5 bước thực thi quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế ISO

Một quy trình quản lý chuẩn hóa chính là chìa khóa vàng mở ra cơ hội thành công của bất kỳ kế hoạch nào. Việc thiếu hụt công cụ và quy trình quản lý dự án hiệu quả dẫn đến tình trạng trì trệ tiến độ, lãng phí nguồn lực và giảm sút tinh thần làm việc của nhân viên. Nhận thức được những khó khăn hiện tại ở hầu hết doanh nghiệp SMEs, trong bài viết này Fastdo sẽ giúp bạn khám phá 5 bước quản lý dự án chuẩn ISO, từng bước hoàn thiện kế hoạch hiệu quả hơn.

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công.

Bạn có thể in quy trình quản lý ra trên một trang giấy khổ lớn để các thành viên của dự án có thể nhìn thấy và tuân thủ theo. Dưới đây là các bước trực quan hóa một quy trình quản lý cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

• Vẽ chu trình của dự án đi theo timeline của dự án ở layer thứ nhất.
• Mô tả các hoạt động của từng bước ở layer thứ 2.
• Ở layer thứ 3 sẽ tạo bảng checklist để kiểm tra chất lượng.
• Trình bày các công cụ để sử dụng xây dựng dự án ở layer thứ 4.

2. Vai trò cốt lõi của quy trình quản lý dự án 

Từ khi bắt đầu kế hoạch đến khi nghiệm thu, quy trình quản lý dự án đóng vai trò như một kim chỉ nam hướng doanh nghiệp thực thi dự án đúng cách, đúng tiến độ và đảm bảo hoàn thành được mục tiêu chung của tổ chức. Một quy trình quản lý dự án hiệu quả có tác động lên đến 90% sự thành bại của một kế hoạch, vậy vai trò cốt lõi của quy trình quản lý tiến độ dự án là gì, hãy cùng Fastdo tìm hiểu ngay sau đây:

Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ

Thời gian là yếu tố then chốt trong việc đánh giá hiệu quả của một dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào ở bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể dẫn đến hệ quả domino, gây ảnh hưởng đến tiến độ chung, lãng phí nguồn lực và công sức của cả tập thể. Hiểu được tầm quan trọng này, việc xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả trở nên vô cùng cấp thiết. Quy trình này cần được xây dựng dựa trên hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp, nguồn lực sẵn có, đo lường được thời gian hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân và phòng ban.

Phần bổ nguồn lực hợp lý 

Thông thường, một dự án không chỉ yêu cầu sử dụng nguồn lực bên trong mà còn yêu cầu sự tác động của các nguồn lực bên ngoài. Chính vì vậy một bài toán mà các doanh  nghiệp cần tìm ra lời giải là làm sao để phân bổ đồng đều, hiệu quả giữa 2 nguồn lực này, điều phối hoàn hảo để 2 nguồn lực bổ trợ cho sự phát triển chung của dự án.

Hướng đến mục tiêu chung của dự án

Cuối cùng, vai trò cốt lõi nhất mà các quy trình quản lý dự án cần đạt được sau cùng chính là hướng đến mục tiêu chung của dự án. Từ ban lãnh đạo, nhà quản lý nói chung đến từng phòng ban, từng cá nhân đều có chung một nhiệm vụ trọng tâm là hoàn thành mục tiêu cá nhân để hướng đến mục tiêu chung của cả tổ chức.

3. 5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế ISO

Quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 cung cấp các hướng dẫn chi tiết dành cho doanh nghiệp về các bước quản lý dự án có tác động trực tiếp đến mức độ hoàn thành mục tiêu. Quy trình bao gồm 5 bước là: Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án.

3.1 Khởi tạo dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan. Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi ro… Xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án.

3.2 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản lý dự án. Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủ các bên (Bought-in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic).

3.3 Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch và thành viên phải thực hiện đúng theo quy trình quản lý dự án. Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối. Vì vậy, bạn và các thành viên trong nhóm khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru.

3.4 Kiểm tra, giám sát dự án

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế. Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề. Bạn cần tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới.

3.5 Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự…. Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp.

4. 12 Nguyên tắc Agile thực thi quy trình quản lý dự án

Nếu giai đoạn 5 bước trong quy trình quản lý dự án được ví như mũi tên chỉ đường hướng đến mục tiêu chung của toàn tổ chức, thì 12 nguyên tắc Agile trong quản lý dự án giúp xây dựng một nền tảng vững chắc đảm bảo chất lượng cho kế hoạch đạt được hiệu suất tốt nhất.

Nguyên tắc 1 – Ưu tiên bàn giao sản phẩm nhanh chóng và liên tục để đáp ứng sự hài lòng của khách hàng

Thay vì tập trung vào việc xây dựng quy trình quản lý hoàn chỉnh ngay từ đầu, cách tiếp cận này đề cao việc đưa sản phẩm ra thị trường sớm hơn. Nhóm phát triển sẽ liên tục thu thập phản hồi của khách hàng và điều chỉnh sản phẩm dựa trên những phản hồi đó, lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được kết quả tối ưu.

Nguyên tắc 2 – Sẵn sàng cho sự thay đổi

Thay đổi trong quá trình thực thi dự án là điều không thể tránh khỏi. Một quy trình quản lý dự án hoàn hảo yêu cầu người quản lý sẵn sàng triển khai các phương án dự phòng nhằm đối phó và giải quyết nhanh chóng các vấn đề trong từng trường hợp cụ thể.

Nguyên tắc 3 – Phần mềm tự do sẵn sàng hơn phần mềm chưa hoàn thiện

Thay vì chờ đợi cho đến khi sản phẩm hoàn thiện mới bắt đầu công khai và “chạy thử”, nguyên tắc Agile đánh giá cao một phiên bản beta liên tục tiếp nhận và cải thiện hơn là một sản phẩm hoàn chỉnh.

Nguyên tắc 4 – Tăng cường sự giao tiếp giữa khách hàng và đội ngũ sản xuất

Yêu cầu từ phía khách hàng, người dùng cuối cùng được truyền đạt trực tiếp face-to-face là cách tốt nhất để các thông điệp được chuyển giao hoàn hảo nhất, hai bên có thể hiểu được chính xác mong muốn và giải pháp có thể được thực hiện.

Nguyên tắc 5 – Tạo động lực tích cực cho đội ngũ nhân sự

Nhân tố cốt lõi trong thành công của mọi dự án chính là con người. Hiểu được điều này, nguyên tắc Agile đề cao vai trò của việc xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, nơi khơi dậy tinh thần sáng tạo, trách nhiệm và trao quyền tự chủ cho mỗi cá nhân. Nhờ vậy, mỗi thành viên trong đội ngũ đều được khuyến khích phát huy tối đa tiềm năng, góp phần tạo nên những thành tựu đột phá trong quy trình quản lý dự án.

Nguyên tắc 6 – Đối thoại trực tiếp

Thay thế các phương pháp giao tiếp qua email, tin nhắn hay các công cụ trực tuyến, tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp sẽ giúp tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Nguyên tắc 7 – Kết quả đo lường được là thước đo của dự án

Thay vì dựa vào cảm tính hay phỏng đoán, việc sử dụng các chỉ số đo lường cụ thể, khách quan sẽ giúp theo dõi tiến độ dự án một cách chính xác, xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và kịp thời điều chỉnh hướng đi phù hợp. 

Nguyên tắc 8 – Duy trì sự phát triển bền vững

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý dự án và làm việc ổn định và hiệu quả, đồng thời liên tục theo dõi và đo lường tiến độ để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Nhờ vậy, dự án sẽ luôn vận hành trơn tru, hạn chế tối đa rủi ro và đưa ra kết quả tốt nhất.

Nguyên tắc 9 – Chú trọng vào kỹ thuật và thiết kế để tăng tính linh hoạt

Chú trọng vào sự xuất sắc kỹ thuật và thiết kế là chìa khóa để tạo ra những sản phẩm phần mềm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Nguyên tắc 10 – Tối đa hóa số công việc không làm

Quy trình quản lý dự án còn hướng đến mục tiêu tối ưu nguồn lực, chỉ tập trung vào các giá trị cốt lõi của sản phẩm, tránh lãng phí tài nguyên cho những hoạt động không cần thiết.

Nguyên tắc 11 – Kết quả tốt nhất được tạo nên từ các nhóm tự tổ chức

Trao quyền cho các nhóm tự tổ chức tự quản lý công việc và đưa ra quyết định, tạo dựng môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Nhờ vậy, mỗi cá nhân được khơi dậy tinh thần trách nhiệm, tự do phát huy năng lực và đóng góp ý tưởng đột phá, góp phần thúc đẩy hiệu quả chung của tập thể.

Nguyên tắc 12 – Có chu kỳ phản ánh và điều chỉnh phù hợp hơn

Sau khi quy trình quản lý dự án đã kết thúc, tổ chức vẫn cần đánh giá lạo hiệu quả của sản phẩm sau khoảng thời gian vận hành và học hỏi kinh nghiệm từ những bài học trong quá khứ để cải thiện các dự án trong tương lai.

5. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Ngày nay, các doanh nghiệp thường chọn phương pháp ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án để tối ưu hóa chất lượng, năng suất làm việc. Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ theo dõi quy trình quản lý dự án chất lượng nhất hiện nay:

5.1 Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện Fastdo Work

Bộ giải pháp phần mềm quản lý quy trình toàn diện Fastdo Work được phát triển bởi Fastdo nhằm mục đích tối giản hóa mọi quy trình quản trị kế hoạch, dự án và công việc của đội/ nhóm. Mọi thao tác, diễn biến về kế hoạch công việc sẽ dễ dàng được theo dõi, kiểm soát trên cùng một không gian. Với Fastdo Work, bạn có thể dễ dàng bám sát và kiểm soát kế hoạch từ những ngày đầu đến khi hoàn thành.

Phần mềm quản trị kế hoạch toàn diện Fastdo Work sẽ giúp đội/ nhóm thiết lập và quản trị các kế hoạch một cách mạnh mẽ với những tính năng nổi bật. Cụ thể:

• Kết nối mọi nhiệm vụ, công việc của đội/ nhóm vào một không gian chung

Các phòng/ ban, đội nhóm có thể tạo và thiết lập các kế hoạch, nhóm công việc, công việc và quản trị chúng chỉ với vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, bộ giải pháp phần mềm Fastdo Work còn hỗ trợ người dùng trong việc thêm các cá nhân/ phòng ban có liên quan đến kế hoạch, dự án vào một không gian làm việc chung, nơi mọi người có thể thảo luận và theo dõi về tiến độ kế hoạch.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cá nhân hóa không gian làm việc riêng cho từng người dùng. Tại đây, từng nhân sự sẽ được tập trung chỉ những công việc liên quan đến mình mà không bị lan man bởi các công việc của những thành viên khác.

• Tập trung sức mạnh cho các công việc quan trọng

Fastdo Work còn hỗ trợ xác lập công việc theo Trạng thái công việc và Mức độ ưu tiên. Từ đó, nhân sự sẽ nhận thức và dễ dàng tập trung cho những công việc quán trọng hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép người dùng gán Nhãn các công việc để phân loại nhóm công việc đa dạng theo nhu cầu của người sử dụng. Không những thế, phần mềm còn thiết lập khung thành tựu để đo lường tiến độ hoàn thành kế hoạch.

• Trực quan hóa danh sách công việc

Bộ giải pháp phần mềm quản lý quy trình toàn diện Fastdo Work cung cấp cho người dùng 3 chế độ biểu diễn công việc, cá nhân hóa theo từng nhu cầu của từng nhân sự: Chế độ Gantt, chế độ Bảng, chế độ Danh sách.

• Lập báo cáo tự động và thống kê tiến độ công việc.

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch Fastdo Work tập trung thống kê công việc theo các yếu tố: Số công việc đúng/ trễ hạn, số công việc hoàn thành/ chưa hoàn thành, số nhóm công việc hoàn thành/ chưa hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành của mỗi thành viên.

• Liên kết với OKRs và nhiệm vụ hằng ngày Todolist của nhân sự

Các kế hoạch khi tạo có thể liên kết với các OKRs trong phần mềm fOKRs, giúp nhân sự hình dung cụ thể hơn về lộ trình thực hiện OKRs trong thời gian sắp tới. Bên cạnh đó, các công việc và công việc phụ có thể liên kết với Todolist, giúp người dùng nắm được những gì cần làm trong ngày để có thể thực hiện được kế hoạch.

Đặc biệt hơn, khi sử dụng bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch Fastdo Work, người dùng sẽ nhận được:

• Tổ chức miễn phí buổi đào tạo hướng dẫn, hỗ trợ cài đặt hệ thống phần mềm cho Doanh nghiệp sau 01 ngày kể từ ngày Fastdo kích hoạt dịch vụ.
• Chính sách giá theo số lượng users, Chương trình khuyến mại giảm giá 15 % khi mua gói 6 tháng và 30% khi mua gói 12 tháng.
• Miễn phí hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng (Không phát sinh chi phí khởi tạo).

5.2 Bộ công cụ quản trị dự án Basecamp

Bên cạnh phần mềm Fastdo Work, Basecamp cũng là một phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi trội và được thiết kế giúp bạn tăng khả năng cộng tác làm việc. Một tính năng đặt biệt của Basecamp là mỗi ngày phần mềm sẽ gửi đến email của bạn một bản tóm tắt sơ bộ những công việc dự án đang chạy để dễ dàng follow hơn.

5.3 Quản lý tiến độ dự án nhóm với phần mềm Trello

Trello là một công cụ Kanban trực tuyến dùng để trình bày toàn bộ dự án trên màn hình đơn. Một tính năng nổi trội của Trello là cho phép bạn tạo ra các thẻ (card) và di chuyển sang một vị trí khác trong cùng một bảng (board). Ngoài ra, các thành viên ngoài dự án cũng có thể truy cập và theo dõi tiến độ của dự án.

5.4 Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Jira

Jira là phần mềm nổi tiếng hỗ trợ quản lý dự án theo nguyên tắc Agile. Khi sử dụng phần mềm này, bạn có thể tạo và tùy chỉnh theo bảng Scrum hoặc bảng Kanban. Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp này còn có tính năng tích hợp với nhiều phần mềm khác thông qua kết nối APIs nên sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm sử dụng tiện lợi hơn.

5.5 Giải pháp quản lý dự án Asana

Phần mềm Asana cung cấp các tính năng tạo một công việc (task), dự án (project), cuộc thảo luận (conversation)… giúp bạn quản lý và theo dõi công việc dễ dàng hơn. Hơn thế nữa, Asana còn cho phép bạn có thể cài đặt theo dõi những thông tin quan trọng của từng cá nhân.

5.6 Phần mềm theo dõi dự án nhóm Microsoft Project

Phần mềm Microsoft Project thuộc hệ sinh thái của Microsoft, tích hợp các tính năng hỗ trợ hợp lý hóa việc quản lý dự án, tài nguyên và danh mục đầu tư. Phần mềm này có khả năng xử lý tất cả các tác vụ trong dự án bằng nhiều module khác nhau như lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, quản lý danh mục đầu tư và quản lý tài chính.

Trên đây là những thông tin cụ thể về quy trình quản lý dự án và các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án mà Fastdo muốn dưới thiệu đến bạn. Hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ thu thập được những thông tin hữu ích giúp cải thiện quy trình quản lý.

>>>> ĐỪNG NÊN BỎ QUA:

• 13 kỹ năng quản lý dự án giúp bạn thành công trong công việc
• 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay
• TOP 10 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay