệu quả hoạt động và cải tiến quy trình mới hoàn chỉnh hơn.

6.3 Phần mềm Base Workflow

Base Workflow tiếp tục là một phần mềm quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Ứng dụng hỗ trợ người dùng hiểu rõ về mô hình Workflow cũng như nắm bắt cách tạo sơ đồ nhiệm vụ phù hợp với từng phòng ban, cá nhân. Dựa trên cơ sở đó áp dụng lên hệ thống để tự động hóa mọi công việc “cực kỳ” tiện lợi.

Lợi ích của Base Workflow đem lại:

• Tính năng tự động hóa quy trình làm việc và phân chia nhiệm vụ rõ ràng giúp nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Chuyển đổi sơ đồ phác thảo trên giấy sang phần mềm dễ dàng theo từng tầng dữ liệu.
• Cung cấp các trường thông tin cần thiết để người dùng thiết lập nên quy trình làm việc và tự động bàn giao.
• Chuẩn hóa các yếu tố phù hợp với một quy trình nghiệp vụ, các trường dữ liệu input rất đa dạng và linh hoạt.
• Tính năng liên kết dữ liệu ở tất cả các phòng ban, nội bộ với nhau giúp chuyển giao công việc một cách nhanh chóng.
• Tích hợp với các ứng dụng và nền tảng công nghệ bên ngoài.
• Tối ưu hóa quy trình và dễ dàng trao đổi thông tin thông qua việc tự động bắn thông báo, bình luận và gửi file tài liệu,…
• Đánh giá hiệu quả làm việc và đo lường một cách dễ dàng, từ đó có những phương pháp để cải tiến quy trình phù hợp.

6.4 Ứng dụng Workflow trên iPhone/iPad

Bạn đã biết Workflow có thể sử dụng được ngay trên iPhone hoặc iPad chưa? Nhà sản xuất Apple đã mua lại ứng dụng này và cung cấp cho người dùng bản miễn phí cài sẵn trong thiết bị. Mọi công việc được lên kế hoạch ở mọi lúc mọi nơi nhờ các tính năng tự động hóa của phần mềm.

Lợi ích của Workflow trên iPhone/iPad:

• Sử dụng nhanh gọn, tiện lợi
• Tự động hóa mọi chức năng
• Thực hiện các công việc dễ dàng ngay trên thiết bị

6.5 Phần mềm Microsoft project

Microsoft project là một ứng dụng hỗ trợ người dùng có thể lập kế hoạch làm việc một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy, Workflow thuyết trình logic nhất thông qua các tính năng tiện ích. Phần mềm được cài đặt dễ dàng trên cả máy tính và thiết bị di động.

Lợi ích của Microsoft Project đem lại:

• Tạo Mind map, workflow dễ dàng và nhanh chóng
• Theo dõi quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng,..

Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp về “Workflow là gì?”. Bạn có thể áp dụng phương pháp xây dựng quy trình làm việc theo luồng thống nhất để mang lại hiệu quả. Ngoài ra, Fastdo cũng mang tới cho doanh nghiệp các phần mềm chuyên dụng hỗ trợ quản lý và vận hành công việc tốt nhất. 

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả
• Thực hiện 5S tại nơi làm việc, văn phòng công ty như thế nào?
• Business Intelligence Analyst là gì? Chi tiết về BIA trong tổ chức
• 6 Ưu, nhược điểm của Lãnh đạo theo tình huống mà bạn cần biết
• Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [kèm biểu mẫu]