5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức Year End Party

Ý tưởng tổ chức Year End Party đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của sự kiện này. Vậy làm sao để có thể xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party thành công, đừng bỏ qua bài viết này của FASTDO nhé, chắc chắn nó sẽ rất hữu dụng với Doanh nghiệp đấy!

1. Year End Party là gì? Ý nghĩa và vai trò

1.1 Year End Party là gì?

Year End Party (YEP) hay còn được gọi là tiệc cuối năm, tiệc tất niên, tiệc tổng kết –  một sự kiện thường niên thường được tổ chức vào dịp cuối năm của mỗi Doanh nghiệp. Đây cũng chính là một dịp để các nhân viên – những người đã cùng đồng hành với nhau, với Doanh nghiệp trong một năm qua có thể ngồi lại và cùng nhau ôn lại những gì đã trải qua và rút ra được những kinh nghiệm cho chặng đường phía trước. 

Year End Party cũng là cơ hội để mọi người có thể kết bạn, giao lưu, thấu hiểu nhau hơn, cùng chia sẻ những khó khăn và thuận lợi trong công việc của mình. Chính vì thế mà ý tưởng tổ chức Year End Party rất quan trọng bởi YEP là một sự kiện rất đặc biệt của bất cứ một cơ quan nào trở thành một hoạt động thường niên để Doanh nghiệp sẽ cùng nhau nhìn lại những gì đã làm được trong năm qua và chuẩn bị tinh thần để bước sang năm mới.

>>> CẬP NHẬT NGAY: Cách tính lương cơ bản theo quy định mới nhất năm 2024

1.2 Ý nghĩa của Year End Party

Year End Party có thể được coi là một trong những sự kiện lớn nhất và ý nghĩa nhất trong năm của Doanh nghiệp. Bữa tiệc này được tổ chức để thay lời cảm ơn của chủ Doanh nghiệp đối với những nhân sự đã đồng hành cùng mình trong suốt một năm khó khăn và vất vả vừa qua. Từ đó mọi người có cơ hội gần nhau hơn, có thể chia sẻ với nhau cả về chuyện nghề và chuyện cuộc sống, thấu hiểu nhau hơn.

Thông qua những sự chia sẻ tưởng chừng như đơn giản đó thì bữa tiệc này cũng chính là một chất keo gắn kết mọi người lại, giúp mọi người có thể xây dựng được tinh thần đoàn kết, đồng lòng cùng vượt qua mọi khó khăn cùng với nhau. Vì vậy việc lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party phù hợp cũng như trang trí Year End Party như thế nào đóng một vai trò rất quan trọng đến sự thành bại của sự kiện này.

>>> ĐỌC THÊM: Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty như thế nào? Tổng hợp mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức đơn giản

1.3 Vai trò của Year End Party

Với những ý nghĩa mà Year End Party đem lại thì bữa tiệc này đóng một vai trò rất quan trọng đối với không chỉ riêng nhân viên mà còn đối với cả những người quản lý, cụ thể: 

• Nhìn lại hành trình đã đi qua và chuẩn bị tinh thần cho chặng đường trong năm tới

Đây là một dịp hiếm hoi có mặt đông đủ mọi thành viên trong công ty, cũng là cơ hội để ban lãnh đạo đưa ra nhận xét về quá trình một năm hoạt động vừa qua, toàn thể Doanh nghiệp đã có những bước tiến gì nổi trội và những gì chưa khắc phục được, từ đó có những kế hoạch cho hoạt động của năm tới, và các nhân sự nhìn vào đó để lập ra kế hoạch cho bản thân mình.

• Gắn kết các thành viên lại với nhau 

Bao trùm buổi tiệc YEP là một không khí sôi nổi, vui vẻ nên đây sẽ là một không gian hợp lý để gắn kết mọi người với nhau. Ngoài thời gian lắng nghe tổng kết của ban lãnh đạo, mọi người sẽ được tham gia các hoạt động khác cùng nhau, nhất là các hoạt động vui chơi. Thế nên thông qua bữa tiệc này các thành viên sẽ có thời gian lắng nghe nhau chia sẻ mọi câu chuyện trong cuộc sống, từ đó tạo nên sợi dây gắn kết tình cảm với nhau.

• Lời cảm ơn đối với các cộng sự và khách hàng

Để làm nên thành công một năm đã qua của Doanh nghiệp, không thể thiếu sự đóng góp, cống hiến hết mình vì công ty của tập thể nhân viên và sự yêu quý của các khách hàng. Doanh nghiệp sẽ nhân bữa tiệc này để thay lời cảm ơn tới các cá nhân, tập thể đã nỗ lực, cố gắng, mang lại nhiều thành tích cũng như động viên khuyến khích họ hãy tiếp tục mang năng lượng đó cho chặng đường phía trước. Ngoài ra đây còn là lời tri ân sâu sắc tới quý khách hàng đã luôn tin tưởng đồng hành cùng Doanh nghiệp trên suốt chặng đường phát triển vừa qua.

• Khẳng định dấu ấn của Doanh nghiệp

Year End Party này không chỉ đơn giản là một bữa tiệc ăn mừng, mà sâu xa hơn sự kiện này còn khẳng định được dấu ấn của Doanh nghiệp trên thị trường. Với concept, thiết kế, ý tưởng tổ chức Year End Party hay cách trang trí Year End Party đều phải làm nổi bật được hình ảnh thương hiệu và văn hóa mà Doanh nghiệp xây dựng.

Một bữa tiệc càng được chuẩn bị kỹ càng, đặc biệt bao nhiêu thì càng gây được ấn tượng mạnh với nội bộ và công chúng bấy nhiêu.

>>> THAM KHẢO NGAY: 4 nghệ thuật quản lý nhân sự tài tình trong doanh nghiệp

2. Kế hoạch tổ chức Year End Party

Để có được một buổi tiệc Year End Party thành công và để lại ấn tượng sâu sắc thì khâu tổ chức hay còn được gọi là lên kế hoạch rất quan trọng. Các sự kiện nói chung và Year End Party nói riêng đều cần có một kế hoạch kỹ lưỡng, chi tiết, chu đáo trước khi diễn ra, bao gồm cả việc lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party hay trang trí Year End Party.

2.1 Tìm ra concept chủ đạo của buổi tiệc

Concept hay còn gọi là chủ đề là cụm từ ngắn gọn khái quát, diễn tả được những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt bữa tiệc. Việc tìm ra được concept của bữa tiệc đóng vai trò rất quan trọng để các khâu tiếp theo có thể được diễn ra một cách trơn tru, đặc biệt là lên ý tưởng tổ chức Year End Party và trang trí Year End Party sao cho phù hợp nhất.

>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP

2.2 Xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party

Dựa trên concept đã được tìm ra ở bước phía trước các ý tưởng sẽ được lần lượt xây dựng nên. Ý tưởng tổ chức Year End Party sẽ bao gồm ý tưởng liên quan đến nội dung và ý tưởng liên quan đến hình thức. 

>>> TÌM HIỂU NGAY: Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao

2.3 Lên danh sách khách mời

Bên cạnh concept và việc xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party, Doanh nghiệp cũng cần xác định được số lượng khách mời –  những người mà ảnh hưởng trực tiếp đến bữa tiệc ngày hôm đó. Sau khi chốt được tương đối số lượng khách mời thì Doanh nghiệp sẽ có kế hoạch để xác định được ngân sách cần bỏ ra, địa điểm tổ chức và không gian tổ chức phù hợp. Cần lưu ý ghi lại đủ thông tin của khách mời, bao gồm các thông tin sau:

• Họ tên khách mời
• Chức danh
• Địa chỉ công ty, phòng ban làm việc
• Số điện thoại, email, các thông tin liên hệ khác

>>> TÌM HIỂU NGAY: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố nâng tầm sự thành công

2.4 Lựa chọn không gian, thời gian

2.4.1 Không gian

Có nhiều không gian để Doanh nghiệp tham khảo lựa chọn, không gian trong nhà (khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,…) hoặc không gian ngoài trời (bể bơi, bãi biển, không gian ngoài trời dành riêng cho tổ chức sự kiện,…)

Tuy nhiên ở bất cứ không gian nào cũng cần đảm bảo một vài tiêu chí sau:

• không gian thông thoáng, không ngột ngạt
• có chỗ để phương tiện đi lại cho mọi người
• địa điểm thuận tiện, dễ tìm thấy
• đảm bảo vệ sinh sạch sẽ
• quy mô đáp ứng được lượng khách đã dự tính
• phù hợp với concept, ý tưởng và dễ dàng trong việc trang trí Year End Party

>>> ĐỌC THÊM: PDCA là gì? Hướng dẫn chi tiết về chu trình PDCA từ A-Z

2.4.2 Thời gian

Year End Party thường được tổ chức vào cuối năm, thời gian diễn ra nên bắt đầu từ sớm để phòng trường hợp trước giờ tổ chức bị thiếu sót khâu chuẩn bị, hoặc phát sinh những việc nằm ngoài dự tính, khung thời gian thích hợp có thể diễn ra từ 17-18h. Ngoài ra Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn thời gian đa số mọi người có thể tham gia được để buổi tiệc được đông đủ.

2.5 Viết kịch bản chương trình

Sau khi trải qua 4 bước chuẩn bị phía trên thì bước viết kịch bản chương trình sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện này. Một kịch bản chương trình chi tiết sẽ gồm có khung thời gian diễn ra từng hoạt động, mỗi hoạt động sẽ do ai phụ trách, các tiết mục và nhân sự tham gia biểu diễn của các tiết mục đó. Kịch bản càng cẩn thận chi tiết đến đâu thì người được phân làm sự kiện càng kiểm soát được thời gian và các phát sinh ngoài mong muốn đến đó.

3. 12 Ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo nhất

Cùng điểm qua một vài ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo nhất để có thể áp dụng vào trong bữa tiệc của chính các bạn. 

3.1 Kết hợp cùng Company Trip

Dành ra một vài ngày để cả công ty có thể đi nghỉ dưỡng cùng với nhau, cùng trải qua các hoạt động tập thể thay vì ngồi trong các không gian nhà khách sạn quen thuộc là một ý tưởng tổ chức Year End Party kết hợp cùng với Company Trip. Chuyến đi này có thể vừa kết hợp hoạt động nghỉ dưỡng, du lịch cùng với tiệc tri ân vào buổi tối giúp mang lại nhiều trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người.

3.2 Quây quần bên lửa trại

Tại sao chúng ta lại không lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party bên lửa trại như vậy nhất là khi bữa tiệc này diễn ra vào thời tiết giá lạnh? Bên lửa trại mọi người sẽ thấy gần gũi và dễ dàng chia sẻ với nhau hơn. Vô cùng ý nghĩa khi họ cùng ngồi dưới ánh lửa, thưởng thức một bữa tiệc nướng, tâm sự với nhau về những chuyện đã qua, dành tặng nhau những lời động viên sẽ đoàn kết trong chặng đường phía trước.

3.3 Sôi động cùng Pool Party – Tiệc bể bơi

Đối lập với tổ chức YEP ở bên lửa trại thì ý tưởng tổ chức Year End Party ở bể bơi cũng là một ý  tưởng vô cùng tuyệt vời. Mọi người sẽ được mặc những bộ quần áo nóng bỏng nhất, cùng tham gia trải nghiệm các trò chơi dưới nước như chuyền bóng, súng nước,…., rồi cùng nhau thưởng thức ly cocktail nhiều màu sắc và bữa tối BBQ đầy hấp dẫn cùng với không gian trang trí Year End Party phù hợp.

3.4 Bùng nổ với đại tiệc âm nhạc

Âm nhạc luôn là một trong những cách dẫn lối cảm xúc tuyệt vời nhất. Ý tưởng tổ chức Year End Party như một buổi tiệc âm nhạc, tại sao không? Tại sao lại không để bữa tiệc tất niên trở thành một bữa tiệc âm nhạc đầy cảm xúc ? Dựa trên chủ đề mà Doanh nghiệp đã xác định để có thể tổ chức được Year End Party bạn có thể mời những nghệ sĩ cùng tác phẩm phù hợp để có thể thổi hồn vào bữa tiệc âm nhạc của mình.

Ngoài sự góp mặt của các nghệ sĩ đã có tiếng thì YEP cũng trở nên ý nghĩa hơn khi có sự tham gia của các nhân sự trong công ty. Bên cạnh việc thưởng thức tiệc tối thì mọi người sẽ được chìm đắm trong một không gian âm nhạc với các thể loại như: nhạc trẻ, nhạc bolero, nhạc sôi động,…

3.5 Trang nhã với bữa tiệc ngoài trời

Nếu cả công ty luôn phải làm việc trong không gian văn phòng thì hãy đổi không gian trang trí Year End Party như một bữa tiệc ngoài trời. Việc tổ chức một bữa tiệc ngoài trời sẽ tăng khả năng thích thú và hứng khởi khi tham gia một sự kiện đặc biệt của công ty đối với mọi người. Một gợi ý cho bạn là tổ chức bữa tiệc ngoài trời có thể là một bữa tiệc nướng BBQ, hoặc các món ăn nhẹ, hòa mình cùng thiên nhiên, thưởng thức âm nhạc nhẹ nhàng và cùng nhau trò chuyện.

3.6 Sang trọng với dạ tiệc cổ điển

Để tạo được dấu ấn về một bữa tiệc sang trọng và đầy chuyên nghiệp thì công ty có thể lựa chọn ý tưởng tổ chức Year End Party theo concept dạ tiệc. Mọi người sẽ cùng nhau mặc trang phục dress code với màu sắc được quy định từ trước thay vì những bộ quần áo công sở thường ngày. Đây là cơ hội giúp mọi người được thỏa thích khoác lên mình những bộ cánh lộng lẫy, rực rỡ nhất và biến mình thành tâm điểm chú ý của bữa tiệc. Biết đâu không gian trang trí Year End Party cùng sự tham gia của mọi người lại biến bữa tiệc trông như một show diễn thời trang thì sao?

3.7 Hiện đại với phong cách phương Tây

Đây là một gợi ý khác để xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party. Hãy thử mạnh dạn một lần thay đổi concept cho bữa tiệc từ những điều quen thuộc sang cách trang trí Year End Party ton sur ton với gam màu chủ đạo nude như xanh, trắng, các món ăn đậm phong cách châu Âu như bít tết, rượu vang,….

3.8 Giải trí với các gameshow nổi tiếng

Với Doanh nghiệp của các nhân sự trẻ, năng động và sáng tạo thì có thể tham khảo ý tưởng tổ chức Year End Party này. Bữa tiệc kết hợp giải trí với các game show nổi tiếng chắc chắn sẽ khuấy động không khí để mọi người trở nên hào hứng tham gia hơn so với thông thường. Các trò chơi có thể đặt ra những hình phạt và phần thưởng phù hợp để tạo ra được những tiếng cười vui nhộn.

Có thể tham khảo ý tưởng từ các chương trình nổi tiếng, quen thuộc với người xem như: Vietnam Got Talent (tổ chức thi tài năng giữa các thành viên), Ai là triệu phú (tham gia trả lời các câu hỏi liên quan đến Doanh nghiệp),…

3.9 Náo nhiệt cùng tiệc Oktoberfest

Cùng không gian với ý tưởng tổ chức bữa tiệc ngoài trời thì ý tưởng tổ chức Year End Party như buổi tiệc Oktoberfest là một ý kiến không tồi dành cho YEP của bạn. Bữa tiệc sẽ trở nên hoàn hảo hơn bao giờ hết khi có đủ một lều bia lớn cho tất cả các thành viên, một không gian âm nhạc thật sống động và náo nhiệt, cùng với đó là các thức ăn đặc trưng cho bữa tiệc này gồm có như xúc xích, thịt gà, phô mai, đặc biệt là món bánh mì sườn bò nướng giòn – Brenz.

3.10 Mới lạ cùng tiệc bãi biển

Ý tưởng tổ chức Year End Party trên không gian bãi biển cũng là một ý tưởng đáng thử cho bữa tiệc cuối năm của bạn. Mọi người cùng nhau tham gia các hoạt động thể chất như bóng chuyền để tăng tính đồng đội, cùng đón một bữa tiệc cuối năm cùng biển xanh, cát trắng, hòa mình cùng với làn gió mới trong lành.

3.11 Mới mẻ với ý tưởng tiệc Prom

Sử dụng ý tưởng tiệc Prom khiến mọi người tham gia bữa tiệc như được quay trở về thời học sinh, đặc biệt phù hợp với những công ty có nhiều nhân sự trẻ. Cách tổ chức YEP theo tiệc Prom khiến concept trở nên mới lạ và cuốn hút hơn thông thường. 

3.12 Gắn kết người tham dự cùng Team Building

Nếu có ý tưởng tổ chức tiệc phía trên chưa làm bạn cảm thấy thực sự hài lòng thì có thể tham khảo ý kiến ý tưởng này. Với cách tổ chức kết hợp cùng Team Building, chương trình sẽ có các trò chơi vận động, sôi nổi linh hoạt để nâng cao tinh thần Teamwork. Sự kết hợp giữa vận động, ăn uống, trò chuyện sẽ tạo được dấu ấn sâu đậm với người tham gia.

4. Điều cần lưu ý để xây dựng ý tưởng tổ chức Year End Party thành công

4.1 Chú trọng trong việc xây dựng kịch bản

Việc xây dựng kịch bản đó chính là việc nắm giữ hồn của Year End Party. Bữa tiệc đó có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kịch bản được xây dựng như thế nào. Ngoài ra nếu kịch bản được xây dựng chỉnh chu thì mạch nội dung xuyên suốt được đảm bảo dễ hiểu, không bị đứt đoạn, hoặc không logic với nhau. 

4.2 Lựa chọn chủ đề mới lạ

Cố gắng chọn những chủ đề mới lạ, độc đáo nhất có thể. Hãy tránh những chủ đề đã được xây dựng từ những Year End Party các năm trước bởi lẽ những người tham gia được trải nghiệm bữa tiệc đó rồi, nếu nó lặp lại một lần nữa khiến người có mặt đoán trước được điều gì chuẩn bị diễn ra, như vậy sẽ gây mất hứng cho những nhân sự và dàn khách mời. 

4.3 Cẩn thận trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức

Một trong những công việc đóng vai trò làm nên thành công của YEP là lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với kịch bản được xây dựng từ trước. Một địa điểm tổ chức phù hợp cần đảm bảo được không gian thoáng đãng, số lượng chỗ ngồi của nhân sự và khách mời, quy mô và hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng, ổn định. Bạn cũng cần lưu ý sau khi lựa chọn được nơi tổ chức ưng ý thì cần đến tận nơi khảo sát xem địa điểm đó có thực sự đáp ứng được nhu cầu của Doanh nghiệp đang đề ra hay không.

4.4 Đầu tư trong việc thiết kế và trang trí sự kiện

Để có được những bức ảnh ấn tượng trong tiệc tất niên thì việc đầu tư thiết kế và trang trí sự kiện là không thể thiếu. Thiết kế YEP tạo được ấn tượng cũng là một cơ hội để Doanh nghiệp quảng bá về thương hiệu của mình. Những người tham dự vào bữa tiệc đó sẽ cảm thấy họ thật sự được trân trọng và chào đón ở đây bởi sự tinh tế và cái tâm được đặt trọn vào việc thiết kế. Hãy cố gắng chăm chút thiết kế của mình từ những điều nhỏ nhất cho đến khung cảnh lớn hơn bên ngoài.

4.5 Xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện

Bất cứ một sự kiện nào khi tổ chức thì ngoài những việc mình đã chuẩn bị ra từ trước thì bạn sẽ không thể lường trước được những việc gì xảy ra. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện đó là mệt vô cùng cần thiết. Điều đó sẽ khiến bạn có thể lường trước được những tình huống xấu nào có thể xảy ra trong bữa tiệc. Nếu đã có kế hoạch chuẩn bị từ trước thì nếu như tình huống đó chẳng may xảy ra thì bạn đã có sẵn phương án để có thể xử lý kịp thời.

Với những điều lưu ý mà chúng tôi gợi ý, hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều ý tưởng tổ chức Year End Party và hiện thực ý tưởng đó thành những bữa tiệc thành công.

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>> THAM KHẢO NGAY:

• Tăng năng suất làm việc lên gấp đôi chỉ với 21 cách đơn giản