Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả

Xu hướng tự động hóa doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến với nhiều Doanh nghiệp theo đuổi quản trị tự động. Qua đó, Doanh nghiệp có thể gia tăng hiệu suất làm việc của nhân sự, giảm thiểu hao phí và tăng trưởng doanh số. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu các thông tin về khái niệm này thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tự động hóa Doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa Doanh nghiệp (Tự động hóa quy trình Doanh nghiệp – Business Process Automation – BPA), là quá trình áp dụng các công nghệ tiên tiến vào mô hình hoạt động của Doanh nghiệp. Đây là nỗ lực nhằm tối ưu hóa hệ thống các quy trình, nhiệm vụ. Từ đó, hiệu suất được cải thiện thông qua việc giảm thiểu các lãng phí xảy ra trong quá trình hoạt động và sản xuất của Doanh nghiệp.

Trong quá trình tự động hóa, Doanh nghiệp thường hướng tới tinh gọn và nhất quán quy trình. Nhờ đó, quy trình hoạt động của từng bộ phận sẽ được chuẩn hóa và loại bỏ những tác vụ lặp đi lặp lại, gây tốn thời gian. Nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những mục tiêu quan trọng.

>>> ĐỌC THÊM: Marketing Automation là gì? Hướng dẫn đơn giản về M.A từ A-Z

2. Những lợi ích của mà quá trình Tự động hóa Doanh nghiệp mang lại

Việc thực hiện tự động hóa Doanh nghiệp không chỉ giúp Doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, mà còn mang lại nhiều lợi ích như:

• Tối ưu hóa lực lượng lao động: BPA giúp Doanh nghiệp loại bỏ các thao tác lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian khi thực hiện thủ công, mà vẫn đảm bảo quy trình diễn ra chính xác. Điều này giúp cho nhân sự có thêm thời gian để làm các công việc tạo ra nhiều giá trị hơn, đòi hỏi tính sáng tạo và đổi mới.
• Tiết kiệm chi phí: Nhờ tự động hóa Doanh nghiệp, bạn có thể duy trì cùng một sản lượng đầu ra với số lượng nhân viên ít hơn. Do vậy, Doanh nghiệp có thể tập trung vào chất lượng của nhân sự thay cho số lượng, từ đó giảm chi phí tổng thể của hoạt động kinh doanh.
• Hạn chế tối đa sai sót của con người: Một người dù có làm việc hiệu quả đến đâu cũng khó có thể tránh khỏi những sai sót. Nhờ BPA, các rủi ro đó sẽ được hạn chế đến mức tối đa từ tất cả các khâu trong quy trình kinh doanh.
• Giám sát dễ dàng: Với sự giúp sức của BPA, bạn có thể theo dõi việc thực hiện tất cả quy trình kinh doanh từ một nơi. BPA giúp bạn nắm bắt được tình hình và đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo đúng lộ trình dẫn đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức.
• Hiểu sâu hơn về tổ chức: Tự động hóa Doanh nghiệp cho phép bạn hiểu sâu hơn về các khía cạnh khác nhau của tổ chức. BPA giúp bạn giám sát các sự thay đổi và kết quả đầu ra. Điều này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn trong tương lai.
• Cải thiện tính linh hoạt của tổ chức: Để thành công trong việc kinh doanh ngày nay, Doanh nghiệp của bạn cần phải thích nghi nhanh với những sự đổi mới. Với BPA, khi môi trường xung quanh thay đổi, Doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng thích ứng nhanh và hiệu quả hơn bởi mọi thứ đều đã được tự đông hóa.
• Cải thiện trải nghiệm hạnh phúc của nhân viên: Khi các quy trình kinh doanh được tự động hóa, công việc của nhân sự sẽ được giảm tải hơn. Từ đó, họ có thể tập trung hơn vào những công việc mà họ giỏi. Điều này sẽ giúp nhân sự làm việc hiệu quả, cảm thấy hạnh phúc và sẽ gắn bó với công ty hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Business Intelligence Analyst là gì? Chi tiết về BIA trong tổ chức

3. 5 bước thực hiện tự động hóa Doanh nghiệp 

Để thực hiện tự động hóa Doanh nghiệp, bạn có thể bắt đầu với quy trình gồm 5 bước như sau:

3.1 Tối giản hóa hệ thống quy trình 

Tối giản hóa hệ thống quy trình là quá trình Doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ quy trình làm việc, xác định những tác vụ gây mất thời gian. Đầu ra của bước này chính là việc Doanh nghiệp có được một bộ quy trình giúp hoạt động kinh doanh và sản xuất diễn ra ổn định, cấu trúc lại quy trình vận hành của tổ chức, giúp nhân sự tập trung vào việc tạo ra những giá trị thiết thực.

Công ty cần thực hiện việc tối giản hóa hệ thống

>>> CẬP NHẬT NGAY: Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất

3.2 Tích hợp hệ thống mới vào Doanh nghiệp 

Sau khi các quy trình mới được thiết lập, CEO sẽ phải là người hệ thống hóa chúng lại để áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Nhằm hoàn thành việc tích hợp hệ thống mới vào tổ chức một cách nhanh chóng, CEO cần có sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận và các nhân viên chuyên trách. Khi quy trình và hệ thống mới hoạt động hiệu quả, mọi nhân sự đều xác định được trách nhiệm của bản thân, tránh việc đổ lỗi cho nhau khi có vấn đề xảy ra.

>>> ĐỌC NGAY: Top 11 Lợi ích của Chuyển đổi số mang lại cho Doanh nghiệp

3.3 Liên tục cải tiến, tối ưu quy trình

Sau khi đã tích hợp hệ thống, bạn cần liên tục cải tiến quy trình mới. Các nhà lãnh đạo cần phải triệt để việc quản lý người lao động thực hiện một cách nghiêm túc. Nếu một nhân viên phá vỡ quy trình, bạn cần đánh giá lại nhân sự đó. Việc áp dụng triệt để sẽ giúp Doanh nghiệp tuân thủ đúng mô hình và thành công trong tương lai. 

Xuyên suốt thời gian triển khai, Doanh nghiệp cần liên tục tối ưu quy trình để có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân công không cần thiết. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhưng vẫn duy trì, thậm chí cải thiện được lợi nhuận của mình.

3.4 Lựa chọn công cụ vận hành tự động 

Khi Doanh nghiệp đã thực hiện tối ưu hóa hệ thống, bạn nên lựa chọn các phần mềm quản trị Doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Một phần mềm hiệu quả sẽ giúp quá trình hoạt động trơn tru, tiết kiệm chi phí cũng như nâng cao doanh thu Doanh nghiệp.

3.5 Mở rộng phạm vi áp dụng 

Thông qua quá trình tự động hóa Doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng mở rộng phạm vi áp dụng các hệ thống và quy trình mới. Bất kỳ nhân sự mới nào đều có thể dễ dàng tiếp cận các quy trình đã được xây dựng trước đó. Từ đó, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian đào tạo. Đồng thời, quá trình phối hợp giữa các bộ phận cũng chặt chẽ hơn. 

4. Lời khuyên cho các Doanh nghiệp nhỏ bắt đầu tự động hóa

Sau đây là 4 lời khuyên để các Doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện tự động hóa thành công:

• Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa:

Ngày càng có nhiều Doanh nghiệp đầu tư vào giải pháp công nghệ để chuẩn hóa quy trình làm việc. Những phần mềm đóng vai trò hỗ trợ con người chứ không thể thay thế hoàn toàn con người trong quá trình thực hiện công việc. 

Sử dụng phần mềm sẽ giúp nhân sự xử lý nhanh chóng được các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó tập trung vào những công việc quan trọng, trực tiếp mang lại giá trị cho tổ chức.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị Doanh nghiệp Fastdo giúp tổ chức của bạn tự động hóa các quy trình công việc, giảm bớt các thao tác lặp đi lặp lại, gia tằng hiệu suất làm việc của nhân sự. Đăng ký nhận demo tại đây:

Đăng ký nhận Demo tại đây

• Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ

Doanh nghiệp nhỏ nên thiết lập hệ thống theo dõi thời gian cho các công việc trong ngày, tuần hoặc tháng. Qua đó, cấp lãnh đạo có thể đánh giá được tình trạng thực hiện nhiệm vụ để phân bổ nguồn lực và cân nhắc tự động hóa một số thao tác. Điều này sẽ đảm bảo cho các đầu việc được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

• Giảm thiểu số lượng quy trình

Nhà lãnh đạo nên nắm rõ cách thức vận hành của Doanh nghiệp. Cụ thể, bạn cần giữ lại những quy trình mang tính chất bắt buộc và cắt bỏ hoặc hợp nhất quy trình không cần thiết. Nhờ đó, Doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả và thành công trong tương lai. 

• Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên

Quy trình tự động hóa khá dễ thực hiện, tuy nhiên để nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó và đầy thách thức. Vì vậy, cấp lãnh đạo cần có lộ trình đào tạo rõ ràng. Doanh nghiệp nên tổ chức các cuộc khảo sát nhân sự để nắm được điều khiến họ hài lòng, điều gì chưa hài lòng để thay đổi quy trình phù hợp nhất.

Ngoài ra, nhân viên cần nắm rõ tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của một Doanh nghiệp. Bản thân mỗi nhân viên cũng nên nhận thức tích cực về sử dụng các phần mềm và góp phần tạo nên sự thành công trong quá trình công nghiệp hóa của Doanh nghiệp. 

Qua bài viết trên, Fastdo đã giúp bạn tìm hiểu về tự động hóa Doanh nghiệp là gì cũng như một số lưu ý quan trọng. Hy vọng, các nhà lãnh đạo có thể ứng dụng những thông tin hữu ích mà Fastdo đã chia sẻ vào việc quản lý Doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất!

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Đăng ký nhận Bản Demo phần mềm fWork

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Workflow là gì?Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả
• [REVIEW] SAP là gì? Tính năng và ứng dụng của phần mềm SAP
• Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp