Tầm hạn quản trị là gì? 9 yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị là chìa khóa then chốt quyết định hiệu suất và sự phát triển của tổ chức. Vậy, làm thế nào để xác định và tối ưu hóa phạm vi kiểm soát của cấp quản lý, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất? Fastdo sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức toàn diện về tầm hạn quản trị là gì, từ khái niệm, phân loại đến các yếu tố ảnh hưởng và cách tối ưu hóa.

1. Tầm hạn quản trị là gì?

Tầm hạn quản trị (Span of Control, tầm hạn kiểm soát hay phạm vi kiểm soát) biểu thị số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo và chịu sự hướng dẫn, hỗ trợ từ một người quản lý. Đây là một khái niệm quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

Hiểu một cách đơn giản, tầm hạn quản trị thể hiện số lượng nhân viên mà một người quản lý có thể giám sát và hỗ trợ một cách hiệu quả. Số lượng nhân viên dưới quyền càng nhiều, tầm hạn quản trị của người quản lý đó càng rộng và ngược lại. Do đó, hình thành nên 2 loại tầm hạn quản trị chính là: tầm hạn quản trị rộng (Wide Span of Control) và tầm hạn quản trị hẹp (Narrow Span of Control).

Trước đây, trong các tổ chức kinh doanh truyền thống với cấu trúc phân cấp rõ ràng, một người quản lý thường chỉ giám sát trực tiếp một số lượng nhỏ nhân viên, thường từ 1-4 người. Tuy nhiên, vào những năm 1980, với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã tinh gọn bộ máy quản lý, cho phép một quản lý có thể giám sát hiệu quả từ 10 nhân viên trở lên.

2. Phân loại tầm hạn quản trị trong tổ chức

Để phân loại tầm hạn quản trị trong tổ chức, các học giả trên thế giới đã xem xét nó trong mối quan hệ với cấu trúc tổ chức, đặc biệt là về chiều rộng và chiều cao của tổ chức:

• Chiều rộng (Width): Một tổ chức có thể có cấu trúc rộng, tức là mỗi quản lý giám sát một số lượng lớn nhân viên (tạo nên tầm hạn quản trị rộng), hoặc cấu trúc hẹp, với số lượng nhân viên dưới quyền mỗi quản lý ít hơn (tạo nên tầm hạn quản trị hẹp).
• Chiều cao (Height): Chiều cao của tổ chức thể hiện số cấp quản lý hoặc phân cấp trong tổ chức. Một tổ chức có thể có cơ cấu tổ chức cao (cấu trúc tổ chức dạng hình chóp) với nhiều cấp quản lý (tạo nên tầm hạn quản trị hẹp), hoặc cấu trúc phẳng (Flat Organization) với ít cấp quản lý hơn (tạo nên tầm hạn quản trị rộng).

2.1. Tầm hạn quản trị hẹp (Narrow Span of Control) là gì?

Tầm quản trị hẹp (Narrow Span of Control) là khi một quản lý chỉ trực tiếp quản lý một số lượng nhỏ nhân viên, thường dưới 10 người. Điều này cho phép quản lý có sự kiểm soát và giám sát chặt chẽ hơn đối với từng cá nhân, đặc biệt phù hợp khi công việc mang tính phức tạp, đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao hoặc có độ rủi ro. Đây là mô hình quản trị thường thấy ở những tổ chức có nhiều cấp độ phân tầng quản trị.

Ưu điểm của tầm hạn kiểm soát hẹp là:

• Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả: Nhóm nhỏ giúp thông tin được truyền đạt nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên và quản lý.
• Tăng cường tinh thần hợp tác: Môi trường làm việc nhóm nhỏ tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau và xây dựng tinh thần đồng đội.
• Nhiều cơ hội thăng tiến: Cấu trúc nhiều cấp bậc tạo ra nhiều vị trí quản lý, mở ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên có năng lực.
• Tiếp cận dễ dàng với quản lý: Nhân viên có thể trao đổi trực tiếp với quản lý để nhận được sự hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời.
• Giám sát chặt chẽ: Quản lý có thể dành nhiều thời gian và sự quan tâm cho từng nhân viên, đảm bảo chất lượng công việc.

Hạn chế của tầm hạn kiểm soát hẹp là:

• Chi phí cao: Mô hình này thường đòi hỏi nhiều cấp quản lý, dẫn đến chi phí nhân sự và quản lý tăng cao.
• Cảm giác bị kiểm soát: Sự giám sát chặt chẽ có thể khiến nhân viên cảm thấy bị gò bó, mất tự do và giảm động lực làm việc.
• Giảm hiệu suất giao tiếp: Thông tin phải đi qua nhiều cấp bậc có thể gây ra sự chậm trễ, sai lệch hoặc mất mát thông tin.
• Giảm động lực và sáng tạo: Sự quản lý quá chặt chẽ và thiếu không gian tự chủ có thể làm giảm động lực và sự sáng tạo của nhân viên.

2.2. Tầm hạn quản trị rộng (Wide Span of Control) là gì?

Ngược lại, tầm hạn quản trị rộng (Wide Span of Control) là khi một quản lý chịu trách nhiệm cho một số lượng lớn nhân viên, thường trên 10 người. Mô hình này mang lại sự linh hoạt và tự chủ cao cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu chi phí quản lý và thúc đẩy giao tiếp nhanh chóng trong tổ chức. Mô hình này thường thấy ở những tổ chức có cấu trúc phẳng.

Ưu điểm của tầm hạn kiểm soát rộng là:

• Tăng cường giao tiếp và ra quyết định nhanh chóng: Với ít cấp bậc quản lý, thông tin được truyền đạt nhanh chóng và minh bạch, giúp quá trình ra quyết định diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
• Khuyến khích sự ủy quyền và trao quyền: Quản lý có xu hướng giao phó nhiều nhiệm vụ hơn cho nhân viên, từ đó tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng và thể hiện năng lực của mình.
• Giảm chi phí: Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Organizational Structure) giúp giảm thiểu chi phí quản lý nhờ tinh giản bộ máy nhân sự.
• Tăng cường sự tự chủ và sáng tạo: Nhân viên có nhiều không gian để tự do sáng tạo và đưa ra các giải pháp mới, từ đó thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.

Hạn chế của tầm hạn kiểm soát rộng là:

• Khó xây dựng mối quan hệ sâu sắc: Với số lượng nhân viên lớn dưới quyền, quản lý khó có thể xây dựng mối quan hệ gần gũi và thấu hiểu từng cá nhân.
• Nguy cơ giảm hiệu suất: Sự giám sát ít chặt chẽ có thể dẫn đến việc nhân viên thiếu tập trung hoặc không hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Kỷ luật lỏng lẻo: Tính tự chủ cao của nhân viên có thể dẫn đến việc kỷ luật không được đảm bảo chặt chẽ, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung.

Bạn đang trăn trở về việc làm sao để xác định và tối ưu hóa tầm hạn quản trị, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất? Đừng lo lắng, đã có FastdoWork đồng hành cùng bạn!

FastdoWork là Bộ Phần mềm quản lý công việc toàn diện, được thiết kế để giúp bạn:

• Phân công công việc hiệu quả: Dễ dàng phân công và theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên, đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng. Mọi công việc đều được tổng hợp tại một nơi duy nhất, tránh tình trạng quên việc.
• Giao tiếp minh bạch: Tạo môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi thành viên có thể trao đổi thông tin, chia sẻ ý tưởng và hợp tác hiệu quả.
• Báo cáo trực quan: Cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp bạn nắm bắt tình hình công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
• Tăng cường tự chủ cho nhân viên: Trao quyền cho nhân viên tự quản lý công việc, thúc đẩy sự sáng tạo và chủ động.

Bấm ngay vào ảnh để đăng ký nhận tư vấn Bộ Phần mềm quản lý công việc FastdoWork

3. 9 nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị không phải cố định mà phụ thuộc vào sự tương tác phức tạp của nhiều yếu tố, từ đặc điểm của tổ chức, tính chất công việc cho đến năng lực của cả quản lý và nhân viên. Dưới đây là 9 yếu tố chính ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát của một tổ chức:

3.1. Mức độ chuyên môn hóa

• Tổ chức đa ngành: Trong các tổ chức hoạt động trên nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau, tầm hạn quản trị ở cấp cao thường rộng hơn. Điều này là do công việc ở cấp cao thường mang tính chiến lược, đòi hỏi kiến thức tổng quan và khả năng phối hợp giữa các bộ phận, hơn là sự giám sát chi tiết từng công việc cụ thể.
• Tổ chức chuyên ngành: Ở các cấp thấp hơn, nơi công việc mang tính chuyên môn hóa cao và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu, tầm hạn quản trị có xu hướng hẹp lại. Quản lý cần dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát nhân viên, đảm bảo chất lượng công việc chuyên môn.

3.2. Tính chất công việc

Tầm hạn quản trị cũng thay đổi tùy theo tính chất của công việc. Ví dụ, trong phòng Nhân sự, công việc thường mang tính chất quản lý hành chính, quy trình tương đối ổn định, cho phép quản lý một nhóm lớn hơn. Trong khi đó, phòng Kỹ thuật thường đòi hỏi sự giám sát chặt chẽ hơn do tính phức tạp và chuyên môn hóa cao của công việc, dẫn đến tầm quản lý hẹp hơn.

3.3. Loại hình ngành nghề

Tầm hạn quản trị cũng chịu ảnh hưởng bởi loại hình ngành và đặc thù công việc. Ví dụ, trong các ngành dịch vụ xã hội, công việc thường mang tính chất tương tác cao, đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng với các tình huống khác nhau, do đó tầm quản lý có thể rộng hơn. Ngược lại, trong các ngành công nghiệp nặng hoặc sản xuất, công việc thường mang tính chất quy trình, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt, nên tầm quản lý thường hẹp hơn.

3.4. Mức độ tự chủ và trao quyền

Trong các tổ chức khuyến khích sự tự chủ và trao quyền cho nhân viên, tầm hạn quản trị có thể mở rộng đáng kể. Khi nhân viên có đủ năng lực và được tin tưởng để tự đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề, quản lý có thể tập trung vào các vấn đề chiến lược và quản lý một nhóm lớn hơn.

3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin

Sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là các phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi công việc và báo cáo trực tuyến. Từ đó, quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ và hiệu quả công việc của nhân viên. Tạo điều kiện cho việc mở rộng tầm hạn quản trị.

3.6. Năng lực của nhân viên

• Trình độ và kinh nghiệm: Nhân viên có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc phong phú và khả năng tự học hỏi tốt sẽ đòi hỏi ít sự giám sát và hỗ trợ từ quản lý, cho phép quản lý mở rộng tầm quản lý.
• Tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc: Nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và tận tâm với công việc sẽ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý, tạo điều kiện cho việc mở rộng tầm quản lý.

3.7. Tính phức tạp của công việc

Công việc càng phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu và khả năng giải quyết vấn đề phức tạp. Do đó, tầm quản lý càng cần được thu hẹp để đảm bảo sự hỗ trợ và giám sát chặt chẽ từ quản lý.

3.8. Mức độ rủi ro

Trong các ngành nghề có tính rủi ro cao, như y tế, hàng không hay năng lượng hạt nhân, sai sót có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Do đó, tầm hạn quản trị thường được giới hạn để đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ và giảm thiểu rủi ro.

3.9. Phân bổ địa lý

Khi nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, việc quản lý và giám sát trực tiếp trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là trong việc xây dựng mối quan hệ và giao tiếp hiệu quả. Do đó, trong các tổ chức có nhân viên phân tán địa lý rộng thường sẽ có tầm hạn quản trị hẹp.

4. Cách tối ưu hóa tầm hạn quản trị cho tổ chức

4.1. Cách tính tầm hạn quản trị

Để tính toán tầm hạn quản trị, chúng ta áp dụng một công thức đơn giản nhưng mang lại nhiều thông tin hữu ích về cấu trúc quản lý của tổ chức. Cụ thể, tầm hạn quản trị được xác định bằng cách chia tổng số nhân viên trong một bộ phận hoặc cấp quản lý cho số lượng quản lý hiện có tại đó.

Ví dụ: Giả sử phòng Marketing của công ty ABC có 20 nhân viên và 4 quản lý. Áp dụng công thức, ta có tầm hạn quản trị trung bình là 20 (số nhân viên) / 4 (số quản lý) = 5. Con số này cho biết mỗi quản lý trong phòng Marketing trung bình sẽ chịu trách nhiệm giám sát, phân công công việc, hỗ trợ và đánh giá hiệu quả làm việc của 5 nhân viên.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đây chỉ là một cách tính toán đơn giản để ước lượng tầm hạn quản trị trung bình. Trong thực tế, số lượng nhân viên mà mỗi quản lý có thể quản lý hiệu quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như năng lực của quản lý và nhân viên, tính chất công việc, công nghệ hỗ trợ, văn hóa tổ chức,…

4.2. Cách xác định tầm hạn quản trị tối ưu

Xác định tầm hạn quản trị tối ưu không phải là một công việc đơn giản, mà đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và phân tích nhiều yếu tố liên quan đến tổ chức, công việc và con người. Dưới đây là một số cách tiếp cận và gợi ý để tổ chức của bạn có thể xác định được tầm hạn quản trị tối ưu:

Phân tích:

• Năng lực quản lý & nhân viên:
• Tính chất công việc
• Cấu trúc, văn hóa tổ chức
• Công nghệ hỗ trợ
• Phân bổ địa lý

Áp dụng mô hình/công cụ:

• Mô hình Graicunas: Sử dụng công thức tính toán số lượng mối quan hệ tiềm năng để ước tính tầm hạn quản trị tối đa, nhưng cần kết hợp với các yếu tố thực tế khác.
• Mô hình Urwick: Tham khảo các khuyến nghị về tầm hạn quản trị tối đa cho các cấp quản lý khác nhau, nhưng cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình cụ thể của tổ chức.
• Bảng đánh giá năng lực: Sử dụng các bảng câu hỏi hoặc công cụ đánh giá năng lực quản lý và nhân viên để hỗ trợ việc xác định tầm hạn quản trị.

Thử nghiệm và điều chỉnh:

• Bắt đầu với tầm hạn hợp lý, theo dõi và điều chỉnh dựa trên hiệu quả thực tế.

Không có một “con số vàng” cho tầm hạn quản trị tối ưu. Mỗi tổ chức và từng vị trí quản lý có những đặc thù riêng, đòi hỏi sự linh hoạt trong việc xác định tầm quản lý. Ngoài ra, quá trình xác định tầm hạn quản trị cần có sự tham gia của cả quản lý và nhân viên. Điều này giúp đảm bảo sự đồng thuận và tạo động lực cho mọi người làm việc hiệu quả.

Đặc biệt, cần có sự cân bằng giữa hiệu quả quản lý và sự hài lòng của nhân viên. Tầm quản lý quá rộng có thể dẫn đến quản lý lỏng lẻo, trong khi tầm quản lý quá hẹp có thể gây ra sự giám sát quá mức và hạn chế sự phát triển của nhân viên.

4.3. Tầm quan trọng của việc xác định tầm hạn quản trị tối ưu.

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng:

• Tầm hạn kiểm soát không tối ưu, dù quá hẹp hay quá rộng, đều có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất.
• Khi phạm vi kiểm soát quá rộng, quản lý khó có đủ thời gian để huấn luyện và hỗ trợ từng nhân viên, dẫn đến sự phát triển hạn chế và hiệu suất làm việc thấp.
• Ngược lại, phạm vi kiểm soát quá hẹp có thể tạo ra sự giám sát quá mức, gây áp lực và hạn chế sự chủ động của nhân viên.
• Tầm hạn quản trị tối ưu, cho phép quản lý xây dựng mối quan hệ tích cực và giao tiếp hiệu quả với nhân viên, sẽ tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển và đạt được hiệu suất cao.

Mối quan hệ giữa tầm hạn quản trị và các yếu tố khác:

• Hiệu suất tổ chức: Tầm hạn quản trị có mối quan hệ hình chữ U ngược với hiệu suất tổ chức, tức là cả phạm vi kiểm soát quá hẹp và quá rộng đều có thể làm giảm hiệu suất.
• Tỷ lệ nghỉ việc: Tầm hạn kiểm soát rộng có thể làm tăng tỷ lệ nghỉ việc do nhân viên cảm thấy thiếu sự quan tâm và hỗ trợ từ quản lý.
• Áp lực công việc của quản lý: Quản lý với phạm vi kiểm soát rộng thường phải đối mặt với áp lực công việc cao hơn, dễ dẫn đến tình trạng quá tải, xung đột và mất kiểm soát.
• Đánh giá về đạo đức lãnh đạo: Tầm hạn kiểm soát rộng có thể khiến quản lý khó duy trì sự nhất quán trong hành vi lãnh đạo đạo đức, ảnh hưởng đến lòng tin của nhân viên.

Tầm hạn quản trị không chỉ là một con số, mà là một yếu tố chiến lược quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Hãy luôn nhớ rằng, không có một “công thức vàng” nào cho tầm hạn quản trị, mà cần sự linh hoạt và điều chỉnh liên tục để thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Fastdo hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về tầm hạn quản trị thông qua bài viết này.

>>> ĐỌC CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 14 tố chất của người lãnh đạo tài ba cần có để thành công
• Quản trị hiện đại: Lý thuyết và xu hướng quản trị hiện nay
• 4 Chức năng quản trị và các gợi ý giúp thực hiện hiệu quả
• 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell để trở thành Leader vĩ đại
• TOP 12 vai trò của người lãnh đạo thành công mà bạn nên biết