Nút thắt cổ chai hiện đang là vấn đề thường xuất hiện trong quy trình nghiệp vụ của hầu hết các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Fastdo sẽ giúp bạn nắm được khái niệm, tác động và cách xác định vấn đề này trong quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi ngay nhé!
>>> ĐỌC NGAY:
- Asana là gì? Cách sử dụng phần mềm Asana quản lý công việc
- Workflow là gì?Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả
- Trello là gì? Hướng dẫn cách dùng và review phần mềm Trello
1. Nút thắt cổ chai nghĩa là gì?
Nút thắt cổ chai là sự tắc nghẽn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Hiện tương này xảy ra khi khối lượng công việc được yêu cầu đến quá nhanh và vượt quá khả năng xử lý của hệ thống sản xuất. Điều này sẽ gây ra sự trì trệ và tốn nhiều chi phí hơn trong quá trình sản xuất.
Ví dụ: Nhà sản xuất sẽ chuyển các nguyên vật liệu vào nhà máy để sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu quá trình sản xuất bị tắc nghẽn ngay từ đầu thì sẽ làm doanh nghiệp mấttăng chi phí và vấn đề giao hàng sẽ bị chậm trễ.
>>>> XEM THÊM: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên
2. Hiện tượng bottleneck trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp
2.1 Các loại nút cổ chai
Hầu hết các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hầu hết đều sẽ xuất hiện hiện tượng nút cổ chai. Nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ gồm hai loại chính là:
- Nút cổ chai ngắn hạn: Là vấn đề do các nguyên nhân bất ngờ và tạm thời mang lại.
- Nút cổ chai dài hạn: Là những điểm tắc nghẽn xảy ra thường xuyên và lặp lại trong một khoảng thời gian dài mà doanh nghiệp chưa thể giải quyết được.
>>>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả
2.2 Nút thắt cổ chai có thể là gì?
Nút cổ chai có thể là các tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu hoặc các yếu tố tác động bên ngoài doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố, tài sản có thể là nút cổ chai của doanh nghiệp mà bạn có thể xem xét:
- Một quy trình lưu trữ và xử lý văn bản rườm rà.
- Một chính sách quá lỗi thời so với các quy định mới của Pháp luật.
- Một chiếc xe phải thường xuyên được sửa chữa, bảo dưỡng.
- Một nhân viên cung cấp thông tin sai lệch nên cần thời gian để sửa chữa.
- Một nhà quản lý chưa phê duyệt các báo cáo vì quá bận.
- Một nhóm làm việc không hiệu quả, không phân chia công việc cụ thể, rõ ràng.
- Các ứng viên phản hồi email chậm trễ.
>>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso
3. Tác động của nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ
Nút cổ chai sẽ tác động rất lớn đến quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và gây ra các hậu quả như:
- Mất nhiều chi phí sản xuất, sửa chữa, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận
- Gây chậm trễ trong tiến độ công việc.
- Làm giảm năng suất làm việc của doanh nghiệp
- Gây tồn kho sản phẩm và không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng đặt ra.
- Gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết.
- Phát sinh mâu thuẫn trong nội bộ công ty.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Workflow là gì? Cách vẽ workflow hiệu quả, chi tiết từ A đến Z
4. Cách xác định các nút cổ chai (bottleneck)
Để xác định các thắt cổ chai trong quy trình sản xuất hoặc làm việc của doanh nghiệp, bạn cần tiến hành theo các bước sau đây:
4.1 Bước 1 – Để ý tới các dấu hiệu dễ dàng nhận biết
Quy trình làm việc trong các doanh nghiệp không thể tránh khỏi việc các nút cổ chai xuất hiện. Dưới đây là các dấu hiệu nhận biết nút cổ chai mà bạn có thể tham khảo:
- Doanh nghiệp thường bị các đối tác phàn nàn vì gửi trễ hợp đồng.
- Khách hàng phản hồi lại là không có nhân viên tư vấn khi liên hệ đến.
- Chi phí bảo quản của kho đông lạnh trong tháng bất ngờ tăng cao.
- Nhân sự của một bộ phận phải tăng ca trong khi nhân sự của phòng ban khác lại có rất nhiều thời gian rảnh.
- Bảng lương hàng tháng thường xuyên mắc lỗi.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Thực hiện 5S tại nơi làm việc, văn phòng công ty như thế nào?
4.2 Bước 2 – Thực hiện đo lường, phân tích dữ liệu
4.2.1 Sử dụng flowchart đơn thuần
Các nghiệp vụ của doanh nghiệp hầu hết đều đang được thực hiện theo một quy trình dưới dạng flowchart. Doanh nghiệp chỉ cần sử dụng các lưu đồ này để thực hiện đo lường và phân tích dữ liệu. Mọi quy trình công việc đều sẽ được trình bày cụ thể, rõ ràng vậy nên việc xác định các nút thắt cổ chai cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
4.2.2 Sử dụng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ
Bên cạnh việc sử dụng flowchart, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ. Bằng cách này, việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm F-OKRs của Fastdo sẽ là một sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp các dấu hiệu nhận biết nút cổ chai sẽ hiển thị rõ ràng hơn.
4.3 Bước 3 – Khảo sát, trò chuyện với người trực tiếp tham gia vào quy trình
Những thành viên trực tiếp tham gia vào quy trình làm việc sẽ có cái nhìn trực quan nhất về vấn đề nút cổ chai. Vì vậy, nạn nên khảo sát hay trò chuyện với những thành viên này để có được nhận định đáng tin cậy nhất về hiện tượng tắc nghẽn trong quy trình. Nội dung của cuộc khảo sát hay trò chuyện này sẽ bao gồm 2 phần sau:
- Bạn có thể yêu cầu thành viên lập danh sách các hoạt động lặp đi lặp lại và tiêu tốn nhiều thời gian nhất…
- Bạn nên đưa ra các dấu hiệu nhận biết mà các thành viên có thể không để ý đến. Sau đó, bạn hãy khéo léo đặt các câu hỏi về các dấu hiệu này.
Trên đây là toàn bộ thông tin về hiện tượng nút thắt cổ chai trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm quản lý nghiệp vụ F-OKRs thì hãy truy cập ngay vào website của Fastdo để được nhân viên tư vấn thêm nhé!
>>>> CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN: