9 nguyên tắc quản lý thời gian “Vàng” của người thành đạt

Mỗi người đều có 24 giờ trong ngày để sống và làm việc. Thời gian qua đi thì không thể quay lại. Do đó, bạn cần nắm rõ nguyên tắc quản lý thời gian để làm việc đạt hiệu quả. Khi bạn sử dụng hợp lý quỹ thời gian thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành mục tiêu và thành công. Bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ 9 quy tắc cơ bản về quản lý thời gian. Hãy cùng tham khảo ngay nhé!

1. Xác định rõ ràng mục tiêu công việc

Nguyên tắc đầu tiên là xác định cụ thể mục tiêu cần thực hiện. Bản chất của quản lý thời gian là việc sắp xếp và phân chia công việc hợp lý. Do đó, bạn cần tạo ra mục tiêu rõ ràng để phấn đấu hoàn thành.

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, hãy sử dụng phương pháp SMART. SMART là viết tắt của các từ tiếng Anh: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound). Trong đó:

• Specific: Mô tả rõ ràng những gì bạn muốn đạt được khi thiết lập mục tiêu
• Measurable: Xác định rõ cách mà bạn sẽ đánh giá tiến độ của mình trong việc hoàn thành mục tiêu bằng cách sử dụng những chỉ số cụ thể.
• Achievable: Mục tiêu được đặt ra cần thiết thực, vừa mang tính thách thức nhưng cũng vẫn có thể thực hiện được trong tầm tay
• Relevant: Đảm bảo mục tiêu bạn đặt ra phù hợp với các mục tiêu dài hạn của cá nhân và tổ chức
• Time-bound: Đặt ra thời hạn cụ thể để tạo cảm giác cấp bách, cần thực hiện ngay.

Khi áp dụng cấu trúc này, mục tiêu của bạn trở nên thực tế, rõ ràng và có tính khả thi, từ đó tạo ra một đích đến cụ thể để phấn đấu.

2. Tiến hành lập kế hoạch thực thi

Việc lập kế hoạch đòi hỏi bạn phải xác định và ghi lại tất cả những đầu việc cần hoàn thành. Bạn có thể viết ra một danh sách việc cần làm (To-do List) hoặc sử dụng một mẫu kế hoạch có sẵn. Nếu liên quan đến một dự án, bạn cần hiểu rõ từng đầu việc cần thực hiện để đưa dự án đến đích.

Ở giai đoạn này, chưa cần sắp xếp thứ tự ưu tiên (điều đó sẽ được thực hiện sau). Hãy tập trung vào việc đưa các công việc ra khỏi đầu và ghi chúng lên giấy hoặc sử dụng công cụ điện tử nếu thấy phù hợp. Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan của Fastdo sẽ rất hữu ích khi giúp bạn lập và quản lý tiến độ dự án/kế hoạch một cách trực quan, khoa học nhất.

Khi đã liệt kê tất cả các công việc, hãy tìm những công việc phức tạp và chia nhỏ chúng thành các công việc nhỏ hơn. Tránh để những công việc quá lớn trong danh sách, vì điều này sẽ gây khó khăn cho các bước tiếp theo.

3. Sắp xếp mức độ nhiệm vụ ưu tiên là nguyên tắc quản lý thời gian chủ chốt

Nếu bạn chỉ tạo một kế hoạch chi tiết thôi thì vẫn chưa đủ. Theo các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Điều này sẽ định hướng cho bạn việc nào cần phải hoàn thành trước và sau. Một bảng kế hoạch rõ ràng theo từng cấp bậc sẽ giúp bạn làm việc khoa học và chính xác hơn.

Ngoài ra, theo nguyên lý Pareto, bạn nên tập trung vào 20% công việc chủ chốt tạo ra 80% doanh thu. Điều này sẽ khiến bạn không bị quá tải bởi lượng công việc chồng chất, tồn đọng từ ngày này qua ngày khác.

Một số công cụ hữu ích có thể giúp bạn xác định công việc chủ chốt bao gồm:

• Ma trận Eisenhower
• Phương pháp ưu tiên ABCDE
• Phương pháp đánh giá tầm quan trọng từ 1 đến 6

Dưới đây là 4 mức độ ưu tiên theo ma trận Eisenhower mà bạn nên nắm rõ:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc yêu cầu bạn thực hiện trước tiên và hoàn thành trong ngày.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc ở mức độ này chưa cần phải làm ngay.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những nhiệm vụ cần bạn làm ngay nhưng lại không quá quan trọng. Do đó, bạn hoàn toàn có thể làm các công việc này trước nhưng không cần dành quá nhiều thời gian.
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Những công việc này nên được thực hiện cuối cùng hoặc có thể bỏ qua nếu không có thời gian.

4. Loại bỏ các tác nhân gây phiền nhiễu và duy trì sự tập trung

Trong thế giới hối hả ngày nay, phiền nhiễu luôn rình rập xung quanh, liên tục tranh giành sự chú ý của chúng ta. Chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng tập trung và làm việc hiệu quả, vì vậy việc nhận diện và loại bỏ chúng càng nhiều càng tốt là một nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng.

Trước khi bạn có thể chống lại sự phiền nhiễu một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu điều gì khiến bạn mất tập trung nhất. Những phiền nhiễu phổ biến có thể bao gồm mạng xã hội, email, các vấn đề cá nhân, tiếng ồn xung quanh, hoặc thậm chí là sự thiếu tổ chức. Sau khi nhận ra được các tác nhân gây phiền nhiễu, bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian để duy trì sự tập trung và giảm thiểu tác động của nó.

Ngoài ra, để duy trì sự tập trung, bạn có thể:

• Thiết lập ranh giới – Thông báo rõ ràng giờ làm việc và kỳ vọng của bạn cho gia đình, bạn bè và đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp tránh bị gián đoạn và duy trì sự phân định rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Hạn chế truy cập vào các yếu tố gây xao nhãng – Tạm thời chặn truy cập vào mạng xã hội hoặc các trang web/ứng dụng gây xao nhãng khác trong khi làm việc hoặc lên lịch cho các thời điểm cụ thể để kiểm tra chúng.
• Duy trì thói quen làm việc nhất quán – Thiết lập một thói quen tạo cảm giác quen thuộc và giúp rèn luyện não bộ tập trung hơn trong giờ làm việc đã định.

5. Tạo lập tính kỷ luật cho bản thân

Phát triển tính kỷ luật là nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả. Nó giúp bạn tập trung, chống lại những cám dỗ gây xao nhãng và bám sát các nhiệm vụ, đặc biệt là trong những giai đoạn động lực không cao.

Để tạo lập và duy trì tính kỷ luật bạn có thể áp dụng một số phương pháp sau:

• Duy trì sự nhất quán: Tính nhất quán là chìa khóa để củng cố tính kỷ luật của bạn. Cố gắng duy trì thói quen mới hàng ngày, ngay cả khi cảm thấy khó khăn, vì điều này sẽ dần dần biến chúng thành một thói quen.
• Liên tục theo dõi tiến độ công việc: Bạn nên tự đánh giá tiến độ công việc thường xuyên bằng cách sử dụng các phương thức quản lý tiến độ khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được mình đang ở đâu trong tiến trình chung và buộc bản thân phải đi vào nề nếp.

Khi bạn liên tục tuân theo các thói quen của mình, bạn có thể rèn luyện trí óc và cơ thể của mình để dự đoán và thích ứng với các nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau mà bạn đã đặt ra cho bản thân. Cuối cùng, bạn có thể nâng cao hiệu quả và kỹ năng quản lý thời gian của mình.

6. Ngưng trì hoãn

Trì hoãn chính là kẻ thù của thời gian, nó sẽ cản trở bạn đạt được mục tiêu. Khi bạn trì hoãn một công việc thường là do 2 nguyên nhân chính: quá khó hoặc quá dễ.

Đối với những công việc quá khó, bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu, làm như thế nào và sẽ tìm những lý do khác nhau để làm sau. Còn đối với các công việc quá dễ, bạn thường nghĩ rằng “Mình sẽ làm nó nhanh thôi”, do đó khiến công việc trì trệ, thậm chí bị lãng quên giữa hàng tá công việc khác. Sự chủ quan này khiến bạn bỏ lỡ thời điểm tốt nhất để hoàn thành chúng, và cuối cùng phải đối mặt với áp lực gấp gáp khi deadline cận kề.

Để khắc phục sự trì hoãn, bạn hãy:

• Phân tích lý do trì hoãn: Bạn trì hoãn vì sợ thất bại, thiếu tự tin, cảm thấy quá tải, hay đơn giản là không hứng thú với công việc? Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp.
• Đối mặt với nỗi sợ hãi: Nếu bạn sợ thất bại, hãy nhắc nhở bản thân rằng sai lầm là một phần của quá trình học hỏi. Nếu bạn thiếu tự tin, hãy chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn để dễ dàng bắt đầu.
• Bắt đầu với những việc nhỏ: Đừng chờ đợi thời điểm hoàn hảo để bắt đầu. Hãy bắt đầu với bất kỳ nhiệm vụ nào, dù là nhỏ nhất, để tạo đà và cảm giác thành công.
• Áp dụng quy tắc 2 phút: Nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy làm ngay lập tức.
• Đừng sợ nhờ giúp đỡ: Nếu bạn cảm thấy quá tải, đừng ngại nhờ sự giúp đỡ từ bạn bè, đồng nghiệp hoặc chuyên gia.

