Applicant Tracking System và những điều doanh nghiệp cần biết

Thị trường tuyển dụng luôn phát triển dẫn đến việc thao tác dữ liệu trên các công cụ cơ bản đang dần trở nên lỗi thời và không đáp ứng được nhu cầu công việc ngày càng cao. Những nhà tuyển dụng đã và đang tìm đến Applicant Tracking System – một phần mềm công nghệ mới mang lại hiệu quả cao trong công tác tuyển dụng cũng như tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển dụng.

Qua bài viết dưới đây, hãy cùng FASTDO tìm hiểu về Applicant Tracking System và lý do tại sao phần mềm này được nhiều nhà tuyển dụng hiện đại tin dùng đến như vậy!

1. Điểm khác biệt của Applicant Tracking System so với các phương pháp truyền thống

Trước hết, chúng ta hãy tìm hiểu về Applicant Tracking System và những điểm khác biệt giữa phần mềm này với các phương pháp truyền thống.

1.1 Applicant Tracking System là gì?

Nếu bạn biết đến phần mềm tuyển dụng thì Applicant Tracking System là hệ thống tượng tự như vậy. Applicant Tracking System là hệ thống quản trị tuyển dụng của Doanh nghiệp, nơi tập trung xử lý các đầu việc liên quan đến quá trình tuyển dụng để chúng được vận hành trôi chảy. 

Nhìn chung, bạn cũng có thể hiểu ATS và CRM đều giống nhau về cách vận hành nhưng thay vì áp dụng trong tuyển dụng như ATS thì CRM được dùng trong lĩnh vực kinh doanh – marketing – quan hệ khách hàng.

Applicant Tracking System ban đầu xuất hiện với mục đích giúp giải quyết các công việc giấy tờ trong một tệp cơ sở dữ liệu, chỉ bao gồm các thao tác cơ bản khá đơn giản như: rà soát CV, theo dõi quá trình ứng tuyển của các ứng viên trong quá trình tuyển dụng.

Hiện nay, khi công nghệ AI đã phát triển vượt bậc cùng với big data và tự động hóa, Applicant Tracking System cũng được hoàn thiện và nâng cấp thêm nhiều tính năng để có thể tiếp quản những nghiệp vụ cơ bản trong suốt quá trình tuyển dụng như thu nhận hồ sơ, sàng lọc hồ sơ, xếp hạng, giao tiếp với các ứng viên và đưa ra các phân tích, báo cáo hiệu quả, dự báo tuyển dụng…

Với Applicant Tracking System, người làm công tác tuyển dụng vừa có thể quản lý từng giai đoạn trong công tác tuyển dụng một cách rõ ràng, hiệu quả vừa hạn chế tối đa những công việc giấy tờ, thủ công, nâng cao năng suất làm việc, gia tăng hiệu quả làm việc nói chung.

1.2 Điểm khác biệt giữa Applicant Tracking System và phương pháp truyền thống

Trước đây, spreadsheet được sử dụng phổ biến trong quy trình tuyển dụng với nhiều ưu điểm như tiện lợi, không mất phí và thời gian cài đặt. Nhưng spreadsheet cũng thể hiện nhiều điểm hạn chế:

• Spreadsheet đòi hỏi công tác nhập liệu để lưu giữ thông tin trên máy tính. Đây là một công việc tốn thời gian, đòi hỏi một nguồn nhân lực liên tục. Bên cạnh đó, việc nhập liệu thủ công còn dễ gây sai sót và thất thoát dữ liệu.
• Spreadsheet không có tính tương tác, chỉ là nhập và lưu giữ dữ liệu theo thao tác lệnh của người dùng, ít tương tác khiến người dùng quên đi sự có mặt của dữ liệu.
• Spreadsheet không đồng bộ dữ liệu tại một nơi mà dữ liệu có khả năng bị phân tán với spreadsheet trên nhiều máy tính khác nhau, ít nhiều gây khó khăn trong việc trao đổi cũng như tìm kiếm thông tin.

Trong khi đó, với Applicant Tracking System, việc nhập liệu được thực hiện ngay bởi ứng viên trực tiếp làm việc này khi ứng tuyển. Dữ liệu ứng tuyển được Applicant Tracking System lưu giữ trên nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ nhiều máy tính khác nhau một cách dễ dàng mà không bị phân tán dữ liệu. Nền tảng đám mây hiện đại và tân tiến cho phép lưu trữ thông tin dữ liệu không giới hạn, bảo mật tối đa, đồng thời trao đổi thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, Applicant Tracking System còn liên tục tương tác với người dùng bằng các hiển thị thông báo hoặc đưa ra những gợi ý đối với các dữ liệu ứng viên mà mình đang lưu trữ.

2. Lợi ích khi sử dụng Applicant Tracking System

Applicant Tracking System đã chinh phục nhiều nhà quản lý cũng như các nhà tuyển dụng bởi những lợi ích vượt mong đợi mà phần mềm này mang lại.

2.1 Cải thiện hiệu suất tuyển dụng

Applicant Tracking System tích hợp các tính năng quản lý phỏng vấn, đánh giá ứng viên, hỗ trợ đội ngũ nhân viên làm công tác tuyển dụng tuyệt đối với việc tự động tạo báo cáo tuyển dụng. Điều này khiến cho công tác tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, trơn tru hơn, đồng thời giúp nâng cao hiệu suất của quá trình tuyển dụng và hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng.

2.2 Lưu trữ và quản lý dữ liệu tuyển dụng

Applicant Tracking System giúp lưu trữ và bảo quản lịch sử tuyển dụng của một ứng viên đối với công ty/doanh nghiệp, bảo đảm sự minh bạch trong quá trình tuyển dụng cũng như thông tin về doanh nghiệp được bảo vệ. 

Applicant Tracking System cũng tích hợp tính năng tự động tạo báo cáo tuyển dụng nhanh chóng và đầy đủ thông qua dữ liệu ứng tuyển để doanh nghiệp hay nhà quản lý có thể nắm rõ các chỉ số về tuyển dụng và đánh giá hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp.

2.3 Nâng cao trải nghiệm của ứng viên

Được tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho công tác tuyển dụng, Applicant Tracking System giúp cho quá trình tuyển dụng được rút ngắn đáng kể và cho phép đội ngũ tuyển dụng có nhiều thời gian hơn để chăm sóc cho các ứng viên.

Không chỉ hỗ trợ ứng viên với các quy trình như nhập dữ liệu ứng tuyển, lưu trữ dữ liệu ứng tuyển, quản lý phỏng vấn… Applicant Tracking System còn có chức năng trao đổi với ứng viên qua các nền tảng như email hay chatbot.

2.4 Hỗ trợ quá trình mở rộng quy mô tổ chức

Một doanh nghiệp lớn đồng nghĩa với lượng cơ sở dữ liệu phức tạp. Doanh nghiệp càng mở rộng quy mô thì lượng cơ sở dữ liệu sẽ lớn dần, đòi hỏi nhân lực trong việc sắp xếp và quản ký dữ liệu. 

Với Applicant Tracking System, những công việc này đều được giải quyết một cách khoa học và nhanh chóng, phối hợp với đội ngũ tuyển dụng dễ dàng để có thể hỗ trợ tốt nhất cho quá trình mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

3. 8 tính năng chính của Applicant Tracking System

Các tính năng độc đáo và nổi trội của Applicant Tracking System chính là những yếu tố quyết định giúp cho phần mềm này ngày càng được ưa chuộng.

3.1 Quản lý trang thông tin tuyển dụng của tổ chức

Trang thông tin tuyển dụng là nơi tổ chức, doanh nghiệp cập nhật những thông tin mới nhất về các vị trí tuyển dụng. 

Hiện nay, phần mềm Applicant Tracking System đã có thể quản lý trực tiếp trang thông tin tuyển dụng của tổ chức giúp cho việc thiết lập trang thông tin tuyển dụng trở nên đơn giản, cung cấp một địa điểm trực tuyến hoàn hảo cho tổ chức thông báo về tin tuyển dụng và thể hiện các giá trị của tổ chức thông qua logos, hình ảnh, các hình thức chia sẻ…

Trang thông tin tuyển dụng sẽ là nơi các ứng viên tìm đến sau khi đã nộp đơn ứng tuyển để tìm hiểu về tổ chức và vị trí mình ứng tuyển nên việc quản lý trang thông tin tuyển dụng cũng hết sức quan trọng.

3.2 Phân bổ thông tin tuyển dụng

Phân phối thông tin tuyển dụng đến càng nhiều nơi trong tầm tay của mình là điều mọi đội ngũ tuyển dụng cố gắng để đạt đến, vì như vậy tăng khả năng tìm được ứng viên thích hợp. 

Ngày nay, những website tuyển dụng lớn như Monster, Indeed, CareerBuilder hay Ziprecruiter đều đã kết hợp với Applicant Tracking System, đồng nghĩa với việc khi tổ chức tạo một bài tuyển dụng, tất cả các websites này đều có thể hiển thị bài tuyển dụng đó của tổ chức chỉ sau một vài cú clicks.

3.3 Đánh giá và phân loại hồ sơ ứng tuyển

Sau khi nhận được những hồ sơ ứng tuyển cho vị trí mà tổ chức đang tuyển dụng, việc tiếp theo là đánh giá các hồ sơ ứng tuyển. Khi sử dụng Applicant Tracking System, tất cả các hồ sơ ứng tuyển từ mọi website tuyển dụng sẽ được chuyển về lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu để tổ chức có thể nhanh chóng xem xét và phân loại, đảm bảo sự đồng nhất.

Mỗi phần mềm Applicant Tracking System sử dụng một phương thức khác nhau để phân loại và sắp xếp hồ sơ ứng tuyển, một số Applicant Tracking System còn tự động loại bỏ hồ sơ nếu không phù hợp với những yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng. 

Hiện nay, nhiều Applicant Tracking System đã được tích hợp với AI (trí thông minh nhân tạo) giúp rà soát và rút gọn danh sách các ứng viên đủ điều kiện ứng với những nhân viên hiện tại.

3.4 Hệ thống lưu giữ lý lịch ứng viên

Mỗi khi một ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển đến tin tuyển dụng của tổ chức, hồ sơ của họ được lưu trữ trong Applicant Tracking System. Hệ thống sẽ giữ lại tất cả các hồ sơ ứng tuyển cho dù vị trí cần tuyển đã tìm được người hay chưa.

Điều này rất hữu ích cho tổ chức trong trường hợp muốn tuyển thêm nhân viên thời vụ hoặc nhân viên bổ sung. Applicant Tracking System sẽ lưu trữ toàn bộ hồ sơ ứng tuyển để tổ chức hay nhà quản lý có thể liên lạc với những ứng viên đủ điều kiện bất cứ lúc nào.

3.5 Phối hợp với đội nhóm trong việc tuyển dụng

Chọn được ứng viên thích hợp cho vị trí cần tuyển không phải dễ, đặc biệt là khi nhân viên mới cần theo sát với đội nhóm trong công việc. Applicant Tracking System giải quyết vấn đề này bằng cách thúc đẩy đội nhóm làm việc cùng nhau ngay trong quá trình tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin ứng viên với đồng nghiệp, giao những vai trò khác nhau cho các thành viên trong đội nhóm, và kiểm tra được những ai đã truy cập thông tin nào. ĐIều này cho phép nhà tuyển dụng xem xét cả nhóm và cho cả nhóm tham gia vào quy trình chọn lọc.

3.6 Xếp lịch phỏng vấn

Sử dụng Applicant Tracking System, nhà tuyển dụng có thể trực tiếp gửi tin nhắn đến ứng viên nhanh chóng và dễ dàng. Nhà tuyển dụng còn có thể  sử dụng tính năng này để trao đổi với ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn. Việc trao đổi với ứng viên thông qua tin nhắn có thể được kết hợp với một chatbot tuyển dụng nhằm hỏi ứng viên những câu hỏi nền và trả lời những thắc mắc của ứng viên về vị trí tuyển dụng.

Khi nhà tuyển dụng sử dụng một công cụ tích hợp để thiết kế buổi phỏng vấn, Applicant Tracking System sẽ tự động gợi nhớ cả nhà tuyển dụng và ứng viên trước buổi phỏng vấn. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng các ứng viên quên hoặc không xuất hiện tại buổi phỏng vấn, tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng.

3.7 Cung cấp các công cụ On Boarding tự động

Một khi nhà tuyển dụng đã chọn được nhân viên, quy trình onboarding là bước tiếp theo. Với sự giúp đỡ của Applicant Tracking System, quy trình này có thể được thực hiện nhanh chóng. 

Nhiều hệ thống bắt đầu bằng việc chào hỏi những nhân viên mới, giới thiệu họ với công ty và giải thích những điều họ nên mong đợi. Nhà tuyển dụng có thể bổ sung những tài nguyên mới để những nhân viên mới có thể tiếp cận, từ đó họ có thể hoàn thành những giấy tờ cần thiết để chắc chắn rằng họ sẵn sàng cho ngày làm việc đầu tiên.

3.8 Truyền thông tuyển dụng trên các trang mạng xã hội

Truyền thông xã hội cũng có thể là một công cụ tuyệt vời trong quy trình tuyển dụng và rất nhiều Applicant Tracking System được thiết kế với điều này được tích hợp từ bên trong. Những Applicant Tracking System này giúp cho việc chia sẻ bài tuyển dụng đến các nền tảng mạng xã hội nhanh chóng hơn chỉ với 1 cú click.

Điều này giúp cho bài tuyển dụng tiếp cận được với nhiều ứng viên tiềm năng hơn, những người có thể ứng tuyển trực tiếp từ máy tính hoặc điện thoại ngay lúc đó.

4. Những gợi ý để lựa chọn Appilicant Tracking System phù hợp với tổ chức

Applicant Tracking System đã chứng tỏ được những ưu điểm trong quy trình tuyển dụng nhưng các doanh nghiệp, tổ chức cũng cần lưu ý lựa chọn Applicant Tracking System phù hợp với mình.

4.1 Hiểu về tổ chức

Để có lựa chọn Applicant Tracking System đúng đắn, cần hiểu rõ về tổ chức, doanh nghiệp của mình, cấu tạo doanh nghiệp, điểm mạnh – điểm yếu của tổ chức, doanh nghiệp, hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp và hiệu quả của hoạt động v.v…

4.2 Review quá trình tuyển dụng hiện tại của tổ chức

Sau khi hiểu rõ về tổ chức, cần nắm rõ đội ngũ tuyển dụng đang làm việc cho tổ chức. Nhà tuyển dụng gần review quá trình tuyển dụng hiện tại của tổ chức bằng cách ghi lại các bước trong quá trình tuyển dụng, công việc mà một nhân viên mới được tuyển tại vị trí mới phải làm…

Đồng thời nhà tuyển dụng cần trả lời một số câu hỏi sau khi đã theo dõi và ghi lại quá trình tuyển dụng như: công đoạn nào trong quá trình tuyển dụng được xem là thực hiện tốt nhất, quá trình tuyển dụng có sử dụng dịch vụ của một bên thứ 3 (ứng dụng, phần mềm, các website tuyển dụng, sự giúp đỡ của mạng xã hội…), quy trình review quá trình tuyển dụng được thực hiện bao nhiêu lần… 

4.3 Xác định những hạn chế của quy trình tuyển dụng hiện tại

Sau khi review quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần rút ra được vấn đề mà đội ngũ tuyển dụng đang gặp phải, những thành viên trong đội ngũ tuyển dụng chủ yếu dành thời gian để làm công việc gì, mang lại hiệu quả như thế nào, tính năng nào trong công việc mà đội ngũ đang thiếu và làm sao để khắc phục…

4.4 Xác định những yêu cầu của bạn về Applicant Tracking System

Từ đó, xác định cụ thể những yêu cầu nhà tuyển dụng cần có về Applicant Tracking System: những tính năng nào cần thiết phải có, tính năng nào nên có bổ sung, Applicant Tracking System hoạt động như thế nào là hiệu quả… và chia sẻ những yêu cầu đến với nhà thiết kế, nhà cung cấp Applicant Tracking System để nhà cung cấp xem xét và bảo đảm có thể đáp ứng được tất cả yêu cầu hay không.

4.5 Xác định những người liên quan

Nếu nhà cung cấp bảo đảm đáp ứng được tất cả các yêu cầu nhà tuyển dụng đề ra cho Applicant Tracking System, nhà tuyển dụng cần xác định những người sẽ liên quan đến Applicant Tracking System, những người có quyền truy cập vào hệ thống Applicant Tracking System…

4.6 Tính toán ngân sách

Ở đây nhà tuyển dụng cần lưu ý đến ngân sách dành cho hệ thống Applicant Tracking System, trong đó có chi phí cài đặt, chi phí dành cho các yêu cầu tích hợp hoặc nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới của Applicant Tracking System hay quy mô công việc phát triển vào sau này.

4.7 Tham khảo thị trường cung cấp Applicant Tracking System

Nhà tuyển dụng cũng cần phải tham khảo những review về các hệ thống Applicant Tracking System cũng như những nhà cung cấp Applicant Tracking System và các phần mềm tương tự trên thị trường để nắm rõ giá cả cũng như những tính năng nổi trội của mỗi hệ thống Applicant Tracking System và các phần mềm khác

Từ đó, nhà tuyển dụng có thể hẹn sử dụng bản demo của từng phần mềm cùng với các thành viên trong đội ngũ tuyển dụng để hiểu rõ hơn phần mềm mình sẽ sử dụng tại tổ chức, doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết trên, FASTDO đã cung cấp đầy đủ thông tin về Applicant Tracking System cũng như những ứng dụng hết sức thực tế của phần mềm công nghệ này trong quy trình tuyển dụng. Đây được dự đoán sẽ là phần mềm đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng của hầu hết mọi tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai không xa.

>>> THAM KHẢO CÁC PHẦN MỀM LIÊN QUAN KHÁC:

• Các mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel mới nhất 2024
• Horenso là gì? Bí mật đằng sau sự thành công của người Nhật
• Kế hoạch là gì? Lợi ích với tổ chức và 2 sai lầm chết người
• [REVIEW] Mailchimp là gì? Cách sử dụng phần mềm Mailchimp A – Z
• [REVIEW] Phần mềm Base là gì? Đánh giá nền tảng Base có tốt không?