Kanban là gì? 5 lưu ý để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả

Bạn đang thắc mắc Kanban là gì và phương pháp này có vai trò như thế nào trong việc quản lý công việc? Vậy hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Fastdo. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc về phương pháp Kanban trong quản lý dự án. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Kanban là gì? 

Kanban là thẻ thị giác (dịch theo nghĩa tiếng Nhật,), trong đó từ “kan” là thị giác và từ “ban” nghĩa là thẻ. Tên gọi của Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. Phương pháp này thường được người Nhật áp dụng trong việc quản lý sản xuất và kỹ thuật với công dụng dùng để nhắc nhở các nhân viên về công việc cần làm.

>>>> ĐỌC NGAY: Quy trình quản lý dự án và 6 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án tốt

2. Cách xây dựng phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban được xây dựng và áp dụng trong công việc quản lý theo các nguyên tắc sau:

• Các chi tiết sẽ được truyền từ các công đoạn đầu đến những công đoạn tiếp theo.
• Không thể bắt đầu sản xuất khi chưa nhận được Kanban
• Trên các thùng hàng trong dây chuyền phải có một thẻ Kanban ghi rõ các thông tin về chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng.
• Mỗi thùng hoặc mỗi khay chứa hàng đều chứa đúng chính xác số lượng được chỉ định.
• Những chi tiết hay phế phẩm không được giao cho công đoạn sau.
• Thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng Kanban cần phải giảm bớt.

>>>> KHÁM PHÁ: Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Phương pháp quản lý

3. Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kanban là gì?

Việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn có thể áp dụng đúng phương pháp Kanban vào quy trình quản lý. Cụ thể những lợi ích đem lại từ Kanban là gì?

3.1 Xây dựng kế hoạch linh hoạt

Khi áp dụng phương pháp Kanban, một nhóm dự án sẽ chỉ tập trung và tiến hành các công việc được bàn giao. Sau khi hoàn thành công việc đó, bạn mới đưa công việc tiếp theo vào phần công việc phải làm. Nhờ đó, các thành viên có thể sắp xếp lại công việc đang tồn đọng ở bên ngoài các hạng mục công việc mà không sợ ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các giải pháp khắc phục

3.2 Rút ngắn thời gian chu kỳ làm việc

Thời gian chu kỳ làm việc được tính từ thời điểm bắt đầu công việc cho đến khi hoàn thành. Áp dụng phương pháp Kanban, bạn có thể rút ngắn thời gian thực hiện. Nhóm dự án sẽ bảo đảm về việc hoàn thành các nhiệm vụ được phân chia theo đúng quy trình chiến lược.

>>>> XEM NGAY: 6 bước lập kế hoạch dự án dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả

3.3 Ít bị tắc nghẽn

Phương pháp Kanban tuy sẽ hỗ trợ bạn làm việc đa nhiệm nhưng có lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đó cũng là lý do tại sao Kanban có một nguyên lý về việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). Việc áp dụng nguyên lý giới hạn này sẽ giúp bạn tăng thời gian dự phòng và giảm tắc nghẽn trong quy trình làm việc của nhóm.

3.4 Số liệu trực quan

Số liệu trực quan là những giá trị cốt lõi giúp bạn tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và hiệu suất của nhóm sau mỗi lần lặp lại công việc. Trong phương pháp Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ nhằm bảo đảm năng suất làm việc của nhóm đang được cải thiện liên tục. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình và loại bỏ chúng.

3.5 Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) có thể hiểu là quá trình làm việc với khách hàng về một tiến trình phát hành sản phẩm một cách thường xuyên. Khi áp dụng Kanban vào công việc, CD được hoàn hảo hơn nhờ vào việc cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

4. Thời điểm nên sử dụng phương pháp Kanban

Kanban sẽ đem lại hiệu quả cao nếu được áp dụng vào các thời điểm sau:

• Trong quá trình phát triển phần mềm và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.
• Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ ngay khi có thời gian rảnh rỗi.
• Khi bạn muốn sản xuất một tác phẩm của mình bất cứ lúc nào.
• Vào thời điểm bạn muốn thay đổi các vị trí ưu tiên một cách nhanh chóng.
• Khi bạn muốn trực quan hóa công việc và muốn xem trực quan tiến độ thực hiện các nhiệm vụ công việc của bản thân.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA: Chứng chỉ PMP là gì? Các thông tin cần thiết về kỳ thi PMP

5. 5 Bước ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc dự án

Bạn sẽ tối đa hóa các hiệu suất làm việc của mình và tránh tình trạng xử lý các công việc chồng chéo lên nhau khi ứng dụng Kanban vào quản lý dự án. Bạn có thể áp dụng phương pháp này theo các bước sau:

• Bước 1: Chia tấm bảng có thể ghim bằng nam châm thành 3 cột và chuẩn bị sẵn các tờ giấy note có màu sắc khác nhau.
• Bước 2: “Việc cần làm” (To do list) là tiêu đề của cột đầu tiên trong bảng Kanban. Bạn hãy dùng các tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau để phân loại các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp rồi dán vào cột.
• Bước 3: Cột tiếp theo sẽ là “Việc đang làm” (work in progress). Cột này dùng để ghi chú những công việc đang cần bạn hoàn thành.
• Bước 4: Cột thứ ba sẽ có tiêu đề là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Sau khi làm xong các nhiệm vụ ở cột thứ hai, bạn hãy chuyển đổi vị trí của công việc đó sang cột thứ ba. Sau đó, bạn hãy tiếp tục lặp lại từ các bước 2 đến bước 4 đối với các công việc còn lại.

>>>> ĐỌC NGAY: 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc

6. 5 Lưu ý khi áp dụng Kanban để quản lý công việc và dự án

Không phải ai cũng có thể áp dụng phương pháp Kanban một cách chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả như mong muốn. Dưới đây là một số lưu ý khi áp dụng Kanban mà bạn cần nắm rõ:

• Nên lựa chọn màu sắc cho các giấy note khác nhau để có thể dễ dàng phân biệt mức độ khẩn cấp hay ưu tiên của từng đầu việc.
• Chỉ nên ghi chú 2 – 3 công việc đang làm trong cột thứ hai để bạn có thể tập trung hoàn thành, giảm sự áp lực và căng thẳng khi phải thực hiện nhiều việc cùng lúc.
• Nên đặt thời hạn cho việc chuyển note và hoàn thành công việc nhằm thúc đẩy bản thân có tính kỷ luật và tạo ra nhiều năng suất hơn.
• Hãy phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm công việc và để mọi người chuyển note của mình khi hoàn thành.
• Hãy điền cột “hoàn thành” vào cuối tuần để mọi người thấy được thành quả làm việc trong một tuần, đồng thời tạo sự khích lệ tinh thần làm các công việc tiếp theo.

>>>> XEM NGAY ĐỪNG BỎ LỠ:

• 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay
• Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?
• Trả lương theo 3P và KPI: Bản chất, đặc điểm và cách tính toán

Hy vọng qua bài viết trên đây bạn sẽ hiểu rõ hơn về Kanban là gì và nắm được những thông tin hữu ích trong áp dụng phương pháp Kanban. Fastdo mong rằng những nội dung trên sẽ giúp các bạn có thể áp dụng phương pháp vào việc quản lý dự án và đem lại nhiều lợi ích. Cảm ơn vì đã đọc bài viết!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/