7. Hạn chế tối đa thời gian “chết”

Thời gian “chết” là những khoảng thời gian trống, không được sử dụng hiệu quả, thường xuất hiện giữa các hoạt động hoặc khi chờ đợi. Mặc dù có vẻ nhỏ nhặt, nhưng tích lũy lại, chúng có thể “ngốn” một lượng thời gian đáng kể, làm giảm năng suất và cản trở bạn đạt được mục tiêu. Vì vậy, việc hạn chế tối đa thời gian “chết” là một nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng.

Bạn nên ghi lại hoạt động của bạn trong một ngày để xác định những khoảng thời gian trống thường xuyên xuất hiện. Các khoảng thời gian “chết” thường là do di chuyển, chờ đợi, hoặc đơn giản là do bạn chưa sắp xếp công việc hợp lý. Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp.

8. Học cách giao việc

Bằng cách giao việc cho các thành viên khác, bạn có thể giải phóng thời gian quý báu cho bản thân. Điều này cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn phù hợp với kỹ năng và trách nhiệm của mình.

Ngoài ra, việc giao việc hiệu quả còn giúp bạn tận dụng điểm mạnh và khả năng độc đáo của đồng nghiệp. Nó đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được giao đều được hoàn thành với độ chính xác và chuyên môn cao.

Để tối ưu hóa khối lượng công việc và quản lý thời gian của bạn, điều quan trọng là phải xác định những công việc nào có thể giao cho người khác. Hãy bắt đầu bằng cách đánh giá danh sách công việc của bạn và xác định những đầu việc nào có thể được hoàn thành bởi các thành viên trong nhóm có chuyên môn cần thiết.

Để đảm bảo sự hiệu quả khi giao việc, bạn nên đảm bảo cung cấp hướng dẫn rõ ràng và xác định kết quả mong muốn cho từng công việc được giao. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn hiểu đầy đủ trách nhiệm của họ và biết chính xác những gì được mong đợi ở họ.

9. Ứng dụng công nghệ

Trong thời đại số, công nghệ không chỉ là công cụ giải trí mà còn là trợ thủ đắc lực giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả hơn. Từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến loại bỏ phiền nhiễu, các ứng dụng và phần mềm thông minh có thể hỗ trợ bạn tối ưu hóa thời gian biểu và đạt được mục tiêu nhanh chóng.

Bộ phần mềm quản lý công việc FastdoWork của Fastdo chính là giải pháp hoàn hảo nhất. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý thời gian & công việc một cách hiệu quả nhất.

Với 4 công cụ mạnh mẽ, FastdoWork giúp doanh nghiệp loại bỏ tối đa thời gian chết, phát hiện điểm nghẽn kịp thời và nâng cao hiệu quả làm việc:

• Phần mềm nhắc việc fTodolist: Tạo và phân chia công việc chi tiết, giao việc và theo dõi tiến độ từng đầu việc, đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn. Tất cả các loại công việc: từ kế hoạch, cuộc họp, quy trình,… đều được tập trung tại một nơi duy nhất, loại bỏ mọi khả năng quên việc.
• Phần mềm quản lý kế hoạch fPlan: Hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả, xây dựng biểu đồ Gantt trực quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.
• Phần mềm quản lý quy trình fWorkflow: Giúp doanh nghiệp xây dựng và chuẩn hóa mọi quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc.
• Phần mềm quản lý họp fMeeting: Tổ chức và quản lý các cuộc họp hiệu quả với các khung họp được công bố sẵn, giúp các thành viên luôn kết nối và cập nhật thông tin mới nhất.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN

Mức giá sử dụng phần mềm:

• Quy mô >200 users: 30.000 VNĐ/user/tháng
• Quy mô 101 – 200 users: 35.000 VNĐ/user/tháng
• Quy mô 61 – 100 users: 40.000 VNĐ/user/tháng
• Quy mô 31 – 60: 45.000 VNĐ/user/tháng
• Quy mô 15 – 30: 50.000 VNĐ/user/tháng
• Quy mô 5 – 14: 55.000 VNĐ/user/tháng

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một nghệ thuật đòi hỏi sự rèn luyện và kiên trì. Bằng cách áp dụng 9 nguyên tắc quản lý thời gian cơ bản trên, bạn có thể làm chủ thời gian của mình, nâng cao năng suất và đạt được thành công trong công việc lẫn cuộc sống. Fastdo chúc bạn thành công!

 >>>> CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking
• Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, phân loại của 1 dự án
• Cách tính lương Net sang Gross, Gross sang Net chuẩn
• Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và những lưu ý cần biết
• Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững